理事会の議事録、掲示または配布してますか？

[匿名さん]

皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？

理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

[2: 匿名さん]

それは、最低限のマナーです、
理事会は、住民代表でやっていただいている訳ですから。
ただ、マンションによっては掲示したり、
いつでも見られるように、管理人室にファイルする場合もあります。

[3: 匿名さん]

私のところは、理事会資料が月次報告書や議案の添付資料などで数十ページになります。
要点をまとめた理事会ニュースは、数ページなので全戸配布（不在オーナーへは郵送）しますが、理事会議事録は規約どおりに閲覧可能な保管のみです。
居室の数にもよりますが、量の多い資料をコピー及び配布（郵送）するのも大切な管理費からの出費です。
（可能なら全てを全戸配布のほうが、よりベターであるとは思いますよ。）

[4: 匿名さん]

理事会議事録が閲覧可能な保管のみ(理事長宛に書面請求しないと閲覧できない）ところのマンションの方はおられますか？

またそれにより、トラブルとなったことはありませんか？

[5: 匿名さん]

トラブルとは？　どの程度の想定を？　無形・非現実のものを心配されているのでは？

[6: 匿名さん]

公開理事会（いつでも傍聴可能）にして、議事録は配布または常時閲覧可能で見やすくしていく位の発想が必要と思います。理事会活動に関心を持たれる住民は、強力な味方か敵どちらにもになる場合があります。閉鎖的なスタンスは、余計な誤解やトラブルを招く可能性が高くより危険かと思われます。

[7: 匿名さん]

理事会議事録の掲出は、表現にかなりの配慮が必要になるでしょうね。
掲示板は所有者・占有者のみならず、どのような利害関係者でも確認できますよね。
第三者も見る事になるので特定の住民を名指ししたような表現（個人情報保護等の問題）
は難しくなるのし、よほどの文書力のある方が作成しないと誤解を生む場合もあると
思いますよ。

[8: 匿名さん]

07さんの意見、私もそのように思います。

[9: 匿名さん]

表現とりも、事実通り記録しないと議事録になりませんよ
過度な配慮をすると、内容が全く変わる可能性もあります。
特定の個人をあげる必要もありませんが、内容については正確に書かないと。

うちのマンションでも以前、管理費長期滞納者の問題で
個人名は特定しませんでしたが、滞納の月数、滞納額等ははっきり掲示していました。
その後結局、競売になりましたが。

[10: 匿名さん]

掲示板への掲示と全戸配布の両方を行っています。
うちの理事会では一語一句を残すような議事録にせず、要点をまとめたものにとどめています。
こないだは２時間半の会議でＡ４用紙２枚程度でした。

[11: 匿名さん]

>表現とりも、事実通り記録しないと議事録になりませんよ
>過度な配慮をすると、内容が全く変わる可能性もあります。
>特定の個人をあげる必要もありませんが、内容については正確に書かないと。

07さんは、事実と異なっても構わないので、表現に配慮しなさいとは、言っていないように
読みました。事実のどの範囲までを記載するのかを言いたかったのではないでしょうか。

[12: 匿名さん]

私のマンションでも以前近隣トラブルを起こした住民に関して議事録記載するにあたり、
個人名は記載せずに、部屋番号を記載をして掲示していました。
部屋番号を記載しているので、住民を特定することは容易なのですが、事実を明確に
記載するにあたり、表現を工夫した結果だと思います。

[13: ７]

議事録を正確に記載する事は当然です。ただ掲出するうえにおいてはそれなりの
配慮が必要で、表現のレベルに注意が必要ではないかという事を言ったつもりです。
　特に個人情報保護法が施行されてからは、管理会社の契約書にある「長期滞納者
に対しては掲示板への掲出もあり得る」という事も実際には難しいようですしね・・・
　一般配布用の「理事会だより」的な書面と正式な管理組合保管用議事録の二つの
書面を作成し、掲示板への掲出は一般的な注意事項や保守業務関係等に留めている
マンションがあるのも事実です。
　理事会がそれでも第三者の目にふれる恐れのある理事会議事録を掲出をしたいと
いうのであれば何ら言うことはありません。
　

[14: 匿名さん]

議事録をどのようなものと捉えているかが焦点になるかと思います。
この間友人のマンションへ行ったとき、議事録ではなく、「今理事会ではこのような事を検討しています」「こういうことを実施しました」的な文書が掲示してありました。
私個人としては、議事録は言った言わないがないように残しておくものであると考えます。
居住者への啓蒙（騒音を出さないように、とか自転車置き場を整理しましょうとか）を議事録として配布するならば配布も良いかと思いますが。。。
議事録は「会議録」です。

