管理組合が名前だけ～どうしたらいい？

[新米理事]

新しく今度理事になったんですが、管理組合とは名ばかりで管理会社に丸投げしてたら何でもやってくれると勘違いしてるマンションの改善に、アドバイスをお願いします

[62: 理事長経験者]

横レスになってしまい申し訳ないのですが・・

スレ主さんが
>>NO.35
で書かれたことが気になっています。

>たまたま私がまだ築浅の時に気が付き積立金を上げて、数年前にも改定したので、積立金はそれなりに有ります。積立金が上がる時にアンケートを取ったのですが、意外にも沢山上がる案が多くスムーズにはこびました。ちなみに最初はたった１０００円でした！

いくらに値上げされたのでしょうか？その時に長期修繕計画を作り直したということではないのですか？
そうではないことを祈りますが、１０００円では不安なので、なんとなく５０００円にしたということであれば、まずは安心できないと思います。
１万５千円にされた、ということなら金額としては安心かと思いますが・・・

>前回管理会社に聞いたところ大丈夫ですと返事が来ました。があくまでも最低限の補修なので、あれもこれもと言われれば別だと思いますが？

管理会社が何を根拠に大丈夫と言ったのか、それを確認されることをお勧めします。
最低限の補修だけはできます、ということであれば、やはり危険だと思います。

>長期修繕計画がしっかり出来ているか？もまだそこまで手が回らないのでわからない状態です。

横レスしたのは、ここを最初に手をつけるべきだと、強く思うからです。
これまでの管理組合・理事会が機能していない状態では、やるべきことが色々あります。あれこれ目に付きます。
ただ、やはり管理組合の最大の目的は、大切な共通財産であるマンションを維持管理することです。
その目的のためにも、長期修繕計画をしっかり作ることはとても大事です。
それがあってこそ、各年の管理も修繕も機能するのです。

幸いにも、管理会社が「大丈夫です」と言ったとのことですので、何らかの根拠があるはずです。
それを元にして作らせれば、そう手間はかからないでしょう。
また、１０年目ということですので、いずれにしても大規模修繕を検討する時期です。管理会社以外に依頼したとしても無駄にはなりません。

これをきっちりやれば、管理会社の意識も所有者の意識も変わるかも知れません。
私のところは、かなり変わりました。

長々書きましたが、長期修繕計画がきちんとされていれば、何ら問題ないことですので読み飛ばしてください。
失礼しました。

[63: 前理事長]

自分も、2年交代制にした方がいいと思います。それでも引き継ぎってなかなか難しいですけど。
管理会社がいいように扱ってるパターンですよね。
管理組合にとってもよければいいんでしょうけど、どうもそうじゃないみたいですね。

[64: 新米理事]

６２：理事長経験者さん
最初は平均９０００円現在は１１０００円です。長期修繕計画書を見て値上げをしたんですが、本当にこの額で大丈夫か？と問われたらまだわかりません。
なにを根拠には長期修繕計画書を出してもらったら聞きます。恥ずかしい事に議事録も他の資料も名簿もまともに揃ってないので、現在揃えている所です。

６３：前理事長さん
２年交代での大変な所や困った事を教えて下さい。今からの規約改正の参考にしたいと思います。

[65: 匿名さん]

2年交代制と聞くと大げさですが、理事長が翌年に副理事長になることでしょうか。文書化だけでは補えない情報を副理事長が支援することですよね。理事長の仕事は何か？何を文書化するのか？副理事長は何を支援するのか？仕事を明確にする事だと思います。

会計、管理規約、長期修繕計画の評価や見直しの経験がありますが、NPOの専門家との契約、理事会メンバーに金融や経営コンサルタントが担当した年に効果的に進捗しました。円滑に進めるためには不動産、会計、問題解決など専門知識が必要になると思います。

あと肝心な事ですが、管理組合員の年齢や価値観を尊重した方がいいと思います。

[66: 前理事長]

>>64
「2年交代で」のデメリットは今は思いつきませんが、現在1年から2年に変えるとなると、不平不満はでるでしょうね。
しかし、ひっくるめて管理組合を浄化…というか関心を高めるには必要なことかと思います。

2年あれば引き継ぎがしっかりできる、つまり2年通して理事会・管理組合業務を見ることができる。
ただ参加してるだけでは、面倒くさいだけなので責任意識を持たせる必要がある。
｢○○さんはどう思いますか？｣などと振ってみるとかね。

