理事会の議事録、掲示または配布してますか？

[匿名さん]

皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？

理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

[787: 匿名さん]

第四十二条 　集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 　議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 　前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 　第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 　第三十三条の規定は、議事録について準用する。

「経過の要領及びその結果」と書いてある。

[788: 匿名さん]

【要領】
１ 物事の最も大事な点。要点。「質問の―がはっきりしない」
２ 物事の要点をつかんだ、うまい処理の仕方。「―が悪くてなかなか覚えない」「―よく話をする」

[789: 匿名さん]

経過って英訳するとプロセスだと思った。

[790: 匿名]

区分所有法には書いていない

[791: 匿名さん]

集会議事録
○○○マンション管理組合
開催日時 ○年○○月○○日　○時○分〜○時○分
開催場所 当マンション集会室
出席状況 組合員総数　○○人 有効出席数　　○○人（うち委任状○人）
議決権総数　○○個 有効議決権数　○○個（うち委任状○個）
定刻、管理規約の規定により議長○○○○は集会の開会を宣言し、組合員総数、議決権総数、有効出席数及び有効議決権数について報告を行い、本集会は適法に成立する旨を宣し、直ちに議案の審議に入った。
議事
第１号議案　○○○○に関する件（通常決議の場合）
　議長より○○○○について説明が行われ、質疑応答（極力、具体的内容を記載する）の後、議長が本議案の承認を諮ったところ賛成議決権数○○個（うち委任状○○個）にて承認された。
第２号議案　○○○○に関する件（規約等の制定の他、特別決議を要する場合）
　議長により○○○○について説明が行われ、質疑応答（特別な影響を受ける区分所有者、占有者等がいる場合はその同意等の状況の他、極力、具体的な内容を記載）の後、議長が本議案の承認を諮ったところ賛成議決権数○○個（うち委任状○○個）、賛成組合員数○○人（うち委任状○○人）にて承認された。
　以上の議案をもって本日の議事が終了したので、議長は○○時○○分閉会を宣した。
　以上、本会議の議事の経過並びに結果が正確であることを証するため、議事録を作成し、議長並びに議事録署名人はこれに署名捺印する。
○年○○月○○日
住所 ○○県○○市○○町○−○○−○
名称 ○○○○マンション管理組合
議長 印
議事録署名人 印
議事録署名人 印

[792: 匿名]

お久しぶりです。
みらい平のたぶちゃん、元気にしてますか。

早く理事長になり活躍するのが見たいですぅ～っ。

[793: 匿名]

たぶちゃん、理事会より先に防災訓練報告をするなんてさすが。

[794: 匿名]

理事長とフロントの密談は、理事会と言えるのでしょうか？

[795: 匿名]

理事会の議事録はあるのか

[796: 匿名]

>>794
言えない。
理事会は理事長が招集し理事で理事総数の過半数以上の出席で成立する。
当然、管理会社の出席は理事会成立要件に入ってない。
単なる理事長と管理会社の打ち合わせだと思う。

[797: 匿名さん]

監事の出席は？

[798: 匿名]

うちは理事会の議事録ないが

[799: マンション住民さん]

メモはあるだろう。或いは録音テープとか。

[800: 匿名]

なぜないか。そもそも理事会をやっていないから。

[801: 匿名さん]

理事会は決議機関で規約に定められた事項の決議だけすればいい。
あとは「役員会」とか「打ち合わせ」とかで用足りる。
1年を通してなにも無ければ、理事会は期末の総会議案の審議と決議だけ2,3回で済む。
「役員会」とか「打ち合わせ」なら理事会のような理事過半数の出席要件はない。
出たい人、出れる人が出ればいい。

[802: 匿名さん]

>>800
理事会やらないなら理事はいらない。
輪番で理事が回ってくることがないからいいね。

[803: マンション住民さん]

>>801
飲み会でもいいですか？

[804: 匿名さん]

飲み会でもいいと思う。何ら制限はない。

[805: 匿名さん]

