管理組合員とプライバシー

[匿名]

組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で
家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？
皆さんは、どうなさっていますか？？

[42: 33]

有効なアィデアや意見は、幅広く取り入れるべきでしょ？．．．でしょでしょ？

せっかくの情報交換場所なので、うちの場合を・・・
①一般組合員の見学要望があればことわらないと思います。
②通常の定例理事会でも、理事＋幹事＋管理会社＋顧問３名の構成です。
　顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。

理事が熱くなると思考が直線的になりやすいです。
ちょっと離れた立場で意見してくれる人や、各種法令または他ＭＳの事例にそって意見してくれるのは本当に助かってます。

[43: 匿名はん]

>顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。
それいいですね。でもなおさら理事長になってくれる人がいなくなりそう.....。

[44: 入居済み住民さん]

理事長です。最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ちましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を
作成することになりました。記入内容も当初のものとは簡便化して、
区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を記入してもらうことにしました。
しかし、一人だけ新しい名簿を提出拒否して、以前の名簿を使用してくれと言われて、困っています。
そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。
新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。

[45: ３]

>>44さん
＞区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を
これだけならば、変更がありうるのは、家族構成＝同居人の氏名と年齢ぐらいでしょう？
無理して出してもらう必要もない気がします。

当方が良く使う方法は、
　提出してもらった人だけになにか（情報とかetc）を引き換えに渡す。
　提出しなかった人には、設備の利用など制約が出るようにする。
　一斉回収や一斉点検時は、未実施室番が明らかになるような掲示をする
などの方法です。
もちろん、与えるメリットやデメリットは他の理事にも同意得られる内容です。

掲示の方法は、あらかじめ全居室番号が書かれたテンプレート（用紙）を用意しておいて、提出済みの部屋を日々管理員が塗り潰す方法です。
これだと、各理事も毎日の回収進捗がわかるので重宝するかと思いますが・・

[46: 入居済み住民さん]

45様
申し忘れましたが、区分所有者の変更も何戸かありました。
45様の『当方がよく使う手は…」以下の記述は大変参考になりました。
早速、理事会にはかり、実施できるようにしたていと思います。
ありがとうございました。また、いろいろ、教えてください。

[47: 理事経験者]

>>理事会にオブザーバーの必要性があります？

私の経験上、居れば助かります。
築年数が経つにつれ、過去の経緯を知らない理事も増え対処に迷う事があります。
基本的には、議事録に結論は書き残されていますが
詳細について、経緯についてまでは記載していません。
古参元理事等のオブザーバーは、現理事会の判断材料としては有効だと思います。
又、意見・発言が有っても議決権を持たないので
総てを前例にあわせる必要も無いのが、保守的にならずに良い事だと思います。

[48: XYZ]

＞そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。＞

昨今は個人データーの売買、悪用されますので公開を好まない傾向が強くなっていますので、管理規約、細則に従うしかありません。名簿細則の類いがない場合は、区分所有権の取得・喪失届、区分所有者が賃貸人に出させる理事長宛宣誓書、その他、総会招集通知先届出、総会出席代理人の内、委任状不要の細則に基ずく同居人事前届などから名簿を作ることになります。

[49: 理事さん]

本題

私のＭＳでは、名簿は管理会社に任せています。
作成し保管していますが、配布していません。
理事役員も依頼しない限り見る事は有りません。

先日機械式駐車場トラブルがあり駐車場名簿を作成
駐車位置・部屋番号・苗字・車種・ナンバー
駐車場利用者のみ配布いたしました。
駐車場トラブルは、車が有る時に起こるので遭えて電話番号までは
記載しませんでした。不在で急ぎの時は、管理会社経由で連絡を取ってもらうことにしています。

管理費未納者に関しては、毎月の収支チェックで理事役員・監事は見ています。
規約に役員には守秘義務があると謳っているので特別問題視していません。

[50: ３年目理事]

「名前」は、個人を呼ぶときに使うものだし、
「電話」は、連絡とるときに使うものだし、

「組合員名簿」は組合員として登録管理するために使うものだし、
「居住者名簿」は災害時や日常の部外者との区別をするために使うものだし、

個人情報関連法って、使うために集めるのも目的どおりに使うのも妨げる法律ではないんですけどねぇ．．．

[51: 理事経験者]

私のMSでは、管理会社に名簿作成をお願いしています。
管理組合で必要と思われる時、駐車場使用名簿やバイク置場名簿作成時に
必要な要項のみ抽出してもらい必要に応じて配布しています。
基本は管理会社に任せる事によって、管理リスクを少なくしています。
ま〜殆ど名簿を作ったり、配布する様な事例は少ないです。

[52: 購入経験者さん]

