期末から総会までの「空白の２ヶ月」について

[次期の役員予定者]

はじめまして。
当方、築４年を経過したマンションで、先日４期通常総会を終えたところです。
役員は輪番制で、私は来期（１年後）に回って来る予定ですが、今期の総会で疑問に感じたことがあったので皆さんのご意見をお聞かせください。

スレッドタイトルの疑問を持ったのは、マンション総合保険の更新について、先日の総会で何も議題に上らなかったことからです。

保険の契約は来年７月までの５年契約なのですが、当マンションは決算が６月。契約更新は（私が役員をする予定の）次期に入ります。
ところが、総会は８月ですので、私が引き継ぎを受けるときには、既に保険の更新は完了していることになります。

６月（会計上の期末：予算可決済）
　↓
７月（保険の更新時期：未審議）
　↓
８月（総会・役員交代）

保険のことは今期の議案には全く載っておらず、このままでは来期末から次回総会までの「空白の２ヶ月」に、なしくずしに更新することになってしまいます。

これを総会の場で質問したところ、「保険の更新は来期なので、今期の予算には入っていない。来期の理事会で予算を出すことになる。」という、にべもない返答。
けれど、時期からして、保険の更新にハンをつくのは先日交代したばかりの現理事長になるはずです。
総会に全く諮らず、自動的に更新をするような流れをつくるのは、代理店でもあるデベロッパーの意向を受けた、デベ系管理会社の策略のようにも思えます。

そこでご相談したいのは下記の２点です。
１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

どうぞよろしくお願いします。

[1: 元３年理事]

>>スレ主
ヤル気のある時期理事長さんで頼もしい限りです。
①への意見、
どっかで似たような事例のスレがあった気もしますが、予算については確かに来期使用分になるので今季の予算未計上は止むなしですね。
タイミング的に微妙なのが悩ましいけど、今季の総会で事前承認（保険継続の確認）をしておけばスムーズでしたね。
でも問題の本質としてはマンションの総合保険を更新に反対する組合員が多数であるとは思えませんし、更新の際に内容を吟味して変えるなら臨時総会かアンケートで組合員の総意を確認すればいいのではないかと思います。

ちょっと気になるのは、５年物の保険契約ですが、今までの年度予算と会計処理はどうされていたんでしょうね？

②の空白の２カ月は、毎月定められた支払い（水道光熱費や管理委託費など）は、事後承認が一般的でしょう。

[2: 匿名さん]

管理会社の誘導で議案にしなかっただけでしょう
管理会社の利益に繋がる保険契約のためにおこなわれたのですよ
理事会承認契約で総会では事後報告ですよ

[3: 次期の役員予定者]

元３年理事さん

早速レスいただきありがとうございます。
このサイトは新参でして、類似スレッドがあるかと探したのですが、私には見つけられず新たに立てさせていただきました。

>でも問題の本質としてはマンションの総合保険を更新に反対する組合員が多数であるとは思えませんし、更新の際に内容を吟味して変えるなら臨時総会かアンケートで組合員の総意を確認すればいいのではないかと思います。

そうですね。
これも自分が役員ならやりたいんですが・・今期理事会にやっていただくためには「すべきだ」というよりも「しなければならない」という背景があった方が実現しやすいのかな、と思った次第です。
もちろん、マンション保険には私自身も反対ではありません。
ただ、当管理組合は全て管理会社に投げっぱなしの体質が見てとれ、予算も契約も「前年と同じ」で通っていきます。保険も、おそらく吟味されないでしょう。内容や契約先を検討したうえで、同条件の更新という結論なら良いのですけど。

>ちょっと気になるのは、５年物の保険契約ですが、今までの年度予算と会計処理はどうされていたんでしょうね？

一括払いした５年分を前払金として計上、掛け捨て部分を各年度に分けて各期に保険料として費用計上しています。
積立部分は修繕会計の資産として経理しています。
経理上は、これで良いのではないかと思っていますが・・

>②の空白の２カ月は、毎月定められた支払い（水道光熱費や管理委託費など）は、事後承認が一般的でしょう。

仰るとおり、毎月かかる通常の経費はそれで実質的な問題はないと思います。
一方で、この保険料まで同様で良いのかという疑念は残ります。
５年分を前払いしますので、１千２百万円という当マンションにとっては決して小さくない額が、誰も吟味しないまま動くことには抵抗感があるのです。
保険には詳しくはないのですが、もしも数％でも削減できれば別の管理や修繕に回せますから。

