大変困っております。長文申し訳ございません。

[匿名さん]

大変困っておりますので、アドバイス頂きたく書かせて頂きます。新築マンション住民です。管理会社の担当者の対応に大変困っております。70戸程のマンション内のイベント係を私1人頼まれ、約1年公約通り務めました。1人では到底無理ですので自分から呼びかけ、数名の方に協力してはいただきましたが、企画運営・準備はほぼ1人で行なっていました。費用に関しては私が立て替えておくとスムーズなのでそうして頂けると助かると管理会社の担当者に言われ、言われたように立て替えていました。返金はいつになるのかこちらからの問いかけがが無ければ何の連絡もありません。回答があって銀行へ入金確認しに行っても入金されておらず、連絡もないまま1ヶ月ずれる、などの状況でした。
私自身子供が2人いて幼稚園などで忙しくもあった中、出来る範囲でやらせて頂きました。内容的には経験不足・能力不足もあり、大変乏しいものだったと思います。それでも私なりに考え一生懸命にやったつもりです。
そもそもイベント係になった経緯が私自身、知識不足なのか理解しがたい点が何点かありました。
・マンションの理事会で住民の親睦を深めるためにイベントをしようとなったが理事会メンバーは理由がありイベント係ができない（仕事が忙しい、子供が居ないから何をすれば分からない等）
・そこで住民全体にイベント係を募るが応募者はゼロ。
・管理会社の担当者がマンションの管理人に連絡し「誰か良い人はいないか？」と訪ねる。
・理事会メンバーでもない私の所へ管理人さんが再三お願いしに来られ、その都度丁重にお断りし続ける。
・が、最終的に「責任無しでも良いのでお願いできないか」と頭を下げられてしまい、引き受けてしまいました。
・理事会メンバーの方はどなたも来られておりません。
・管理人にイベントの相談に行くが、私達は管理会社の人間やから手は出せない。あくまで住民の手で行なってください、とのこと。相談窓口は管理人さんしかなかったのでここに行くしかなかった。
このような経緯があってのイベント係です。何の骨組みも無いまま、丸投げ状態で70件程の住民のためのイベントを私1件が背負いました。ちなみにこのような実態はほぼ住民には知られておりません。
大変なストレスを感じておりましたが、それもやっと終わりが見え始めたので、念のため終了期間の確認を管理人さん通して管理会社担当者に確認して頂きました。その回答が、管理会社担当者は私が適任だから次も頼んでおいて、引き受けて頂けるか確認しておいてと話していたと管理人は私に伝えてきました。
ここまできたら意味が分かりません。
大人気ないのですが私の怒りも大爆発で、管理会社担当者と電話で話しました。今までは管理人を通しておりましたので1度も管理会社担当者ときちんと話をした事が無く、この電話が初めてでした。
私が伝えたかったのは
・公約通り終わりです。
・次に向けてイベントをと考えているのであれば土台をきちんと作った上でイベント係のポストを数名設けてください。責任の分散化がなされるようにしなければ負担は非常に大きい。本来のマンション内イベントの意味に大きくズレが生じていてる。
返事はするものの、きちんとした回答は無く「分かりました」と話すだけ。終わりには笑いながら「こうやってお話出来て良かったです」と。私が怒ってるのを分かった上での言葉なのでしょうか、全くお話になりません。
立て替えてるイベントの費用も早急に返して頂きたい。
どこに話したら、どんな風に話したらまともに対応して頂けるのでしょうか？
私が無知なだけで、どこも似たような感じなのでしょうか？

[1: 匿名さん]

何か変な話ですけど、原則は管理組合理事長にぶつける内容ですね。

何でイベントなんてやろうとしたか知りませんけど、、イベントやろうとした人が犯人ですから、それが管理組合なら、管理組合の責任。管理会社やデベロッパーが、言い出したものなら、きちんと前さばきしなかった管理会社の責任。管理組合が言い出したなら、役員の責任ですが、それを理事会にさせなかった管理会社担当者の責任でしょう。

少なくともきちんと説明しなかった落ち度が担当者にあるので、本社にクレームを入れて、担当者を管轄する支店の長など、相当の権限を持った者が事実確認の上で説明に来るようにすればいいと思います。
なお、そういった話はエントランスなど第三者がいるところでおこないましょう。