[15: 匿名さん]

14さんとだぶりますが、議事録はあくまでも記録ですから、総会で（滞納者等の）名前が出たのなら、議事録にも書くべきだし、総会で名前が出なかったのなら、書いてはいけない。それだけのことです。

なお、議事録とは別に、「組合ニュース」「組合員の皆様へのお知らせ」といった広報文書をつくるのであれば、その書き方はとうぜん議事録とは異なります。

もめるのは、記録なのか広報なのか、どっちつかずになっているからではありませんか。

[16: 匿名さん]

15です。訂正と追加

×　総会　→　○　総会・理事会など

いずれにせよ、議事録を組合員に配布する（郵送含む）ことは必須でしょう。掲示には異論があるとしても。

[17: 匿名さん]

滞納者の氏名については、色々と議論があると思いますが、
議事録の中にどの程度、理事の氏名を記載していますか？

[18: 周辺住民さん]

現在議事録は回覧しています。
古いＭＳなので賃貸も多く、市役所からの広報も回覧で回している
都合上、賃貸人にも回しています。
問題はあるのでしょうか？
総会や理事会決まった事には、居住者にも関係する事もあるので
回すのがベストと考えて始めたようです。

[19: XYZ]

＞理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

法律は、総会の議事録については、法人ではない一般の管理組合では、管理規約と同じように、管理者（理事長）が保管する義務があり、組合員を含む利害関係人からの請求があったときは、保管場所での閲覧を拒否はできないとなっており、更に、その保管場所を見易い場所に掲示の義務があるのみです。理事会の議事録もこれにならった規約にするのが一般です。
コピー機の時代、コピーをあらゆる場所に掲示、配布は簡単なことですが、ご自分のことが記載されたり、高齢者世帯、女性世帯が明らかに分かる内容が掲示されて、押し売り、犯罪に使われることを予防する気持ちを持つ掲示者は稀れか、その基準の曖昧さ、逆に種々を考慮する余り議事録の呈をなさない内容になることなどの弊害を考慮すべきです。

[20: 匿名さん]

議事録の公開と議事内容の周知とは分けて考えるべきです。
どのような議論があったのか、及びその結論を「お知らせ」の形で各戸に配布することでお尋ねの趣旨を満たすに十分かと思います。
その上で詳細を知りたい方には理事長に開示請求されればすむ話です。
私のMSではいちいち使い分けず、お知らせ＝議事録の扱いとし、詳細は各自が控える形にしていますが、今のところ「言った言わない」のようなトラブルにはなっていません。

[21: ご近所さん]

理事会活動の周知からすれば、掲示や回覧が必要でしょうけど
組合員が、住居していない場合は、議事録を郵送で送るべきですか？
居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？

[22: 3年目理事]

>>21さん
管理組合及びその理事会は「区分所有者」の団体なので、外部オーナーへも重要な通知は届けるのが基本だと思います。

どなたが突っ込んできそうですが、実生活環境の通知までを全て外部オーナーへ届ける必要はないと思ってます。＜実際にそうしてます。

コピー代や郵送料などは、理事会運営通信費として居室単位に区別はしていられないと思います。（うちは戸数が多いので絶対区別は無理！）

[23: ビギナーさん]

22さんに質問します

総会で大規模修繕が可決されました。
外壁塗装の色は、総会後にアンケート調査により決めるとの事でしたが
非居住組合員には、アンケートを実施が無かったのです。
この場合は、アンケートまで郵送する必要は無いのでしょうか？
そこまでやったら、切がないですかね？
因みに、非居住組合員は、全体の3割です。

[24: 22]

それは「絶対に送るべきもの」の１つだと思いますよ。
３割の組合員へ送らなかったのは、非常にまずいと思います。

[25: ビギナーさん]

22さん
やっぱりアンケートも送ってもらうべきですか！
外壁の色に関しては、大きな違いも無く、現在の色に近い色に決まったようですが、過程が分からず懇意にしていた管理人さんに聞いた所
アンケート実施をされていたとの事でした。
実際、色に関してアンケートで伝えるのは難しく
色のサンプルをエントランスに展示していたようです。
私の場合住まいが近かったので、サンプルを見てアンケートに応えたかったと・・・

[26: 22]

>>25さん

＞非居住組合員には、アンケートを実施が無かったのです。
↑これは、どのように確認されましたか？
うちのＭＳでも、よくあるんです。
届いているのに「届いていない！」と言われる方が・・・(^^ゝ

[27: XYZ]

