期末から総会までの「空白の２ヶ月」について

[次期の役員予定者]

はじめまして。
当方、築４年を経過したマンションで、先日４期通常総会を終えたところです。
役員は輪番制で、私は来期（１年後）に回って来る予定ですが、今期の総会で疑問に感じたことがあったので皆さんのご意見をお聞かせください。

スレッドタイトルの疑問を持ったのは、マンション総合保険の更新について、先日の総会で何も議題に上らなかったことからです。

保険の契約は来年７月までの５年契約なのですが、当マンションは決算が６月。契約更新は（私が役員をする予定の）次期に入ります。
ところが、総会は８月ですので、私が引き継ぎを受けるときには、既に保険の更新は完了していることになります。

６月（会計上の期末：予算可決済）
　↓
７月（保険の更新時期：未審議）
　↓
８月（総会・役員交代）

保険のことは今期の議案には全く載っておらず、このままでは来期末から次回総会までの「空白の２ヶ月」に、なしくずしに更新することになってしまいます。

これを総会の場で質問したところ、「保険の更新は来期なので、今期の予算には入っていない。来期の理事会で予算を出すことになる。」という、にべもない返答。
けれど、時期からして、保険の更新にハンをつくのは先日交代したばかりの現理事長になるはずです。
総会に全く諮らず、自動的に更新をするような流れをつくるのは、代理店でもあるデベロッパーの意向を受けた、デベ系管理会社の策略のようにも思えます。

そこでご相談したいのは下記の２点です。
１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

どうぞよろしくお願いします。

[41: 匿名さん]

最初の管理組合設立の総会で決議しないことが原因です。その理由が問題です。

[42: 匿名さん]

スレ主さん、と同じ管理会社ではないかと思います。
それも城西支店が担当では？
管理会社に問い合わせしても駄目ですよ。握りつぶされてしまいます。

[43: 匿名さん]

>管理会社に問い合わせしても駄目ですよ。握りつぶされてしまいます。

情けない事を言うなよ。それでも大人かよ。

[44: 匿名さん]

管理会社は組合の話なので理事会に提案を…と逃げる話なんだけど
主体はあくまで同じ所有者たちなんだから 管理会社をわざわざ通して管理組合の話をするのではなく、直接理事会役員の方に話ができる環境はもっておいた方がいいと思う

>>42
レベル低い担当はどこでもこんなもんです

[45: 匿名]

>42
>会計原則を知らない人の俄かアイデアでした。
せっかく有意義な展開なのに無知が茶々いれんなよ。会計原則って何だよ！？意味わかってねぇんの見え見え。企業会計原則のことか？何で企業会計原則がこの議論の流れに出てくるわけ？企業会計に予算準拠の原則なんてあるわけ？自治体のやり方真似た折衷案なんて、面白いアイデアだよ。馬鹿はあっちで爺さんとじゃれてろ。

[46: 匿名さん]

管理組合会計の特性
管理組合の会計は、既存の「公益法人会計」や「企業会計」にはない、次のような特性がある。
1 管理組合の業務の目的は、利益を追求する企業とは異なり、共用部分の維持管理を適切に実施することにある。このため、管理規約に定められた業務を収支予算の範囲内で実施することが必要であり、予算と実績を適正に管理することが重要である(予算準拠の原則)。
2 管理組合の業務には、日常の維持管理、大規模な修繕工事、その他駐車場や駐輪場などの管理がある。それぞれの業務には収支が伴うため明瞭に会計処理される必要がある。特に、大規模な修繕工事のためには修繕積立金を定期的に積み立てていくことが 必要であるため、修繕積立金会計を管理費会計と区分して管理する必要がある。
3 管理組合は、マンションの規模、利用形態、団地型管理組合、管理形態、そして法人格の有無など様々な形態があり、資産の規模も異なる。しかし、企業会計や公益法人 会計などで採用されている一般原則(正規の簿記の原則、真実性の原則、明瞭性の原 則、継続性の原則)は、管理組合会計の基本原則にも適用されるべきものと考えられ る。
4 管理組合の財務会計についての書類や情報の引継ぎは重要である。特に、管理組合で は、役員の任期が短い場合が多く、財務会計についての知識が十分でないことが多い。 また、財務会計についての書類や情報は、一般の組合員に提供されるべきものである が、正確性を担保した上で、「わかりやすい」情報提供の方法が必要である。

