書記って必要ですかね？

[理事経験者]

以前90世帯ＭＳで理事をやった時（役員9名）
理事会熱心な組合員から、理事長と書記に議事録作成マニュアルを頂きました。
彼曰く「書記によってフォームがバラバラで酷いので教授している」との事
又「議事録を管理会社に任せると管理会社の都合の良い表現で作るので役員でやるのがベスト」とのご意見

現在小規模ＭＳなので役員数も少なく、書記の役職は無く議事録は
管理会社にお願いしています。
理事会後、管理会社より添付メールで議事録が送られ全役員が内容をチェックし、表現の変更等も指示し承認が得られた時点で印刷を掛け
署名捺印をしています。
特段問題ないと思われますが
役員に余裕があるＭＳも、管理会社に議事録作成を任せても問題ないのではないかなと思っています。

ご意見ある方お聞かせ下さい。

[22: 近所をよく知る人]

>>21
それは総会の議事録ですよね？

話の流れからすると議題は理事会の議事録のような.....？、私が勝手にそう思っているだけ？

[23: XYZ]

常識的には、
（理事会の会議及び議事）
第５３条　理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
２ 議事録については、第４９条ー総会の議事録ー（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

[24: 近所をよく知る人]

常識的には、>>23の準用元は>>21ではなくそのマンションの管理規約。
ミスリードを誘うような書き方はすべきでない。

[25: XYZ]

＞ミスリードを誘うような書き方はすべきでない。＞
ミスリードではなく、総会規定を準用するのが、常識的とコメントしてます。
では、貴方の常識は何でしょう。

[26: 近所をよく知る人]

＞ミスリードではなく、総会規定を準用するのが、
＞常識的とコメントしてます。
＞では、貴方の常識は何でしょう。
そこまで説明しないといけないかなぁ....。
>>21で区分所有法を引用しておいて、>>23では引用元を提示しないで標準管理規約を引用する意図が分からない。

区分所有法においては、理事会は区分所有法に定められた機関ではないため理事会についての記載はない。
標準管理規約では、電磁的方法を利用する場合と利用しない場合が例示してある。

それぞれの一部分を抜粋して「常識的」と括ることは、常識的ではないと思う。

本題に戻ると、電磁的方法をとる事は法的には認められるが、実際の運用は管理規約に基づくべきである。

[27: XYZ]

＞>>21で区分所有法を引用しておいて、>>23では引用元を提示しないで標準管理規約を引用する意図が分からない。区分所有法においては、理事会は区分所有法に定められた機関ではないため理事会についての記載はない。標準管理規約では、電磁的方法を利用する場合と利用しない場合が例示してある。それぞれの一部分を抜粋して「常識的」と括ることは、常識的ではないと思う。本題に戻ると、電磁的方法をとる事は法的には認められるが、実際の運用は管理規約に基づくべきである。＞
「議事録って印刷して保管しないといけないのですかね？記憶媒体で保存はまずいのかな？」
に対して、区分所有法の「書面又は電磁的記録」を紹介しましたが、それに横から貴方が理事会の話だろうとコメントがあったので、理事会であっても総会・集会の規定を準用するのが常識と規約例を記述しました。この時点では「書面又は電磁的方法」は全く関係のないことです。何を一部抜粋したかご覧あれ。
ただこれだけのことにミスリードとの意見は頂けません。挙げ句の果てに、「実際の運用は管理規約に基づくべきである。」とは、当たり前の事で、集会・総会の議事録以外の法人でない管理組合、理事会共に区分所有法に定められたものでないので、規約に基ずくのは当然こことです。

[28: 近所をよく知る人]

そうですね

[30: 匿名さん]

書記？
要らんね。
総務なの？
総務は仕事ないよね。
議事録は管理会社が作成するし。
書記って……。笑
幹事と同じくらい無能でも出来まっせ。

[31: 匿名さん]

私のマンションでは、女帝と呼ばれる監事がおります。
言語能力に自信があるのか、議事録にはとても細かくうるさい注文を出してきます。
書記さんはいつも泣かされていました。
仕事はほどほどにしないと嫌われてしまいます。

[32: 草の根民主主義評論家]