＞居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？

北九州の管理組合で役員手当の財源とするために、管理料の名目で、不在区分所有者からは毎月３千円、居住区分所有者からは千円を徴収することとしたために裁判となったが、裁判所では、不在区分所有者と居住区分所有者との間で月に２千円の差をつけることは不合理ではないとして、管理組合勝訴の判決を言い渡した。
　区分所有法では、管理費等の負担は専有部分の持分割合で決めることを原則としているが、不在区分所有者は、郵便料、電話料など特別な費用も発生する。北九州の判例のように不在区分所有者の管理費等を、合理的に説明がつく範囲で割高に設定することは有効である。

[28: ビギナーさん]

26さん
アンケートは送っていないそうです。
郵送関係は、管理人さんがやられております。
懇意にしていた管理人さんに確認しましたので間違いありません。
因みに議事録等はちゃんと送られています。

[29: 匿名さん]

毎回議事録は加各戸に配布しています。
アンケートなどもあれば一緒に作成して届けていますよ。

[30: XYZ]

＞毎回議事録は加各戸に配布しています。＞

コピーでしょうが、役員の単なる面倒臭いとか手抜きの結果でしょう。
総会に出席できなかった組合員の為には、議決された計画修繕の実施計画や管理費等の変更などは、議事録に基ずく理事長名の「実施計画・変更通知」などが必要ですし、滞納、共同利益阻害などで、区分所有法に基ずく総会での訴訟議案とこれに対する当該者の弁明開陳の議事録は、プライバシー保護からそう簡単には取り扱えません。議事録は法定の証拠書類で、閲覧のみで内容次第でコピー禁止が常識です。

[31: 匿名さん]

理事会への傍聴は自由でいいと思いますし、議事録の閲覧は、組合員の請求があればいつでも応じるべきですが、閲覧の方法と場所は、理事会側の判断できめることになっています。当然、コピーは禁止です。

理事会では、管理費未納者以外にも、問題行動を起こしている住民のことが毎回話題になっていますので、議事内容そのものを掲示したり、配布するのは、
プライバシー上も問題があります。

うちのマンションでは、個人名などはふせた形で議事内容おまとめを管理会社が作成し、（理事長と書記がチェック）
理事会からのお知らせとして掲示し、理事会の内容のお知らせをしています。
個人のプライバシーを削除しても、議論の内容の9割は記述されているので、
理事会で何を話していたかは伝わっていると思います。

本来の議事録（理事会の発言をそのまま収録したもの）書記が作成しています。

[32: 匿名さん]

議事録が各戸に配布されていると書いているのは、議事内容の要旨のことだと思います。

管理費滞納者や問題行動を起こした住民や不平不満をいう住民の個人名を出しているとはおもえませんね。本来の議事録は、それらがすべて記録されてますから。

[33: 新米理事]

素朴な感想です
みなさんの(世間の？）MSでは、意識が高いですね。
私のMSでは今まで議事録さえありませんでした。
理事会がいつ開かれているのかもわかりませんでした。
○○をやる、という実働部分では一生懸命やっておられたようですが、手続き部分というのでしょうか、透明性（情報公開）公平性（情報共有）のための文書配布とか、責任明確化・検証可能性のための文書作成とか、、、、そういう部分の意識はなかったようです。
現代管理組合では当然なんですね・・・。

[34: 3年目理事]

>>33
いえいえ、全国多数のＭＳ組合の99.99％（勝手な推定）は相談できるあてもなく、全て自力か無気力に管理会社の言いなりなのではないかと思います。
だって、そもそも管理組合の内容って、普通の一般人にはなじまぬ内容ばかりでしょう？

但し、このスレに辿りついた理事は、少なくとも「意識」は高い部類だと思います。

個々人ができる範囲で無理なく、少しずつ改善できれば充分でしょう。

[35: 匿名さん]

>このスレに辿りついた理事は、少なくとも「意識」は高い部類だと思います。

同感！
意見の相違が有る場合もありますが、意識の高い方々が集まっているのは
正直、意見のぶつかり合いの少ない理事会よりも有意義に思えます。

[36: 新米理事]

>>34
現実はそうなのですか・・・。
私も「MSというもの」を自覚するまでは、典型的な無関心住民でしたから^^;
意識の部分は難しいですね。

＞だって、そもそも管理組合の内容って、普通の一般人にはなじまぬ内容ばかりでしょう？
そうですね〜〜〜。
○号室の○○さんがどうのとか駐車場をどうするとかいう話^^;もなじまないですが、そういう実務になじんでも、さらに、（例えばですが、）「透明性を高めるには」とかいう抽象的な話や「MSに対する国の方針」とかいう議論をするのはまったく馴染まない団体ではないかと思います。