機械式駐車場でトラブルが何度かあったので
名簿を作ろうかアンケートを取った結果
（それだけのアンケートではありませんが）
やはり、名簿を作る事に反対する人が2割居ました。
同じＭＳなので名簿を作らなくてもそのうちに誰がどの車でって
分かると思うんだけど、何故そこまでして伏せたいのか
疑問です。

[53: XYZ]

＞何故そこまでして伏せたいのか疑問です。＞
区分所有者の名簿は、登記所からの資料で作ることが出来ますが、それ以外の名簿はその目的が、有れば便利程度のものでしょう。逆に、貴方が名前を伏せるのが疑問に感じると同様に、何故貴方が名簿に固執するのか疑問です。駐車場は契約であればその資料から聞かなくとも分かる筈ですし、契約でなくとも場所決めをした時に、少なくとも駐車場所と車ナンバーか居住番号のリストは作った筈です。それなのに、わざわざ思いつきで名簿を作る意図に疑問を持ちます。固定電話番号帳、各種の住所録に名前、ましてや家族構成などを書きたがらない、いや、理由もないものに書くべきではないのが常識です。

[54: 50]

名簿を作るのは、その名簿の「名前」のとおりに関連する人のリストを作成し、他の人と区別したり必要に応じて連絡したりするためです。

固執するのではなく、目的別のリストを作るのはごく普通のことだと思います。

問題が起きるのは、その名簿が目的外の利用（具体的には外部の業者に流出して悪用される）ことであり、名簿を作成することとは直接は関係ないと思うのですが・・

もちろん、管理会社も理事も居住者も全ての人が「正確に記憶でき」「変更情報（又は最新版）も脳内共有」できるならリスト作る必要もありません。

駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。
（逆説的ですが、無いと余計な情報も含む居住者台帳などを目で追うことに。）
もちろん「家族構成」や「住所」などはこの駐車場契約者名簿には不要だと思いますよ。

[55: XYZ]

＞駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。＞

契約書を集計すれば分かる事。分からない場合は、契約書の不備に過ぎません。

[56: 匿名さん]

意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！
最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！
細則によっては、区分所有者名義の車のみと書かれているのも有るので
厳格に言うとこれも契約違反であり、契約書の不備！？になるでしょうね！

[57: XYZ]

＞意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！＞
車くらいなら、たいした問題ではありませんが、途中から代わって入居し、区分所有者と称して総会決議に参加し、登記簿でしらべたら区分所有者ではなく、建替え総会決議が無効になった例さえありました。古いマンションの人的変動届けは、規約で規定し実効を上げる必要があります。

[58: 現役理事（都内）]

話を蒸返しますが...

>最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ち
>ましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を作成する
>ことになりました。

管理組合として居住者名簿を作成する必要はないのでは？
（ここで組合業務か自治会かの論争をするつもりはないのですが（笑））
また、組合員名簿の改版は、管理組合として必要な仕事ですが、
一般的には管理会社なりの業務委託の範囲なのではないでしょうか？

皆さんのマンションでは、居住者名簿・組合員名簿って各戸に配布
しているのですか？理事会なり、管理会社で管理できていれば
よいのではないのでしょうか？

個人的には、自分の勤務先・電話番号・家族構成などを全住民なり
全組合員に知らせる必要性もわからないです。組合から委託されて
いる管理会社が厳重に管理していれば良いと思うのですが...

駐車場トラブルにしても、リストを作って配布しなくて管理員なり
管理会社に問い合わせ（ないし依頼）すれば良いのでは？
　
なぜ、そんなに名簿を配布したがるのか理解できません。

[59: 54]

>>58さん
どなたも「名簿を配布」とは言及されていないと思います。

[60: 58]

>50

すいません　前の話と一部話が錯綜してしまいました。

普通、管理会社（組合業務の委託先として）で組合員（部屋番号）と
紐付けで駐車場契約とか押さえていると思うのですが、何を問題視
しているのですか？

大規模なら、24H＊365日有人管理ですよね？守秘義務の元、管理会社が
管理していれば、一般組合員が、別に閲覧することないと思うのですが...

[61: 59]

一般組合員の閲覧についても、現時点では話題になっていません(^^

うちの管理会社の場合、当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理しているのですが、管理員はそれらに触れることはできません。
手書きの居住者リストを参照しているだけです。
駐車場の契約者はどう検索してるのか？いまいち実務不明ですが、契約書原本を一生懸命見てるような気がします。
館内は設備も含めＬＡＮ化されているので、やろうと思えば管理スタッフが紙に印刷しなくても各情報を共有することも可能なのですが、管理会社内でも異常な漏洩・悪用対策がされているようです。

漏洩や悪用は反対ですが、あまりにも過剰な反応で管理業務が非効率的になっているのが気になります。