理事会議事録の発言者は実名ですか。

[807: 匿名]

ＨＮにしたって誰の発言かバレるよ。匿名掲示板と違って狭い世界だから。

[808: 匿名]

807
君は正しい

[809: 匿名]

うちは速記録じゃないからいちいち発言者名はかかない。
どういう理由で何を決めたのかを要約して記載している。
余計な情報は無用のトラブルを生むだけ。

[811: 匿名さん]

賃借人は理事会の議事録を閲覧する権利を有しています。

区分所有法の49条第三項のとおり、

理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

利害関係者人は、賃借人も含まれます。従いまして、よほどの正当な理由がない限り、たとえ賃借人でも閲覧請求を許否することはできません。

[812: 議事録の全戸配布は常識]

議事録の全戸配布は常識です。議事録は理事会運営の証拠書類となります。理事会が修繕積立金保全や使途に瑕疵が生じたときには組合員全員にその責任が生じます。（無限責任）欠損金を全員で負担して欠損を生じる前の状態に戻すことになります。そのために理事会の運営には全組合員が注視しなければなりません。
「無関心だから」「お任せしていましたから」の言い訳は通用しません。議事録の全戸配布を拒む理事会は信用してはいけません。通常は理事会の業務補助という名目で管理会社が議事録を作成、理事長および幹事等が目を通し、議事録署名人は中身を精査せずに署名捺印しているのではないでしょうか。理事会運営や管理会社に都合の悪い部分は削除し、都合の良い文言に仕上げる、つまり作文化した議事録になっていませんか？。「全戸配布にお金がかかる」として配布を拒む理事長や理事会を信用してはいけません。大所帯のマンションではコピー機があるでしょう。Ａ４サイズで一枚￥１円程です。５００戸で￥５００円です。予算とうそぶく理事長や理事会を信用してはいけません。大規模修繕や補修工事等の発注や業者選定等の問題など金銭が絡む問題が山積しているのがマンションの管理組合です。
これらの業務に関する何かの目的のために情報開示を拒んでいる可能性があります。コンサルタント会社によるさまざまな情報の漏えい等々さまざまな」疑いが生じてきます。「情報の遮断は何のため、だれのため」という疑問を常に持ちましょう。
毎月の理事会の積み重ねが総会です。この総会を乗り切れば理事長と理事会は安泰です。組合員が理事会の運営に疑問を持たせないために「情報の遮断を図るのです」。情報公開は組合員の「知る権利です」議事録全戸配布を拒む権限は理事会にはありません「住民ファースト」です。「なぜ議事録配布を拒むのか」公開質問状を理事長充てに提出しましょう。
まずは情報公開です。

[813: 名無しさん]

閲覧が機能していれば無理に全戸に配布する必要はない。
むしろ回覧にして捺印させた方が
知らない・読んでない
という言い訳を防げる。
全戸に配布のコストも馬鹿にならない。

[814: eマンションさん]

全戸に投函する義務は法律上や標準管理規約に準拠した規約の上ではないですね。閲覧できるようにして、
その保管場所などを掲示しておけば足ります。
無論例えば1ページで済むと言った簡単な議事録で戸数も少ないとかなら投函実施するのは、そのマンションの理事会の判断で自由ですが、個別性の強いマンション管理において他のマンションにもやれと強要できるものではありません。

紙と投函にコストはかかりますし、議事録をどのように作成しているかにもよります。
うちは逐語的にICレコーダーから理事の発言者名をつけて書き起こしているので、理事会の作成する議事録は年に200ページを超えていて、滞納者名などはマスクして…無論議事録正本にはそのままでてきます…マンションの住民のみがアクセス可能なポータルサイトの上に公開できるのが精一杯です。

理事会の決議事項中、生活密着系なものは別途理事会頼りなどに記載して広報すればそれで足りるわけで、議事録正本の閲覧要求は過去10年一回もありません。

繰り返しますが、あるマンションが全戸配布するのは自由です。他の理事会の運営にかくあるべしと文句をつけるものとして、必ずやるべしと言えるのは、区分所有法違反であるようなものに限られるべかだと思う次第です。

