管理組合が名前だけ～どうしたらいい？

[新米理事]

新しく今度理事になったんですが、管理組合とは名ばかりで管理会社に丸投げしてたら何でもやってくれると勘違いしてるマンションの改善に、アドバイスをお願いします

[41: 匿名さん]

いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良いかも納得です。管理会社で差はありますでしょうか？おそえていただけませんか？

[42: 新米理事]

３６：中堅フロントさん

管理規約には理事長が保管と書いてありましたが、管理委託契約書にも名簿管理業務の中に
ａ 組合員の届出に基づき、区分所有者及び入居者の名簿を作成し整備する。
ｂ 区分所有者の変更、第三者の使用等の届出書類を受付し、保管する。
となってます。保管するとは書いてないですね。

議事録すら管理組合がまともに持ってないのに名簿までそろってないですよね！「議事録と管理規約は管理会社が保管してます」とエトランスに法律に基づき表示はしてますが、議事録すらまともになかったら引き継ぎ無し、活動無しの輪番制管理組合なんて機能するはずがないですね。
なのに管理会社すら賃貸部分の把握が出来てなかった、なんてどうしようもない！規約をたてに理事にならないくせに規約書いてある第三者の使用の届出はまったく出さないなんて、ありなんでしょうか？

[43: 住まいに詳しい人]

意外に反響があるものですね。

>>40さん
厳密には異なりますが、ざっくりと、株主（管理組合員）、取締役会（理事会）、執行部（管理会社）、協力会社（施行会社以下）と表現すればご理解いただけますでしょうか。

取締役会が執行部の仕事をすることは望ましくないのです。
これをコーポーレート・ガバナンスといいます。（株式会社の場合です。）
第一にすることは会社法の改正ではないということはご理解いただけると思います。
第一にすることは、役割と責任を見直して組織的に合意をすることです。
これで、ほとんどできないことはないはずです。

「いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良い」
そう理解して頂けますと書いた甲斐を感じます。
せっかくですが、個別各社については控えたいと思います。お手数でも事例別にご確認頂けたらと思います。

単純に丸投げを批判の対象にして制度を見直すと、いろいろと歪みが生じます。ご留意ください。
（仕事が増えます。難しくなります。管理会社をリプレース欠けづらくなります。）

[44: 匿名さん]

37さん
理事会は意志決定機関ではなく、執行機関です。
意志決定機関は管理組合の総会です。

[45: 新米理事]

３７・３９：住まいに詳しい人さん
こんにちは。まったく同感です。
意志決定機関と言うよりハンコついてたら何でもちゃんとやってくれる一年ポッキリの面倒な当番って考えかもしれません。
管理会社の業務執行を勘違いしている。私自身もですが！
ついでにあまり必要でない物も奨められましたが、キッパリ理事会で断りました。

３８：中堅フロントさん
自分なりにその案は考えてました。過去の理事会メンバーからも、そんな話があったと聞きました。引き継ぎはスムーズになるし、まずは今までの活動状況が把握しやすいと思います。二年となるとかなり嫌がる人が出てくるでしょうが、議題にあげる価値があると考えてます。
イベントの件ですが、今のやらなければいけない事さえしない人が多い状況では却下されるでしょう。高齢者が多いし、基本的には当番だから仕方なく理事会活動をしている人のほうが多いでしょうから・・・私自身たまたま当番だからで自分からではなかったので。

４０：匿名さん
もちろん管理会社だけが悪者ではありません。理事会や住人側もしっかり活動して、担当者にきちんと意志表示をして理事会を機能させる努力をしていきますし、担当者にはお願いもしてます。

４１：匿名さん
はい、まずは、理事会保管の整理整頓。理事が代わっても分かりやすくファイルして、まずは見やすくしています。

[46: 新米理事]

４３：住まいに詳しい人さん
そうですね。「過ぎたるは及ばざる如し」管理会社と理事会が上手く連携がとれないと、お互いがしんどくなりますよね。

[47: 住まいに詳しい人]

>>44さん
44さんは間違いではありませんが、今回の場合は適当ではありません。（悪気はありません。）
（こうした読み違いが理事会と管理会社の間で起きる諸問題の根源にあり、そのために申し上げようと書きました。）

