理事会、総会のリモート参加について！

[マン管マー坊]

コロナウィルスの影響でリモートでの仕事や会議に注目が集まっています。
マンションの理事会ならばズームなどでも遠隔での開催が可能と判断していますが、その為には管理規約の変更は必須です。
また、将来、総会もリモートでの参加が可能になってくるものと感じています。
そこで、理事会や総会のリモートでの参加についてご意見を承りたいと思います。
ご意見よろしくお願いします。

[22: 匿名さん]

>>21 匿名さん

同意書に一度サインすればいいだけで
それが、オンライン化のメリットを上回るほど致命的な手間やデメリットとはとても思えませんが。

[23: 匿名さん]

マンションによっては様々な人間が住んでいるからね。
一度反社を入居させると続々と仲間が増えてマンションは荒れる。
この様は大体管理会社との縁で入居しているケースが多い。
コロナ騒動をきっかけにリモートによる理事会や総会の開催等の
簡素化のついでに住民の氏名と部屋番号とポストへに表札を掲げ
たところが一部の住民と管理会社を除いたら大半の住民からは喜
ばれている。
最近はマナ＾の悪い住民が少なくなったように思える。
住民同士のコミュニケーション等も取りやすいといった言葉が聞
こえる。

[24: 匿名さん]

>>22 匿名さん
個人情報を管理組合の役員全員が適切に取扱いできないから反対する人がいるんだと思います。　
理事会だけならともかく、総会もとなると全員が情報を共有できるのでデメリットのほうが大きいと判断する人が出てきても不思議ではありません。

リモート会議は住戸の中を映すので個人情報だけでなくプライバシーも侵害される恐れがあります。

[25: 匿名さん]

>>10 匿名さん
うちのマンションは先頃理事会のズーム開催を決めちゃったよ。
もちろん賛に丸をつけて返送したが

管理会社がすごく反対しているなんて聞いたことがないけれど
反対が起きる理由としては高齢者のデジタルデバイドの問題が大きそうだけどね。

[26: 匿名さん]

>個人情報を管理組合の役員全員が適切に取扱いできないから反対する人がいるんだと思います。　

↑適切に扱えないとは具体的に何を想定しているんですか?

[27: 匿名さん]

>>24 匿名さん

>リモート会議は住戸の中を映すので個人情報だけでなくプライバシーも侵害される恐れがあります。

↑頭おかしいなこいつ。リモート会議や在宅ワーク全否定しちゃってるよ。
仕事でも個人情報だからオンライン会議に傘下できませんとか言うのかな。背景も変えられる機能あるのに。。

[28: 匿名さん]

>>27 匿名さん
あなたは小学生ですか？
背景を変えられるなんて百も承知しています。ただマンションの住民全員がそれをできるとは限らないと考えることができないのですね。
あと人の言葉切り抜いて全否定とかふざけたことぬかさないでください。総会の話をしているのがわからないのですね。

[29: 匿名さん]

>>26 匿名さん
個人情報の取扱いについて少しは調べたらいかがですか。

[30: 匿名さん]

>>28 匿名さん

では背景の変え方を教えても分からない可能性がいるから反対する、面倒でもコロナでも会場にきてもらう。堂々とご自分のマンションで主張したらどうです？

[31: 匿名さん]

>>29 匿名さん

答えになってませんよ。個人情報を取り扱えない人が具体的に何をしでかすのかと聞いてます。それとも単なる荒らし行為ですか？

[32: 匿名さん]

>>31 匿名さん
不適切な事例なんてどこにでも転がっています。あなたみたいな人が荒らしですよ。
荒らしでないなら自分の意見をいいなさい。

総会を録画してネットにあげるとか考えられますよ。

[33: 匿名さん]

個人情報を含んだ情報はすべて管理人が掌握しているよ。
清掃と言った帽子をかぶったスパイです。
この管理人業務を分散すると個人情報が管理会社にはいかなくなり
組合の運営コントロールが難しくなります。
本当は管理人は管理会社雇用は必要はないのですが、分散するとと
てつもなく組合が有利に運営出来て中間搾取が出来なくなります。
リモート等のAI活用管理は今が組合にとってはチャンスです。
個人情報違反を持ち出して知恵遅れの理事をたぶらかして阻止し
ようとします。

