管理組合員とプライバシー

[匿名]

組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で
家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？
皆さんは、どうなさっていますか？？

[61: 59]

一般組合員の閲覧についても、現時点では話題になっていません(^^

うちの管理会社の場合、当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理しているのですが、管理員はそれらに触れることはできません。
手書きの居住者リストを参照しているだけです。
駐車場の契約者はどう検索してるのか？いまいち実務不明ですが、契約書原本を一生懸命見てるような気がします。
館内は設備も含めＬＡＮ化されているので、やろうと思えば管理スタッフが紙に印刷しなくても各情報を共有することも可能なのですが、管理会社内でも異常な漏洩・悪用対策がされているようです。

漏洩や悪用は反対ですが、あまりにも過剰な反応で管理業務が非効率的になっているのが気になります。

[62: 58]

>駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だ>がどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが>大規模住宅では求められると思います。

直ぐに「誰が」判別できる必要があるのでしょうか？　主語がないので
一般組合員かと思いました。

うちのマンションの管理会社もそうですが、管理会社は個人情報保護法で
いう「個人情報取扱事業者」になってしまうのでは？だから、向こうもか
なりナーバスなのだと思いますよ。

管理会社としては雇った管理人がよからぬことをしたら、1件あたり
＠20,000円前後の慰謝料と、社会的な信用を失いますからリスク管理に
必死ですよ。

>当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理している
>のですが、管理員はそれらに触れることはできません。

では、誰が触わること可能なＤＢなのでしょうか？Local Area Network化しているから印刷可能？IT屋でセキュリティコンサルをしていますが、おっしゃっ
ていることがわかりません。

別にスタンドアローンで充分だろうし、印刷する必要もないのでは？
世はペーパレスの方向ですし、なんか必要性が伝わらないのですが...

[63: 61]

すぐにといっても、一刻を争うとかでなく、トラブルや他の契約者枠においてる場合などには、トラブルで不利益を受ける人にとっての「すぐに」です。

ＤＢにされているのは管理会社における収納業務のためと、館内の設備セュリティのためです。

＞Local Area Network化しているから印刷可能？
このような発言はしていませんよ(^^;

＞ペーパレス
は、ＩＴ化の進める企業の話しです。
うちのＭＳは館内設備がLANですべて繋がっていますが、それらを使うスタッフはＩＴ化されていないどころかＰＣすら不慣れな人達です。

ちなみに私もISMS(ISO27001とISO20000）の企業審査員してますけど、それはこのスレでは関係ありませんよね(^^

[64: 58]

細切れの情報でよく理解できないのですが...

■部屋№　区分所有者名　個人情報　付帯契約情報　などがＤＢ化された
　ものが館内にあるのでしょうか？（あるのに見れないとも読み取れま
　す）
　
■管理会社（管理人）経由での対応で満足していないのでしょうか？
　
■誰が使うために、再リスト化したいのでしょうか？
　管理人が早見表として作る・作らないの判断を、組合（理事会）側で
　指示しなければならないということでしょうか？

管理会社の対応が悪いなら管理会社に改善要求すれば良い話で、
目的別名簿の作成なんて、組合側で検討する必要ないのでは？

[65: 入居済み住民さん]

・どこの部屋の区分所有者がだれだかわからなかったりするのは困る。
・区分所有者が投資用に買って賃貸ししている部屋に誰が済んでいるのかわからないのもこまる。
・高齢者が一人で住んでいる部屋があるが、万が一のとき、氏名・年齢・連絡先などがわからない　と困る。
・駐車場は区分所有者でないと使用できない規則になっている。したがって区分所有者か占有者か
　区別するために組合員および入居者名簿がないと困る。
・自転車置場の使用も入居者に限るという規則になっている。
・防犯上も誰が住んでいるのかわからないと困る。
・管理会社は名簿を持っているが、組合に教えてくれない。
　
　いろんな理由から、組合員名簿だけでなく、家族名簿も占有者名簿も組合用のものが必要である。長年、理事長や理事をしていきた経験から言える。何かと言うと個人情報保護とかプライバシーとか言う人たちは無責任である。名前はマンションでも、江戸時代の長屋と同じと考えるべきである。集合住宅には個人情報など制限されて当然である。

[66: 土地勘無しさん]

管理組合は個人情報保護関連法の対象ではないはずだけど、
組合員名簿や居住者名簿は、マンションの維持管理に不可欠だと思うので、正しい情報として更新維持する責任もあるはずだ。

注)不可欠の理由：組合員の氏名や住所が正しくないと総会案内も出せないし、居住者名簿がないとどうやって不正侵入者と区別するわけ？？

関連法だけに拘れば、防犯カメラの撮影や記録の保管や廃棄まで、規則作って管理しないといけなくなるし．．．．
管理会社に名簿の保管維持管理をさせても、それは管理組合の委託で行うわけだから、責任の押し付けは難しいだろう。

違うかな？＞名簿不用論の方々

[67: 入居済み住民さん]

