理事会の議事録、掲示または配布してますか？

[匿名さん]

皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？

理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

[82: XYZ]

＞法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。＞

議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。
議事録の目的、用途の無知そのものです。
区分所有法では，組合員に対する総会決定事項の通知義務は規定されていないが、組合員には議事録の閲覧権が認められているのは、権利保護としては十分との考え方による。
ただ、総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

[83: 匿名さん]

現住しているオーナーは、掲示板の張り出すだけでいいのでは？
郵送するのは、現住していないオーナーだけでいい。

現住していないオーナーには、定期的に連絡資料も郵送しているし、議事録も同封するだけ。議事録は、毎月送らなくても、数ヶ月分まとめて郵送すればいい。

[84: 匿名さん]

>>82
＞議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。

「総会欠席者に対して総会決定事項を通知」する代わりに
「議事録コピーで済まし」ている
　のではないでしょう？

「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。

[85: 近所をよく知る人]

>>82未経験者さん
＞議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。
議事録で事足りて、さらに有り余るメリットがあるのに、議事録じゃだめな理由が分からん。
理事会の本分は、組合代表としての業務執行。
次点の業務である報告などは合理的に進めて、重要業務である執行、審議に注力すべき。
議事録とは別にお知らせ作っているヒマがあったら相見積もり増やせ、コストカットに目を光らせろ、必要なカネは使え。外野が詳しく知りたいんだったら理事会へ来て傍聴すればいい。

[86: 元理事長]

>>82
＞総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。

出席者には通知する必要はないのですか？
私は出席欠席にかかわらず全組合員に同文で通知しますよ。

＞これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

議事録コピーで済ませるとは書いていません。特に周知すべき決議事項については、別途「管理規約改定のお知らせ」、「修繕積立金改定のお知らせ」といった書面を作成して併せて通知しており、何ら手抜きはしておりません。

＞議事録の目的、用途の無知そのものです。
議事録は法定証拠書類であり、作成、保管し、請求があったときに閲覧させるだけで十分だと言いたいようですね。
事実は議事録以上でも以下でもないし、議事録以外に議決の事実を証するものもないし、訴訟が起きれば議事録に基づいて事実認定がなされます。そういう重要なものだからこそ、決議事項のお知らせだけでなく、その証拠たる議事録も配布する意義があるのではないですか。（ただし、個人名や住戸番号は必要がない限り書かないようにしていますし、やむを得ず記載した場合には当該部分を塗りつぶして配布するなどプライバシー保護には配慮しています。）
議事録を付けず結果のみを通知するのでは不信感や不誠実な印象を与えることになりませんかね。

[87: XYZ]

＞「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。＞
議事録以外に、一般の規約では下記の通り情報公開すべきものは沢山あります。更には、理事会の議事録には、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行するものもある。透明性の確保や情報公開の一般の規定は下記の通りで、貴方は議事録を、私は会計帳簿をと各自の希望は多種多様ですから、書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。

（帳票類の作成、保管）
第６４条理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
（規約原本等）
第７２条
２ 規約原本は、理事長が保管し、区分所有者又は利害関係人の書面による請求があったときは、規約原本の閲覧をさせなければならない。

[88: 近所をよく知る人]

>>87未経験者さんへ
＞書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。
配布の手間だけを考えるとそうなんですが、請求がされている背景まで推し量って考えてみると、一律配布した方が楽な場合も多々ありますよ。
私も理事会議事録くらいは、諸先輩がおっしゃっているように、一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

[89: 匿名さん]

>一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
議事録が手許にあればと思う事があります。

同じような問題の検討申し出が有った場合
過去の事例を調べられればと思います。
勿論役所の様に総て前例に基きと言う事では無く
過去に許可、不許可を出した場合
それに則らないと、判断基準が曖昧になってしまうような気がします。

[90: XYZ]

＞自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として議事録が手許にあればと思う事があります。同じような問題の検討申し出が有った場合過去の事例を調べられればと思います。＞

それこそ理事になれば理事長管理の議事録はいつでも見れる筈ですし、予算書作成の場合の管理費、修繕積立金などの予備費の予測には過去の実績が必要だったり、合見積書の収集のために過去の関係業者の実績など調べるべき事例は多種多様で、議事録には限りません。

[91: 匿名さん]

議事録の保管は管理組合が行い
閲覧の申請があった場合、管理組合が指定した日時に閲覧させる事が可能なんですよね？
組合員でも持ち出しは基本的に禁止ですよね？
2〜3年程度の議事録はたいした量ではありませんが
築年数が経ったＭＳの場合膨大な量になりますよね？