本スレッドは、理事会と管理会社の間の問題（関係）だと理解しています。
この２者間では理事会は意思決定機関になります。（管理規約内業務の執行機能を管理会社に委託しているからです。）
管理規約外業務、管理規約の改正などですが、これは管理組合員による総会により意思決定を行います。（参考：株主総会）

役割間では「意思決定」と「執行」の関係が存在します。
総会で「意思決定」された管理規約に基づき理事会が「執行」する。・・・前者
理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者

実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。

>>新米理事さん
新米理事さんが理事長になれば上手くいくのではないでしょうか。
強いリーダーシップを感じますので、管理業務の内容について「サービス品質保証契約」を検討されてはいかがでしょうか。
骨は折れますが！
http://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/57709/res/51

[48: 住まいに詳しい人]

>理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者
>
>実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
>更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。
これらを解決するために取り組むのが「サービス品質保証契約」の検討です。
ペナルティ項目をなしにしてはじめると受け入れてもらいやすいと思います。
管理組合員と管理会社の相互理解のため、対象業務は図を多用したほうが良いです。

[49: 新米理事]

４７・４８：住まいに詳しい人さん
はい、実は理事のなかで理事長になってます。おすすめ頂いたサービス品質保証契約の件も詳しい資料を作成して理事会に提案したいと思います。まだまだ、わからないことが多々出て来ると思われますがその時は、アドバイスよろしくお願い致します。

[50: サラリーマンさん]

住まいに詳しい人さんの文章まったく理解できません

[51: マンコミュファンさん]

【ご本人様からの依頼により削除しました。管理人】 　

[52: 新米理事]

皆さん真剣にアドバイスや意見を下さってます。冷やかしは止めて下さい。わからなかったら、きちんとわからないからと正直に言って納得いくまで書き込みされたらどうですか！

[54: 匿名さん]

スレ主様、みなさん、５３のような役に立たないコメントしかできない人はスルーして行きましょう。
５３は荒らしと一緒にされても仕方ないですよ。

新米理事の理事長さん、大変な環境の中よく頑張っていらっしゃいますね。
うちも同じような状況です。

ここのスレをみて参考にしますので諦めずお互い頑張りましょう。

[55: 新人フロント]

>>新米理事さん

修繕積立金は値上げ済みなのですね。よかったです。

今は理事長なんですね。他の方も書いてらっしゃいますが、理事会役員の２年任期、半数入替え制は問題を継続的に扱うのにとても有効です。規約の改正を伴いますのでハードルは高いですが、自ら２年やるという人がいる時でなければ提案できません。

是非現状の問題点を他の組合員に理解していただき、実行されることをお勧めします。

[56: 新米理事]

５４：匿名さん

頑張ってどんどん勉強します。

５５：新人フロントさん

今まで問題点をピックアップしてアンケートをとりながら、案を練って行こうと思います。

[57: 44]

47さん（43も同じ方ですよね）

コーポレートガバナンスを誤解されてますね。
大多数の株式会社（取締役会設置会社）では、
業務執行と意志決定は明確に区分されていません。
業務執行権限を持つのは、各取締役になります。
管理会社＝執行部としていますが、執行部は会社であれば各取締役（とその業務を分掌する部）であり、
管理組合であれば、各理事となります。

また、理事会の意志決定に基づき管理会社が執行するとも書いていますが、
管理会社が執行するのは総会で承認された管理委託契約に基づいた執行です。

長くなりましたので、分割します。

[58: 新米理事]

５７：４４さん

とにかく理事会なり組合員が出席する総会で決まらない限り、管理会社が勝手に動く事はないって考えたらいいんですね。
裏返すと何にも考えず、了承したりハンコをついたら駄目！ですね。

[59: 住まいに詳しい人]

おはようございます。

>>新米理事さん
ぜひご活躍ください。管理組合員と管理会社の相互で良い方に変わると思いますよ。

>>57さん
マンション管理と株式会社の運営について、厳密には異なりますと断り書きしています通りです。
それでも記載した以上の定義が必要だとは思いませんが、お答えします。

