【理事会運営】理事会が主導で設備投資や物品購入したい

[mituki]

はじめまして、こんにちは。
30戸程度の小規模マンションで理事長をしています。
今まで管理会社に任せきりでしたが、理事長になり、経費記録を見てみると非常に無駄が多く、設備投資なども相場の何倍もかけてしているのがわかりました。

そこで、今後控えている設備投資や物品購入について、理事会が主導で行いたいと思っています。
ただ、現在、印鑑は持っているものの、その他の資料や通帳などは管理会社が持っているため、どのように費用の計上などの処理や手続きをしていいかわかりません。

管理会社に相談する前に、知識ないまま言いくるめられないように、どうすればいいのか事前に知っておきたいので、どうかアドバイスいただければと思います。

よろしくお願いいたします。