理事会の定数規定がない場合の理事会開催と決議の効力

[大学教授さん]

当マンション管理規約には、理事や副理事長、会計、監事などの役員を総会で選任する旨の規定がありますが、理事何名を置くといった定数規定が存在しません。

しかし、慣例で毎年総会で１２名の理事が選出されています。

また、理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の半数で決する旨の管理規約の規定があります。

ところで、最近理事会には出席理事が少なくなり、１ケ月１回の理事会でも、３名～４名しか出席せず、欠席理事は委任状を提出しています。

このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？

[1: 匿名さん]

慣例でも理事が選出された以上はその中で運営していくのが普通でしょう。
議事は理事の半数以上が出席し、議事はその過半数で決議するという立派な規約があるじゃないですか。
その通りにしなければなりません。
代理出席については、配偶者等を認める場合はありますけど。
委任状ではその決議は無効です。ただ、誰も異議を申し出なければその議案はオーケーでしょうね。
早く理事の定数や理事会運営規則を作成すべきです。

[2: 大学教授さん]

＞慣例でも理事が選出された以上はその中で運営していくのが普通

私もそうだと思います。
管理規約に理事の定数規定がなくとも、慣例で理事が同数選出されて就任しているので、その数が定数と考えるべきでしょうね。

＞委任状ではその決議は無効
これも同意です。
欠席の場合委任状を提出していますが、実出席が求められている以上、定足数には加わらないので無意味ですね。

[3: 匿名さん]

>このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？

出来ません。理事会の決議は全て無効になり、出費の場合は理事長始め役員は一般組合員から損害賠償を請求されます。
現在の状況では全ては総会決議で実行する外ありません。当然早急に役員の定数規定を作るべきです。
理事長など役員は総会で選出し、選出されそれに同意したのですから理事会での代理人は認められません。
この様なことは輪番制の場合に無責任な役員が含まれるので良く起こる例です。

[4: 匿名さん]

私の意見は

>当マンション管理規約には、理事や副理事長、会計、監事などの役員を総会で選任する旨の規定がありますが、理事何名を置くといった定数規定が存在しません。
>しかし、慣例で毎年総会で１２名の理事が選出されています。
慣例だろうがなんだろうが１２名の理事がいる事実があります。

>また、理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の半数で決する旨の管理規約の規定があります。
>ところで、最近理事会には出席理事が少なくなり、１ケ月１回の理事会でも、３名～４名しか出席せず、欠席理事は委任状を提出しています。
>このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？
定数規定は関係なく「理事の半数（今年は６名）以上が出席」で理事会が成立します。
これは委任状を含みます（委任状は出席扱い）ので参加４名＋委任状２枚で理事会が
成立することになります。また委任状は議長（通常は理事長）の意見に従うことに
なりますので、それを持って決議も成立します。すなわち参加３名＋委任状３枚の
場合は議長の賛成者が３名になりますので、参加理事がどんな猛反対しようと
議長意見が賛成として決議されることになります。
そういう時を狙って理事長報酬１００万円/年を議案に載せればめでたく理事会承認が
得られることになります。そんなマンションは総会も委任状が多数と思われますので
総会承認も簡単に得られることになります。

冗談はともかく、実際には実参加人数が少なければ理事会としては成立しますが、
決議案は保留あるいは全員一致（住民の多くも賛成を見込む）を持って決議するのだと
思いますね。

[5: 大学教授さん]

＞委任状を含みます（委任状は出席扱い）

いや、違うのではないかな？

＞理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず

とあるから、実出席であると考えるべきで、総会の定足数に関する委任状と理事会の定足数に関する委任状は性格が異なると思う。

理事は人的信頼関係に基づいて選任、就任したのだから、実出席と解釈すべきではないかな？
（会社法の株式会社の取締役会の類推から）

[6: ０４]