[815: 通りがかりさん]

うちのマンションは臨時理事会を開いても、理事以外の住民に知らせませんから、議事録も当然配布しません。
管理会社は、閲覧請求があれば見せるから問題ないと言い切りますが、理事会や議事録の存在を知らない人がどうやって請求するのか理解不能です。
一時が万事こんな感じの適当な管理会社なのですが、盲信する理事がいるから困りものです。

[816: 匿名さん]

> 812
このご時世に、500戸クラスのマンションで、議事録を紙で全戸配布しているマンションは逆に、時代錯誤的でいやだけどね

そのクラスなら、住民のみアクセスできるHPか事前登録したメールアドレスへの配布でしょ
紙で全戸配布するくらいの情報なら、掲示板に貼っとけばいいと思うけどね

> 議事録全戸配布を拒む権限は理事会にはありません

拒む権利はないけど、了承する権利もないよ
少なくとも予算がかかるから総会議決必要になる
ちなみに紙代以外にもインク代、本体代（それだけコピーするとすぐ壊れるので）必要なので、年だと数万～10万円くらい必要になるから

[817: 議事録の全戸配布は常識]

パソコンを持たない方、高齢者はどのように情報を得るのか疑問です。手元に置いていつでも確認できることが必要です。もちろんパソコンからの情報伝達も並行して行うのはもちろんです。配布にはマンションの規模は関係ありません。
当方のマンションではコピー機のレンタルですのですべて込の単価です。

[818: 議事録の全戸配布は常識]

年間２００ページというお話ですが、通常２時間の会議でＡ４で２ページほど。総会でも多くて１０ページ前後ではないでしょうか。国会の速記録では発言の合間の「アー、ウー」まで記載するようですが、発言内容が長い場合、司会者は発言内容を手短に咀嚼して発言者に確認するという作業が必要となります。これは司会者の技量にかかります。また貴マンションは理事間の意見の応酬が激しい理事会のようですね。内情はわかりませんが年間２００ページを超える議事録があるということに驚きを感じました。

[819: 議事録の全戸配布は常識]

818: 議事録の全戸配布は常識 1分前
年間２００ページというお話ですが、通常２時間の会議でＡ４で２ページほど。総会でも多くて１０ページ前後ではないでしょうか。国会の速記録では発言の合間の「アー、ウー」まで記載するようですが、発言内容が長い場合、司会者は発言内容を手短に咀嚼して発言者に確認するという作業が必要となります。これは司会者の技量にかかります。また貴マンションは理事間の意見の応酬が激しい理事会のようですね。内情はわかりませんが年間２００ページを超える議事録があるということに驚きを感じました。

[820: 議事録の全戸配布は常識]

818: 議事録の全戸配布は常識 3分前
年間２００ページというお話ですが、通常２時間の会議でＡ４で２ページほど。総会でも多くて１０ページ前後ではないでしょうか。国会の速記録では発言の合間の「アー、ウー」まで記載するようですが、発言内容が長い場合、司会者は発言内容を手短に咀嚼して発言者に確認するという作業が必要となります。これは司会者の技量にかかります。また貴マンションは理事間の意見の応酬が激しい理事会のようですね。内情はわかりませんが年間２００ページを超える議事録があるということに驚きを感じました。

[821: 匿名さん]

８１１さん。
区分所有法４９条第三項をご確認ください。
マンション管理士等としての回答は恥ずかしくないですか。回答を控えてください。
８１２から８２０の方々も区分所有法４９条第三項をご確認ください。

[822: 匿名さん]

