理事会の定数規定がない場合の理事会開催と決議の効力

[大学教授さん]

当マンション管理規約には、理事や副理事長、会計、監事などの役員を総会で選任する旨の規定がありますが、理事何名を置くといった定数規定が存在しません。

しかし、慣例で毎年総会で１２名の理事が選出されています。

また、理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の半数で決する旨の管理規約の規定があります。

ところで、最近理事会には出席理事が少なくなり、１ケ月１回の理事会でも、３名～４名しか出席せず、欠席理事は委任状を提出しています。

このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？

[1: 匿名さん]

慣例でも理事が選出された以上はその中で運営していくのが普通でしょう。
議事は理事の半数以上が出席し、議事はその過半数で決議するという立派な規約があるじゃないですか。
その通りにしなければなりません。
代理出席については、配偶者等を認める場合はありますけど。
委任状ではその決議は無効です。ただ、誰も異議を申し出なければその議案はオーケーでしょうね。
早く理事の定数や理事会運営規則を作成すべきです。

[2: 大学教授さん]

＞慣例でも理事が選出された以上はその中で運営していくのが普通

私もそうだと思います。
管理規約に理事の定数規定がなくとも、慣例で理事が同数選出されて就任しているので、その数が定数と考えるべきでしょうね。

＞委任状ではその決議は無効
これも同意です。
欠席の場合委任状を提出していますが、実出席が求められている以上、定足数には加わらないので無意味ですね。

[3: 匿名さん]

>このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？

出来ません。理事会の決議は全て無効になり、出費の場合は理事長始め役員は一般組合員から損害賠償を請求されます。
現在の状況では全ては総会決議で実行する外ありません。当然早急に役員の定数規定を作るべきです。
理事長など役員は総会で選出し、選出されそれに同意したのですから理事会での代理人は認められません。
この様なことは輪番制の場合に無責任な役員が含まれるので良く起こる例です。

[4: 匿名さん]

私の意見は

>当マンション管理規約には、理事や副理事長、会計、監事などの役員を総会で選任する旨の規定がありますが、理事何名を置くといった定数規定が存在しません。
>しかし、慣例で毎年総会で１２名の理事が選出されています。
慣例だろうがなんだろうが１２名の理事がいる事実があります。

>また、理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の半数で決する旨の管理規約の規定があります。
>ところで、最近理事会には出席理事が少なくなり、１ケ月１回の理事会でも、３名～４名しか出席せず、欠席理事は委任状を提出しています。
>このような場合、理事の定数規定がないので、たとえ３名～４名しか出席せずとも、実出席３名～４名で理事会を開き、決議をすることができるでしょうか？
定数規定は関係なく「理事の半数（今年は６名）以上が出席」で理事会が成立します。
これは委任状を含みます（委任状は出席扱い）ので参加４名＋委任状２枚で理事会が
成立することになります。また委任状は議長（通常は理事長）の意見に従うことに
なりますので、それを持って決議も成立します。すなわち参加３名＋委任状３枚の
場合は議長の賛成者が３名になりますので、参加理事がどんな猛反対しようと
議長意見が賛成として決議されることになります。
そういう時を狙って理事長報酬１００万円/年を議案に載せればめでたく理事会承認が
得られることになります。そんなマンションは総会も委任状が多数と思われますので
総会承認も簡単に得られることになります。

冗談はともかく、実際には実参加人数が少なければ理事会としては成立しますが、
決議案は保留あるいは全員一致（住民の多くも賛成を見込む）を持って決議するのだと
思いますね。

[5: 大学教授さん]

＞委任状を含みます（委任状は出席扱い）

いや、違うのではないかな？

＞理事会については、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず

とあるから、実出席であると考えるべきで、総会の定足数に関する委任状と理事会の定足数に関する委任状は性格が異なると思う。

理事は人的信頼関係に基づいて選任、就任したのだから、実出席と解釈すべきではないかな？
（会社法の株式会社の取締役会の類推から）

[6: ０４]

>>05
>＞委任状を含みます（委任状は出席扱い）
>いや、違うのではないかな？
では、委任状とはどういった意味のものなのでしょうか？
実際に出席が必要ならばそして賛成/反対の意味を成さないのであれば、
委任状は意味を成さなくなります。
「委任状は無効」ならば委任状制度をなくしてしまった方がいいと
思います。そして住民総会も同じことが言えますね。
＃ウチのマンションは今まで大丈夫だったか？

[7: 匿名さん]

12人の理事の根拠はなんでしょうか？

例えば総戸数の(約)10分の1‥とか？

[8: 入居済み住民]

総会では委任状や書面での議決権行使を認めている。
理事会についてはそのような規定がない。
規約でそうなっていませんか？
だとすれば、理事会としては認められません。

[9: 匿名さん]

＞「委任状は無効」ならば委任状制度をなくしてしまった方がいいと思います。そして住民総会も同じことが言えますね。

理事会で委任状は使えないのが一般で、常時出席が不可能ならば辞任すべきです。
総会に欠席の場合の委任状（代理）と議決権行使書の提出は区分所有法で規定されているもので、理事会とは全く関係ない。

[10: 匿名さん]

理事会で委任状が使えない根拠は下記の条文です。
民法第104条
委任による代理人は、本人の許諾を得たとき、又はやむを得ない事由があるときでなければ、復代理人を選任することができない。

