【理事会運営】理事会が主導で設備投資や物品購入したい

[mituki]

はじめまして、こんにちは。
30戸程度の小規模マンションで理事長をしています。
今まで管理会社に任せきりでしたが、理事長になり、経費記録を見てみると非常に無駄が多く、設備投資なども相場の何倍もかけてしているのがわかりました。

そこで、今後控えている設備投資や物品購入について、理事会が主導で行いたいと思っています。
ただ、現在、印鑑は持っているものの、その他の資料や通帳などは管理会社が持っているため、どのように費用の計上などの処理や手続きをしていいかわかりません。

管理会社に相談する前に、知識ないまま言いくるめられないように、どうすればいいのか事前に知っておきたいので、どうかアドバイスいただければと思います。

よろしくお願いいたします。

[10: 匿名さん]

理事会で業者へ見積依頼→業者より見積取得→理事が確認、交渉等→理事や理事会承認→ここからは全て管理会社に任せる 理事や理事会で何かをする必要なし

[11: 匿名さん]

支払いについては、管理会社から支払報告書・収支報告書等が会計理事や理事長等に提出されますので確認しましょう。

[12: 匿名さん]

業者からの請求書と銀行の支払い明細が一致してれば
いいことでしょう。

[13: 匿名さん]

物品購入で理事から価格が安いなど購入業者の希望があれば、理事会で管理会社に指示すればいいだけです。理事が購入する必要はありません。

[14: 匿名さん]

5だけど、13の方の投稿のように理事や理事会で購入先に希望ある時はフロントに指示して。
管理会社で安いといっても、理事が安いとこ探す場合も多々あるから。

[15: mituki]

投稿したものです。

業者や他の人に依頼するようなものは、こちらから管理会社に指定して、支払などの処理を行ってもらうということですね。

物品の購入は、購入したいものを指定して購入まで行ってもらうわけにはいかないと思いますが、その場合は、一旦購入して領収書を渡して処理してもらうのでしょうか。
消耗品や物品購入について、みなさんはどうしてますか？

[16: 元理事長]

理事長職務お疲れ様です。

＞物品の購入は、購入したいものを指定して購入まで行ってもらうわけにはいかないと思いますが、
＞その場合は、一旦購入して領収書を渡して処理してもらうのでしょうか。
＞消耗品や物品購入について、みなさんはどうしてますか？

私が理事長時には、自分で購入して管理組合名の領収書を管理員に渡し、処理してもらいました。
一時立て替えの手間がありますが、管球類、コピー用紙等はネットで安く購入しました。
また、小口修繕も理事会で業者を選定、請求書を管理会社に渡し振込処理をしてもらっていました。
ここで気を付けることは、スムーズに延滞なく業者に振り込まれているかを確認する必要があります。
振り込みが遅くなると、せっかく安く業者を選定しても2回目3回目の修繕工事は嫌がられます。

頑張ってください。

[17: 匿名さん]

私の場合の組合用物品購入の場合は理事会の承認後、
立て替え払いで支払う。
管理会社担当に連絡すると銀行払出し伝票に押印。
その後、領収書と引き換えに現金を受け取るか、
個人口座へ振り込んでもらう。

物品購入の際は理事全員に連絡して一諸に行動できる
理事と物品を購入する。

ついでに割り勘で飲み会が始まることもある。

[18: 名無しさん]

築20年の小規模マンションの理事長になりたてのものです。管理員が折った散水栓の修理を近隣の業者に見てもらい見積書を貰ってフロントに電話したら、まず築20年の古いマンションだから折れて当然で、管理組合の経費になると言われ、次に発注は管理会社通さないと困ると言われ見積書を彼に渡しました。その後業者から直接電話があり、理事長に全て相談して日程決めて立ち会ってもらって工事をするようにと電話でフロントに言われたとの事。
管理組合は直接見積も取り発注することが出来ないのでしょうか。
又パワハラ問題多いフロントで、担当者を変えてもらうにはどうしたらいいかも悩んでいます。中小規模の管理会社ですが今まで特に不満はなかったです。

[19: 匿名さん]

>>18 名無しさん
20年で散水栓が折れる…業者の見解を聞いた方がいいし、管理会社を通す必要なんてないです。
会計処理をするために請求書を渡せばよく、マージン取れないから言ってるだけ。
立ち会いについては総会資料の契約部分を確認するといいです。管理人の業務に工事の立ち会いについて書かれているかもしれないです。なければ立ち会いは組合側で。
担当を変えるには理事会で担当を外して話し合い、議事録を作って変更するよう上席等の責任者に電話かな。

[20: 匿名さん]

>>17 匿名さん
ウチの組合もネット通販等の方が安い少額消耗品や什器の場合は理事会の承認後、
理事の建替え払いで購入、管理組合名の領収書をもらい、支払い決済伝票を起票して、理事会が一般会計から仮払いして会計が預かっている小口現金（仮払いの上限額は細則で定めていて、仮払いの引き出しでも当然、理事長と会計担当理事のハンコがいる）から、理事長と会計担当を含む複数理事の承認印で支払う方式です。
小口現金での支払いは別の帳簿をつけ、監事による監査を受けて、総会資料にも入れています。

業務用の洗剤や什器などは、ア〇ゾ〇やモ〇タ〇ウよりも管理会社の方が安いものがあり、そういうのは管理会社から定期購入しています。

[21: 名無しさん]

