各種届の書類回付ルートについて

[匿名さん]

当マンションでは、各種届は管理員に提出をしています。（それ自体は管理委託契約に基づく行為です）
これには駐車場／駐輪場使用届も含まれます。駐車場使用届については車庫証明申請の都合上、管理会社（管理員）より理事長に回付されますが、駐輪場及び原付バイク置き場使用届については管理組合がチェックをせずに利用料徴集まで管理会社で行っています。
皆様のマンションでは料金徴集が正確に行われているかどうかを含めて、共用部分の新規使用及び使用解約の把握についてどうされていますか。

[2: XYZ]

＞皆様のマンションでは料金徴集が正確に行われているかどうかを含めて、共用部分の新規使用及び使用解約の把握についてどうされていますか。

下記からすれば、把握チェックの最終義務者は理事長です。
（役員の誠実義務等）
第３７条　役員は、法令、規約及び使用細則その他細則（以下「使用細則等」という。）並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。
２ ー略ー
（理事長）
第３８条　理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一ー略ー
二ー略ー
２ 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
３ 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
４ 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

[3: マンコミュファンさん]

>>02さん

01さんが
>皆様のマンションでは・・(中略)・・についてどうされていますか。
と書いてあるのが読めませんか？
あなたのマンションではどうされていますか？
無用なコピーは止めましょう。

ちなみにウチのマンションでは、
手続に関しては、基本的に管理会社が代行して完結します。
理事長(理事会)としては、その申請書などの確証や報告のまとめを
定期的にチェックすることでその状況を把握しています。
もちろん、気になったときには都度言えばチェック出来ます。

　
P.S.しかし、XYZはこのスレでも同じことを繰り返すのですね・・・
　　あれだけスレの趣旨を理解してから書き込むよう注意されているのに、
　　相変わらず机上論で、どこかのコピー貼付のみ。

[4: XYZ]

＞>皆様のマンションでは・・(中略)・・についてどうされていますか。
＞と書いてあるのが読めませんか？　あなたのマンションではどうされていますか？　無用なコピーは止めましょう。

マンションの管理は区分所有法とこれに基ずく管理規約によって行われている。
どうされていますか？の問いに、自分のマンションの現象のみを答えることは全く意味がありません。
マンションと一口に言っても、複合あり、リゾートありで、自主管理あり、部分委託管理、全部いたく管理あり、問題は管理規約か、管理委託契約でどのように手当をしているかであって、他所のマンションの規約や契約の説明なしに現象面を説明して出来る筈がありません。真似て行ったとしても、規約が違い、契約が違う上の混乱するだけです。勿論、分かっていてもそこまでの説明のコメントは出来ないので、訳は分からないが、現象面のコメントしか出来ないのが現実でしょう。

[5: 匿名さん]

xyz氏は「皆様のマンションでは○○についてどうされていますか？」いう質問はすべて無意味だと言うわけですね。
強いて質問するなら、どのようなマンションで規約はどうなっているのかなど詳細な情報と前提条件をあわせて提示する必要がありそうです。
答える方も同様に「うちはこれこれこういうマンションで、規約にはこれこれと規定されていますが」などとお断りをしなければならないようです。

[6: 匿名さん]

スレ主の質問どおりに答えられないなら、無理して書き込まなくてもいいのに・・・
荒したいのかな？？

>P.S.しかし、XYZはこのスレでも同じことを繰り返すのですね・・・
>　　あれだけスレの趣旨を理解してから書き込むよう注意されているのに、
>　　相変わらず机上論で、どこかのコピー貼付のみ。
まったく同意です。

[7: 匿名さん]

うちでは、駐輪場使用手続は基本的に管理会社（管理員）にお任せ。駐輪場使用細則に手続詳細が規定されており、それに従って行ってもらっている。理事長の私は、ときどき割り当て状況などを確認。使用料納入は管理会社の毎月の報告で確認。
駐車場は契約書に理事長印を押す必要があるので、契約書が理事長に回付される。車庫証明が必要な場合も同様。使用料納入は月報で確認。
なお、当ＭＳは約８０戸、店舗あり、全部委託、管理員は日勤。

[8: XYZ]

＞xyz氏は「皆様のマンションでは○○についてどうされていますか？」いう質問はすべて無意味だと言うわけですね。強いて質問するなら、どのようなマンションで規約はどうなっているのかなど詳細な情報と前提条件をあわせて提示する必要がありそうです。

質問者はどのような質問でも自由なことは常識なので、私は一切コメントしていない。
返答、回答のコメントする側の問題を取り上げているのに、上記はそれを理解出来ていないコメントです。

＞答える方も同様に「うちはこれこれこういうマンションで、規約にはこれこれと規定されていますが」などとお断りをしなければならないようです。

当然です。管理行為は裏付けがあって出来るし、単なるサービスでの行為は普遍的なものではないことは当然です。
折しも、実例として、上のNo.07では「うちでは、・・・駐輪場使用細則に手続詳細が規定されており、それに従って行ってもらっている。」と使用細則まで述べておられますが、これを読んだ人は現象の裏付けの使用細則を知り普遍的なもととして理解出来ます。
ただこれだけの事が理解出来ていない様ですね。