理事会は開催前に議事録案を作成して
理事会ではそれを読み上げるといいよ。
そのまま議事録にできるから。
もちろん微修正はあるけどね。

[33: 匿名さん]

嫌われ者が監事になる。
誰もなり手がいないから、好き勝手にやる。
どこも同じだ。

[34: 匿名さん]

反省ですか？立派です。

[35: 匿名]

うちは 監事＝ハンコ係 な現状ですけど何か？

[36: 匿名さん]

で、それがどうかしましたか。

[37: 匿名さん]

ウチも幹事＝ハンコ係
仕事といえば、収支報告に署名するから自分な名前を間違えないように、一年間自分な名前の練習くらい。
輪番制になる前までは、理事長経験者や理事を2期以上経験した推薦者でしたが、輪番制になってからは理事未経験世帯のしかも代理人。
理事会のカーストの一番下。
書記もは〜？意味ないし。

[38: 周辺住民さん]

そもそも議事録は管理会社ですし、書記はメモをとるパフォーマー。
総務の殆どは仕事なし。
自分が理事の時も監事と総務は形だけで、座っていればＯＫでした。
それでも同んなじ任期2年ですからね、ずるいよね。

[39: 匿名さん]

管理会社目線だと、そうだよな。

[40: 稍荒]

お小遣いあるならまともに働くのがバカらしくなりそう。
実質、仕事をするのは理事長と会計ではありませんか？

[41: 匿名さん]

書記、会計担当、監事は、理事以外に委託する方法はどうですか。

[42: 稍荒]

・理事(理事長・副理事・会計)は内部
・監事は外注
・管理者は外注
・書記は管理会社

以上、か弱い区分所有者の儚い願いです。

[43: 匿名さん]

管理会社には、か弱く見せたほうがいいのね？

[44: 稍荒]

↑質問の意味がわかりません

[45: 匿名さん]

書記は管理会社が議事録とコミコミ。
監事と書記はいてもいなくてもどーでもいいかんじ。
喋りベタで、座ってるだけ。
意見も芯もなくあんた人間なの？
てレベル。
任期中は声も聞いたことないし、寝てたかも。

[46: 匿名さん]

モンスター住人ですか？寝るなんてあり得んわ。

[47: 匿名さん]

悪い人ほどよく眠る

[48: 匿名さん]

抜けてるんでしょ、問題外。

[49: 匿名さん]

今期から輪番制のマンションだけど、輪番一期生は規約も理解出来ない、発言も無く会議にならないと、立候補の留任組がボヤいてました。
書記や監事だけが無能ではなさそうですよ。
無能な理事は必要ですかね？

[50: 匿名さん]

一番無能なのはフロント、やりやすい。

[51: 匿名さん]

うちの理事会は書記は2名体制。
役員報酬あり。

ずっと書記が議事録を作成していたが、大規模修繕工事の前あたりに書記が
「専門用語が多くてわからない」
と言い出し、管理会社フロントマンが議事録を作成することになった。

しかし、大規模修繕が終わっても議事録作成は管理会社にやらせ、仕事がないのに書記は2人のままだったので、総会で指摘してやったら元に戻った。

管理会社が作っていたときはフロントマンの多忙を理由に、議事録完成に1ヶ月以上かかる月もあったが、書記に戻って多少は早くなったかな。

[52: 匿名さん]

書記というより、総務全般込みで委託契約ですがな。
理事長も会議中、『ここは議事録に載せてください。』と当たり前のように担当に言い放ってまっせ！
理事長自ら書記なんて存在、無視してます。

[53: 匿名さん]

管理会社がウソ書いたり、理事長が都合の悪いこともみ消さないために必要かも！

[54: 匿名さん]

議事録は理事長副理事長の印鑑が必要ですから、都合の悪い議事録は修正修正の繰り返しのすえ、理事長の都合の良い議事録でいっちょ上がり！
半年後に裁判を控えているので、証拠隠しにターイヘン。

[55: 匿名さん]

副理事長の印鑑もいるの。？

[56: 匿名さん]

うちは副会長か、監査の印鑑も
ありましたよ。
この人たちが理事長のグルなら印鑑の価値も重要性もゼロです。

[57: 匿名さん]

