期末から総会までの「空白の２ヶ月」について

[次期の役員予定者]

はじめまして。
当方、築４年を経過したマンションで、先日４期通常総会を終えたところです。
役員は輪番制で、私は来期（１年後）に回って来る予定ですが、今期の総会で疑問に感じたことがあったので皆さんのご意見をお聞かせください。

スレッドタイトルの疑問を持ったのは、マンション総合保険の更新について、先日の総会で何も議題に上らなかったことからです。

保険の契約は来年７月までの５年契約なのですが、当マンションは決算が６月。契約更新は（私が役員をする予定の）次期に入ります。
ところが、総会は８月ですので、私が引き継ぎを受けるときには、既に保険の更新は完了していることになります。

６月（会計上の期末：予算可決済）
　↓
７月（保険の更新時期：未審議）
　↓
８月（総会・役員交代）

保険のことは今期の議案には全く載っておらず、このままでは来期末から次回総会までの「空白の２ヶ月」に、なしくずしに更新することになってしまいます。

これを総会の場で質問したところ、「保険の更新は来期なので、今期の予算には入っていない。来期の理事会で予算を出すことになる。」という、にべもない返答。
けれど、時期からして、保険の更新にハンをつくのは先日交代したばかりの現理事長になるはずです。
総会に全く諮らず、自動的に更新をするような流れをつくるのは、代理店でもあるデベロッパーの意向を受けた、デベ系管理会社の策略のようにも思えます。

そこでご相談したいのは下記の２点です。
１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

どうぞよろしくお願いします。

[51: 匿名]

おめでとうございます。
まともなカンジさんでよかったですね
いつもまともなカンジとは限りませんし、どこもがそうであるわけでないので
他のマンションでも問題だと思います

[52: 31]

>>50(スレ主)さん
事後報告まで．．．律義な方ですね。
うちの組合の理事長あたりに採用したいくらい(笑

まだ結果は出ていませんが、これを機に組合員の意識も高まるといいですね。
問題ない組合ほど、組合員も理事まかせっきりになり易いので、時々目が覚めるような組合の課題を提示することは非常に重要(笑)だと考えます。
事務労力的には大変ですが、定期総会とは別に「年に一度は臨時総会」というのもありかなぁっと考える今日この頃です。
来期以降のご活躍も期待しています。

[53: 匿名]

うちの組合は決算3月、総会6月です。空白は3か月あります。
それでも今まで、空白の期間に特別な支出がなかったから、問題なくすんでいました。

ところが今回、震災の影響で3月にやろうとしていた共用部分の2種類の交換工事ができなくなりました。
その工事はもともと予算案には無かったもので、一つは交換十数か所のうち一部に緊急性があり、もう一つは全く緊急性のないものです。費用は2つ併せて120万円もします。
震災前に理事会に「予算に無かったことなので総会で予算に載せ、来期にやってはどうか？」と提案したのですが、「予備費でできる」と却下されました。

震災後、管理会社に問い合わせ、工事が未実施であること、「小修繕費と予備費（100万）でやる」と言う判断を聞きましたが、3月中に実施できなかったということは、予算承認されていない空白の期間の支出になってしまいます。
緊急性がある交換は認めてもよいが、それ以外の「ついで」の交換や、緊急性の無い工事は、6月の総会で予算承認を得てから進めるべきだと思うのですが。
空白の期間の支出はできるだけ避けるべきと考えますが、いかがでしょうか？

[54: 住まいに詳しい人]

うわー面倒くさい人がいたもんだ。
保険契約なんて定期更新で予算書にも載っているんだから
予算が承認されたら当然次回も同内容で更新されるよ。

契約内容や契約期間を変更するなら総会に諮るのは当然だけど
前回と同じ内容を総会議決する意味はないでしょ。

もちろん、前回と同じ内容で良いのか他社との比較検討は
契約更新の前に理事会がやっておくべきことで、今回は
それをしてなかった点は問題といっていいが、輪番制理事会なんて
そんなもんでしょ。

自分が次回理事ならそのときに現在の保険契約の妥当性を検証して
このままでいいか、次回更新時に変更するかを提言すればいい。

今から臨時総会してまでやることとは思えないな。
毎回やってたらこんな保険なんかもったいないからやめろなんて
ことになったどうすんだろうね。

　組合員なんてアホも多いからそういう流れになったら
共用部の保険がなくなることにもなりかねない。

むやみやたらに議案を増やすべきじゃないし、絶対必要なものは
いるかいらないかという議案にしてはならない。保険会社によっても
保障の内容とかが微妙に異なるのでまったくの同条件てのはないし、
どっかの補償がよくなればどっかが悪くなるなんてこともある。

　見積いっぱい出して、さあ選んで下さいじゃ収拾つかないよ。

　理事会でいろいろ検討した結果、ここに変更しようと思いますが
どうですかとか、検討した結果現行のまま継続にしますがどうですかとか
そういうふうに議案つくらないとダメ。