[34: 匿名さん]

>>33 匿名さん
自分のマンションの住民をよくそこまでバカにできますね。そういう人だから反対されのでしょうね、トウキュウ爺さん？

[35: 匿名さん]

>>33 匿名さん

itをうまく導入すれば、手数料をはねてるだけの管理会社なんて不要になりますからね。

管理会社が変な提案しても今までなら、特定の不勉強な理事を丸め込めばよかったけど、itの力で組合員同士が情報共有されたら、おかしな金の使い方はできなくなりますからね。

[36: 匿名さん]

>>32 匿名さん

事例が転がってるならリンク貼って下さいよ。どこにでも転がっているなら。録画してネットに上がってるなら、紙の総会議事録なんて大量に上がっているはずだけど、どこかな？

普通はそんなありもしない心配するより理事会や管理会社の密室謀議の方を心配するもんだよ。荒らしに言ってもムダだけど。

[37: 匿名さん]

>>36 匿名さん
だから自分で探しなさい。
目の前の板はゴミか？無能な者に付き合う気はない。

密室謀議が問題ならリモートにする事で何がどう変わるか説明しなさい。もはやリモート云々の問題ではないですけど。

あなたのようなどうしようもない人がいる管理組合って可哀想。

[38: 匿名さん]

↑存在しないものは探せないよ。あると言ったやつが存在証明するのが基本。
「あるけど探せ」ならなんだって言えるからね。

やっぱりただの荒らしでしたね。

[39: 匿名さん]

>>37 匿名さん
貴方の意見に同意します。
匿名掲示板ですので人間の悪憑もでます。
正しいですから正々堂々と投稿願います。

[40: 匿名さん]

理事会や総会をリモートにするといったって、パソコンやスマホを
使えない者もいるからね。

[41: 匿名さん]

リモートによる理事会の件と住民の条件付き名簿作成とその配布に
ついての持ち回り理事会にて私にすべてを委任する旨の各理事の同
意書がポストに投函されていました。
あとは議案を作成して各理事に諮り同意があり次第臨時総会を招集
する運びになりました。管理会社には連絡はしません。
ついでに管理委託先の変更も動議の対象とするつもりです。

[42: 匿名さん]

リモート理事会だとスマホやPCが使えない方もいるので、リモートを検討する場合はその辺の対応が必要ですよね。
例えば、使い方の教室を開くとかあとはPCとかレンタルとかやり方はいろいろあると思います。
住民の名簿については、個人情報の漏洩が気になるところなので、名簿と運用の細則をセットに検討することがいいかと思います。

[43: 匿名さん]

>>42 匿名さん
ありがとうございます。
十分心がけての対応でございます。
私は住民間のコミュニケーションの促進を心がけております。
まず最初に部屋番号と世帯主の名前を公開してマンションの
人間関係の風通しを良くしたいと思います。

[44: 匿名さん]

>>43 匿名さん
マンションでのコミュニケーションの促進は
大切ですよね。
参考までに、世帯主の名前の公表ですが、反対する方もいらっしゃると思いますので、反対者の配慮として、公表するものについては匿名で管理する名簿には記載するものとして、公表用と管理用で分けるのもいいかもしれませんね。

[45: 匿名さん]

>>44 匿名さん
全戸一律に配布いたします。
入退去等もその都度追加配布といたします。
苦情等の対応等は私と理事有志で致します。

[46: 通りがかりさん]

何かを変える時、できない理由を並べる人が多いですが、どうすれば実現てきるかを皆で考えるほうに誘導することが肝要ですね。
あとは、ミニマムでスタートさせて改善していけば良いですし、試した結果、元に戻したって良いのです。