[47: 匿名さん]

46さん、素晴らしいレスなので町内会のスレにコピペさせてもらいます。

[48: 匿名]

ちっとも答えになってないよ。また誰もが知ってる"そもそも論"かよ。呆れたもんだ。

[49: 匿名]

荒らしてんのはどっちだか…

[50: 次期の役員予定者]

すっかりご無沙汰してしまいました。
トピ主です。

その後、理事会に動きがありまして、結局は臨時総会を開催することにしたようです。

どうやら、理事は消極的だったようですが、監事が問題を理解してくれたようです。
「理事会がやらないなら、監事の権限で臨時総会を開催する！」くらいの勢いがあったようで、渋々ながらも（？）理事長が総会の招集を決めたとのこと。

臨時総会を開催する決議は理事会議事録に記載されていますので、確定だと思います。
ここまで来れば、もう私には文句ありません。
きちんとした議決さえされるなら、安い高いは私にとって二の次ですから。

皆さまには、たくさんの有意義なご意見をいただき、ありがとうございました。

[51: 匿名]

おめでとうございます。
まともなカンジさんでよかったですね
いつもまともなカンジとは限りませんし、どこもがそうであるわけでないので
他のマンションでも問題だと思います

[52: 31]

>>50(スレ主)さん
事後報告まで．．．律義な方ですね。
うちの組合の理事長あたりに採用したいくらい(笑

まだ結果は出ていませんが、これを機に組合員の意識も高まるといいですね。
問題ない組合ほど、組合員も理事まかせっきりになり易いので、時々目が覚めるような組合の課題を提示することは非常に重要(笑)だと考えます。
事務労力的には大変ですが、定期総会とは別に「年に一度は臨時総会」というのもありかなぁっと考える今日この頃です。
来期以降のご活躍も期待しています。

[53: 匿名]

うちの組合は決算3月、総会6月です。空白は3か月あります。
それでも今まで、空白の期間に特別な支出がなかったから、問題なくすんでいました。

ところが今回、震災の影響で3月にやろうとしていた共用部分の2種類の交換工事ができなくなりました。
その工事はもともと予算案には無かったもので、一つは交換十数か所のうち一部に緊急性があり、もう一つは全く緊急性のないものです。費用は2つ併せて120万円もします。
震災前に理事会に「予算に無かったことなので総会で予算に載せ、来期にやってはどうか？」と提案したのですが、「予備費でできる」と却下されました。

震災後、管理会社に問い合わせ、工事が未実施であること、「小修繕費と予備費（100万）でやる」と言う判断を聞きましたが、3月中に実施できなかったということは、予算承認されていない空白の期間の支出になってしまいます。
緊急性がある交換は認めてもよいが、それ以外の「ついで」の交換や、緊急性の無い工事は、6月の総会で予算承認を得てから進めるべきだと思うのですが。
空白の期間の支出はできるだけ避けるべきと考えますが、いかがでしょうか？

[54: 住まいに詳しい人]

うわー面倒くさい人がいたもんだ。
保険契約なんて定期更新で予算書にも載っているんだから
予算が承認されたら当然次回も同内容で更新されるよ。

契約内容や契約期間を変更するなら総会に諮るのは当然だけど
前回と同じ内容を総会議決する意味はないでしょ。

もちろん、前回と同じ内容で良いのか他社との比較検討は
契約更新の前に理事会がやっておくべきことで、今回は
それをしてなかった点は問題といっていいが、輪番制理事会なんて
そんなもんでしょ。

自分が次回理事ならそのときに現在の保険契約の妥当性を検証して
このままでいいか、次回更新時に変更するかを提言すればいい。

今から臨時総会してまでやることとは思えないな。
毎回やってたらこんな保険なんかもったいないからやめろなんて
ことになったどうすんだろうね。

　組合員なんてアホも多いからそういう流れになったら
共用部の保険がなくなることにもなりかねない。

むやみやたらに議案を増やすべきじゃないし、絶対必要なものは
いるかいらないかという議案にしてはならない。保険会社によっても
保障の内容とかが微妙に異なるのでまったくの同条件てのはないし、
どっかの補償がよくなればどっかが悪くなるなんてこともある。