[9: ３年目理事]

スレ主は、
使用料などが発生する受付代行事務とその収納代行まで行っている管理会社が、不正又は気付かぬミスなどしてないか？をどうチェックしてますか？
っということだと読みました。

私のところでは、理事長承諾印（駐車場契約書）などは当然理事長が都度見てますが、それ以外で申込書などは理事内回覧はしていません。
但し、月次報告の中にはかなり細かい利用者数を示すもののほか、各月の新規の申込や脱退は部屋番号を記して報告頂いています。
それらの経過報告とともに、会計の使用料徴収実績などを毎月全理事が目を通しています。

[10: 匿名さん]

>>08さん

01さんが
>皆様のマンションでは・・(中略)・・についてどうされていますか。
と書いてあるのが読めませんか？
あなたのマンションではどうされていますか？教えて下さい。

脱線しないようにしましょうね。

[12: 匿名希望]

XYZさんに現実的な事を質問しても意味が無いことはご承知の筈です。

しかし、参考文献等々のコピー貼り付けは、物事の判断根拠を一から調べる時間の節約にもなり私は重宝しています。

但し、暇なお役人的発想でコメントしている部分もあり、そこを飛ばして自分の必要な部分のみ使わせて頂いております。

誰しも長所、短所あり。今後もこのスレを参考にする方々のためにも大人の情報交換の場であってほしいものです。

[13: サラリーマンさん]

>自分のマンションの現象のみを答えることは全く意味がありません。

XYZ聞かれた事に答えれば良いんだよ！
ここでも又荒らす気かぁ〜？

スレ主さんへ

私のＭＳ（小規模）でも管理会社にお任せしています。
駐車場20台 バイク8台 自転車100台程度なのと築浅なので
定期的にチェックはしていません。
将来的に、区分所有者以外の名義の車などが駐車場を使用する可能性はありますが、基本的には、使用料の支払いが滞りなく収められ
他組合員からのクレームが無い限りチェックする必要は無いと思います。

[14: 匿名さん]

>>12
まったく同感です。同氏が苦手な実践面の議論をふっかけても「ゴキブリ的な挑発ご苦労様です」という反応ですから、無理に実践面の土俵に引きずり込まず、今後も法令情報提供でのみご活躍いただいただくのがよろしいかと。

[15: 匿名さん]

>>14
>無理に実践面の土俵に引きずり込まず、今後も法令情報提供でのみご活躍いただいただくのがよろしいかと。

その通りだと思います。

>同氏が苦手な実践面の議論をふっかけても「ゴキブリ的な挑発ご苦労様です」という反応ですから

だから、↑の様な表現は避けるべきかと思います。

[16: 匿名さん]

スレ主です。
多くのご回答をありがとうございます。
Ｎｏ．９さんご指摘の通りです。
管理会社に「お任せ」状態の結果、管理会社のずさんな社内処理が数件発覚しました。
すなわち、管理会社の請求データに反映されることなく請求されなかった駐輪場利用料が存在していました。（請求データに反映されないため、当然「滞納者」とはなりません。１年以上も未請求のものもありました。結果フロントが個別回収に廻りましたが、回収が難航している利用者もいます。「（フロントに対して）おまえのミスだからおまえが支払え」と。（この方は賃貸利用者であり、当マンションは５０世帯ほどの築４年のマンションです）
管理会社の処理ミスとはいえ、結局は管理組合のチェックが甘かったということになりますので、理事会としては再発防止策を講じる必要があると思い、皆様にお知恵を拝借したく投稿しました。

[17: 近所をよく知る人]

＞今後も法令情報提供でのみご活躍いただいただくのがよろしいかと。
提供された情報が関係法令の全てを網羅しているとは限りませんが、法令の一部である事は間違いないです。

[18: 09]

>>16さん
私のとこも、同じようなことが散見されたのでチェック厳しくしました。
管理会社が悪意をもってるとは思っていませんが、竣工後数年経つと居住者の入換えもあり共用施設の利用登録事務も頻繁になり、どうしても人的ミスが起こりうるようです。

自転車置き場などは月額としてはたいした金額ではないのですが、一度正常な手続きからはずれると問題発覚も遅れがちになるので、とても面倒なことになりますよね。

尚、私のとこでは一部、管理会社が自主的に弁済してくれました。

それと、これらの事務手続きの混乱の原因の１つには、賃借者が入れ替わったときにちゃんと書類を出さない組合員がいることもあります。
知らぬ間に入居してたり、知らぬ間に自転車置き場を勝手に使っていたり(笑
↑このような問題では「管理会社の事務以前の問題」ですが、効率的＆効果的な対策案を管理会社と一緒に模索しています。