57さんはコーポレート・ガバナンスを誤解しています。（悪気はありません。よくみられる誤解のひとつです。）
詳しくは割愛しますが、取締役と社長の違いを取締役会と執行部の違いで整理しなおしてみて頂ければと思います。

今回のスレッドのテーマのように、大多数の管理会社が行っていることが正しいとは限りません。
（「大多数の株式会社（取締役会設置会社）では」に対応しています。）
正しい理解に即して、関係を整理しなおすだけで、ほとんどのことが解決するようになります。

>また、理事会の意志決定に基づき管理会社が執行するとも書いていますが、
>管理会社が執行するのは総会で承認された管理委託契約に基づいた執行です。
当該契約は管理組合と管理会社の間で行われるので、 57さんの理解は正しいです。
でも先の前者と後者の説明の誤りを指摘することにはなりません。
この機会に管理委託契約をよく読んでみてください。

ところで、57さんの意見の目的は何でしょうか？何が解決するのでしょうか？

[60: 新米理事]

５９：住まいに詳しい人さん
おはようございます。
まず、自分たちの問題点を調べるために過去の議事録と収支報告とを委託契約書を見ながら 書き出してます。他に何か目を通したほうがいい物がありますか？勿論、管理規約と重要事項説明書は傍らに置いてますが・・・

[61: 匿名さん]

住まいに詳しい人さん

〉ところで、57さんの意見の目的は何でしょうか？何が解決するのでしょうか？

44さんは続編を書かれるようです

〉長くなりましたので、分割します。

[62: 理事長経験者]

横レスになってしまい申し訳ないのですが・・

スレ主さんが
>>NO.35
で書かれたことが気になっています。

>たまたま私がまだ築浅の時に気が付き積立金を上げて、数年前にも改定したので、積立金はそれなりに有ります。積立金が上がる時にアンケートを取ったのですが、意外にも沢山上がる案が多くスムーズにはこびました。ちなみに最初はたった１０００円でした！

いくらに値上げされたのでしょうか？その時に長期修繕計画を作り直したということではないのですか？
そうではないことを祈りますが、１０００円では不安なので、なんとなく５０００円にしたということであれば、まずは安心できないと思います。
１万５千円にされた、ということなら金額としては安心かと思いますが・・・

>前回管理会社に聞いたところ大丈夫ですと返事が来ました。があくまでも最低限の補修なので、あれもこれもと言われれば別だと思いますが？

管理会社が何を根拠に大丈夫と言ったのか、それを確認されることをお勧めします。
最低限の補修だけはできます、ということであれば、やはり危険だと思います。

>長期修繕計画がしっかり出来ているか？もまだそこまで手が回らないのでわからない状態です。

横レスしたのは、ここを最初に手をつけるべきだと、強く思うからです。
これまでの管理組合・理事会が機能していない状態では、やるべきことが色々あります。あれこれ目に付きます。
ただ、やはり管理組合の最大の目的は、大切な共通財産であるマンションを維持管理することです。
その目的のためにも、長期修繕計画をしっかり作ることはとても大事です。
それがあってこそ、各年の管理も修繕も機能するのです。

幸いにも、管理会社が「大丈夫です」と言ったとのことですので、何らかの根拠があるはずです。
それを元にして作らせれば、そう手間はかからないでしょう。
また、１０年目ということですので、いずれにしても大規模修繕を検討する時期です。管理会社以外に依頼したとしても無駄にはなりません。

これをきっちりやれば、管理会社の意識も所有者の意識も変わるかも知れません。
私のところは、かなり変わりました。

長々書きましたが、長期修繕計画がきちんとされていれば、何ら問題ないことですので読み飛ばしてください。
失礼しました。

[63: 前理事長]

自分も、2年交代制にした方がいいと思います。それでも引き継ぎってなかなか難しいですけど。
管理会社がいいように扱ってるパターンですよね。
管理組合にとってもよければいいんでしょうけど、どうもそうじゃないみたいですね。

[64: 新米理事]

