管理会社主動の理事会

[匿名さん]

築３年　輪番制で役員がまわってきた新任役員です
役員になる前は理事会の開催が定期的でなく、対応の遅さにいらだっていた私ですがなってみてその理由がわかりました

＜１＞
月に一度程度理事会が行われるようなのですが　
日程調整の優先順位が　管理会社担当者　→　理事長　→　他役員　
理事長優先で日を決めるのは当たり前ですが　担当者最優先で決定するのは普通のことでしょうか？

議題によっては担当者不在ではなりたたない時もあるかと思いますが
必要資料を事前にうけとり、議事録は役員でとり清書を担当者へ依頼すれば基本的には担当者がいなくても問題ない気がするのですが？


＜２＞
住人の意見が吸い上げられるのに非常に時間がかかる

理事会の議事録に意見書がつけられており　住人は何かあればそれに記入し理事会が対応するのですが
意見書は　管理人　→　管理会社担当者(集約)　集約したものを理事長へ
意見は次回理事会の議題となり、緊急な場合を除き他の役員は理事会の時、初めて目にします　

その場で対応を決定できるものであれば問題ないのですが
関連資料など必要な場合は翌月以降決定となりますので　報告としては最短３ヶ月といった感じ
ただでさえ理事会の開催回数が少ない上に　意見書に対する動きが遅いため、初年度より引継ぎ引継ぎで今期までずれ込んでる案件がてんこもりです

管理会社担当者をうまく使い、意見の吸い上げ＆対応を潤滑に運営されている理事会さんがあれば
その運営方法をご伝授いただければと思います


＜３＞
素朴な疑問なんですが・・・
管理会社担当者ぬきで役員同士で連絡をとりあうことってないんですか？
管理人さんに理事長に直接伝えたいことがあるといったら　管理担当者から連絡とりますといわれたのですが
　

[1: 匿名]

たくさん、質問並べちゃいましたね(^^;

基本的にはその疑問を理事会内か他の理事と話し合って是正すべきでしょうし、それが役員のお仕事です。

唯一の正解などありません。物件や管理組合の条件状況によって、ベターベストを模索すべきかと。

定例理事会の件、
年初にある程度、定期開催日を年間分設定しては？
土日か平日か、朝か昼か夜か深夜かは、理事の総意で決め、理事長も含めてそれに合せるよう努力すべきでしょうね。

[2: 匿名さん]

>>1
管理会社担当者（フロント）は複数の物件を担当しているため、何も言わなければ、自分の都合を優先します。

理事会に関わらず会議一般を効率的に進めるためには、事前の議題の通知と資料配布は必須です。
管理会社が個人情報に厳しい可能性もありますが、単に理事間で物事を進めるのを嫌がっているのかも知れません。

[3: 匿名さん]

理事同士、理事長とフロントがメールでやりとりすればだいぶはかどりますよ

あと書記がしっかり記録しないとあやふやな内容にしかならなくなります。

[4: 匿名さん]

スレ主さん　　貴方の疑問は大勢の組合員さんもお持ちだと思います。
意見書を定期的に集めて、原文のまま組合員にお知らせしてみんなで問題に取り組むべきでしょう。
出された意見に対して賛否両論が出るでしょうから又それをみんなにお知らせする。その繰り返し。
最終的に総会で決めてもらう。理事会で決めようとしないことです。全て匿名で良いのでは。
必要な資料、法、などはネット、で調べるなどする。管理会社も利用しても良い。
只その管理会社は対応が遅いので、？？が付くね。
全員参加がマンションを活性化していい雰囲気の生活が出来るでしょうね。

[5: 匿名さん]

他人まかせの管理組合なのですから、不具合があっても自業自得でしょう。
理事会が主体的にうごけば明日から変わるレベルの悩みです。

[6: 匿名さん]

主動ではなく主導だよ。全ては日本語からね。

[7: 匿名さん]

＞５＞６
みたいな『レス』の前のレス等に組合員にとって有効な話が多いね！！

[8: 匿名さん]

築３年なら汚染はそんなに進んでいないでしょう。
このコーナーを多くの人に知って貰うことですね。
手遅れにならない内にいい人との連携が必要です。

[9: 理事長経験者さん]

>担当者最優先で決定するのは普通のことでしょうか？

ちっとも普通のことではありません。
日程調整も依頼するから、そうなるのでしょうね。
理事会最後の議題に、毎回「次回日程について」と入れておけば問題ないのでは？
理事同士、その場で日程調整をして、管理会社には「それで良いですか？」と。
「無理です」と言われれば、「では、次回は理事だけで開催しましょう」で問題ないと思います。


