理事会の議事録、掲示または配布してますか？

[匿名さん]

皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？

理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

[62: 匿名さん]

>>58
>>60

恥さらし。管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ。　そういう大事なことは時間をかけて議論しろ。

[63: 58]

>管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ

総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？
っと云っている訳です。

[64: 土地勘無しさん]

>>62
62さんも「時間をかけて議論」に参加してください。

[65: XYZ]

＞総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？＞

一般には、総会の議案書は、総会招集通知とともに２週間前に配布される。
議事録の配布・回覧よりも、議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに揉める原因があったと云うべきでしょう。

[66: 63]

>総会招集通知とともに２週間前に配布される

うちのＭＳは規約で総会1週間前となっています。
議決権行使などは、議案書が届いてから５日程で提出となっています。
日曜の総会になりますと、議事録は前週の日曜日に届きます。
議案書を念入りに読み、判断つかない場合は、資料収集する事を考えると
仕事の関係上最低でも2週間前には欲しいと思っていたのですが
１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？

>議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに・・・

連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。
議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが
そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。

[67: XYZ]

＞１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？＞

区分所有法（招集の通知）
第三十五条集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。

標準管理規約（招集手続）
第４３条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
８ 第１項（会議の目的が建替え決議であるときを除く。）にかかわらず、緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を得て、５日間を下回らない範囲において、第１項の期間を短縮することができる。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが、そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。＞

厚くなるかならないかが、議案書と議事録との差とは不合理です。
要は、理事長・提案者の決議させようとする意欲とその記述要領、文才の有無に過ぎないでしょう。

[68: 匿名さん]

>>63

言い訳しているが、議案書その物の記述や説明文が不備だった。
そんなことでは、議事録の内容もダメかもしれない。
配布以前の問題かもね。

[69: 元理事長]

>>66
＞連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。

私も敗因はそこだと思います。十分に説明しないから質問攻めに合うし提案趣旨が理解されないのでしょう。理事会議事録で検討経緯を伝えていたとしても、再度総会で説明する必要はあります。
総会ですんなり議決できるかどうかは資料の出来にかかっていると言っても過言ではありません。
私は、決算・予算だけは管理会社のフロントに任せますが、それ以外の議案の資料はすべて自分で作ります。資料が１００頁ほどになったこともありますが、徹底的に情報を提供し説明することで、規約改正、細則制定、修繕積立金等の大幅値上といった大きな議案もほとんど反対者を出すことなく一発で議決しています。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが

読まない人もいるでしょうけど、重大な議案を簡単な資料、説明で済ませようとすると、多くは、十分な検討もせずいい加減な提案をしているのではないかという不信感をもつのでは？
なお、資料が大部になるときはポイントを３枚程度にまとめた要旨もつくります。

[70: 66]

69さんの仰るとおり

議案書を簡素化した議案の一部は否決されました。
私も当時理事を退いた期だったので
議案書内容に錯誤があるとして、議決権行使も無効とし
再度審議する事になりました。

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

前回大規模改修が総会議案にあがりましたが
議案書は30項程しかありませんでした。
やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？

[71: 匿名さん]

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

ＭＳに20年住んでいますが、総会議案書は20頁程
大規模修繕前でも30頁程度
議案書以外に資料が100頁は驚きです。

他の組合も同程度の資料配布しているのでしょうか？

[72: XYZ]

＞前回大規模改修が総会議案にあがりましたが議案書は30項程しかありませんでした。やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？＞

総会の本質は、理事会の提案を審議するところで、大規模修繕の具体的事項そのものをどうするかを大衆討議や審議する場ではありません。
膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般組合員に信用されていないと云うことです。
理事会案がベストのものであることを、必要な項目、見積金額を含め議案書に証明し記載すると共に、総会の場でも更にそれを自信をもって説明することが必要です。

[73: サラリーマンさん]

>膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会>で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般>組合員に信用されていないと云うことです。

同意
一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。
大規模修繕に関しては、説明会も組合員に理解を得るには重要だと思う。

[74: 元理事長]

＞資料が１００頁ほどになったこともありますが

との記述が、なんか誤解を生んでいるようなので補足しますが、資料をたくさん出せばよいと言う趣旨ではありません。提案趣旨、理由、背景事情等を的確に説明するとともに、その裏付けとなる情報を提供すべしということです。細々したわかりにくい図面をたくさん出しても、かえって混乱させるだけでしょう。
１００頁になったのは、規約の大幅改正、細則制定、防犯カメラ導入、（大規模ではないが）修繕積立金を取り崩す工事複数など重要案件が多数あったときです。特に規約・細則は、議案本体（改め文）の他に、改正・制定の趣旨説明書、背景事情（関連法令の整備）に関する資料、新旧対照表、標準管理規約との対照表、逐条解説などをつくりましたので。
特段の議案がないときは２０頁程度ですよ。

[75: XYZ]

＞一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。＞
区分所有法（議事録）
第四十二条
５ 第三十三条の規定は、議事録について準用する。

（規約の保管及び閲覧）
第三十三条
２ 前項の規定により規約を保管する者は、利害関係人の請求があつたときは、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧（規約が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を法務省令で定める方法により表示したものの当該規約の保管場所における閲覧）を拒んではならない。
３ 規約の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければならない。

（事務の報告）
第四十三条管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。

標準管理規約（理事会の会議及び議事）
第５３条
〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
２ 議事録については、第４９条（第４項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第２項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。
(イ)電磁的方法が利用可能な場合
２議事録については、第４９条（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
（議事録の作成、保管等）
第４９条
３ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
４ 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

[76: 近所をよく知る人]

コピペ奉行は、議事録の回覧や配布は必要ないと言いたいワケか？

[77: 匿名さん]

コピペは主張がないから無視していい。

[78: 元理事長]

法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。
ただし、例えば○○号室の○○さんの管理費等滞納が６か月を超えているがどうするか、といった個人名や個人が特定出来る情報が有る場合には、議事録原本には書いても配布用は当該部分を塗りつぶすという配慮はしていました。

[79: 購入経験者さん]

>>78

区分所有法で規定されているのはあくまで最低基準であって、議事録の配布が規定されていないからといって、配布することを否定しているのではなくて、個々の管理組合の自主的判断に任せているものと考えるのが妥当だと思います。
議案書の頁数が問題となっていますが、実際に書き込まれている方の例を見る限りでは、具体的な内容を見ることはできませんが、充分説明責任は果たしているレベルでの差異と思います。
実際、総会で混乱したりするのは、個々の区分所有者さんが理解してない場合もありますが、広報などの情報の提供不足や理事が提案した議題を理解していなかったり、説明できなかったり色々な要因が重なっている場合だと思います。

[80: 近所をよく知る人]

>>78さんに同意。
ただし、滞納者名については公表できるように細則に規定しました。
その他のプライバシーについては、個人名は議事録にはそもそも載せていません。

100ページの資料については、選りすぐった結果必要な場合もあるかもしれません。
その場合でも、あらかじめ総会とは別途に説明会を開いた方が良いと思います。
総会の予定時間を３時間程度と見積もった場合、100ページは説明審議できる量ではないからです。

他の意見にもありますが、議事録を配布する事は手間です。しかし、１年間のスパンで考えると結局は一番の早道だと思います。

[81: 匿名さん]

議事録や総会説明資料。
総会どころか、理事会の段階で役員が嫌がるウチのマンション、どうなんでしょう。。。