また、積立部分は、総会で議決すべき「修繕積立金の運用」にあたるので、理事長判断で更新し、総会で事後承認というのは、やはり順序が違うように思うのです。

長くなってすみません。
これは緊急性の高い問題ではないので、私も「臨時総会を開くべきだ！」などと主張するつもりはありません。

ただ、今後の当管理組合の姿を考えると、どこかの時点で流れを変えなければならないだろうと感じていますし、そのためにはこの件も「本来、どうすべきだったか」を確認しておきたかったのです。
元３年理事さんの仰ることが結論ということでしょうね。

>今季の総会で事前承認（保険継続の確認）をしておけばスムーズでしたね。

[4: 1]

>>3
どちらにしても来期は責任ある理事長職を担われるのですから、
理想論としては、その保険契約の更新に関して今季から組合員の立場で参画されてはどうでしょうか？
一度、現理事長と話し合いの上、他社合見積もりや条件の精査をご自分でやられては？
１つの課題だけならやり切れると思いますし、自分で納得得られる最高の結果を目指されては？

実際、理事長職になるとあれもこれもあって大変かと。
来年5期となれば、２年アフターもひと段落して、積立金もかなりの額になってる頃でしょうね。
積立金の運用や長期修繕を前提にした小規模補修も出始める頃かな。

[5: 匿名さん]

厳密にいうと、予算獲得のための総会を開かないといけないんでしょうね。（地方自治体はそうしてます。職員の給料も払えなくなるので）

管理組合でそこまでする必要があるかは疑問ですけど、極力、空白期間に契約・発注を行わないようにした方がいいと思います。保険の期間を数ヶ月ずらすのは、中々難しいかと思いますが。他にも、管理委託契約ほか、各種の年間契約の契約期間も、総会の3ヵ月後あたりに切れ目ができるようにしておいた方がいいですよ。総会で否決（普通は無いでしょうけど）された場合に、対応できますので。

[6: 次期の役員予定者]

>No.2 匿名さん

そのようにも受け取れます。

ただ、総会の様子では、管理会社も「あまり考えていない」というように感じました。
保険の代理店としてどの程度の手数料収入があるのかはわかりませんが、会社としては微々たるものかも知れません。

仮にそうだとしても、管理組合にとっては微々たる金額ではないので、このままずっと総会をスルーしたまま継続するという流れは、いずれ変えたいと思っています。

[7: 次期の役員予定者]

>No.4 1さん

>どちらにしても来期は責任ある理事長職を担われるのですから、

正確に申しますと、理事長になるかどうかは理事互選の結果ですので、なれるかどうかは解りません。
私がやりましょう、とは言うつもりですけど。

>一度、現理事長と話し合いの上、他社合見積もりや条件の精査をご自分でやられては？
>１つの課題だけならやり切れると思いますし、自分で納得得られる最高の結果を目指されては？

そうですね。合見積もりなどはおそらくネットでも取れるでしょうから、特に大変なことでもないと思います。
理事長と話してみて受け入れてもらえれば良し、拒絶されたら・・仕方ないですね。

>来年5期となれば、２年アフターもひと段落して、積立金もかなりの額になってる頃でしょうね。
>積立金の運用や長期修繕を前提にした小規模補修も出始める頃かな。

そうですね。
いくつかの修繕も予定されておりますし、長期修繕計画自体、５年目で見直すとなってますから、それがメインになるかも知れません。かなり杜撰な感じですので・・・

[8: 4]

老婆心ながら、
現理事長もプロではありませんし、今季も来期も理事のほとんどが素人です。
スレ主さんには意欲も気概もあるでしょうが、独りではうまくいきませんし、肝心なのは将来に継続できる良質の組合運営でしょう。
現理事長や現理事を敵に回さず、むしろ味方にして、スレ主の思い描く組合になるといいですね。

[9: 匿名さん]

＞１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
問題あり。予算書にない保険料の支払は不可能。臨時総会を招集する必要ある。
＞２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？
無能な理事長が続いた遺産ですね。それを管理会社の責任にしている間は改善の余地はない。

[10: 次期の役員予定者]

>1,4,8さん

ご忠告いただき、ありがとうございます。
仰るとおり、一人で変えて行くことは難しいですし、況や敵を作ればよけいに可能性を落とすことは自覚しています。

実は昨日、偶然にも現理事長とエレベーターで一緒になりまして、保険の話をもう一度してみました。
柔らかく話したつもりですし、言ってもらえば作業は私がやりますからと申し上げたのですが、どうやら面倒くさいクレームと受け取られてしまったようです。
一組合員として今期に解決するのは難しいかも知れません。

>9 匿名さん

ご意見ありがとうございます。
因みに、貴組合ではどのように対処されていますか？

[11: 匿名さん]

>9 匿名さん
＞因みに、貴組合ではどのように対処されていますか？
前期の理事長の任期中ではあるが、会計年度は次期のなる場合の出費は前理事長が追加予算の審議を経なければ出来ません。本来は起こりえない現象で、この様になった原因が貴方の組合にあるのが特別なのです。