>必要資料を事前にうけとり、議事録は役員でとり清書を担当者へ依頼すれば基本的には担当者がいなくても問題ない気がするのですが？

全く問題ないでしょう。
管理会社の説明が必要であれば、「事前に説明に来てくださいね」と言えば良いことですし。

管理会社には、多少なりとも危機感を持ってもらった方が良いかも知れません。
私は、最終的には管理会社を変更しましたが、変更を匂わせてからは、随分スタンスが変わりましたよ。

パートナーとして問題があれば、変わってもらえば良いだけのことです。
管理会社変更って、それほど労力はかかりません。

ただ、変えた会社がもっと悪いという可能性は、あります。

[10: 匿名]

ある程度、今の管理会社を使うこなすぐらいは能力がないと、今の理事会(組合員)では次の管理会社にも良いように使われる可能性が大ですね。

管理会社変更って、それほど簡単ではないので、その労力を費やすパワーがあるかどうか。

管理会社変更を臭わせて、逆に舐められる理事会もあるんじゃないかな。

[11: 匿名]

まずは、担当変えをしてもらわれては？

[12: 匿名さん]

管理会社のペースが出来上がりつつあるね。
＞＞５の言うとおり、赤の他人にリモコンを任せてる。デベ系ならまだしも、独立系なら大変だ。
意見書なんかを管理会社に見せる必要ないじゃん。都合の悪いもんは握りつぶされるよ。
自主管理をやってるとこもあるじゃん。議事録なんかスレさんやれば？

[13: 匿名]

>担当者最優先で決定するのは普通のことでしょうか？
この部分だけみても、現在の管理組合（理事会）は管理会社の担当者に相当の依存をしているということです。
担当者が出席しなければ定例理事会が維持できないぐらいに。
理事会での議題選出、議題のための現状把握(調査)、議事録の作成ぐらいなら理事分担でできるでしょう。
管理会社の委託業務の報告などは、報告書にして事前に提出してもらえばいいはずです。

[14: 理事長経験者さん]

スレ主殿が「住民の声」ということを最も重視されているように感じ、これが少し気になります。
また、管理会社が「議事録作り」と「連絡調整」くらいの役割しか果たしてないようで、これが課題でしょうね。

苦情の処理や住環境の保全も大事ですが、管理組合の最大の役割は、まずは共有財産の維持管理です。
そのために理事会がすべきこと、管理会社にさせるべきことはたくさんあります。
例えば、

１．長期修繕計画の適正化・・・多くのマンションで修繕積立金不足という課題が発生しています。これは引渡し時にデベロッパーが作った計画が杜撰で、かつ意図的に安く見積もっているからです。粗っぽく言えば、占有面積１平米あたり１００円/月を切っていれば、まず間違いなく将来不足します。

２．経費の適正化・・・管理委託費はもちろんですが、マンション保険、防犯カメラ、エレベータの保守、設備点検、夜間照明、動力用電気代など、見直せば削減できるものがたくさんあります。

３．細則の規定・・・理事会運営細則、会計細則、駐車場使用細則、駐輪場使用細則・・・滞納督促、占有部工事、ペット、集会室使用・・・・こういったルールを作り、守って行く流れをつくらないと、いずれ資産の保全も立ち行かなくなります。

まだほかにもありますが、例えば上記のようなことを理事会（理事長）が素案づくりからやってたら大変です。
もちろん、シロウトでも手間ひまかければ出来ますが、よほど熱意と時間がなければできないでしょう。

こういった素案づくり、見積合せを管理会社にさせるんですよ。

管理会社が「できません」または「別料金」だと言えば、変えても良いかも知れませんね。
または、「ビル管」と同じ料金で十分です。

[15: 理事長経験者さん]

>自主管理をやってるとこもあるじゃん。議事録なんかスレさんやれば？

議事録くらいなら自分たちで作っても良いでしょう。
ただ、対価を払ってるんだから、素案くらいは作らせた方が良いでしょう。

自主管理は危険です。

時間と熱意があるリタイア済み理事長がいて、緻密な委託スケジュール管理をできる施設管理・防災担当理事、経理の経験がありかつ几帳面な会計担当理事、理事長とガチで討論できる監事がいて、協同できる質の高いマンション管理士がいれば、別ですが。
そういうマンションは優曇華の花、極めて稀です。

だから管理会社という存在、業務は必要だし、上手に使いこなすのが最も合理的です。

[16: 理事経験者]