　防犯カメラなんかは他社に変更しようとすると、工賃が高く付いたりでなかなか難しいよ。
再リースしたら安くなることも踏まえて他社に乗り換えないとそのまま再リースしてたほうが
安かったなんてことになりかねない。

　まあやってみてわかることもありますから頑張って下さい。
　こまかいこと言い出すときりがないくらいつつくとこがありますマンション管理には。
　任期にやれることを絞ってやらないと収拾つかなくなりまっせ。

[55: 匿名]

>>54
スレ主へのレスですか？
半年前に立ったスレで解決したるみたいですよ。

それより53にアドバイスをお願いします。

[56: 匿名さん]

あらしの物言いで、逆に問題点がわかる時も多いので、発見したときは面白いよ。

[57: 住まいに詳しい人]

単なるスレへの感想です。

>>53にはアドバイス不要でしょ。
そんなもん予備費でやっちゃだめ。
臨時総会開きなさい。常識です。

[58: 53です]

57さん、レスありがとうございます。
そうですよね、やはりまずいと考えますよね。

まぁ、そういう判断をしても、現理事会の期の中でやるのなら、現理事会の責任で済みますが、
3月期末までにできずに、4月以降に未承認の予算の予備費でやる…ということは、「次期」の
理事会の預かる会計に乗っかってくるわけです。
私は次期役員に立候補しているので、それがとても引っかかります。
6月の総会までまって予算計上してから実施すれば何の問題もないのに、なぜ強引にすすめるのか。

強引に予備費でやるのなら、立候補を取り消そうと思います。

[59: 次期の役員予定者]

ご無沙汰しております。トピ主です。
久々に見たら上がっていたので、ちょっと嬉しい気持ちですw
やはり、同じような悩みを抱えるマンションがあったのですね。
本トピの有効利用をしていただき、ありがとうございます。

>No.53 さん

執行してしまう流れを止められなければ、いっそ、来期は監事に立候補されては如何でしょうか？
来年の総会でこの処理について「適正とは言い難い。以降は臨時総会を開催するか、通常総会の議決後に執行することが望ましい。」との意見を付して、監査するという案です。
そうすれば、議事録にも載りますから、（普通の理事会・管理会社なら）無視はできないでしょう。
少なくとも、悪しき慣習にすることは防げます。

私も、本トピでは議論を絞りたかったので書きませんでしたが、一時期はそうしようと思ってました。

>No.54 さん

確かに、枝葉末節のことで揚げ足取りのような問題提起だったと思います。
ただ、私のマンションは将来の修繕積立金不足が疑われる物件なので、細かいところも手を打っておきたかったのです。
単年度の案件ならば、来期自ら役員として手を付ければ良いことなのですが、５年モノは可決されると手が出せないだろうと思ったので、就任前でも何とかしたかったのです。

結果の事後報告ですが、理事会が５件の合見積を取り、ほぼ同等の内容で年額を７０万円（経費となる掛け捨て部分）減額して提案し、可決されたので良かったと思っています。５年で３５０万円は、私のマンションの規模だと小さい額ではありません。もっと安いものもあったのですが、保険は安ければ良いというわけではないので、理事会の判断が妥当だったと思います。

防犯カメラは、リースは再契約となりましたが付随するセキュリティ会社との契約が大きく減額できたので、これも良かったかな、と思ってます。

目的は管理費の削減でしたが、こういった案件を毎回、更新の度に見直すことを前例として作れたことも満足しています。
毎回上手く減額できるとは限りませんが、ウチは「ずっと同じでいいじゃない？」という状況ではないので、見直す、考える、判断するということを理事会がずっと続けなければなりません。

私が目的を書かずに敢えて手段の話に絞ったために、誤解もあったかも知れません。
それぞれのマンションで事情も違いますから、どこの組合も同じことをする必要はないでしょうし、No.54さんのマンションで問題がないのは羨ましい限りです。

今後、またこちらで相談するかも知れませんが、その際はどうぞよろしくお願いします。

[60: 匿名さん]

ヒント
付保率のみなおし

[61: 匿名]

もう終わっちゃってるみたいよw

[62: 匿名]

緊急性のない工事は予備費でやっちゃダメよ　でＯＫ？

やっちゃったら総会で役員叩いていいよね？

[63: 匿名さん]

>２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

いいえ全く違います。
特に総合保険の場合は特約で追加或は削除項目もあり得ますので、同一条件としてもその旨の理事会案を決議し臨時総会を開催すべきです。この種の議案ならば実出席者が少なくとも議決権行使書等でも十分諮れます。

[64: 匿名]

監事に立候補ってのは妙案でないかな？規約無視して監事も互選しちゃってる組合多いけど。立候補したらいい。

[65: 匿名]