> 817
なんか話がどんどん変わっていくね

> 手元に置いていつでも確認できることが必要です。
一回よんで問題なければ、終了でしょう

> もちろんパソコンからの情報伝達も並行して行うのはもちろんです。
それがあるなら、紙配布は、全戸ではなく、希望者だけというのが普通でしょう

> 配布にはマンションの規模は関係ありません。
関係あるよ。ただの資源の無駄だもん

> 当方のマンションではコピー機のレンタルですのですべて込の単価です。
トナー代なども含めて、1枚1円でできるところあれば教えほしいけどね（笑）
安いところは、枚数制限あったりするから、500戸は無理だし（笑）
作り話感がすごい

[823: 名無しさん]

パソコンも操作できないお年寄りが
自分の住むマンション管理のおかしな点を
指摘するだけの能力があるのかな？

[824: 口コミ知りたいさん]

議事録と広報は次元が異なります議事録は議題から提案、論議、結論が克明に記載されているもので、理事会運営の証拠書類となるものです。広報は割愛され要点だけを記載したものでこれで議事録とすることの危険性は理事長と一部の理事の思惑で事案が創作される危険性があります。つまり都合の良い「作文」ですのではっきりと議事録の全戸配布を求めまる必要があります。これを拒む理事長や理事会は「臭い理事会」ですので運営に注視・監視が必要です。

[825: 匿名さん]

>>823
パソコンも操作できないお年寄り？
パソコンと問題解決能力は別だろうよ。
この人、多分、自分は凄いんだって言いたいんだろうけど、そういう人って、例のあおり暴行傷害事件の容疑者と同じで自己中で傲慢なんだろうな、そういうの近所にもいるよ。哀れだな。

[826: 匿名]

理事会議事録について
配布期限:会議後２週間以内(可能なら１週以内)
内容１:提案苦情等の発議者の属性を明確にする。
(理事会役員／一般の組合員／管理会社)
２:原因・評価判定・対策効果・期限を明確に
・

[827: 匿名]

>>826 匿名さん
議事録配布は、一般企業でも官公庁でも会議開催後
１週間以内でしょう。
世間一般常識として、普通はね！

管理組合の理事会でもそれ以上の間(タイムラグ)を
あけるロス・ある意味で怠慢は管理業務請負企業と
して契約企業としては落第ですね。

失格者の烙印を押されても仕方ないでしょうね。

[828: Ａマンション管理士]

理事会という公共の仕事を行っている限り、何を行っているのかを組合員に提示する義務があります。議事録は、要点のみ、出来ればＡ４用紙１～２枚程度にまとめ、理事会開催後１週間以内に全戸配布又はマンションＨＰへの掲載を行うことが望ましいでしょう。

[829: ご近所さん]

>>828
上から目線で感じ悪いな。

[830: 匿名]

>>828 Ａマンション管理士さん
要点を明確にするのは、情報発信の基本です。
が、討議の目的・検討事項の発覚経緯・最終着地点の想定や期限を明記出来ていない議事録は多い。
管理会社の問題意識が低い上に、情報整理&発信能力が低い事が背景にある。

[831: 某管理員]

827　匿名さん
830　Aマンション管理士さん
理事会議事録の発行主体は当然、マンション管理組合理事会です。
議事録の作成は理事会が行うものです。そのために理事会には書記がいます。
管理会社は管理を委託され代行しているだけです。
代行しているので、実際にはフロントが議事録(案)を作成し、管理員が配布したりはしますが。
827＞管理業務請負企業と して契約企業としては落第
830＞管理会社の問題意識が低い上に
何を言ってるのですか？

[832: 匿名さん]

全部自分でやればいいし、フォーマットでも作って渡せば？
って感じですね
一週間以内に署名捺印回覧と印刷等含めて対応するのは現実的じゃないですね。みんな仕事してなくて、他の付き合いもなくて、暇なマンションなら別ですけど。

[833: マンション検討中さん]

　札幌市が３年半ほど前に実地したアンケートでは、市内のマンション管理組合の７４％が、理事会議事録を開示している、とされます。
　
　（公社）北海道マンション管理組合連合会の一般相談を電話でした所、管理費などの長期の滞納者がいた場合、理事会の議事録を掲示または全戸に配布する事は、個人情報の開示に抵触する場合が有る、との事です。 　　　　　　