>>05
>＞委任状を含みます（委任状は出席扱い）
>いや、違うのではないかな？
では、委任状とはどういった意味のものなのでしょうか？
実際に出席が必要ならばそして賛成/反対の意味を成さないのであれば、
委任状は意味を成さなくなります。
「委任状は無効」ならば委任状制度をなくしてしまった方がいいと
思います。そして住民総会も同じことが言えますね。
＃ウチのマンションは今まで大丈夫だったか？

[7: 匿名さん]

12人の理事の根拠はなんでしょうか？

例えば総戸数の(約)10分の1‥とか？

[8: 入居済み住民]

総会では委任状や書面での議決権行使を認めている。
理事会についてはそのような規定がない。
規約でそうなっていませんか？
だとすれば、理事会としては認められません。

[9: 匿名さん]

＞「委任状は無効」ならば委任状制度をなくしてしまった方がいいと思います。そして住民総会も同じことが言えますね。

理事会で委任状は使えないのが一般で、常時出席が不可能ならば辞任すべきです。
総会に欠席の場合の委任状（代理）と議決権行使書の提出は区分所有法で規定されているもので、理事会とは全く関係ない。

[10: 匿名さん]

理事会で委任状が使えない根拠は下記の条文です。
民法第104条
委任による代理人は、本人の許諾を得たとき、又はやむを得ない事由があるときでなければ、復代理人を選任することができない。

理事は全組合員の委任による代理人であり、本人（全組合員）の許諾なしに、復代理人を選任（例えば理事長に委任）することができないということ。
理事会で理事が委任状で他人に委任する場合は、委任状に全組合員の同意書の添付が必要です。
やむをえない事由というのは、病気とかケガの場合で、仕事が忙しい程度では認められません。

[11: 大学教授さん]

＞理事会で委任状が使えない根拠は
＞民法第104条
＞本人（全組合員）の許諾なしに、復代理人を選任（例えば理事長に委任）することができない
＞やむをえない事由というのは、病気とかケガの場合で、仕事が忙しい程度では認められません。

なるほど。肯けます。ありがとうございます。
総会で、本人がこの人を理事に委任したのだから、
その理事が本人の許諾なしに他人を復代理人の選任したら、委任にかかわる人的信頼が崩れますからね。

管理規約で、理事の代理人を同居の配偶者等に認めるなどの特段の規定がないのです。
（仮にこの規定があれば理事が同居の配偶者等への委任状があり得るかもしれません。）

したがって、
管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、
意味のない委任状と思っています。
また、委任状の数も理事会の定足数にカウントできないと思っています。

[12: 匿名さん]

＞理事何名を置くといった定数規定が存在しません。

デべ系のMSの管理規約には、理事の定数規定が存在しないのが多いようだ。
そういうところは、定数規定がないことを根拠に１人で理事会成立させてウルトラ独裁理事を出現させているのかな？

＞欠席理事は委任状を提出
＞委任状の数も理事会の定足数にカウントできない

にもかかわらず理事会を成立させ決議してしまっている理事も理事だが、そのもとで支援する管理会社も管理会社。

[13: ０４]

>>11
>管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、
>意味のない委任状と思っています。
なるほど。
それなら、紛れをなくすために理事会の委任状を廃止しなくては。
早急に管理組合に提案しましょう。
＃当然ウチもです。

[14: 匿名さん]

＞管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、

何と管理会社に任せっきりの悲しい管理組合の姿ですね。
まるで親離れできない馬鹿息子そっくりです。

[15: ０４]

>>14
>何と管理会社に任せっきりの悲しい管理組合の姿ですね。
>まるで親離れできない馬鹿息子そっくりです。
その意見には同意できませんね。
理事会が管理会社を使って何が悪いんでしょう。
きっとあなたは人を使ったことがない人なのでしょうね。

[16: 匿名さん]