組合の今後を考えれば、監事になって指摘するのは良いことだと思います。

でも、監事になって決算報告に対して公の場（総会）で指摘できるのは今年ではなく、
1年後…というのが引っかかるんですよね。
判断を誤った役員たちは退任してしまっていて、他人事になっているはずです。
監査報告で指摘しても、組合員はその期の役員のミスのような印象を持つと思います。
悪いのは前期の役員なのに、組合員に説明、謝罪は無関係の理事長がするんですよね。
なんか納得いきません。

自分も、汚れた予算案を引き継がれるのは嫌です。
管理会社フロントに「就任前に予備費100万使われたら来期はどうするんですか？」
と聞いたら、「予備費を増額する。」と言われました。
予備費は毎年100万とっていますが、4～6月に支出する○十万＋100万を来期の予備費
として予算計上するつもりらしいです。

予備費に対しての考え方をもっとしっかり確認して、誰が役員になっても同じ基準で
対処できるようにしないと、今後も同じことを繰り返しそうです。
管理会社はそういうアドバイスはしてくれないみたいで、当てにできません。

[66: 53です]

監事に…とアドバイスをいただきましたが、考えた末、役員立候補を取り下げました。

取り下げと同時に再度、工事の実施時期と予備費の考え方を理事会で確認してほしい
と意見書を提出しました。
明日の理事会でどう判断なさるか楽しみです。

[67: 匿名さん]

＞＞６６
そろそろ結果出た？

[68: 匿名さん]

理事会を傍聴しなかったので、どうなったかわかりません。
理事会議事録を待っていると４週間後になってしまうので
明日にでも理事会に出席した管理員さんに聞きこみしてきます。

[69: 匿名]

過去に空白の期間の支払いが問題になった組合はありませんか？

[70: 匿名さん]

今秋の標準管理規約の改正案
(収支予算の作成及び変更) 第58条 (同右)
2 (同右)
3 理事長は、第56条に定める会計年度の開始後、第1項に定める承認を得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、 理事会の承認を得てその支出を行うことができる。
一 第27条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的であり、かつ、第1項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの
二 総会の承認を得て実施している長期の施工期間を要する工事に係る経費であって、第1項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認 められるもの
4 理事長は、前項に定める支出を行ったときは、第1項に定める収支予算案の承認を得るために開催された通常総会において、その内容を報告し、 承認を得なければならない。

[71: 匿名]

70さん、ありがとうございます。

改正案ということは、現時点ではそれをやっちゃいけないってことですよね。
んー、どうしよう。

[72: 53です]

まだ管理員さんから話が聞けていません。

先程、役員の人とすれ違ったとき、目をそらされました (>_<)
きっと理事会でクレーマー扱いされてるのだと思います。

[73: 匿名さん]

予備費が百万もあって、理事会の判断で（緊急でなくても）使える・・・いいのだろうか？

[74: 匿名さん]

一般的には、どういう処理をしているところが多いの？

①空白期間の予算を臨時総会開いて決議。
②空白期間には通常の支出以外しない。
　突発的な支払いがあれば臨時総会開催。
③空白期間の突発的なものも理事会決議で支出。
　組合員は総会で事後承諾。

[75: 53です]

総会が近くなってきました。

結局、震災で被害のあった箇所の調査と工事に金がかかるから、今期はやらない
ことにしたそうです。
「総会に諮るべきだから」「理事会では決められないから」ではないのです。
理事会はわかっていないし、管理会社も正しいアドバイスができていないのです。

もう事前に意見するのはやめて、総会当日に発言し、組合員の前で回答させます。

[76: 匿名さん]

＞７５
それが正解です。頑張って。

[77: 匿名さん]

>>76さん
ありがとうございます。

考え方が間違っている事を認めさせ、正しい方向に導かないと来期が危険かも。
予備費は理事会判断でＯＫ…と考える管理会社と理事会は、来期の予備費を
「100万」も増額する予算案を出してきています。
予算案の小さい字で書かれた表の中の1行にしか記載がないので、見落とす…
というか、見ない、気付かない組合員も多いはず。

震災被害の補修のため…とでも理由づけするだろうと予想できますが、実際は
何に使うかわかりません。

そのあたり、突っ込んで質問してきます。

[78: 匿名]

定期総会であらかじめ理事会一任にしても駄目ですか？

[79: 匿名]

うちは総会で規約を改正して、その期間に通常必要な支出は理事会決議で出来るようにした。電気代とかも根拠がないと支払いできないからね。

突発的な事故や天災で支出が必要な場合、補修なら理事会決議で問題無い。ただ、補修費や予備費で足りないと臨時総会を開きます。

[80: 匿名さん]

今秋の標準管理規約の改定（案）収支予算の作成及び変更第５８条
　３．理事長は、第５６条に定める会計年度の開始後、第一項に定める承認を
　　　得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、
　　　理事長の承認を得てその支出を行うことができる。
　　　一．第２７条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的でありかつ、
　　　　　第１項の承認を得る前に支出することがやむおえないと認められるもの。
　　　二．総会の・・・・
　
　私どもの組合では、今年の規約改正の中にこの項目をすでにいれました。