やはり理事録で過去事例を調べようと思ったら大変ですよね？
皆さんはどうされていますか？

[92: 近所をよく知る人]

>>91
管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）
↓
当時の議事録で確認

>>90
無いよりあった方が、数倍便利だという話。
管理組合の書庫丸ごと持ち歩く必要はないが、議事録は貴重な抜粋資料である。

[93: サラリーマンさん]

>管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）

ホームページを持っているＭＳであれば良いが！

ホームページがあっても元役員が回答してくれるとは限らないだろう！

やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！

[94: 匿名さん]

>回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
>自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
>議事録が手許にあればと思う事があります。

確かに有れば便利
原本を貸し出し、持ち出しする事は好ましくないが
コピーを貸し出しできる体制になっていれば
組合員にとっても役員にとってもメリットがあるとおもうが

[95: 近所をよく知る人]

>>93
不躾なやつだな。マンション内に知人がいないのは文面から分かるが。
「皆さんはどうされていますか？」って聞かれたから、うちではこうやってるって回答したんだよ。

＞やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！
>>91の質問読んでる？議事録が膨大で大変だからどうするって話だよ。
議事録読むにしても、どの辺読んでいいか分からないからね。

まずは、マンション内で立ち話したら誰か知ってると思う。
ホームページがなかったらメーリングリスト。
メーリングリストがなかったらエントランスの掲示板。
掲示板がなかったら回覧。
回覧できないんだったら、電話。

最後は議事録で確認する事が大切だよ。

[96: 匿名さん]

↑
なにイラついているの？

うちのＭＳでは、保管原本のほかに役員分の（3部）コピーを
持ち出し可として保管しています。
新任役員にお渡しし、一読してもらったらお返し頂く
必要になれば、役員、組合員に貸し出しをしています。
但し、外部の方には、閲覧のみで貸し出しはしていません。
返却の心配もありますので！

[97: 近所をよく知る人]

>>96
そんなにイラついている訳ではないんだが、

原本のほかにコピーがあるマンションであれば良いが！
貸出ししても新任役員が読んでくれるとは限らないだろう！
やっぱり書庫にこもって全部読み返すしかないだろう！

なんて書き方をされたら、どう思う？
とりあえずひとつの話題に別の名前で投稿するのはやめろ。

[98: 匿名さん]

うちのマンションでは閲覧だけで、掲示板には決まったことだけが一覧表になって貼られます。私としては議事録そのものを掲示してほしいです。なぜなら、総会で何か問題になった事の言い訳をした場合、言い訳が正当になるような辻褄合わせを議事録の過去にさかのぼって書き換える可能性があるからです。上のように思うのは、うちのマンションのように議事録を閲覧しない組合員がほとんどの場合ですが。

[99: 匿名さん]

>>98

議事録をさかのぼって改竄することは、道義上ありえないのでは？
非営利で、ある意味、善意でやっている理事会で活動している役員の人が、故意に改竄をすることがあるのでしょうか？
なぜそこまで理事会に不信を持つのか、その方が不思議です。

あなたが理事会の活動に疑いの目を向けることに神経を使うより、あなた自身が理事会に歩みよるべきです。あなたも組合員の1人であって、理事会と敵対して意味があるのですか？
あなたが、議事録を毎月閲覧すればいいじゃないですか。

[100: 99]

私は、現在、理事会の書記をやっているので、毎回の議事録は、管理会社に下書きしてもらって、理事長、副理事長、そして書記の私の3人が内容をチェックして、毎回署名＆捺印している公式文書です。そんな重要な書類を改竄するとお考えですか？　そんなにモラルのない人間が理事会の役員をやっているとお考えなのでしょうか？

もし、あなたが自分のマンションの住民で、そんなことを理事会に言われたら、もう理事会役員なんか降りさせてもらうよ。そして、書記役割はあなたがやれと言うだろう。

[101: 匿名さん]

理事会は、毎回のように、一部の住民からのクレーマー的な要求に対して、どうしようかと話し合ったり、管理費の滞納者だとか、共用部を壊した人がいるとか、生活マナー上の問題行動をする住民がいるとか、個人名や住居名が出てくるもの。
議事録は、ありのままを記録すべきだが、掲示や配布を前提にすると、個人名はかけないし、表現も丸めることになるので、逆効果だと思う。