理事会の冒頭で
「委任状は無効だー！」って主張すればいいですよ。
無効はいつでも、誰からでも主張できますから。
指摘されても議事進行が続いた場合、役員の誠実義務違反（法令、規約の遵守義務）で
訴えるぞー！って話になります。（民法415条の債務不履行）
無効な理事会決議で支出した場合の、損害賠償請求訴訟です。（給付の訴え）
無効確認訴訟（確認の訴え）はお勧めできません。
実損害が無い時点で、決めたことのみを問題にしても、
訴えの利益なしで却下される場合があります。

[17: 大学教授さん]

スレ主です。

＞無効はいつでも、誰からでも主張できますから。

そのとおりなのです。それは理解してるんですが・・・。築１０年にならんとするMSで、最初から理事会は無効な委任状対応をとっており（泣）、委任状を理事会の定足数に加えており（怒）、
議事録をみると実出席も年によっては半数に達してない会が多いのです（哀）！

今年の理事会も実出席（欠席理事全員はもちろん無効な委任状をご丁寧に提出ずみ）が２～３人で、総会議案書を決議し、総会が開かれているのです。

皆さまのところでも、理事会の委任状を定足数に加えていたら、やめましょうね。
なぜなら管理会社が同じところMSでは、ほかでも同じ様な対応をしているようなので。

[18: 匿名さん]

去年、判決がでてるらしいですよ。理事会の委任状を明確に無効と判断した判決が。
理事長が委任状を使ってひとりで理事会を開き、修繕かなにかの割高な支出を決議して
支出したって話で、理事長が訴えられて敗訴。
理事会で委任状を使うと理事長に過度に権力が集中し、不正が起きやすくなりますよね。
もちまわり閣議っていのがあって、回覧にサインする閣議なんですけど、
内閣でもやってるんですから、理事会でもできるんじゃないですかね。
委任状を使うよりも、不正は起きにくくなります。

[19: 匿名さん]

>>17さん
規約改正の専門委員会を設置したらどうですか。
原始規約は与えられた規約であり、当初からすると法改正があったり、必要でないものがあったり、
新規に加えなければならないものがかなりあると思いますので。
又、使用細則も一緒に改正をされたらいかがですか。
何か大義名分を設けて専門委員会の設置をし、そこでしっかりした規約を作ればいいと思います。

[20: 大学教授さん]

＞規約改正の専門委員会を設置

いいアイディアだと思います。
ありがとうございます。

しかし、
理事会の諮問を目的とする専門委員会を設置するという提案が起きるほど積極的な理事会であれば、
実出席２～３人であとは委任状で定足数というような理事会にはそもそもならないので・・・。

現状これからも２～３人の「決議」で専門委員会設置決議をしても無効の決議なので、いつになっても設置できないのではないかと・・・。

[21: 匿名さん]

スレ主さんのマンションの管理会社はどこですか？

[22: 大学教授さん]

＞マンションの管理会社はどこですか？

それはとても言えません。

皆さんのところの理事会で、
理事会招集通知に出欠といっしょに委任状を添付して理事会を開催し、

理事会開催後の「管理組合便り」（仮名）に、
理事会の出席●名欠席●名（欠席者から委任状提出あり）
と記載し、配布の業務を行っている管理会社であれば、

たぶんそこと同じ管理会社でしょう。
そういう管理会社はほかにもあるかもしれません。

[23: 匿名さん]

かなり強引ですが、
「民事訴訟法第134条(証書真否確認の訴え)
確認の訴えは、法律関係を証する書面の成立の真否を確定するためにも提起することができる。」
を使って、委任状の成立の真否を確認する訴訟を起こしましょう。
委任状の成立が否定される判決が出たら、以後、委任状は使えなくなります。
使っても既判力により、委任状を使った決議には、すべて無効判決しかでません。

確認の利益（確認訴訟における訴えの利益）: 原則として確認の対象は権利・法律関係であることを要し、単なる事実の確認には訴えの利益は認められない。しかし、例外的に証書真否確認の訴えは事実の確認であるが明文で訴えの利益が認められている(134条）。

