マンション・管理組合のIT利用実態について

[Joe]

以前にもこちらの掲示板で管理組合のインターネット利用についてのスレッドがありましたが時間が経ち、また管理組合だけでなくマンション全体を含めた利用実態を知りたいため、あらためてスレッドを作成しました。

私の住んでいる都内のマンションでも、最近、管理組合や理事会の活動に電子メールやインターネットを使いたいという意見が出てきました。

当マンションは各部屋にインターネット接続（共用の光ファイバー：100Mbps）があり、また入居時にメールアドレスが付与されています。しかし、これまでは比較的高齢の世帯が多いことなどもあり、管理組合などでのインターネット利用はありませんでした。

しかし、今後、電子メールやインターネット当のITを積極的に利用する世帯が増えていくと思われることから、次のようなことを導入したいという意見が挙がっています。
＝＝＝
①管理組合や理事会からの連絡・議事録の電子メールによる配信
↓
②マンションの管理規約等の電子メールによる配信
↓
③マンションのホームページ作成（管理規約や過去の理事会の議事録等を掲載）
↓
④マンションのホームページ作成（③に加えて、駐車場・共用施設の予約も行う）
↓
⑤マンションの敷地内に無線LANを導入、ホームページなどにアクセス可能とする
＝＝＝

これまであまりITの利用が進んでいなかったことを考えると、少々欲張りすぎているとも感じております。

そのため、皆さんのマンションや管理組合で実際にどれくらいITを積極的に利用しているか、ご意見をいただけないでしょうか。

例えば、
「①までやっている」
という回答や、
「その他に、うちのマンションは○○をしている」
など、いろんなご意見を頂ければ幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

[8: 匿名さん]

私、後期高齢者世代ですが、テレビは見飽きた、本は読み難くなったが、選択の範囲の幅が広いインターネットにはまることで、生き甲斐を見出しています。「20代～40代なら」とは常識的ではありません。

[9: ただいま理事の住民さん]

紙をなくすわけじゃないし、ネットを併用するだけだから実際には問題ないと思うけどね。
でも一人でも反対したら総会決議とかネット利用自体できなくなるから結構大きな問題なんだよね。
反対する人は紙でできるという併用案はなんで駄目なんだろう？＞区分所有法

[10: 匿名さん]

あれ？
＞でも一人でも反対したら総会決議とかネット利用自体できなくなるから結構大きな問題なんだよね。
↑は、どのへんの条文からそんなご判断に？

そもそも「電子化」については記述されてますが、ネット決議など方法について条文本文には書いてないような。

[11: ただいま理事の住民さん]

あれ？と思ってさらに確認してみると、

　「総会会合を開催しないで電磁的方法＊のみ＊で決議するには全員の賛成が必要」

ということでした。てっきり、

　「総会決議の投票で電磁的方法＊を＊使うには（使わない人も含めての）全員の賛成が必要」

なのかと思ってました。指摘ありがとー（誤解したままになるところだった）。

[12: 匿名さん]

（電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾）
第五条 　集会を招集する者は、法第四十五条第一項の規定により電磁的方法による決議をしようとするときは、あらかじめ、区分所有者に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、書面又は電磁的方法による承諾を得なければならない。
２ 　前項の電磁的方法の種類及び内容は、次に掲げる事項とする。
一 　第三条第一項各号に規定する電磁的方法のうち、送信者が使用するもの
二 　ファイルへの記録の方式
３ 　第一項の規定による承諾を得た集会を招集する者は、区分所有者の全部又は一部から書面又は電磁的方法により電磁的方法による決議を拒む旨の申出があったときは、法第四十五条第一項に規定する決議を電磁的方法によってしてはならない。ただし、当該申出をしたすべての区分所有者が再び第一項の規定による承諾をした場合は、この限りでない。

[13: サラリーマンさん]

ご承知とは思いますが、電子(電磁)決議は、運用が難しいんじゃないでしょうか?
本当にきっちり運用しないと、「なりすまし」「データ改ざん」などの不正投票が発生しやすいです。

確かに総会など面倒ですが、まだ信頼に足るシステム構築って難しいのではないですか?
信頼に足るってところまでで行くと費用もかかると思うし．．．

でも運用できたら情報を教えて欲しいなぁ

[14: 匿名さん]

>ご承知とは思いますが、電子(電磁)決議は、運用が難しいんじゃないでしょうか?