役員会で意識部分での確認ができてないまま、議事録つくったり理事会傍聴制にしたりしましたが機能してません。無駄な作業・無駄な紙・無駄な時間という感じですな〜。
議事録配布も考えましたがカラ周りしそうなんで、まだ先の話でしょうか。。。

[37: 34]

>>36
議事録作成はとっても大切なので、ぜひ頑張ってください。

全国にもたくさんの理事が悩みながらも議事録作ってます。
管理会社の尻叩いて、議事録素案も作ってもらっては？

私もいろいろ理事会や管理会社に提案提示してますけど、半分以上はカラ回りです(笑

[38: 匿名さん]

議事録は請求されたら見せる義務はありますが
配布や回覧の義務は無いんですよね！？

でも理事会活動を理解してもらう為には、広報の一環として
議事録を配布又は回覧をして理事会活動を理解してもらい
理事会の重要性を認識してもらう必要があると思います。

これが居住以外の区分所有者にも議事録を送付する事によって
総会が不成立する事もなくなるのではないでしょうか？

[39: 新米理事]

>>37=34さん
管理会社の事務処理能力が低いので・・・
これがかなりネックです。自分でやっちまえになってしまう。

正直、自分ももちろんですが素人集団（しかも赤の他人同士！）にビル一棟の長期経営はかなり困難だろうと思います。
ペット飼うの飼わないの話し合うまでで精一杯です。
マンション管理士とか管理会社の適正化とかいろいろ整備されつつあるようですが・・・今度の理事会には間に合いません^^）

>>38さん
ほんとそうですね。
その前に役員一同がやる気になるかどうかです・・・

すみません、ちょっと後ろ向きですが、頑張ります！(カラ元気^^）

[40: 匿名さん]

39さん
>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

他社の委託見積を見せれば、すぐ営業が飛んできて、ましな管理人or担当に替えますよ。

[41: 38]

新米理事さま

>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

管理担当者の能力が低い時は、担当者替えを管理会社に申し入れれば良いと思います。
私のＭＳでも担当者を替えてもらった経験があります。

問題は、管理会社の能力となると別問題になります。
最悪、管理会社の変更も視野にいれないといけませんが・・・

[42: 新米理事]

>>40 41様
以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・
もはや管理会社の問題です。
変更、射程圏内です^^メ

[43: 38]

>以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・

担当者が替わっても能力が低いとは、確かに管理会社能力に疑問を感じますね！

私の経験上
担当者に対するクレームを日頃より訴えた事により
役職が付いている担当者に替わりました。
一応役職があるだけ経験も知識もありました。

管理会社になめられないように頑張って下さい。

[44: 匿名さん]

議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。
住民の皆さんは掲示板をよく読んでいますよ。
居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。


ただし、はっているのは、問題住民などの個人名などを削除した、公開用の議事録です。正の議事録は、管理組合内で保管されていて、請求がない限りは、理事以外は見ないと思います。

[45: 新米理事]

>>38=43さん

役職付のオヤジに代わりましたが・・・
古き良き時代の経験はあるのかもしれませんが
時代の変化に乗り遅れてます。
法的質問でも
「ウチのほかのMSはみんな−−ですよ」というような回答です。
役職付オヤジゆえか、資料作成などの実務能力もないし。

言われないことは絶対やらない。
言ったことは忘れる。返事は遅い・ない。
悲惨です・・・・（＠＠）

[46: 43]

>役職付のオヤジに代わりましたが・・・

一概にオヤジが駄目だとは思わないですが・・・
以前役職のフロントマンは、40前でした。

現在（別のＭＳ）は50前後だと思いますが、フットワークは良いですね！
組合運営はフロントマン力量も大きく影響されますからね！

[47: 匿名さん]

>居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。

関係ないとは思わないが！
非居住組合員で関心の少ないのも事実だが
関係ないと云われると、異議を申し上げたくなる。

総会では、非居住組合員も貴重な1票であり
総会議案に行き着く経緯が理事会議事録にはあると思う。

私のＭＳでは、非居住組合員にも議事録を送付しています。

[48: 匿名さん]

>>47

経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。

[49: 匿名さん]

48さんのＭＳは、管理意識の低いＭＳのようですね！

多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
積極的な参加を望んでいないようで・・・

ま〜意見の相違なので理解はして頂けないでしょうが！

今後築年数が経ち、多くの組合員が賃貸に出てしまった時に
総会不成立にならない事をお祈り申し上げます。

[50: XYZ]

＞経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。＞

何を送るかのことは別にして、総会招集通知などの郵送料など非居住者の為の必要経費分として、月５千円程度の管理費増は裁判例でも認められております。