　見積いっぱい出して、さあ選んで下さいじゃ収拾つかないよ。

　理事会でいろいろ検討した結果、ここに変更しようと思いますが
どうですかとか、検討した結果現行のまま継続にしますがどうですかとか
そういうふうに議案つくらないとダメ。

　防犯カメラなんかは他社に変更しようとすると、工賃が高く付いたりでなかなか難しいよ。
再リースしたら安くなることも踏まえて他社に乗り換えないとそのまま再リースしてたほうが
安かったなんてことになりかねない。

　まあやってみてわかることもありますから頑張って下さい。
　こまかいこと言い出すときりがないくらいつつくとこがありますマンション管理には。
　任期にやれることを絞ってやらないと収拾つかなくなりまっせ。

[55: 匿名]

>>54
スレ主へのレスですか？
半年前に立ったスレで解決したるみたいですよ。

それより53にアドバイスをお願いします。

[56: 匿名さん]

あらしの物言いで、逆に問題点がわかる時も多いので、発見したときは面白いよ。

[57: 住まいに詳しい人]

単なるスレへの感想です。

>>53にはアドバイス不要でしょ。
そんなもん予備費でやっちゃだめ。
臨時総会開きなさい。常識です。

[58: 53です]

57さん、レスありがとうございます。
そうですよね、やはりまずいと考えますよね。

まぁ、そういう判断をしても、現理事会の期の中でやるのなら、現理事会の責任で済みますが、
3月期末までにできずに、4月以降に未承認の予算の予備費でやる…ということは、「次期」の
理事会の預かる会計に乗っかってくるわけです。
私は次期役員に立候補しているので、それがとても引っかかります。
6月の総会までまって予算計上してから実施すれば何の問題もないのに、なぜ強引にすすめるのか。

強引に予備費でやるのなら、立候補を取り消そうと思います。

[59: 次期の役員予定者]

ご無沙汰しております。トピ主です。
久々に見たら上がっていたので、ちょっと嬉しい気持ちですw
やはり、同じような悩みを抱えるマンションがあったのですね。
本トピの有効利用をしていただき、ありがとうございます。

>No.53 さん

執行してしまう流れを止められなければ、いっそ、来期は監事に立候補されては如何でしょうか？
来年の総会でこの処理について「適正とは言い難い。以降は臨時総会を開催するか、通常総会の議決後に執行することが望ましい。」との意見を付して、監査するという案です。
そうすれば、議事録にも載りますから、（普通の理事会・管理会社なら）無視はできないでしょう。
少なくとも、悪しき慣習にすることは防げます。

私も、本トピでは議論を絞りたかったので書きませんでしたが、一時期はそうしようと思ってました。

>No.54 さん

確かに、枝葉末節のことで揚げ足取りのような問題提起だったと思います。
ただ、私のマンションは将来の修繕積立金不足が疑われる物件なので、細かいところも手を打っておきたかったのです。
単年度の案件ならば、来期自ら役員として手を付ければ良いことなのですが、５年モノは可決されると手が出せないだろうと思ったので、就任前でも何とかしたかったのです。

結果の事後報告ですが、理事会が５件の合見積を取り、ほぼ同等の内容で年額を７０万円（経費となる掛け捨て部分）減額して提案し、可決されたので良かったと思っています。５年で３５０万円は、私のマンションの規模だと小さい額ではありません。もっと安いものもあったのですが、保険は安ければ良いというわけではないので、理事会の判断が妥当だったと思います。

防犯カメラは、リースは再契約となりましたが付随するセキュリティ会社との契約が大きく減額できたので、これも良かったかな、と思ってます。

目的は管理費の削減でしたが、こういった案件を毎回、更新の度に見直すことを前例として作れたことも満足しています。
毎回上手く減額できるとは限りませんが、ウチは「ずっと同じでいいじゃない？」という状況ではないので、見直す、考える、判断するということを理事会がずっと続けなければなりません。

私が目的を書かずに敢えて手段の話に絞ったために、誤解もあったかも知れません。
それぞれのマンションで事情も違いますから、どこの組合も同じことをする必要はないでしょうし、No.54さんのマンションで問題がないのは羨ましい限りです。

今後、またこちらで相談するかも知れませんが、その際はどうぞよろしくお願いします。

[60: 匿名さん]

ヒント
付保率のみなおし