６２：理事長経験者さん
最初は平均９０００円現在は１１０００円です。長期修繕計画書を見て値上げをしたんですが、本当にこの額で大丈夫か？と問われたらまだわかりません。
なにを根拠には長期修繕計画書を出してもらったら聞きます。恥ずかしい事に議事録も他の資料も名簿もまともに揃ってないので、現在揃えている所です。

６３：前理事長さん
２年交代での大変な所や困った事を教えて下さい。今からの規約改正の参考にしたいと思います。

[65: 匿名さん]

2年交代制と聞くと大げさですが、理事長が翌年に副理事長になることでしょうか。文書化だけでは補えない情報を副理事長が支援することですよね。理事長の仕事は何か？何を文書化するのか？副理事長は何を支援するのか？仕事を明確にする事だと思います。

会計、管理規約、長期修繕計画の評価や見直しの経験がありますが、NPOの専門家との契約、理事会メンバーに金融や経営コンサルタントが担当した年に効果的に進捗しました。円滑に進めるためには不動産、会計、問題解決など専門知識が必要になると思います。

あと肝心な事ですが、管理組合員の年齢や価値観を尊重した方がいいと思います。

[66: 前理事長]

>>64
「2年交代で」のデメリットは今は思いつきませんが、現在1年から2年に変えるとなると、不平不満はでるでしょうね。
しかし、ひっくるめて管理組合を浄化…というか関心を高めるには必要なことかと思います。

2年あれば引き継ぎがしっかりできる、つまり2年通して理事会・管理組合業務を見ることができる。
ただ参加してるだけでは、面倒くさいだけなので責任意識を持たせる必要がある。
｢○○さんはどう思いますか？｣などと振ってみるとかね。

[67: 57]

>>57 >>59
59でレスを頂いたので、それを踏まえてレスします。

業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。

管理規約では、会計担当理事等担当を持つ理事の他は基本的に理事長に多くの役割が割当られていますが、
これらの業務執行は理事会決議により、各理事への配分となります。
理事長は業務執行の統括であることに変わりはありません。

一方、管理会社の業務ですが、管理委託契約にある通りです。基本的に受付、清掃、点検等の定型業務で、理事会・総会については支援業務（議事録・議案の素案作成やアドバイス）です。要は決められた事務作業はやって報告します、そこから先は助言はするので、理事会で決めて実行して下さいというだけです。

ちなみに、株式会社の社長は業務執行の統括役であることが殆どです。代表権のない社長の話ではないと思いますので。
会社法上、経営意志決定と業務執行が明確に別れる委員会設置会社では、社長は業務執行を統括する代表執行役ですが、一般的には代表取締役ですよね。
執行役員制度では意志決定と業務執行が分離されますが、あくまでも取締役の持つ業務執行権の執行役員への委譲の形をとりますので。

[68: 住まいに詳しい人]

こんばんは！

>>57さん
>業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。
この点についてご理解頂ければよろしいでしょうか？

>>57で誤解されていると感じたのは、兼務している役割を1つの役割と同様にお考えているのかなという点です。
2つの役割を1人が兼務する場合と、2つの役割を1つずつ2人で分業する場合の2通りの場合をご想像ください。

管理組合の理事会に管理業務執行の責任がありますが、管理組合は業務委託契約を管理会社と締結していますので、理事会は意思決定機関、管理組合は執行機関ですと申し上げています。
ご理解頂けますでしょうか？

もしご理解頂けないとすると>>57さんは意思決定機関の業務を勘違いなされているのかもしれません。
取締役会の業務をご存知でしょうか？
管理委託契約外の業務はもちろん理事会が行うべき業務です。

あとはこれまでにご説明した通りです。

さてさて、韓国戦前半終了。今日の日本はどうでしょうか？

[69: 匿名]

>>68

それでスレ主はどうすればいいんですか？

[70: 57]

>>68
68さんがご理解いただければいい話ですよ。

管理委託契約の話は既に書いておりますので。

これまでのレスの内容が一貫していないことからもよくわかりました。

管理組合は業務委託契約を…の下り、委託契約についても誤解されてますね。
まあ、最初のころから委任と委託で誤解されていたようなので
仕方ない気もしますが。
ちなみに、理事会が意志決定、管理会社が執行機関、できの悪い管理会社がよく言う言葉ですよ。

