理事会、総会のリモート参加について！

[マン管マー坊]

コロナウィルスの影響でリモートでの仕事や会議に注目が集まっています。
マンションの理事会ならばズームなどでも遠隔での開催が可能と判断していますが、その為には管理規約の変更は必須です。
また、将来、総会もリモートでの参加が可能になってくるものと感じています。
そこで、理事会や総会のリモートでの参加についてご意見を承りたいと思います。
ご意見よろしくお願いします。

[42: 匿名さん]

リモート理事会だとスマホやPCが使えない方もいるので、リモートを検討する場合はその辺の対応が必要ですよね。
例えば、使い方の教室を開くとかあとはPCとかレンタルとかやり方はいろいろあると思います。
住民の名簿については、個人情報の漏洩が気になるところなので、名簿と運用の細則をセットに検討することがいいかと思います。

[43: 匿名さん]

>>42 匿名さん
ありがとうございます。
十分心がけての対応でございます。
私は住民間のコミュニケーションの促進を心がけております。
まず最初に部屋番号と世帯主の名前を公開してマンションの
人間関係の風通しを良くしたいと思います。

[44: 匿名さん]

>>43 匿名さん
マンションでのコミュニケーションの促進は
大切ですよね。
参考までに、世帯主の名前の公表ですが、反対する方もいらっしゃると思いますので、反対者の配慮として、公表するものについては匿名で管理する名簿には記載するものとして、公表用と管理用で分けるのもいいかもしれませんね。

[45: 匿名さん]

>>44 匿名さん
全戸一律に配布いたします。
入退去等もその都度追加配布といたします。
苦情等の対応等は私と理事有志で致します。

[46: 通りがかりさん]

何かを変える時、できない理由を並べる人が多いですが、どうすれば実現てきるかを皆で考えるほうに誘導することが肝要ですね。
あとは、ミニマムでスタートさせて改善していけば良いですし、試した結果、元に戻したって良いのです。

職場でもそうてすが、対面、リモートのどちらかだけを選択するのではなく、併用がよろしいかと思います。
リモートは動画の背景以前に、動画（顔出し）自体を任意にすれば良いだけかと。会社でも音声と資料共有のみて、動画はオフにしていますが、問題なく会議できています。冒頭だけ顔出しして挨拶したらオフにする場合もあります。回線速度がネックになる場合にも有効です。
無償のウェブ会議サービスもありますし、リモート利用者が増えていけば、会議スペースを狭くできるので、コスト削減も期待できます。

[47: 匿名さん]

リモート参加は難しい。

[48: 匿名さん]

リモートの導入が進んでいるのは
参加しやすいからです。今や高齢者も殆どがスマホを使っています。会場にわざわざ行くより、リモート参加の方が簡単だから普及しているのです。スマホは難しいけど、会場行くのは簡単なんて人の方が少ないから普及しているのです。

[49: 匿名さん]

リモート理事会の導入のメリット・デメリット

メリット
・理事会の透明化、理事会でのやり取り全てを組合員に公開できる。そのプレッシャーにより、不正や、おかしな取引を抑制できる可能性がある。滞納者や個人情報を扱う場合など部分的に非公開にもできる。
・会場に行く必要がなく、会場コストの削減や、足腰の悪い高齢者でも参加できる。出先からも参加しやすくなる。
・会場の使用時間の制限がないため平日の夜間など、集まりやすい時間帯の開催も可能。
・理事以外のオブザーバーなども出席しやすくなり、活発な議論も期待できる。

デメリット
・スマホを操作できない高齢者もいる

↑
誰かが１度教えれば済む話。

結論

どう考えてもリモート理事会を導入した方がいい。

[50: 匿名さん]

理事会ぐらいリモートでできる。問題は総会。

[51: 匿名さん]

理事会がリモートでできるんなら、総会もできなければ意味がない。

[52: 匿名さん]

リモートはつながらないでトラブルってのがある。総会でやってトラブって発言できなかったってあると問題になるからどうかな。

[53: 匿名さん]

>40

今のマンション、理事会の議事録とかマンション内のHPに上げてるんだけど、アクセスできない人もいるからってことで紙配布続けて。コスト削減でやめたらって提案したんだけど、紙が必要な人を確認してその住戸だけ配布するのも手間だからと却下された。デジタルデバイドの対応って難しいよね。

[54: 匿名さん]

>>53 匿名さん
理事会の怠慢ですね。
一回確認するだけで年間数千円から数万円削減出来るだけでなく、ポスティングの工数も削減できるのに。

[55: 匿名さん]

>>53 匿名さん
年寄りが多いとそうなるよ。

[56: 匿名さん]

理事の言い分としては一部の部屋に配布にして配布漏れがあると問題って主張。

[57: 匿名さん]

リモートの総会、賛否の確認どうするんだろうね。

[58: 通りがかりさん]

>>57 匿名さん
投票・アンケート集計機能が実装されたサービスもありますし、QA機能、チャット機能等、必要な要件を満たすサービスを選定すればよいでしょう。

[59: 通りがかりさん]

>>52 匿名さん
重要会議も含めて世の中の職場で活用されているので、できない理由にはならないでしょう。
復旧手順や代替手段の整備、リスケ判断の基準を決めておく等。知恵を出し合って、どうやったらできるかを考えましょう。

[60: 暇つぶし]

スマホもPCも持たない人や、通信料の問題はどうすんの？
スマホがないからって理事を辞退できるんじゃないの？
総会となると、この問題は解決出来ないね。

[61: 通りがかりさん]

>>60 暇つぶしさん
集合（対面式）との併用が現実的だと思いますよ。
リモートできる環境があって、かつ希望者だけリモート参加してもらえれば。

任意にすれぼ通信量は自己負担。
世の中的にも通信量を補填してくれる会社は少ないですよ。大抵の人は定額制ですし。