管理組合が名前だけ～どうしたらいい？

[新米理事]

新しく今度理事になったんですが、管理組合とは名ばかりで管理会社に丸投げしてたら何でもやってくれると勘違いしてるマンションの改善に、アドバイスをお願いします

[21: 匿名さん]

Ｔ急コミュニティーのことはネットで検索かければいっぱい出てきますよ。
釣りって言葉も自分なりに解釈できるようになると思います。

[22: 元３年理事]

新米理事さんが考える問題とは理事を含む組合員の意識の問題ですよね？
それは非常に難しい課題といえます。
あんまり頑張り過ぎると他の理事に煙たがられるかもしれませんが、
①理事会から組合員への広報を増やして関心を持たせる。
②理事になった人には初心者理事向けの読本を配布する。（たぶん管理会社が持ってます）
③理事の役職ごとに最低限の職務を明文化する。例)月一回は××する。とか。
ぐらいですかね。
短期で改善するのは難しいと思います。
そしてヤル気のある理事=スレ主がいれば、他の方へも刺激になりますよ。

[23: 新米理事]

２２：元３年理事さま

貴重なご意見ありがとうございます。私もその事は心配してましたが、このまま放置してたら自分たちに必ず跳ね返って来ると思い活動しようと決心しました。
たった１８件の小さなマンションですが尚更何かあった時は大きなトラブルになります。あまり人と接するのが苦手な方ですが、前理事長さんや普段少しお話する程度の方からも情報を収集したりしてましたが、あまりに何もかもがまるで新築マンションみたいに機能してません。
とにかく一つ一つ任期の間に活動しようと思ってます。

[24: 新米理事]

２１：匿名さんへ

頑張ってネットで勉強してみます。他のスレも拝見して参考にしてますが、まだまだ勉強不足でスミマセン。
これからも、アドバイスお願いします。

[25: 新人フロント]

スレ主さん

こんばんわ。総会に次期理事が集まらないのはちょっと問題かと思います。

ファミリータイプのマンションですよね。18件で築10年ならば、全ての住人が顔見知りになっていてもおかしくありません。理事会は3,4人でしょうか。

居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。管理会社に保管を委託しているにすぎません。最近は「個人情報が…」などと言って出し渋る管理会社がありますが、「では高住協に確認する」と言ってみて下さい。入手できるはずです。

本来理事会にはマンション管理を変える力があります。是非納得できる状態になるようチャレンジして下さい！

[26: 匿名さん]

新米理事様のマンションは管理会社の企業姿勢が問題なのか、組合員の意識のみ欠落しているのか、どうなんでしょ？

[27: 新米理事]

新人フロントさん

こんばんは。ファミリータイプですが、誰が住んでいるかもわからない所があるし、顔も見たことがない人もいますよ。私だけかなと思ったら他の方もそうだったみたいです。
理事会は四人なので、総会に一人しか当番が来てなかったら役員が決まらず、二人だったら「来ない人が悪い」と二人で決めてしまいます。
最初の頃からほぼこの状態ですので、理事会も最低の二人で決めてしまう事が多いですね。他の当番の方も同じだと聞きました。理事会に一人だったと。
なるべく理事長経験者の方とかに話を聞いたり、今は情報収集に頑張ってます。
管理組合専用のポストも作りました。どれだけ反応があるかはわかりませんが・・・やって見る価値はあるかな？と思いました。
名簿はおっしゃる通り「個人情報が～」で出し渋りがありましたが、名前と賃貸か位ならと言われました。一度アドバイスのように要求してみます。


匿名さん

多分理事会は他人任せで何でもやってくれると甘えて、自分達で考えて判断しなければならない事まで管理会社に任せて終わり。管理会社は何にも文句言わないし、ここは適当でいいやと後回しになっているのかも？
昔担当のフロントさんから「ここはいいですね～ややこしくなくて」と言われたけど、管理会社にとってだったのかも知れませんね。マナーも結構いいほうだったので
今は総会や議事録を何度も繰り返し読んで消えた議題や放置されている議題がないか、もっと調べています。議事録もまともに揃ってませんでしたが・・・

