書記って必要ですかね？

[理事経験者]

以前90世帯ＭＳで理事をやった時（役員9名）
理事会熱心な組合員から、理事長と書記に議事録作成マニュアルを頂きました。
彼曰く「書記によってフォームがバラバラで酷いので教授している」との事
又「議事録を管理会社に任せると管理会社の都合の良い表現で作るので役員でやるのがベスト」とのご意見

現在小規模ＭＳなので役員数も少なく、書記の役職は無く議事録は
管理会社にお願いしています。
理事会後、管理会社より添付メールで議事録が送られ全役員が内容をチェックし、表現の変更等も指示し承認が得られた時点で印刷を掛け
署名捺印をしています。
特段問題ないと思われますが
役員に余裕があるＭＳも、管理会社に議事録作成を任せても問題ないのではないかなと思っています。

ご意見ある方お聞かせ下さい。

[2: ３年目理事]

少ない役員の分担にもよると思いますが、私は書記理事は不可欠だと思っています。
スレ主の言われるとおり、理事会や総会議事録の下案は管理会社に作らせ、理事は校正するのが理想的だと思いますが、
常に管理会社の活動や業務内容は、組合員の代表である理事が監査する必要があると思います。
そして、議事録を含めてあらゆる記録は文書化され保管されるべきものなので、その保管管理（の監査）を書記が担う必要を感じます。
また「紙」をたくさん扱うので作業量的にも他理事より負担が大きいと思うので、独立してあるべきだと思います。

尚、当方のところでは、上記に加えて書記理事が理事会ニュースの素案を作成する業務を分担しており、それも重要と考えています。

当方が考える理事の必要順序は、
　理事長−会計−監事−書記−設備−防犯−庶務−防災−広報
です。

マン管センターでは、あまり重要視されていませんが・・・(^^ゝ
　http://www.mankan.or.jp/faq/2_19.htm

[3: 匿名さん]

書記を役員がしない、できない！
残念ながら、どこもそうでしょう。
つまり、大した事務作業をしていないと言うこと。
別スレに書きたいが、そんな役員が報酬を得るなんてビックリだね。

[4: 理事経験者]

>理事長−会計−監事−書記−設備−防犯−庶務−防災−広報
すごい組織ですよね！
以前90世帯理事会でも9名の理事の内役職があるのは6名でした。
理事長-副理事長-会計-書記-監事
設備−防犯−防災になるとある程度の知識がないと出来ないのでは？

現在の小規模MSは、役員が4名
理事長-副理事長（自治会班長兼務）-会計-監事、体制です。
書記の余裕は無いのが実情です。
本来ならもう1名役員が多い方が良いとは思うのですが・・・

[5: 近所をよく知る人]

200戸ですが、議事録の作成手順はそちらと同じです。
表現の仕方って難しいですよね。文章にしたためた時に意図した所からかけ離れてしまうことを最近では、アサヒると言うらしいですが、書き方ひとつで決議が持つ意味合いも随分と変わってしまいます。

長い文章にするとポイントがぼやけてアサヒってくるので、議事録は最低限に絞って、細かい経緯は役員に聞いて下さいで良いと思います。審議が本質であって、議事録は決議の記録ですから、記録に役員の手間を増やすよりは審議に集中すべきです。

[6: 匿名さん]

私が理事をやった時に
「議事録の作成がなっていない」と、管理組合に熱心な組合員に云われ
何度も書き直しをしていくうちに、未完成の議事録が嵩み
結局書記は後半理事会に出なくなってしまった事件がありました。
残った役員で手分けして議事録を作成しましたが

議事録を管理会社に作らせても、詳細チェックと保管は組合が行うのであれば、私は問題は無いと思います。
逆に役員の成り手がいない組合なら、役員負担を少なくした方が良いと思うのですが・・・

[7: 匿名さん]

高齢者が多い理事会だとＰＣも使えない人が多いから
書記を引き受けてくれるのは難しい

ＰＣ使えないから管理会社で議事録を作成しても
チェックは、管理会社が印刷-郵送-回覧-チェック-修正だから
時間が掛かるよな〜

[8: 匿名さん]

理事長・副理事長・書記・監事経験しましたが
書記が一番面倒でした。
又役員になるなら、書記以外かな〜

管理会社がやって頂けるなら助かると思うよ！
書記も理事の一人として発言するにしても
書記をやりながらだと、発言に集中できないから

役員数が少ない組合なら尚更だと思う

[9: XYZ]

>理事会後、管理会社より添付メールで議事録が送られ全役員が内容をチェックし、表現の変更等も指示し承認が得られた時点で印刷を掛け署名捺印をしています　特段問題ないと思われますが

特段問題がないとは思われますが、このことが代々の理事長なり理事に継承されなくて、管理会社に任せる安易な事だけが継承されることが危惧されます。従って、区分所有法、規約に従い理事長が自ら書いて、自信がない場合は、過去の議事録を参考にし、理事会及び署名者2名の協力を得る良い習慣を付けることが必要です。

[10: 匿名さん]