[834: マンション比較中さん]

議事録作成の主体は管理組合ですから、管理組合の責任で、配布なり掲示なりすべきだと思います。ただ、他の方が仰るとおり、実際には管理会社が作成・配布等の手配をしているでしょうから、議事録は管理会社がつくるもの、と思い込んでいる住民からすれば管理会社の怠慢と映るかもしれませんね。配布にしても、500戸の大型マンションなどは部数も印刷代もかかりますから、掲示という手段でもいいかもしれません。配布も掲示も無いマンションがある様ですが、それは流石に良くないですね。

[835: 匿名さん]

総会で承認された管理委託契約の内容の中に総会議案書及び議事録と理事会の議案書及び議事録を作成して各組合員に配布および掲示する内容になっていた。
この経費は委託費の中に含まれているので契約の範疇である。25年間総会議案書・重説（平成１３年８月１日施工）・委託契約書の案は作成され配布しているが、
各議事録は掲示も配布もされていないので総会で一組合員から契約違反で回答を求められ契約書の中身を点検して大慌てである。

ぼんくら理事とぼんくら管理会社坦当である。最大手管理会社である。その他違反続出。

[836: 匿名さん]

>>835 匿名さん
契約違反はよくないでしょう。

[837: 匿名さん]

>>835
大凶かな？
悪評が立って、どんどんリプレースされてるらしいよ。

[838: 匿名さん]

大凶は悪いことは承知しておりますが大凶ではありません。
私の見解では一番悪い管理会社は大凶には変わりないが、悪では二番手だと思うので、
この二社の管理物件の取引は避けます。
投資家としてはトラブルのない安定した家賃収入です。
管理会社の評価はマンションの管理に大きな影響を与えますので当然管理会社の評価は重要です。

[839: 匿名さん]

今年度からは誰が出席して誰が欠席したのか記載なし。おそらく定足数に届かないのに議長一任でやってるのを隠してるな。

[840: 職人さん]

マンション管理士一郎

[841: 職人さん]

理事会の議事は、区分所有者の人が知っておく義務があると思います。皆でマンション管理活動を盛り上げていくためにも議事録は積極的にプッシュ配信すべきでしょう。
議事録をプッショ配信しているマンションは、理事会の検討内容を全てさらけ出しているため検討事項自体がしっかりしており、居住者も管理に対する意識が高くなってます。
プッショ配信は、区分所有者に理事会の内容を理解していただくために必須でしょう。

[842: 匿名さん]

>>841 職人さん
組合員には情報を公開するべきでしょう。
情報を公開すると都合の悪いマンションはひた隠しに隠すでしょう。
個人情報保護法がすべて悪い法律とは思いませんが、
この法律を盾にして自分の不正を隠匿している管理会社や管理組合
は意外と多いのではありませんか。
分譲当時からの議案書・議事録・管理委託契約書・重要事項説明書等々
を保管している組合員は少ないように思います。

[843: 匿名希望]

[ご本人様からの依頼により、削除しました。管理担当]

[844: 匿名さん]

議事録は議題だけ箇条書きにしたものが掲示板に貼られますが、特に区分所有者に配布されたりはしません。詳細な議事録は作られていません。
改善したくて役員もやりましたが、うまくいったことは理事長の手柄で、理事長が勝手に進めて失敗したことはこちらの責任になる環境に体調崩して辞めました。

[845: ご近所さん]

＞うまくいったことは理事長の手柄で、理事長が勝手に進めて失敗したことはこちらの責任になる環境に体調崩して辞めました。
誰の手柄かを言われたくて役員になったのであればお門違い。
辞めて正解だと思いますよ。
議事録の作成は管理会社がサポートしているので、管理会社に命じて組合員全員に送らせればいい。
当たり前のことだから、そんなに難しい問題ではない。