職場でもそうてすが、対面、リモートのどちらかだけを選択するのではなく、併用がよろしいかと思います。
リモートは動画の背景以前に、動画（顔出し）自体を任意にすれば良いだけかと。会社でも音声と資料共有のみて、動画はオフにしていますが、問題なく会議できています。冒頭だけ顔出しして挨拶したらオフにする場合もあります。回線速度がネックになる場合にも有効です。
無償のウェブ会議サービスもありますし、リモート利用者が増えていけば、会議スペースを狭くできるので、コスト削減も期待できます。

[47: 匿名さん]

リモート参加は難しい。

[48: 匿名さん]

リモートの導入が進んでいるのは
参加しやすいからです。今や高齢者も殆どがスマホを使っています。会場にわざわざ行くより、リモート参加の方が簡単だから普及しているのです。スマホは難しいけど、会場行くのは簡単なんて人の方が少ないから普及しているのです。

[49: 匿名さん]

リモート理事会の導入のメリット・デメリット

メリット
・理事会の透明化、理事会でのやり取り全てを組合員に公開できる。そのプレッシャーにより、不正や、おかしな取引を抑制できる可能性がある。滞納者や個人情報を扱う場合など部分的に非公開にもできる。
・会場に行く必要がなく、会場コストの削減や、足腰の悪い高齢者でも参加できる。出先からも参加しやすくなる。
・会場の使用時間の制限がないため平日の夜間など、集まりやすい時間帯の開催も可能。
・理事以外のオブザーバーなども出席しやすくなり、活発な議論も期待できる。

デメリット
・スマホを操作できない高齢者もいる

↑
誰かが１度教えれば済む話。

結論

どう考えてもリモート理事会を導入した方がいい。

[50: 匿名さん]

理事会ぐらいリモートでできる。問題は総会。

[51: 匿名さん]

理事会がリモートでできるんなら、総会もできなければ意味がない。

[52: 匿名さん]

リモートはつながらないでトラブルってのがある。総会でやってトラブって発言できなかったってあると問題になるからどうかな。

[53: 匿名さん]

>40

今のマンション、理事会の議事録とかマンション内のHPに上げてるんだけど、アクセスできない人もいるからってことで紙配布続けて。コスト削減でやめたらって提案したんだけど、紙が必要な人を確認してその住戸だけ配布するのも手間だからと却下された。デジタルデバイドの対応って難しいよね。

[54: 匿名さん]

>>53 匿名さん
理事会の怠慢ですね。
一回確認するだけで年間数千円から数万円削減出来るだけでなく、ポスティングの工数も削減できるのに。

[55: 匿名さん]

>>53 匿名さん
年寄りが多いとそうなるよ。

[56: 匿名さん]

理事の言い分としては一部の部屋に配布にして配布漏れがあると問題って主張。

[57: 匿名さん]

リモートの総会、賛否の確認どうするんだろうね。

[58: 通りがかりさん]

>>57 匿名さん
投票・アンケート集計機能が実装されたサービスもありますし、QA機能、チャット機能等、必要な要件を満たすサービスを選定すればよいでしょう。

[59: 通りがかりさん]

>>52 匿名さん
重要会議も含めて世の中の職場で活用されているので、できない理由にはならないでしょう。
復旧手順や代替手段の整備、リスケ判断の基準を決めておく等。知恵を出し合って、どうやったらできるかを考えましょう。

[60: 暇つぶし]

スマホもPCも持たない人や、通信料の問題はどうすんの？
スマホがないからって理事を辞退できるんじゃないの？
総会となると、この問題は解決出来ないね。

[61: 通りがかりさん]

>>60 暇つぶしさん
集合（対面式）との併用が現実的だと思いますよ。
リモートできる環境があって、かつ希望者だけリモート参加してもらえれば。

任意にすれぼ通信量は自己負担。
世の中的にも通信量を補填してくれる会社は少ないですよ。大抵の人は定額制ですし。

[62: 匿名さん]

>>59 通りがかりさん
ITのプロがいる組織とそうでない組織を並列で比べるのはナンセンスです。
一緒に考えましょうは賛成ですが、理事たちの時間も限られているので総会をリモートで実施するにはハードルが高いのが現状です。

理事会はリモート、総会は対面。が落し所でしょうね。

[63: 通りがかりさん]