理事は全組合員の委任による代理人であり、本人（全組合員）の許諾なしに、復代理人を選任（例えば理事長に委任）することができないということ。
理事会で理事が委任状で他人に委任する場合は、委任状に全組合員の同意書の添付が必要です。
やむをえない事由というのは、病気とかケガの場合で、仕事が忙しい程度では認められません。

[11: 大学教授さん]

＞理事会で委任状が使えない根拠は
＞民法第104条
＞本人（全組合員）の許諾なしに、復代理人を選任（例えば理事長に委任）することができない
＞やむをえない事由というのは、病気とかケガの場合で、仕事が忙しい程度では認められません。

なるほど。肯けます。ありがとうございます。
総会で、本人がこの人を理事に委任したのだから、
その理事が本人の許諾なしに他人を復代理人の選任したら、委任にかかわる人的信頼が崩れますからね。

管理規約で、理事の代理人を同居の配偶者等に認めるなどの特段の規定がないのです。
（仮にこの規定があれば理事が同居の配偶者等への委任状があり得るかもしれません。）

したがって、
管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、
意味のない委任状と思っています。
また、委任状の数も理事会の定足数にカウントできないと思っています。

[12: 匿名さん]

＞理事何名を置くといった定数規定が存在しません。

デべ系のMSの管理規約には、理事の定数規定が存在しないのが多いようだ。
そういうところは、定数規定がないことを根拠に１人で理事会成立させてウルトラ独裁理事を出現させているのかな？

＞欠席理事は委任状を提出
＞委任状の数も理事会の定足数にカウントできない

にもかかわらず理事会を成立させ決議してしまっている理事も理事だが、そのもとで支援する管理会社も管理会社。

[13: ０４]

>>11
>管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、
>意味のない委任状と思っています。
なるほど。
それなら、紛れをなくすために理事会の委任状を廃止しなくては。
早急に管理組合に提案しましょう。
＃当然ウチもです。

[14: 匿名さん]

＞管理会社が理事会招集通知といっしょに出欠の用紙と委任状が添付されていますが、

何と管理会社に任せっきりの悲しい管理組合の姿ですね。
まるで親離れできない馬鹿息子そっくりです。

[15: ０４]

>>14
>何と管理会社に任せっきりの悲しい管理組合の姿ですね。
>まるで親離れできない馬鹿息子そっくりです。
その意見には同意できませんね。
理事会が管理会社を使って何が悪いんでしょう。
きっとあなたは人を使ったことがない人なのでしょうね。

[16: 匿名さん]

理事会の冒頭で
「委任状は無効だー！」って主張すればいいですよ。
無効はいつでも、誰からでも主張できますから。
指摘されても議事進行が続いた場合、役員の誠実義務違反（法令、規約の遵守義務）で
訴えるぞー！って話になります。（民法415条の債務不履行）
無効な理事会決議で支出した場合の、損害賠償請求訴訟です。（給付の訴え）
無効確認訴訟（確認の訴え）はお勧めできません。
実損害が無い時点で、決めたことのみを問題にしても、
訴えの利益なしで却下される場合があります。

[17: 大学教授さん]

スレ主です。

＞無効はいつでも、誰からでも主張できますから。

そのとおりなのです。それは理解してるんですが・・・。築１０年にならんとするMSで、最初から理事会は無効な委任状対応をとっており（泣）、委任状を理事会の定足数に加えており（怒）、
議事録をみると実出席も年によっては半数に達してない会が多いのです（哀）！

今年の理事会も実出席（欠席理事全員はもちろん無効な委任状をご丁寧に提出ずみ）が２～３人で、総会議案書を決議し、総会が開かれているのです。

皆さまのところでも、理事会の委任状を定足数に加えていたら、やめましょうね。
なぜなら管理会社が同じところMSでは、ほかでも同じ様な対応をしているようなので。

[18: 匿名さん]

去年、判決がでてるらしいですよ。理事会の委任状を明確に無効と判断した判決が。
理事長が委任状を使ってひとりで理事会を開き、修繕かなにかの割高な支出を決議して
支出したって話で、理事長が訴えられて敗訴。
理事会で委任状を使うと理事長に過度に権力が集中し、不正が起きやすくなりますよね。
もちまわり閣議っていのがあって、回覧にサインする閣議なんですけど、
内閣でもやってるんですから、理事会でもできるんじゃないですかね。
委任状を使うよりも、不正は起きにくくなります。

[19: 匿名さん]

>>17さん
規約改正の専門委員会を設置したらどうですか。
原始規約は与えられた規約であり、当初からすると法改正があったり、必要でないものがあったり、
新規に加えなければならないものがかなりあると思いますので。
又、使用細則も一緒に改正をされたらいかがですか。
何か大義名分を設けて専門委員会の設置をし、そこでしっかりした規約を作ればいいと思います。

[20: 大学教授さん]

＞規約改正の専門委員会を設置

いいアイディアだと思います。
ありがとうございます。

しかし、
理事会の諮問を目的とする専門委員会を設置するという提案が起きるほど積極的な理事会であれば、
実出席２～３人であとは委任状で定足数というような理事会にはそもそもならないので・・・。

現状これからも２～３人の「決議」で専門委員会設置決議をしても無効の決議なので、いつになっても設置できないのではないかと・・・。