>>19 匿名さん
ありがとうございます。管理会社のフロントは管理組合の承認無く、掃除用具20000円分とかファイルとか購入しています。領収書も見せてもらっていません。これは管理会社の判断でしていい事なのでしょうか？
それと非常用照明器具の更新で、業者に直接器具について問い合わせをしたら、管理会社を通さず管理組合と話すのは禁止とフロントが業者に言ったそうです。

業者と管理組合がコンタクトを取るのはタブーなのですか？

[22: 匿名さん]

>>21 名無しさん
清掃用具やファイル等、これも契約書にどちらが負担するか記載されていると思います。
。

業者へ直接問い合わせをして金額等はマージン率が分かるので答えてくれないと思いますが、器具についての説明とかなら別に問題はないと思います。
問い合わせ自体がだめなら他の業者を探すのもいいかもですね。

[23: 名無しさん]

>>22 匿名さんご助言ありがとうございます。掃除用具などもちろん管理組合払いですが、購入して良いかの問い無く、フロントの裁量で勝手に買い月次報告に消耗品に含まれた金額のみが載り、1年後の決算報告で掃除用具20000円等と書かれ何に使ったかわかる流れです。領収書は管理会社保管で1年後にこちらに綴じられて来ます。契約書にはそこまで記載は無いです。理事の承認を得てから買って下さいと言えばいいのでしょうか

[24: 匿名さん]

>>23 名無しさん
掃除用具は管理人さんや清掃員さんが熱心であれば意外と頻繁に消耗するので、理事を挟む事で欲しいタイミングで届かなくなる事も考えられます。
金額的に不正をしていなさそうであれば今回メスを入れず、フロントはずる賢いので、ポイントを絞って改善した方が場合によっては良いかと思います。

[25: 名無しさん]

>>23 名無しさん
自分のマンションでは、消耗品であっても少額であっても管理会社経由で購入し、請求書払いのものは、管理会社の方で支払い決済伝票を起票して、管理組合側の支払い承認を求めてきます。その時点で管理会社側で五人位の判子が押されています。
管理組合では、それを受け取って理事長、会計担当理事を含む複数の理事の承認印を押して、管理会社に支払い指示をするという方法です。
自分のところは理事会で判子を押すことが多いので、伝票には結構な数の理事の印が並びますね。
理事会でだと、これって何だったっけ等と思い出せないことがないし、消耗品の消費量等が把握できるため、次年度の予算作りにも役立っていますよ。
工事等は工事完了報告書と一緒に支払い決済承認伝票が来ます。
管理会社によっては消耗品の代理購入は包括で契約し、定額のなかで遣り繰りするというシステムのところもあるのかもしれない、と思って読んでました。
疑問があれば、管理会社に率直に聞いてみるといいと思う。

[26: 匿名さん]

スレ主さんにアドバイスです。
コメントがばらばらで理解不能に落ちりそうです。
まず、マンション管理適正化法を一読してください。
重要事項の説明書及び管理委託契約書を確認してください。
特に管理費等の収支と保管方法を確認してみてください。
印鑑は貴方（理事長）が持っていて通帳は管理会社と分別さえているようです。
勝手に組合のお金の出納は禁止です。
金銭の収支と保管等は総会の決議を要する案件が多いです。
理事長個人が勝手に扱える事項と理事会の承認を要する事項と総会で組合員の承認を得なければならない事項の判断力を養ってください。
適正化法をまず勉強されることをお勧めします。
でないと重要事項の説明内容とその意義を理解していないと後々優秀なクレーマーの登場で痛い目にあいます。

[27: 名無しさん]

>>23 名無しさん
例えば管理委託契約書に、年間の掃除用具代は管理委託契約料とは別に定額二万円を甲、つまり管理組合が支払うとかに、になっているとか、ないですか。
工事は当然ながら金額によっては総会決議が必要ですし、物品で不定期に買うものは理事会審議により決定して、その都度、理事会が自分で買うか、管理会社に購入を指示するかですが、ごみ袋や洗剤、管球類等のように定期的に一定量が必要となるもの、即ち定期購入するものの発注方式はいろいろあるかも知れないと、ふと思いました。
管理委託契約書と毎月、理事長に送られてくる管理業務報告書を確認してみては、とも思った。
自分のところでは、管理業務報告書も理事ほぼ全員で確認しています。

[28: ただいま受託中]

>>18　　>>21　　>>23　さん
緑の木さん
>>18　管理組合直契約で修繕してもらっていいですよ。
フロントが動かないで管理組合任せにするのなら無視しましょう。

>>21　消耗品等は勝手に買わせとけばよいです。
管理会社が勝手に購入した物品については、管理組合として
承認しない、よって支払い費用も払わないと申し入れしてください。
照明器具も管理組合直契約で可能です。
出来れば、貴管理組合で別な業者に見積もりを取れば
良いと思います。そしてそこに発注するのであれば
管理会社は支払手続きのみすることになります。
そこには管理会社のマージンは発生しません。
別に見積りを取れば、どれだか管理会社がマージンを
取っているかもわかります。

>>23
＞理事の承認を得てから買って下さいと言えばいいのでしょうか
そうではなく、理事会(理事長）の承認を得ていない物品の購入は
管理組合で支払わないと強く言えばよいです。

[29: 匿名さん]

管理組合の管理費等は管理組合の所有物です。
その所有物の収支を第三者の管理会社の承認を得る必要はありません。
貴方の財産の処分（収支、保管）を他人の承諾を得る必要を説いているように思えるが、如何に？。
本末転倒である。