[12: 匿名]

>>11
会計年度を終えてから通常総会を開く組合がほとんどなので、空白の2カ月くらいはどの組合も起きる。
普通に起きうることだと思う。
大きな金額や内容が現状と変わるものについては、事前に承認決議をしておくほうが無難だが、内容を吟味するなら、臨時総会を開催するか組合アンケートの上、事後承認で支障はない。
支障＝各々の管理組合内で問題になること。

[13: 匿名さん]

＞会計年度を終えてから通常総会を開く組合がほとんどなので、空白の2カ月くらいはどの組合も起きる。

定期的出費の類いは、規約で理事会の決議で出費可能との規定は出来るが、ことマンション保険契約では絶対に起こりえない。それが起こっていることに作為的なことがあることを理解出来ないとは情けなし。

[14: 次期の役員予定者]

トピ主です。

すみません。私が「（このような）支払は他にもある」と書いたばかりに、議論が錯綜しました。

No.11、13さんの組合では、経常的な支出は規約により理事会決議で可能とされているのでしょうか？

一方、マンション保険のような、経常的支出とは言えないものについては、どのように対処されているのでしょうか？
例えば保険であれば、契約期限は解りきったことなので、臨時総会を開催するものではないと思います。
（ウチのマンションのような、既に通常総会を終えたところは別として）

あとは、次々期の（２ヶ月分）暫定予算を通常総会で可決しておく、または特定の契約（支出負担）行為を可決しておく、くらいしか思い浮かびません。

[15: 次期の役員予定者]

>No.5 さん

レスが遅れました。

>極力、空白期間に契約・発注を行わないようにした方がいいと思います。保険の期間を数ヶ月ずらすのは、中々難しいかと思いますが。

そうなんです。保険は難しいと思います。何かあった時に、その責めを負うほどの気概は残念ながら私にはありません。
やるなら、決算期をずらす方が現実的かも知れませんが・・・保険のためだけにそれをするのもどうかと。

そういえば、改めて良く見たら、防犯カメラのリースも同時期が契約期限でした・・・

理事会がやる気にならなければ、私が、さらに５年後の輪番理事まで引き継ぐようにするしかないのかも。

[16: 匿名さん]

>>15
保険の期間をずらすのが難しければ、それに合わせて、例え10ヶ月～11ヶ月前でも、定期総会で採決しておくのが無難でしょうね。防犯カメラのリース契約も、大手は中々受け付けてくれないかも。
その他のメンテの契約は、業者に言えば期限をずらしてもらうのは難しくないですよ。一回だけ1年＋αの契約にするか、数ヶ月の契約を挟むなどして。

[17: 某社元フロント]

１年満期掛け捨て保険の更新ならともかく５年満期の積立保険が満期を迎えるのですから、今後どのような契約にするのか理事会で審議したうえで臨時総会（通常総会では間に合わないので）に諮るのがよいと思います。ちなみに、あるデベ系のいくつかの物件では「５年満期積立保険に加入する」と管理規約に謳われていますよ。

[18: 12]

5年物になると保険料割引が大きいので、うちも竣工後に変更しました。（もち総会決議を経て）
積立がある総合保険にちょっとだけ興味ありです。
差し支えなければ商品名（またはヒント）ください。
詳細は自分で調べますので。

で、積立＆満期による再運用？があるので(事前の)なんらかの総会決議は必要な気がしてきました(^^;

[19: 匿名さん]

＞No.11、13さんの組合では、経常的な支出は規約により理事会決議で可能とされているのでしょうか？

とんでもない、そんなことあろう筈が無い。定期的とコメントしてるよ。例えば、三ヶ月毎に業者による特別清掃すると決議した場合、スタート時点によっては、次の会計年度にタイミングが来る時の支払を言っているのです。植栽なども良くある例です。

＞一方、マンション保険のような、経常的支出とは言えないものについては、どのように対処されているのでしょうか？ 例えば保険であれば、契約期限は解りきったことなので、臨時総会を開催するものではないと思います。 （ウチのマンションのような、既に通常総会を終えたところは別として）

どうしてそうなったかを調べることが先決です。
今のままでは、臨時総会を開かない限り規約違反の誹りは免れられません。
新会計年度開始してから二ヶ月以内に総会を開けとは、前年度決算の書類整備、総会招集の準備の作業時間の確保の他に、新年度の予算主義を確立するために最少期間とする意味があるのです。従って、その間の出費は現理事長が出費するのですから、会計期間は次年度の出費を追加予算案として臨時総会に諮るのが当然です。

[20: 匿名]

どこにでもいるよね。運用聞かれてんのに、こういう"そもそも論"語る人。