管理組合には1，2年の任期の役員には何らメリットなく、無駄な費用が生じるだけ。
一方、多数のお任せ管理組合を抱える管理会社には多いにメリットがある。

[15: 匿名さん]

>>13
別スレでも意見したのですが、
＞本当にきっちり運用しないと、「なりすまし」「データ改ざん」などの不正投票が発生しやすいです。
紙による議決書や代理出席のほか、総会での本人確認がなされない限り、現状の方法でも↑同じですよ(^^ゞ

[16: 元理事長]

元スレについてです。
初代理事会にて、IT化は必須と判断して導入しました。

>>①管理組合や理事会からの連絡・議事録の電子メールによる配信

理事全員にメールアカウントを発行の上で、理事会内のみ添付配信まで行っています。
区分所有者全員へとなると、当面難しいです

>>②マンションの管理規約等の電子メールによる配信

？

>>③マンションのホームページ作成（管理規約や過去の理事会の議事録等を掲載）

第1期にてHP運用の是非をアンケート。多数の方の賛成を元に作成し、運用開始。
但し2期目になり更新頻度が低くなっている(担当者のレベルが追いつかない)。

>>④マンションのホームページ作成（③に加えて、駐車場・共用施設の予約も行う）

各種申込書自体は、PDFにてプリントできるようには設定済み。
予約フォームまで作成は可能ではあるが、管理人及び理事の現状のスキルを鑑みてペンディング。

>>⑤マンションの敷地内に無線LANを導入、ホームページなどにアクセス可能とする

管理人室にて光回線接続済みなので、エントランス周辺までは事実上可能ではある。
しかし、実用性(必要性)が乏しい為、設定していない。

当方も前期理事で詳しい方が居られたので導入はスムースだったものの、2期目にバトンタッチした途端、陳腐化しつつあります。毎期管理組合理事に「WEB担当」を配した上で、作成者にも適時監修して貰う事も必要だと感じています。
尚、私もネットで完結できる時代がそう遅くなく来ると考えていますが、現段階では紙ベースでのデータ管理は必要であり、さらに根底には管理組合員は「Face To Face」でいる事が前提であると思います。

[18: ＯＬさん]

管理組合（ここでは執行部に限定）のIT化は必要だ。
うちは築5年目の大規模マンションだが、歴代理事自身がIT化を嫌っている。
ITのメリットは、地理的時間的制約が撤廃できる情報通信だ。
そのことを理解しようとしないのが歴代管理組合である。
なぜか？それし管理会社に丸投げで理事が仕事しないからだ。
仕事すれば絶対ITが必要なことはわかる。

例として、理事会開く代わりにメールで理事全員の賛否をとって決議の代わりにした。
そのとたん、守旧派理事から「理事会で決議してたい！」と抗議が来た。
この理事は「理事会」を理解してない元理事長経験のあるアホだ。
「理事会」は管理規約で開催要件と決議事項が厳密に規定されている。
それをこのアホ元理事長は何もしらない。管理会社に丸投げだったから知らなくてもよかった。

[19: 住まいに詳しい人]

リゾートマンションは常時定住してませんから、今は理事会をインターネットでやってますよ。
だって一堂に集まれませんから。インターネットは掲示板とメールでやってます。
中には出来ない方がいますが、理事の義務として努力してもらってます。
それでもどうしても出来ないという方は、理事には指名しません。
理事は頭数ではなく、仕事をする人が必要だからです。

[20: サラリーマンさん]

管理組合の役員は理事会を理解してない人が多いですね。
管理規約を読めば、理事会の開催要件と決議事項が規定されています。
従って、理事会決議事項以外の決裁は理事会を開催しなくても決済できます。

たとえば、修繕の執行は理事会決議不要です。
また、管理会社の月例報告も理事会で報告する必要はありません。
従って、合議・合意が必要な事項で理事会に諮る必要がないものは、ネットで出来るのです。

管理組合執行部の機動性を高めるためにもネット活用は赤決です。

[21: サラリーマンさん]

赤決→不可欠

[22: キャリアウーマンさん]

ITの利用は執行部業務の効率化・省力化で考えるべきですね。

[23: 匿名さん]

IT化が進んでしまうと割高な委託管理費の徴収がばれたり、建築士の理事がキックバックをもらうためにわざと高い工事費で発注していることがバレるのであり得ないのでは！

[24: 匿名さん]

組合もホームページで組合員に理事会及び組合活動をオープンにすればお互いに情報交換が出来て良いのでわ。

[25: マンション住民さん]

コラボを導入すれば全て解決するよ。
http://www.m-collabo.com/

[26: 匿名さん]

コラボ導入しても使いこなしてるマンションは殆どないのでは？
管理組合が機能に制限を加えてる例が多い。
理由は管理組合執行部にIT専門家がいないから。

コラボで特に有用な機能は次の３つだ思う。
・理事会会議室
・施設予約
・ご意見箱

[27: 匿名さん]

メールでの事前の情報交換を提案して、反対する人物はたいていうしろめたいことをしてきたケースが多そう

[28: マンション住民さん]

いや、壮とは限らない、IT音痴やスマホ使って奴がそうだ。