>>15
まさにその通り

自主管理するくらいなら、大手の独立系ではなく地元の管理会社に委託して
管理会社をコントロールした方がメリットがあると思う。

[17: 爺さん]

自主管理は確かに大変だと思います。近所でやってますが協力者が沢山いるからです。
スレ主さんの＞住民の意見が吸い上げられるのに非常に時間が掛かる＞原因は？
●意見書と議事録を管理会社に頼ると、『　管理会社主導のマンション　』　が出来上がります。

[18: 匿名さん]

スレ主です
たくさんご意見いただきありがたくおもっております

多くの方からのご指摘どおり　役員自身の意識の低さが現状を招いており
その現状に対し何の疑問ももっていないところが一番の問題点だと思います

理事会に参加している管理人に前期までの状況を聞いたところ
意見書に対する議論は一応行われていたようですが　個々に案を持ち寄り意見を交わすというより
フロントマンの提案ありきで進めていたようです
これではフロントマン主導になってもしかたありませんね
意見書ですらこのような状況ですから　ＮＯ．１４さんがかかれているような維持管理については　
一度も議題にあがったとこすらないそうです
輪番制でまわってきた役員とはいえ　あまりにもおそまつです
そのことを今まで指摘してこなかった住人全員が悪いのです　


現状をなげいてもしかたないので
今期せっかく役員になったのですから　少しでも改善できればと今は思っております

しかし現役員全員が理事会に対して前向きとは言いがたい状況であり
現状のまま会を運営したほうが個々の負担は低いということを考えると（マンションの将来的な部分は別として）
ひとり相撲にならずに改善していくには　他の役員の賛同を得ることだと思うのですが・・・
「そんなにやりたきゃ　お前がかってにすれば」になってしまいそうで非常に怖いです
現状への危機意識を持ってもらうしかないですよね

[19: 化石元理事長]

スレ主さんは管理組合の運営に真面目に正面から取り組んでいる姿勢は
自分が最初に理事会に関わった頃を思い出しました。

結論を言いますと管理規約と委託契約書の内容をご自分で徹底的に調べて、理解すること
ことをお奨め致します。

自分の場合は設備事故があって、それを解決するために必死になって管理規約、
委託契約書を調べ理解しました。
入居して９年近く経ってましたがこれまで１度たりとも読んだことは有りませんでした。
勿論、理解などしているはずも有りません。

事故をきっかけに管理規約、委託契約のほかにマン管士解説書、業務主任解説書を
読みました。事故処理は管理組合の希望通りの結果となりました。詳細は省略します。
管理会社は費用負担を避けるため事実を隠したり、規約の解釈を歪曲したりの
あの手、この手、安易な妥協を提案をしてきたりの状態でした。
その時々で、規約と委託契約を照合して説明を求めた結果、非を認めざるを
得なくなった様です。

理事会に熱心な区分所有者も居ますが、ほとんどは役員になった１年間はだけは
仕方なく関わるだけとの意識の人達が多いのも現実です。
理事長、副理事長になっても規約すら解らず、無事に１年間を過ごす事だけを
考えて、管理会社に丸投げしています。
管理会社もそれらを熟知してますので、自社に最も有利と思われる提案をしてきます。
管理会社の提案内であるにも関わらず、あたかも理事会が検討したような形で決議して
しまいます。典型的な管理会社主導の理事会ですね

長くなりますが、もう１つ参考になればと思い書かせて下さい。
管理会社はそれとはなしにリスクをチラツカせてムダな支出をさせます。
例えば、これを早く工事をしておけば事故無く、安心ですとの理由をつけてきます。
理事会は良く理解してないので事故が起きたら自分達の責任との思いから
言われるままの不必要工事、過大工事を認めてしまいます。
総会は時間が限られるので十分な審議がされ無いことも管理会社は知っています。

マンションの為になる管理より、自社の売上げの為の管理がなされているのが現実

彼らはプロですので素人の理事会と一言会話すればその実力は把握します。
ぜひ、プロの管理会社に対抗する、プロな管理組合員になって下さい。

長くなりスレ違いならスミマセン

[20: 元３年理事]

>>18(スレ主)
いろいろ気づいて焦る気持ちもあるでしょうが、個々の問題の是正に取り組みことより、現状の問題や対応状況など、マメに「広報」することが一番重要だと思います。
一般組合員は何が問題で何が起きてるのかすら知らないのです。
「問題である」という認識を共有し、理事会のモチベーションを高めるためにも「広報」こそ幅広い改善の１手だと思いますよ。