65・66さんの言われる通りだと思います。ところが、理事会ではじめの9年前に作った名簿（組合員・同居家族・賃貸者を含む）を更新しなくてはと思い、理事会にかけても理事や監事の中から
反対者が出るのだからどうにもしたかがない。今の若い人たちの考えは理解できない。
これからの時代のマンション管理が心配です。
理事だといっても、マンション法も適正化法も管理委託契約も肝心の管理規約も細則も読んだことのないのが、自分の好みの感覚だけで発言するから、説得するのに苦労する。
これらのものを理事と監事は読むようにマンション法で義務づけてほしい。罰則もつけてほしい。
だんだん、マンションに住む人が増えてくるのに、どうなるのだろう。

[68: 3年目理事]

>>67さん
大きな視点では、株式会社などの法人と同じで「株主と言えども全員に輪番制などで経営役員を持ちまわることなどナンセンス」なのは明らかです。
本来は、管理会社（管理業）がそれらのほとんどを補うべく専門業化されているのですが、それでもうまくいかないからマンション管理士などの資格業も作られたわけです。

それでも、うまくいきませんよね．．．私は区分所有者の意識改革や啓蒙も確かに必要だと思いますけど、高い報酬払ってでもマンション経営士（＝理事長）の仕組みが必要だと思います。

ただ、多くのマンションは「マンション管理士への報酬がもったいない」と思われるようなので、どっちみちうまくいきませんけど(笑
コストを最小限にするなら自主管理、質を高く維持したいなら(質に見合った額の）外部委託しかないんですけどね。

このスレでの個人情報やプライバシーの取扱いに限ったって、たいていの理事会メンバーは正確な知識をもっているわけでありませんから、各々の道のプロに相談するしかありません。

[69: 入居済み住民さん]

>>68さん
私のところのマンションでは、役員選任細則で、まず役員改選期の前に立候補者を募り、それで役員定数に不足したら、不足数だけ輪番制で役員をしてもらうことになっています。これは機会の平等性ということを考えて決めたものです。現在はこれでなんとか理事会が機能しています。

私は第1回目のマンション管理士制度試験の合格者です。新築時の9年前に売主の系列管理会社だったのを、その2年後に今の独立系の管理会社に変更しました。大手のＧ社ですが、フロントマンがコロコロ変わり、事務引継ぎもろくに出来ていなく、まったく関係ない業種から管理会社に入ってきたのが入社早々フロントマンになってくるのですから、たまったものではありませんでした。
散々文句を言うものですから、今では会社に電話して私の名前を言うと、受付の女の子が電話の向こうで緊張しているのがわかります。
毎年7月末が契約更新ですから、今年は他社に変えると今から「おどし」しています。
今、検討されている「新管理者方式」なども、私は「管理会社による管理組合の囲い込み運動」だと言ってセミナーなどで反対しています。

[70: ｄｄ]

最初に管理会社が作成した合員名簿時点でネットに流れてます。

[71: 住まいに詳しい人 [男性 60代]]

普通は管理会社が業務として区分所有者を把握しておきます。区分所有者全員の正しい登録が無いと組合員登録者が有資格者かどうかが分かりません。これはマンションを購入した区分所有者の義務です。登録義務が無ければ、規約で定められていなくても、区分所有者でない配偶者が役員に立候補して理事長になっても無資格者であることが誰にも分かりません。豊島区では賃借人など居住者全員の登録を義務付けています。違反者へは罰金が科せられます。登録は防犯、防災の面からも必要な責務です。

[72: 匿名さん]

区分所有者でなくても、役員になれますよ。
ただ、総会の出席は区分所有者ですけど…
今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

[73: 匿名さん]

>今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

無知ですね。それは貴方の家庭内のことで管理組合はあくまで区分所有者に限られます。
これからは専有部分の所有者は夫婦共有にするか女房にするかは自由です。
これもせずに何が尊重ですか管理組合に甘えている醜い姿です。

[74: 匿名さん]

うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。
ということは、うちのマンションの管理組合も醜いのかなかな？
総会も代理理事が半数くらい出席していましたよ。
やっぱり特殊なマンション。。。

[75: 匿名さん]

つづき
女性が強くなってきているのでしょうかね
何処も同んなじ 男はつらいよ 区分所有者よりも、代理人の方に発言権があるのよね〜

[76: 匿名どん]

プライベートについて規約に定めたらどう?

第○条 (役員の誠実義務等)
第○項 役員は、任期中知り得た区分所有者及び占有者のプライバシーに係わる事項を 、任期中はもちろん、任期が終了しても他にもらしてはならない。

http://www.fukukan.net/agreement.pdf
リンク先の第37条。

[77: 匿名さん]

規約に入れても守らない理事はおろか、管理員やフロント係がペラペラ喋ります。

[78: 匿名さん]

>うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。

規約を読みなさいよ。
従来は選ばれた役職員なのだから代理権は認められていなかったが、
最近は老齢化が原因で理事会といえども代理人の制限を設けて総会同様に代理出席を認める規約になっている。

[79: 匿名さん]

＞プライベートについて規約に定めたらどう?

程度が低いねー。ドロボーは辞めなさいを規約に決めるのと一緒です。

[80: 匿名どん]

＞＞79
ペラペラと他人のプライバシーを喋る本人に聞いたら
恐らくはドロボーと同じ悪いことだとは思っていないと言うんじゃないかな。