[28: 匿名]

スレ主さん

理事長以下理事３名、監事１名ですよね？

議事録は管理会社が書いてる場合、肝心なことが載っていないかもしれませんね。

議事録はチェックしないと素案の段階で素通りしてしまうので気をつけなければいけません。

本当は、理事長が書かなければいけないんですけどね。

[29: 匿名さん]

うちのマンションの管理組合も同じような状態です。
管理会社のフロントがマンションの竣工以来、同じ人です。
その人が精力的に動いてくれるので、それに全面的に乗っかってるようです。
精力的に稼がれて、いいようにカモられてるんじゃないか？それがとても心配です。

[30: 新米理事]

２８：匿名さん

その通りの構成ですね。私たちのマンションの方かと思うくらい。大体一通り目を通したら、あの時の話は？と思われる所が結構出て来ました。私に配布された物がほとんど残してあったのでそれと照合してみました。ほぼ総会には出席しているので総会の資料にチェックや書き込みがある所など合わせてみました。
管理会社が議事録を作成して、理事会はハンコを押すだけの形なので・・・管理委託契約書にも議事録の素案を作成すると書いてあったので
前回の時はまさか変わっているとは思わず、理事会の時に気が付き担当者に指摘はしました。もうそろそろ一週間たちますが、素案がまだ届いてません。届いたらじっくり目を通してハンコを押すつもりです。

２９：匿名さん

私の所よりましですよ。担当はここ数年でコロコロ代わるし、理事会が年に二回程ってことは、あまり精力的に動いてないって事でしょうし。
担当者は他のスレを見ても、いい方だと思いますが？工事の時はお任せだと高くついてるでしょうね。私のマンションの場合、値段交渉をしたら下がった物もありましたが排水管の洗浄はずっと同じ値段みたいです。一戸あたり４０００円が高いのかもわかりませんが。

[31: 匿名さん]

うちの担当者も見るからに真面目でしたけど、やってましたからねぇ。
会社名出てないところで書きたいですよ。
でも、会社名出てないとどこかわからないし無駄だろうな…。

[32: 新米理事]

３１：匿名さん

イニシャルだけでも伺えませんか？

[33: 新人フロント]

>>新米理事さん

お返事ありがとうございます。

名簿は是非入手して下さい。外部オーナーがいる場合、名簿がなければ管理会社変更の臨時総会を開きたくても、議案書が送付できません。ちなみに「なぜ名簿がほしいのですか？」と聞かれても「本来は管理組合で保管しなければいけないと聞いたので」と言っておけばOKです。

それと築10年が過ぎているということで、大規模修繕に向けての修繕積立金残高が心配です。長期修繕計画は見直されてますか？5年に1回の見直しが標準なので、比較的新しいものがあるはずです。

残高がいつの時点で枯渇し、どれ位の値上げを考えているのか、管理会社としての見解を確認しておいた方がいいと思います。

[34: 匿名さん]

イニシャル？
管理会社は同じですよ。
やったことの内容が書けないと…。

[35: 新米理事]

３３：新人フロントさん

たまたま私がまだ築浅の時に気が付き積立金を上げて、数年前にも改定したので、積立金はそれなりに有ります。積立金が上がる時にアンケートを取ったのですが、意外にも沢山上がる案が多くスムーズにはこびました。ちなみに最初はたった１０００円でした！
前回管理会社に聞いたところ大丈夫ですと返事が来ました。があくまでも最低限の補修なので、あれもこれもと言われれば別だと思いますが？
長期修繕計画がしっかり出来ているか？もまだそこまで手が回らないのでわからない状態です。

３４：匿名さん

同じですか～今からやってたことを洗い出します。

[36: 中堅フロント]