管理会社が作成しようが、理事役員が作成しようが
内容チェックは他の役員がやらないといけないですよね？
なら、管理会社に云う方が云いやすいかな〜
>6みたいに
修正を言って書記に逃げられても困るしね！

[11: 匿名さん]

私どもマンションは理事会12名のうち、書記は2名ですが、2名の意味は、片方が欠席した場合のバックアップですので、1名でもいいとは思います。

また議事録は、管理会社担当者が理事会終了後ワープロ作成するものと、書記がその場で手書きノートするもの（書記2名のうち片方が担当）と2種類を保存してあります。
管理会社作成の議事録は、理事会後１Ｗ後ワープロアップされますので、
理事長、副理事長、書記が確認し、署名して、正本の議事録として保管され、組合員には、掲示板で公開しています。

手書きメモの方は、内部メモで、理事会以外のメンバーには非公開です。問題住民の氏名があったり、対処方法の内容があるから秘密にしてあります。

私は書記で、自分が書いたものと、管理会社が後に作成してくるものと、内容の大事なところの相違を見つけたことはないのですが、やはり管理会社にまかせっきりはよくないと思います。

[12: 理事長経験者]

11さんへ質問

理事会としての正式議事録は、理事長他2名が署名した管理会社作成の議事録になるのでしょうか？

その他書記が作成した
>ワープロ作成するものと、書記がその場で手書きノートするもの（書記2名のうち片方が担当）と2種類を保存してあります
とありましたが、保存資料が膨大にならないでしょうか？

[13: 匿名さん]

11です。

うちの理事会がたいしたことをやっていないからかもしれないので、お恥ずかしい限りですが、理事会は月1回の2時間程度の会議だけで、分科会とかもないのです。

だから、活発な理事会活動をされている皆様の参考にはならないかもしれませんが、今のところ保存資料は分量は少ないですよ。（個人的には、まずいなと思ってます。話し合いの機会が少なすぎると思いますね）

管理会社作成が正本として保存されています。
管理会社作成といっても、理事長と書記が必ず事前チェックするので、重要事項のモレはないですね。そのチェックを書記が自分でとったメモを元にするのです。

書記のメモは、各会議は交代で、片方の書記が書いているのですが、バインダー1冊だけです。手書きメモなので、理事会を引きついだ時に、後の人が見てもよくわからないかもしれません。議事録は、一般公開されるので、
理事会の議論の過激なところはないのですが、手書きメモの方は、手加減なしという違いがありますね。

[14: 理事経験者]

13さん早速の回答ありがとうございます。


月一回2時間の理事会は、私の所も同じ程度です。
現在は3期目なのでさほどでは無いですが
以前のＭＳは25期だったので書類の保管も色々と問題となったので
お聞きしました。
詳細が分かる物がある事は良いかもしれません。

[15: 匿名さん]

書記と会計なら会計が必要？

私のＭＳでは、毎月会計チェックを行っている訳じゃないみたいだし
会計って必要なのかなと思っています。
勿論、決算時のチェックは必要でしょうけど
監事がやれば良いのでは？
それとも会計と監事の2重チェックが必要なんでしたっけ？
必要ないなら会計よりも書記の方が必要性大？

[16: ３年目理事]

>>15さん
書記と会計のどっちが必要？？って一概に比較できないのですが、
会計には重大な役割があります。

　単純ですが重大な「管理組合お金(資金）」の管理（権限）

です。
人数少なければ、担当を重複して担うと思いますけど、会計については理事長を始め権限の高い人ほど、重複してはならないと思います。
（私も性善説派ですけど）トラブルを防ぐためにも必要でしょう。

監事はよく間違えられますけど、会計監査役（だけ）と違うと思いますし、そもそも監査すべき「会計担当」がいなければ監事できません(笑

実業務は管理会社が行っていても、それは管理組合の委託で行われているので主要業務に関する担当理事は必要です。

[17: 匿名さん]

>>16さん
>監事はよく間違えられますけど、会計監査役（だけ）と違うと思いますし、そもそも監査すべき「会計担当」がいなければ監事できません
納得しました。
理事会で笑われずに済みました。ありがとうございます。

[18: 匿名さん]

議事録って印刷して保管しないといけないのですかね？
記憶媒体で保存はまずいのかな？

[19: 匿名さん]

>>18

閲覧請求に応じる義務があるから、プリントアウトすることになるし、
紙で保存しておいたほうが面倒がないよ。
記録媒体での保存は法律でも認められているけど、安全に保管するのがけっこう大変。紙の方が楽じゃないかな？

[20: 近所をよく知る人]

管理規約に「署名押印する」とか載ってると思います。
かさばるものでもないですし、何年（何十年？）も保管しますから、紙の方がいいと思います。
検索性は電子媒体の方が優れていますから、そちらも保存すると良いでしょう。
（電子媒体のみだと改ざんやうっかり削除や保存形式などの問題があります）

[21: XYZ]

＞議事録って印刷して保管しないといけないのですかね？記憶媒体で保存はまずいのかな？＞
区分所有法（議事録）
第四十二条集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 第三十三条（規約の保管）の規定は、議事録について準用する。