[846: 匿名さん]

初めて質問させて頂きます。よろしくお願いします。当方は管理組合員です。
全戸配布されていた理事会議事録が突然管理室保管となりました。事前に掲示等で説明もなく、ある日、管理室の窓近くの壁に「管理規約原本及び総会議事録等は左記に保管しております。保管場所：管理事務所　管理組合理事長」と貼ってありました。
一方、管理会社のどうでもいいような冊子は紙ベースからホームページからのダウンロードに変更したと丁寧に掲示で案内がありました。

管理委託契約では、管理組合の指示により管理会社は理事会議事録を作成し全戸配布するとなっていますが、マンションの管理規約では「請求すれば閲覧に応じる」となっています。役員が交代し不慣れで知識のないメンバーになった途端に、管理会社からペーパーレスにしたいから等と言われて応じたのかと思いました。建物の不具合で調査中の件もあるのでそれを隠したいのかなとも思いました。理事会が管理会社にコントロールされそうですが、自分は一管理組合員なので力もありません。こういった場合理事長に直接再度全戸配布をお願いすればいいでしょうか？管理組合活動に無関心な住戸も多く総会出席者も少ないため、住人で団結してという雰囲気はありません。

[847: マンコミュファンさん]

>>846 匿名さん
まずは理事会に要望を手紙やメールで送るといいかもです。回答を議事録に記載するよう一言添えて。
それでダメな場合、位置組合員が出来ることは総会で変更した経緯等を確認するぐらいしか思い付かないです。

あと、議事録の印刷費用は管理組合負担なのか管理会社負担なのか事前に確認しておくといいかもです。組合負担の場合、収支報告書に記載されています。組合負担であれば管理会社のペーパーレス化は関係ないので。

[848: ご近所さん]

846 匿名さん
議事録は管理組合の運営に関する大切な告知書と言っても過言ではありません。
管理会社にホームページ上での書庫があるのなら、全組合員がいつでも閲覧できるようにすれば、配布の必要もなく、双方が便利かと思います。
電磁的な記録は便利な反面、改竄も容易で、その点は注意すべきです。
ダウンロードしたファイルを自分なりに整理して保管しておくことをお薦めします。
何故、議事録を必要以上に見せたがらないかと言えば、【議決権行使書改竄行為】を組合員から指摘されたくないからです。
ホームページ上の書庫がないなら、組合員であればプリントした議事録の請求はできますから、管理会社に請求すればいいと思います。
請求を受ければ送付するのは管理会社の義務ですから送ってもらえますよ。
先ほども言ったように、【議決権行使書改竄行為】はかなりの確率で行われています。
議決数には注意して議事録を精査してほしいですね。

[849: 匿名さん]

>>848 ご近所さん
大変勉強になりました。助言頂きありがとうございました。

[850: 匿名さん]

>>847 マンコミュファンさん
収支報告書をみたところ、雑費のところに議事録印刷代があったため組合負担のようでした。理事会のメールアドレスはないため、まずは手紙で送りたいと思います。回答を議事録に記載するよう一言添えます。大変参考になりました。アドバイスいただきありがとうございました。

[851: マンコミュファンさん]

>>850 匿名さん
味方がいなく大変と思いますが、がんばって下さい！

[852: 匿名さん]

>>851 マンコミュファンさん
心強いお言葉ありがとうございます。頑張りたいと思います。
またこちらで相談させて頂きたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

[853: 周辺住民さん]

理事会の許可なく個人名で居住者に配布はできますか

[854: マンコミュファンさん]

>>853 周辺住民さん
配布は自由ですが、内容によっては個人に矛先が向くのでやめた方がいいと思います。
理事会が不正しているのであれば監事に相談してはいかがでしょうか？

[855: マンション比較中さん]

>>797 匿名さん

[856: 匿名さん]

>>848 ご近所さん
仰るとおりですね。
管理組合にもコンプライアンスの徹底が求められますね。