お金は管理組合理事長が管理会社と一緒に銀行に行けば、即日支払できます。もしくは担当者が立て替えすればいいだけです。

また、ここに個人名は良くないですが、管理会社名までは書いて、もっと詳細を記載していった方が、効果は高いと思います。

[2: 匿名さん]

>>1 匿名さん
丁寧な回答、感謝しております。
イベントの一番最初の始まりは、
持病が原因で退職された管理会社の前担当者の方が「ここは新築マンションだからきっと分からないことも多いと思いますので」という理由で全て引き受けて、その担当者と当時の管理人さんとでイベントを仕切っておられました。
その方が退職されて現担当者になり「イベントは本来はマンション住民で作り上げることなので、基本的に手が出せない」という事でした。イベントをやろうと提案された当時の理事会メンバーはどなたか存じ上げておりません。私が管理人から聞いたのは「理事会メンバーは仕事が忙しかったり子供が居てないから分からない」などの理由で動けないと聞きました。
それで、私の方にお願い出来ないかと管理人さんがお話に来られました。
理事会メンバーさんと私をつなぐ窓口が管理人さんしかなく、管理人さんに言うしかありませんでした。私自身お話が来た当時からこのやり方はどう見てもおかしいと伝え続けていたのですが、どうやら当時の理事会メンバーと現在の理事会メンバーには声が届いていないようです。
本社にお電話して良いのか、或いは理事会長さんに直接お話すべきなのか、どちらが良いのでしょうか？
管理会社名ですが、正直載せたいぐらいですが控えさせていただきます。

[3: 匿名さん]

スレ主さんへ　スレッド名の　「マンション管理士等に質問しよう！　Ｐａｒｔ３」

に質問としてコピーしました。そちらもなにか回答があるかもしれません

[4: 匿名さん]

>>3 匿名さん
大変助かります。ありがとうございます！

[5: 匿名さん]

> 理事会メンバーさんと私をつなぐ窓口が管理人さんしかなく、管理人さんに言うしかありませんでした。

一番の大きな原因がこれでしょうね
そもそも費用が発生する場合は、事前に理事承認がいるのに、それもなしに立て替えなんて普通はあり得ません
普通の人は、立て替えの話が出た時点で、イベントは中止すると思いますよ

また、マンションの理事会は、マンション内で公開されている（総会資料）のため、管理人を通さずに直接行くべきだったでしょうね

後の祭りですが、現状の対策としては、まず理事会に話を持っていくべきだと思います
管理会社と交渉するにしても、個人ではなく、管理組合として話をもっていかないとまともに話ができない可能性があるので、まずあなたが記憶している経緯をすべて文章で残して（できれば個人名もわかっている範囲で全部）理事会と話をすべきでしょうね

[6: 匿名さん]

理事長も、あなたが勝手にやったことにしたいかもしれません。

なぜそんなイベントをわざわざ継続させたのか。
担当者もアホじゃないかと思います。

[7: 匿名さん]

イベントの内容が書かれていないので、コメントの仕様がないですね。

[8: 匿名さん]

＞マンションの理事会で住民の親睦を深めるためにイベントをしようとなったが理事＞会メンバーは理由がありイベント係ができない（仕事が忙しい、子供が居ないから何＞をすれば分からない等）
＞そこで住民全体にイベント係を募るが応募者はゼロ。

以上は、前年度理事会メンバーの承認の下にマンションでのイベントを開くことが決められたように読めますが、実際のところどうなのでしょうか？

前年の理事会議事録や総会議案書にはイベント開催について触れられているでしょうか？また、総会議案書の決算報告や予算案にはイベントに費用などは盛り込まれていないでしょうか？手元になければ、まずはこれらを管理組合に確認し、入手することが必要です。

その上で証拠となる領収書や写真等を持参して理事会に出席し、イベント開催を依頼された経緯や何を行ったのかも含め、建て替えた費用が支払われないままであることについて話し、早急に費用を支払ってほしい旨、理事会に申し入れるべきだと思います。

なお、現理事会に前年度から留任している理事が誰もいない場合や、イベント開催の経緯についてきちんと引き継ぎがされていない場合、前年度理事長や一部の理事にも理事会を通して理事会への出席を要請すべきだと思います。