>>居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。
一概にそうとは言えないです。まずは『居住者名簿』の宛先を確認した方が良いですね。
管理会社宛の書類ならば、例え管理組合から要請があっても引き渡すことはできません。個人情報保護法というより、適性化法の守秘義務との兼ね合いです。
今時、管理会社宛の『居住者名簿』なら、個人情報の取り扱いについて裏書があります。

じゃあ、管理組合はどうすれば良いのか。答えは簡単です。管理組合宛の『組合員名簿』を作るのです。
東急さんなら、規約は標準規約をベースに作成しているはずです。規約に「管理組合は組合員名簿を作成し、保管しなければならない。」という条文があるはずです。

ちなみに当社は、『居住者名簿』とは別に、管理組合宛の『組合員名簿』があり、理事長様にお渡ししています。

[37: 住まいに詳しい人]

こんにちは。

タイトルの「管理組合(理事会)が名前だけ〜」より前に「管理会社が名前だけ〜」の弊害を解決する方が先ですし、重要になると思います。(経験論です。)

そもそも論で恐縮ですが、管理組合の理事会って意思決定機関ですよね？
管理会社は業務委託契約に基いて管理業務の執行について委託を受けているのですから、管理会社は理事会が意思決定するために必要な管理業務を業務委託契約の内容にそって取り組む必要があります。
つまり、理事会は管理会社からの業務報告に基づいて意思決定せざるを得ないということが管理会社に十分に理解されているのかどうかが重要です。

でも管理会社によって実際に行われているレベルは上記の域に至らない(契約内容を正しく履行していない)、もっともっと原始的なレベルです。
例えば、個別住戸から「水道の水が変だ」と管理会社は問い合わせを受けたとします。その問い合わせ内容は管理会社から施行会社に伝えられ、その対応判断は施行会社になります。そして管理会社は施行会社の回答の通り(内容を理解せず)理事会に報告します。理事会は管理会社からの報告に基づいて意思決定します。
個別対応と全体対応の分かれ目、対応内容の妥当性判断など、間違った意思決定につながるのです。

管理会社は業務を委任ではなく委託されているのですから管理組合(理事会)の立場で執行する必要があります。
こうした積み重ねの結果、輪番制でも理事会の能力に影響を受けにくい合理的な運営が実現できるようになります。

管理会社の業務執行が勘違いされていないかどうか確認されることを第一にオススメします。

[38: 中堅フロント]

総会に上程しても否決されるかもしれませんが、「役員任期を２年、半数改選」にするとか、「理事長は翌年に監事として留任」するとか、規約を改正してはどうでしょうか。
関心を上げることはできないかもしれませんが、引継はスムーズにできるようになると思います。
書籍などで、「役員任期を２年にすると管理会社が嫌がる」と書いてありますが、そんなことは全くありません。むしろ歓迎です。
私が担当してる物件では随時、規約の変更を提案しています。

また、関心を上げるためにイベントを開催してはどうでしょうか。

[39: 住まいに詳しい人]

長々書いてしまいましたが、管理会社が管理業務委託内容を一時受け程度にしかとらえていない(理解できていない)場合があるということです。(信じられないかもしれませんが！)

これは売主会社や施行会社にとって都合が良く、管理組合がカモられる原因になり、長期的には大きな損害を出す原因になります。

竣工後に監視カメラの増設や何やら管理会社は提案します。
これはどこのマンションに対しても行う営業プログラムの場合もあります。

理事会は意思決定が仕事です。管理会社の報告や提案を真に受けず、馴れ合わないようにした方が良いです。
それはなぜですか？と全てに聞いてみて下さい。イケテない担当や管理会社は早期にリプレースをかけた方がいいと思います。

[40: 匿名さん]

ご自分達の意志や努力を二の次にして、他人、取り分け管理会社を悪者にする考えから脱却しない限り進歩はない。