[71: 住まいに詳しい人]

どうみてもハンドでしょう！！！
でも審判は絶対です。仕方ありませんね。
（今中継の日韓戦です。）

一般の教科書と実績に基づく説明ですので誤解はしていませんし一貫性も担保しています。
でも57さんの自由ですから、どちらでもいいと思いますよ。
企業経営もマンション管理も答えの無い創造的な取り組みですからね！

ただ、構成員が無駄に疲弊しないようにしたほうがいいと思い意見させて頂きました。
今後はご意見するのは控えますね。

ぜひ、57さんから新米理事さんにご助言さし上げてください。

[72: 住まいに詳しい人]

>>57
>まあ、最初のころから委任と委託で誤解されていたようなので
>仕方ない気もしますが。
読み直しました。確かにこれは誤りですね。私は誤りを認めたいと思います。
この委託は、請負ではないので委任です。

とはいえ、管理組合である理事会が意思決定機関で管理組合が執行機関ということについては、これまで述べた通りです。

[73: 新米理事]

６５：匿名さん
はい、私なりの考えでは理事長と監事が次の副理事と監事に残り、理事長と理事をサポートする体制を素人ながら考えて見ましたが、不安は多く経験のある方からのご意見を頂ければ、大変心強いです。
文書化の件は、今作成中ですが、それだけではなかなか次に受け継ぐ事は出来ないでしょう。その為にハード面とソフト面で変えて行けたらと考えています。正直言って二年も～って思いも有りますよ。人間ですから。
年齢構成の件ですが、かなり高齢化が進んでいます。居住している区分所有者はおそらく５０才以上だと思われます。

６６：前理事長さん
たぶん凄いと思います。皆さん管理会社が全部やってくれると思ってますから・・・管理会社は何もかもやってくれる訳でもないと説明しています。
今の理事会では、なるべく振るように努めていますがまだ皆さんもちんぷんかんぷんで管理会社の担当者とは、私が交渉しています。

６７：５７さん
私のマンションの場合、会計担当と明記はなく決算にハンコを押すだけと解釈上されています。本当は大変重要な役職だと今回初めて知りました。勉強不足でした。

６８：住まいに詳しい人さん
日本頑張れ！

６９：匿名さん
ご心配ありがとうございます。あまりに知識が足りずご迷惑お掛けしてます。一つ一つ進んで行こうと思ってますので、皆さんこれからもよろしくお願い致します。
一つ、皆さんに報告があります。小さな事ですが、今まで関心がなかった人が理事会活動に出席して無関心では駄目だ！と理解してくれた事です。

７０：５７さん

私の理解不足でご迷惑お掛けしてます。つたない頭で総合的に解釈していきます。

[74: 新米理事]

住まいに詳しい人さん
あまりに頼りなくて助言者さんたちにご迷惑お掛けしてます。何事も教科書通りにはいかないし、解釈も法律でさえ人それぞれですよね。でも自分の頭で考えてまとめようと努力してますので、住まいに詳しい人さんも皆さんも少しずつですが成長するためにアドバイスお願い致します。

[75: 住まいに詳しい人]

おはようございます。

>>新米理事さん
サッカーは引き分けでしたね。
昨日はチャチャが入りました。もしかしたら釣りというものだったのかもしれません。
匿名に限らず実社会でも本質からそれた意見は控えたいものですね。

コーポレート・ガバナンスならぬマンション・ガバナンスの問題ですから
株主、取締役会、執行部、協力会社などの関係とそれぞれの役割と責任について
管理組合員、理事会、管理会社、施行会社などの関係に重ねて考えることはとても効果的です。

意思決定とは単にハンコを捺すことではありませんし、執行も丸投げを意味しません。
目的達成のガバナンスの視点で意思決定と執行を分離しているのですから。

・文書については、理事会の議事録などは理事会で、管理会社業務の報告は管理会社で。
施行会社の報告も管理会社を通すようにすることが望ましい。
株主ならぬ管理組合員に対し管理状況を共有するという説明責任を果たすためです。