[67: 57]

>>57 >>59
59でレスを頂いたので、それを踏まえてレスします。

業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。

管理規約では、会計担当理事等担当を持つ理事の他は基本的に理事長に多くの役割が割当られていますが、
これらの業務執行は理事会決議により、各理事への配分となります。
理事長は業務執行の統括であることに変わりはありません。

一方、管理会社の業務ですが、管理委託契約にある通りです。基本的に受付、清掃、点検等の定型業務で、理事会・総会については支援業務（議事録・議案の素案作成やアドバイス）です。要は決められた事務作業はやって報告します、そこから先は助言はするので、理事会で決めて実行して下さいというだけです。

ちなみに、株式会社の社長は業務執行の統括役であることが殆どです。代表権のない社長の話ではないと思いますので。
会社法上、経営意志決定と業務執行が明確に別れる委員会設置会社では、社長は業務執行を統括する代表執行役ですが、一般的には代表取締役ですよね。
執行役員制度では意志決定と業務執行が分離されますが、あくまでも取締役の持つ業務執行権の執行役員への委譲の形をとりますので。

[68: 住まいに詳しい人]

こんばんは！

>>57さん
>業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。
この点についてご理解頂ければよろしいでしょうか？

>>57で誤解されていると感じたのは、兼務している役割を1つの役割と同様にお考えているのかなという点です。
2つの役割を1人が兼務する場合と、2つの役割を1つずつ2人で分業する場合の2通りの場合をご想像ください。

管理組合の理事会に管理業務執行の責任がありますが、管理組合は業務委託契約を管理会社と締結していますので、理事会は意思決定機関、管理組合は執行機関ですと申し上げています。
ご理解頂けますでしょうか？

もしご理解頂けないとすると>>57さんは意思決定機関の業務を勘違いなされているのかもしれません。
取締役会の業務をご存知でしょうか？
管理委託契約外の業務はもちろん理事会が行うべき業務です。

あとはこれまでにご説明した通りです。

さてさて、韓国戦前半終了。今日の日本はどうでしょうか？

[69: 匿名]

>>68

それでスレ主はどうすればいいんですか？

[70: 57]

>>68
68さんがご理解いただければいい話ですよ。

管理委託契約の話は既に書いておりますので。

これまでのレスの内容が一貫していないことからもよくわかりました。

管理組合は業務委託契約を…の下り、委託契約についても誤解されてますね。
まあ、最初のころから委任と委託で誤解されていたようなので
仕方ない気もしますが。
ちなみに、理事会が意志決定、管理会社が執行機関、できの悪い管理会社がよく言う言葉ですよ。

[71: 住まいに詳しい人]

どうみてもハンドでしょう！！！
でも審判は絶対です。仕方ありませんね。
（今中継の日韓戦です。）

一般の教科書と実績に基づく説明ですので誤解はしていませんし一貫性も担保しています。
でも57さんの自由ですから、どちらでもいいと思いますよ。
企業経営もマンション管理も答えの無い創造的な取り組みですからね！

ただ、構成員が無駄に疲弊しないようにしたほうがいいと思い意見させて頂きました。
今後はご意見するのは控えますね。

ぜひ、57さんから新米理事さんにご助言さし上げてください。

[72: 住まいに詳しい人]

>>57
>まあ、最初のころから委任と委託で誤解されていたようなので
>仕方ない気もしますが。
読み直しました。確かにこれは誤りですね。私は誤りを認めたいと思います。
この委託は、請負ではないので委任です。

とはいえ、管理組合である理事会が意思決定機関で管理組合が執行機関ということについては、これまで述べた通りです。

[73: 新米理事]

６５：匿名さん
はい、私なりの考えでは理事長と監事が次の副理事と監事に残り、理事長と理事をサポートする体制を素人ながら考えて見ましたが、不安は多く経験のある方からのご意見を頂ければ、大変心強いです。
文書化の件は、今作成中ですが、それだけではなかなか次に受け継ぐ事は出来ないでしょう。その為にハード面とソフト面で変えて行けたらと考えています。正直言って二年も～って思いも有りますよ。人間ですから。
年齢構成の件ですが、かなり高齢化が進んでいます。居住している区分所有者はおそらく５０才以上だと思われます。