[24: 匿名さん]

>その意見には同意できませんね。 理事会が管理会社を使って何が悪いんでしょう。 きっとあなたは人を使ったことがない人なのでしょうね。

良く読んでね、使う事を云々しているのではなく任せっぱなしで、チェック能力がないことを指摘している事に理解が行かない様ですね。

[25: 大学教授さん]

＞去年、判決がでてるらしいですよ。理事会の委任状を明確に無効と判断した判決が。
＞理事長が委任状を使ってひとりで理事会を開き、修繕かなにかの割高な支出を決議して 支出したって話で、理事長が訴えられて敗訴。

そうですか。初耳です。その判決、探してみます。
ということは、
理事会で委任状対応をしていて、委任状を理事会定足数にしてる違法な行為は、ほかにも結構ありそう、
ということですね。

[26: 匿名さん]

>>スレ主様
役員報酬は出てるんですか？

[27: 大学教授さん]

＞役員報酬は出てるんですか？

いえ、出てません。

[28: 匿名さん]

幹事は何してるんですか？うちのマンションの幹事はたぶん幹事の意味を理解してないですけど。
幹事がやるきになればひとりで臨時総会ひらけますよ。委任状あつめて定足数をさげるとか
回覧板で理事会やる（もちまわり理事会）とか、規約改正なんでもできます。

[29: 匿名さん]

三菱藤和が管理してるマンションで理事会に委任状使ってるところを知ってます。けしからんですね。
それはともかく、スレ主さんとこの理事会は委任状使っちゃいけないことを知らないだけだと思うので、それを教えてあげれば、最低６人集まるように日程調整するでしょうし、理事のみなさんも出席する義務感が高まるのではないでしょうか。

[30: 匿名さん]

管理会社のフロントマンの知識も個人によってかなりの差があります。
だからフロントマンは最低管業の資格ぐらいは保有すべきですね。
マン管や管業とかの資格をいうとすぐ役にたたないとかペーパー資格だとかいって管理会社は批判しますが、
基本はしっかり知ってて欲しいですね。

幹事は監事です。

[31: 匿名さん]

>幹事は何してるんですか？うちのマンションの幹事はたぶん幹事の意味を理解してないですけど。 幹事がやるきになればひとりで臨時総会ひらけますよ。委任状あつめて定足数をさげるとか 回覧板で理事会やる（もちまわり理事会）とか、規約改正なんでもできます。

飲み会の幹事ではなく監事でしょうが、法人でない限り監事は形式職で誰も見向きもしません。
監査もあっても無くても議決には無関係ですから、監事は役に立ちません。
＞覧板で理事会やる（もちまわり理事会）とか
何をやるのか知りませんが、こんな理事会で何を決議しようが全て無効です。

[32: 匿名さん]

内閣でも持ち回り閣議ってありますよ。管理規約で理事会での書面決議を可能にすれば持ち回り理事会もできます。

[33: 匿名さん]

＞管理規約で理事会での書面決議を可能にすれば持ち回り理事会もできます。

管理組合が機能していない姿そのものです。

[34: 匿名さん]

↑
意味がわかりませんね。持ち回り閣議をやってる内閣は機能していないってこと？
無効な委任状で決議しているよりは、遥かにチェック機能が働きます。

[35: 匿名さん]

>>31
理事と理事会も形式に過ぎないと言いたいわけね。

[36: 大学教授さん]

＞三菱藤和が管理してるマンション

ほー。そうですか。
まだまだいそうですね、理事会に委任状提出させる対応して定足数に加えている違法なマンション理事会と、それのお手伝いしてる管理会社が。

これを読んで、ドキッとしてる管理会社フロントマン！

私なら違法な行為をする理事会とそれを手伝う管理会社の両方を訴えます。
ある日、管理会社を被告とする訴状と裁判所からの呼出状が届くのを覚悟したほうがいい。

[37: 匿名さん]