・体制が明確になったうえで、2年制などの規約の改正、修繕計画などの見直しなど導入することが望ましい。
懸念事項を洗い出してから、短期間集中してマンション管理の専門家などを交え検討すると良いでしょう。

・理事会業務を必要以上に増やさず、難しくせず、管理会社をガバナンスをもって上手く使いこなす方が望ましい。
意思決定と執行を分離せず、属人的な能力ー理事会はもっと働け！ーに頼る案では、2年制にしても苦労するからです。

ということで頑張ってください。

[76: 新米理事]

７５：住まいに詳しい人さん
おはようございます。
日韓戦、引き分けとは残念でしたね。私は大好きなんですが、資料とにらめっこしてたので見過ごしました。
他のスレも参考にしながら拝見してますが、少なくとも理事会に意見が上がらない？ って事はないように体制はまず整いました。次回から高齢化問題を含め理事会のメンバーの範囲や当番にもかかわらず活動しない人への協力金問題等、理事会で検討予定です。
今までよりは仕事は多くなるのは仕方ないですよね。あまりにも何もしなかったんですから・・・・でもなるべく簡素化した理事会の運営システムを考えたいですね。
このまま二年輪番制になったら、確実に残らなければいけない役職ですからね。

[77: 匿名さん]

マンションにしたら維持管理で楽できるって思ってました。。。
やっぱり戸建てにしようかなと考え直してしまいそう。

[78: 匿名さん]

金の有る無しの問題で、戸建て／マンション　には関係ない。

[79: 匿名さん]

買い替えでしょう。

[80: 新米理事]

７７・７８：匿名さん
ある意味マンションは楽ですよ。たくさん管理費さえ払えるんだったらホテル並みのサービスを受けられるでしょうし、自分の家に入ったら平面だし。
ごく普通の一般庶民だから大変なんでしょうね。一戸建ては一戸建てなりの苦労があると思いますが・・・
大金持ちだったらこんなに悩まないでしょうね。

[81: 近所をよく知る人]

住まいに詳しい人と新米理事は同一人物だよ。
住まいに詳しい人の文章は本人しか理解できない。

[82: 匿名さん]

スレ主の管理会社の問題点はどんなところですか？

○○ってどうですか？ってところに投稿があると、そうそうとか、同じだったけどこう改善したとか、スレ主さんのおかげで知ることもあるかも。

[83: 新米理事]

７９：匿名さん
そう出来たら話は早いですね。

８１：近所をよく知る人さん
残念ながら別人ですよ。あれだけの知識があれば、こんなに悩みませんよ。

８２：匿名さん
言われなければ何もしない！の一言です。
今いろんな資料や名簿を作成してますが、管理会社に依頼した物は順調に進んでいます。
管理会社の善し悪しは、今からわかって来ると思います。住人が管理組合が、いい加減だったら管理会社の何が悪いのか？もわかりませんよね。

[84: 匿名さん]

》住まいに詳しい人と新米理事は同一人物だよ。
》住まいに詳しい人の文章は本人しか理解できない。

新米理事の文章は理解できるのに
住まいに詳しい人の文章は本人しか理解できない
よって同一人物なのですね・・・・流石です

理解できない理由の問い先は自分自身では？

[85: 匿名さん]

主様
こちらはどんな会社か判断済みですよ。
間違っていたことを正そうとした理事長が都合の良いほうにもっていかれたこと。
いま頑張っている主様がうちの元理事長のように？の人になられませんように。

[86: 新米理事]

８５：匿名さん
一年かけてじっくりと今の理事会で活動していきます。

[87: 匿名さん]

＞＞＞住まいに詳しい人　　

理事会が意思決定機関？　　　あんた勘違いしてるよ！！　　しかも初歩的で、全ての基本的な事ですよ。

　　理事会に決定権などある筈が無いんだよ。　

[88: 匿名さん]

まだ言ってるw
小さなところで掲示板の張り紙とか意思決定してるじゃない？
話題のハンコとか。ハンコ押すのは意思決定者の仕事ですがなー

[89: 匿名さん]

87さんは総会の管理組合員の議決権をおっしゃってるんですよね？

[90: 新米理事]

ハンコを押したって事は承認したことになるんでしょうね。