６６：前理事長さん
たぶん凄いと思います。皆さん管理会社が全部やってくれると思ってますから・・・管理会社は何もかもやってくれる訳でもないと説明しています。
今の理事会では、なるべく振るように努めていますがまだ皆さんもちんぷんかんぷんで管理会社の担当者とは、私が交渉しています。

６７：５７さん
私のマンションの場合、会計担当と明記はなく決算にハンコを押すだけと解釈上されています。本当は大変重要な役職だと今回初めて知りました。勉強不足でした。

６８：住まいに詳しい人さん
日本頑張れ！

６９：匿名さん
ご心配ありがとうございます。あまりに知識が足りずご迷惑お掛けしてます。一つ一つ進んで行こうと思ってますので、皆さんこれからもよろしくお願い致します。
一つ、皆さんに報告があります。小さな事ですが、今まで関心がなかった人が理事会活動に出席して無関心では駄目だ！と理解してくれた事です。

７０：５７さん

私の理解不足でご迷惑お掛けしてます。つたない頭で総合的に解釈していきます。

[74: 新米理事]

住まいに詳しい人さん
あまりに頼りなくて助言者さんたちにご迷惑お掛けしてます。何事も教科書通りにはいかないし、解釈も法律でさえ人それぞれですよね。でも自分の頭で考えてまとめようと努力してますので、住まいに詳しい人さんも皆さんも少しずつですが成長するためにアドバイスお願い致します。

[75: 住まいに詳しい人]

おはようございます。

>>新米理事さん
サッカーは引き分けでしたね。
昨日はチャチャが入りました。もしかしたら釣りというものだったのかもしれません。
匿名に限らず実社会でも本質からそれた意見は控えたいものですね。

コーポレート・ガバナンスならぬマンション・ガバナンスの問題ですから
株主、取締役会、執行部、協力会社などの関係とそれぞれの役割と責任について
管理組合員、理事会、管理会社、施行会社などの関係に重ねて考えることはとても効果的です。

意思決定とは単にハンコを捺すことではありませんし、執行も丸投げを意味しません。
目的達成のガバナンスの視点で意思決定と執行を分離しているのですから。

・文書については、理事会の議事録などは理事会で、管理会社業務の報告は管理会社で。
施行会社の報告も管理会社を通すようにすることが望ましい。
株主ならぬ管理組合員に対し管理状況を共有するという説明責任を果たすためです。

・体制が明確になったうえで、2年制などの規約の改正、修繕計画などの見直しなど導入することが望ましい。
懸念事項を洗い出してから、短期間集中してマンション管理の専門家などを交え検討すると良いでしょう。

・理事会業務を必要以上に増やさず、難しくせず、管理会社をガバナンスをもって上手く使いこなす方が望ましい。
意思決定と執行を分離せず、属人的な能力ー理事会はもっと働け！ーに頼る案では、2年制にしても苦労するからです。

ということで頑張ってください。

[76: 新米理事]

７５：住まいに詳しい人さん
おはようございます。
日韓戦、引き分けとは残念でしたね。私は大好きなんですが、資料とにらめっこしてたので見過ごしました。
他のスレも参考にしながら拝見してますが、少なくとも理事会に意見が上がらない？ って事はないように体制はまず整いました。次回から高齢化問題を含め理事会のメンバーの範囲や当番にもかかわらず活動しない人への協力金問題等、理事会で検討予定です。
今までよりは仕事は多くなるのは仕方ないですよね。あまりにも何もしなかったんですから・・・・でもなるべく簡素化した理事会の運営システムを考えたいですね。
このまま二年輪番制になったら、確実に残らなければいけない役職ですからね。

[77: 匿名さん]

マンションにしたら維持管理で楽できるって思ってました。。。
やっぱり戸建てにしようかなと考え直してしまいそう。

[78: 匿名さん]

金の有る無しの問題で、戸建て／マンション　には関係ない。

[79: 匿名さん]

買い替えでしょう。

[80: 新米理事]

７７・７８：匿名さん
ある意味マンションは楽ですよ。たくさん管理費さえ払えるんだったらホテル並みのサービスを受けられるでしょうし、自分の家に入ったら平面だし。
ごく普通の一般庶民だから大変なんでしょうね。一戸建ては一戸建てなりの苦労があると思いますが・・・
大金持ちだったらこんなに悩まないでしょうね。

[81: 近所をよく知る人]

住まいに詳しい人と新米理事は同一人物だよ。
住まいに詳しい人の文章は本人しか理解できない。