副会長とか、監事とかの印鑑があるのかね。
規約はどうなっているの。？

[58: 匿名さん]

印鑑証明付きの印鑑以外は信用してはいけません。
議事録署名人印に印鑑証明添付義務はありません。
拠って、区分所有者に配布されている議事録が
本物かどうかは定かではありません。偽造された
議事録が組合や管理会社に保管されている可能性
もあります。
総会等の議案書と議事録は必ず保管しましょう。
ほとんどの区分所有者は持っていませんよね。？

[59: 匿名さん]

当マンションは、議事録は配布されませんが、略式の理事会ニュースが掲示板に貼られます。
詳しく知りたい人は、議事録閲覧申請書を提出し、理事長、副理事長立会の元で閲覧できますが、嘘で固めた議事録なら意味がありません。
録音を聞かせてもらうのが一番信用できます。

[60: 匿名さん]

閲覧申請を慣れない理事が受けた時は戸惑います。

理事会と管理会社か共謀しているのは明らかだが、

証拠の為の閲覧ですから、色々作戦を考えます。

閲欄欄に対する問答。
理事長＝いろいろたくさんの閲覧で何時間かかるかな？
閲覧＝そうですね２～３日くらいは時間を要します。
理事長＝俺、そんなに時間はないしね、
閲覧者＝本当に、お忙しい所御面倒かけます。

※理事長は非常に困った様子

閲覧者＝では、理事長、そこのコピー機で印刷すると
　　　　１時間ですみますよ、

理事長＝ああ、その手があるか、そうしよう

是にて、閲覧みたいなめんどい事をさけて、証拠の品を
手に入れました。ばっちりです。バイバイ。

[61: 匿名さん]

裁判前提のケースなら、代理人立会いのもと、議事録の写真撮影可能ですよ。
議事録が信用できない場合は、理事への証人申請を出せば良い。
理事会が一つ岩とは限らないことは、どこも同じ。

[62: 匿名さん]

代理人を誰にするかが問題だよな。

[63: 匿名さん]

一般的に代理人とは、弁護士です。

[64: 匿名さん]

組合を告訴する場合は、組合側には一般的には管理会社の顧問弁護士。
この場合は、実質的には管理会社を相手取る裁判になる。個人には不利。

そこら辺を切り離すには確固たる証拠がいる。私の場合は組合につく
はずの管理会社の顧問弁護士が組合に断ってきた。理事長と監事は退去。

管理会社の担当は規約や法令を知らない専門学校でのフロント。
弁護士もあきれて怒鳴っていた。一流と言われている管理会社であるが。？

[65: 匿名さん]

「告訴」と言うからには、刑事訴訟の話ですか？

[66: 匿名さん]

管理組合（理事会）の連中が住民の信用を得られない場合、真実のもと、事を進めるために、個人で弁護士をつけるケースも少なくありません。

[67: 匿名さん]

そんなくだらないことに弁護士費用などつかえません。
被告にならば、頭悪いから逃げられないので弁護士先生を
使いますが。

[68: 匿名さん]

組合幹部が住民の信用が、あるのか、ないのか、はどうして知る
事ができますか。そんなくだらない事で弁護士を使うなんて軽い。

[69: 匿名さん]

何かあったのでしょう。
闘うのは自由です。
闘って自由を勝ち取った時に、本当のリバティーを手にできるのだから。

それとも、訴えられる側の理事会の人かな？

[70: 匿名さん]

大規模修繕工事がらみなど、大きなお金が動く時は色々ある。
理事会とは所詮、密室での机上の空論会なのだから。
声の大きい幹部の数名が気弱で意見ひとつ言えぬその他大勢を言いくるめ、住民のお金を好きなように使い込む。
理事長、副理事長、総務、会計以外は雑魚扱い。

[71: 匿名さん]

マンションは終の棲家の予定で購入するととんでもないことになる。
築２０年前後で買い替える計画で資金計画をしましょう。ローコスト
マンションで安物は２５年過ぎたころにぼろぼろになる。一番怖い
のは損害保険の値上げ（子酔われないから）に遭遇する。スラム化です。

組合員の資質が悪いと避けられません。共同住宅ですから。