↑東京なら引き受ける弁護士がいるかもしれませんよ。
管理組合に対しては民事訴訟法第134条(証書真否確認の訴え)
管理会社に対しては善管注意義務違反（民法415条（債務不履行））あたりで
攻めることになります。

[38: 大学教授さん]

＞管理会社に対しては善管注意義務違反（民法415条（債務不履行）

えーと、委任状対応で不成立の理事会にもかかわらず決議して臨時総会に上程した議案に基づいて行った工事が失敗したので、

その損害賠償請求の被告として、

当該決議を行った理事と管理会社に対して、連帯して責任を負わせる旨の請求を行います。

判例があるそうなので、請求原因を特定するのは困難ではなさそうです。

＞東京なら引き受ける弁護士がいるかもしれませんよ。
あのー、資格者がが同じマンションの区分所有者にいるので自分でやります。
名乗ると後日困る（意地悪される）ことが予想されるときは、友人に依頼します（もちろん書面は自分で書くよ）。

管理会社さん、首を洗って待っててね。

どうやら、
結構そういう理事会対応してる違法なマンションがありそうですね。
皆さん、違法な行為はやめましょう。

[39: 匿名さん]

ほんとにやるんですか？
>>えーと、委任状対応で不成立の理事会にもかかわらず決議して臨時総会に上程した議案に基づいて行った
>>工事が失敗したので、

うちのマンションの理事会も、なんと大規模修繕工事の議案を、委任状対応で無効な理事会で決議して
臨時総会に上程して総会決議して工事やろうとしてますよ。
私はたまたま気がついて無効なことを指摘してもきかないんです。うちはうちだー！とかいってね。
うちの管理会社と理事会は総会が通ればいいと考えてますよ。
工事が失敗したら、理事会と管理会社が損害賠償責任負うの？
判例あるんですか？
判例、詳しく教えて下さい。

[40: 匿名さん]

＞工事が失敗したら、理事会と管理会社が損害賠償責任負うの？ 判例あるんですか？

規約違反であれば理事会での総会議案の決議の無効の訴えの訴訟を起こさない限り、工事が失敗などの抽象的問題提起では対抗は出来ません。

[41: 匿名さん]

↑そうおもいますけど、スレ主さんはやるきですからきいてるの！

[42: 大学教授さん]

＞工事が失敗などの抽象的問題提起では対抗は出来ません。

あのー、工事が失敗した原因があるから損害賠償請求すんですよ。（具体的法律上の争訟ぬきに総会決議無効請求は、実質審理をせずに却下の可能性があるからね。）

具体的原因があってその結果損害が発生したので抽象的ではありません。
詳しくは言えないよー。
その原因に債務不履行（特に、今回のように無効な委任状に基づく理事会決議について違法性があるから、理事の任務懈怠は確実なんですよ。）が存在していれば、その事実だけ指摘すればあとは立証の必要がないでしょ。
逆に相手方は、任務懈怠がなかったことの立証はほぼ不可能であり、工事失敗と任務懈怠との間の因果関係が無いことの立証が無ければ負けるから、チョー断崖絶壁！


＞

[43: 大学教授さん]

＞判例あるんですか？

１８さんがあるって言ってるので現在探しています。
ありそうだよね。
だって、デべ系の原資管理規約は、見た限りでは、理事会の定数規定がないのがわかってるので、
あとは、そののちに問題意識のある賢明な管理組合が管理規約を改定していればいいが、全てがそうとは限らない。
管理会社も、どうやらうちだけじゃなくて、理事会の委任状による定数組み入れをやっているところがある訳だから、相当数のマンションで、定数規定がないことの上の乗っかって違法な理事会決議が存在していると推測されます。