>>62 匿名さん
おっしゃる通り、リモートは理事会からスタートさせて、将来的に総会でできるようになれば良いですね。

[64: 匿名さん]

通常理事会を行けない人は問題にはせず、今時少ないスマホを扱えない人は問題にするのは矛盾してるけどね。

[65: 匿名さん]

zoom理事会に参加したが、ホストの負荷が重くなるのか（？）、画面共有のレスポンスが悪かった。
他の参加者の音声が、間延びして聞き取れないことがあった。

実際に参加したり、ホストでオペレーションをした人で、そのようなことは、有りませんか？

[66: 匿名さん]

>>65 匿名さん

仕事でも多人数でつかってますが、そんなこと一度も経験したことないです。
単純に貴方のPCかスマホのスペック不足かもしれませんね。
zoomのホストコンピューターがあなた方のマンション理事会の使用で重くなるなんて
ありえないと思いますが、

[67: 匿名さん]

難しくない事案をいかにも難しく説明し素人の組合員を欺いている
ように思われる。
私は投資家だがリモートによる理事会は簡単である。ＮＴＴデータ
や野村ホールディングやサイボーズ等に教えを請えば喜んで対応し
てくれます。
素人集団の素性のわからない匿名掲示板ではいい意見が出る確率は
乏しいです。
>>49 匿名さん は詳しそうです。

[68: 匿名さん]

理事会や総会をリモートでやる場合、輪番制の理事や組合員全体に
対してリモートにするのは無理があります。
会社や学校ではないんですからね。

[69: 匿名さん]

>>68 匿名さん

ごめん。何言ってるのかわからないです。リモートでやることと、理事が輪番制であることと、どう関係するんですか？無理があると言うのも何が無理なのですか？リモート理事会が普及してきている理由をご存知ですか？　リモート導入の根本的な目的を理解していますか？

[70: 匿名さん]

輪番制の理事であれば、高齢者でパソコンやスマホが使えない
者もいるんじゃないの。
いざ理事会で自分の意見をいったり、承認決議に参加する場合、
不慣れな高齢者では無理といっているだけのこと。
いくら教えても分からない者は分らない。

[71: 匿名さん]

自称人気スレのスレ主である宮爺の意見はスルーでよいと思います。

[72: 匿名さん]

知恵遅れ住民の多い安マンションはさらに無理がある。

[73: 匿名さん]

>>72 匿名さん

普通にスマホが使える理事ならokということ？

[74: 匿名さん]

>>73さん
普通にスマホが使えればいいんですが、総会ともなると
難しいのではないですか。
組合員全員がスマホで議案の賛否や意見をいうのはできないでしょう。

[75: 匿名さん]

>>74 匿名さん

総会はともかく、理事会は現状の区分所有法でも問題なさそうで、各々の理事会で導入が進んでいます。

つまり、理事会メンバーでzoom使用に支障がないマンションならやった方がいいと言うことですよね？

[76: 匿名さん]

リモート理事会は、人手不足の管理会社のメリットが大きいと思う。

１人のフロントが担当する組合数（１０～１５）は、対面の理事会に出席するための制約。
リモートなら在宅勤務で、より多くの組合を担当でき、また成り手も増えると思われる。

[77: 匿名さん]

リモート理事会ができるマンションはそれでやればいいでしょう。
ただ、理事会の議題については、その内容を先に送付しておくことが
大切です。
事前に検討してもらうことも大事ですから。
そして、その議題については理事会主導で内容も含めて作成できれば
いいですね。

[78: もはや神]

組合活動を組合員や住民に知らしめることは非常に大事です。
住民同士は個人情報保護法などを意識することなく腹を開いて
の交流ができるようにするべきでしょう。
悪い連中や管理会社は嫌がります。私はそれ等にも挑戦した。
悪い連中は自分の個人情報は守りたがるが他人の情報は詮索する。
事と次第によったらミニトランプは公表したほうがいいでしょう。
私はしました。
非難は受けたが住民はその実態を知ったので悪い連中は真面目に
住むようになった。