この事案は、理事長が１人出席だけであとは全員委任状提出で理事会決議ができてしまうので、
仮にトンデモ理事長がいればチョー独裁体制が出来てしまうんですよ。
それが、問題になって訴訟になるというのはじゅうぶん考えられますからね。

[44: 匿名さん]

＞デべ系の原資管理規約は、見た限りでは、理事会の定数規定がないのがわかってるので、 あとは、そののちに問題意識のある賢明な管理組合が管理規約を改定していればいいが、全てがそうとは限らない。

原始規約だってある時点での全員同意で合法的なもの。
それを設立総会などを機に自主的な管理規約に改訂しないのはすべて理事長を始め組合員の責任です。

[45: 大学教授さん]

＞理事長を始め組合員の責任です。

そのとおりですが、
管理会社の善管注意義務もね。理事会における無効な委任状の定数組み入れに関する事務を「委託」してる違法性にかかわる連帯債務を問うって言ってるでしょ。

[46: 匿名さん]

>１８さんがあるって言ってるので現在探しています。
１８って私ですけど
私が言ってるのは修繕費の支出を定足数不足の理事会決議で支出した例。玄関ドアの修繕とか。
定足数不足の理事会決議で総会議案書を作って、総会で正常に決議した場合、
程度問題ですが、総会決議が優先されて有効となる可能性があります。
程度問題っていうのは、ケースバイケース。
委任状が無効だと知らないで慣行になっていたとかなら軽度だし、
無効だと指摘されても
法律関係あるかー！ってそのまま手続き進めたとかなら悪意重過失で総会議案書捏造と変わらないでしょうし、
総会決議を経ていたら、やってみないとわかりませんよ。

[47: 匿名さん]

>>45
それを管理会社だけの責任にするのは無理があるのでは？
管理会社には総会支援業務・理事会支援業務があるにはありますが。
特に理事会の件については、理事の委任状を認めていたということだけど慣例でそうしていたのを
管理会社だけの責任にすることはできないでしょう。
ちょっと調べれば組合の住民でも分かることですからね、それがおかしいと思ったら規約改正ではっきり
させとくべきですしね。

[48: 匿名さん]

裁判やるなら弁護士立ててくださいね。引き受ける弁護士を探せるかが勝訴できるかの目安です。普通は、原告側で負けそうな裁判は受任しないから。

[49: 大学教授さん]

＞裁判やるなら弁護士立ててくださいね。引き受ける弁護士を探せるかが勝訴できるかの目安

あのー、何度も言いますけど、資格者が区分所有者の中にいるから自分でやるんですよ。前の読んでください。その上で差し障りのある場合（意地悪される可能性）には、友人の名前を借りるけど自分でやるのに変わりはない。だから弁護士を探す必要ないの。

でも、市民法律相談にいらしたことある理事の方なら肯けるでしょうけれど、普通の資格者は区分所有法なんかいきなり聞かれても知らないんですよ。ＭＳ管理会社の弁護士だって、フロントマンだったらご存じのように、この先生自分より知らない、と思うこと多々あるでしょ。違うんだったら、言ってちょうだいね。
皆さんのＭＳの中にも資格者は多分いますよ、これだけ増えたんですから。
でも弁護士はＭＳの中で自分が弁護士だとは絶対に名乗りません、ましてや理事になった場合においておや。
これも普通に考えればわかるでしょ、聞かれても答えられないし、答えられても資格者として答えるわけで責任が及ぶので。

要するにＭＳのことをどうすべきか一番知ってるのは、そのＭＳにいる人なんであり、その人が頑張って調べて勉強に勝るものはないんですよ。
資格者はそれを法的に支えるにすぎないことを知るべきであると思います。

[50: 匿名さん]

スレ主さん、えらい！私も弁護士とメールでやりとりしながら勉強中！
会社法の類推適用になるんで、弁護士の知識は必要です。
理事会と総会の関係を、取締役会と株主総会の関係で判断してるみたい。
訴えたら教えてね！