管理組合員とプライバシー

[匿名]

組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で
家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？
皆さんは、どうなさっていますか？？

[22: 匿名さん]

スレ主さん

個人情報関連法やプライバシー保護法は「悪いことしちゃダメ」っていう法律です。
集めることには規制していません。目的外に使っちゃダメよ！っと牽制してるだけです。
新聞などのニュースでご覧のとおり、毎日「漏洩や名簿盗難・紛失」事件は起きてますが、それで罰則の適用になるのはほんとに稀。
正しい目的のために正しい情報を持つことは理事会や管理会社としては「絶対不可欠な職務」だと私は思います。
ただ情報は多ければいいわけでなく＝＞項目が多くなるほどに、精度を維持するのが難しいものです(^^ゝ

・名簿を集める目的（できるだけ具体的な想定をしたほうがいいかと）
・名簿に必要な項目（前述のように用を足す最小限のほうが無難です）
・名簿の収集／更新方法（賃借が有る場合は、ほんと要注意です）
・名簿の保管場所（組合の契約書類と同様に保管し持ち出しやコピー不可）
・名簿の閲覧の範囲とルール（理事会と管理会社の特定された人も含めて、閲覧記録を残すとか）
・名簿の名前（笑
とかとか、名簿を持つ前提で一歩進めて考えてみてはどうでしょうか？
最終的には理事会内や居住者内で同意得られなければ、悩んでも仕方ないですしね？

[23: 理事長Y]

私は理事長です。
必要に応じて名簿を作成しています。
他の役員に見せることは滅多にないです。
当然、守秘義務がありますので、名簿だけでなく管理費滞納者に関することについても他の役員にも開示していません。
居住者に名簿を配布することに賛同される方はほとんど皆無と予想していますし、私自身これ以上、責任が重くなることは避けたいです。
理事長としてはリスク管理として何かトラブルになった際に居住者を納得させられるだけの説明が出来れば良い、と見極めて行うことだと思いますし、全てにおいて基本的な考え方です。

[24: 匿名さん]

根本的には、管理会社・理事長・理事会のどれとどれを信用するか、という問題でしょうね。
理事長を信用する人は、「名簿や滞納者は理事長だけが知っていればよい」と考えるし、理事長を信用できない人は、「理事長が情報を独占するのは、不正の温床になる」と考えます。
じっさい、理事長自身が滞納者なのに、プライバシーなどを口実にして、長く伏せていた（管理会社もそれに結託していた）マンションがありました。

視点は変わりますが「個人情報は理事長だけが知っている」というマンションは、役員選出をどうしてるのでしょうか。もし輪番制だったら、長い目で見れば、結局、「全員が知っている」という状態になるのでは？

また、監事が管理会社に名簿提出を求めたら、法令上、管理会社は拒否できないはずです。少なくとも、滞納の詳細（滞納者の実名含む）を知らずに、会計監査はできません。

[25: 理事長Y]

>24
管理会社は委託管理であれば、管理組合が信用して委託契約を結んでいます。
信用出来なければ、契約解除しているはずです。
理事長は、法人化していない管理組合では、管理規約に守秘義務を謳っています。
人として信用できるか、は特段の事情によりますが、一般的には信用情報の審査などして理事長を選任することはないでしょう。
つまり、立候補した理事長、輪番制で決まった理事長、信頼関係のもと立場を弁えることが大切です。

[26: 監事Ｘ]

　私は監事を何回かやってますが、年度末の監査時には、管理会社に、名簿、そして滞納者の実名・金額含め、こちらが要求する情報をすべて出させます。（もちろん、監査するのは滞納だけじゃないです。滞納は監査対象の一部です）
　その上で監査報告書を書きますが、必要と判断すれば、実名も含めて報告書をつくり、総会資料として配布します。

　監事の職務・義務を誠実にはたそうとすれば、上のようになるのは必然だと思うのですが……
　情報を理事長が独占している状態で、監事の仕事ってできるのですか。

[27: 匿名さん]

14です。14で
＞＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

＞　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？

とお願いしたのにいまだに回答がないところを見ると、「漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う」は、あんのじょうガセネタでしたね。

[28: 匿名さん]

うちのマンションは管理会社が仲介業者に名簿を売った為に問題になって、もちろん委託契約を解約しましたし、事務管理費を過去に遡って全て返還させました。責任を負ったからですよね。

[29: 匿名さん]

>>28さん
あら？
管理会社が守秘義務守らなかったんですか？
それって、マンション管理業者の登録取り消しや業務停止命令に相当する事由では？
ってくらい重い不法行為ですが．．．．．（事由に相当するかまでは調べてませーーん）

[30: 匿名さん]

管理人はプライバシーに関する情報を漏らすことが多々ありますよね。
これもマンション管理業者の登録取り消しですか？

[31: 29]

>>30さん
え？　私への質問でしょうか？　　吊りでしょうか？
「管理員が悪意なく口を滑らす」のと「生業としてる管理会社が名簿を売る」っていうのでは、比較できないほど程度が違うと思いますよ。

[32: 匿名さん]

>31

管理会社＝管理人でしょ。
名簿を売ったのは管理人ですし、情報を提供すると仲介業者から謝礼がもらえます。
一番多くのプライバシー情報を多く持っているのは管理人です。
管理人は管理業務を行っているので守秘義務ありますよ。

[33: 31]

>32
ご指導ありがとうございました。
名簿を売ったのが管理人さんなのかどうかは、28さんか30さんに聞いてください。

参考までに私のＭＳでは、管理員といえども組合員や居住者の滞納状況や普段必要の無い情報は「まとめて」は見ることできません。
管理員が知りえるのは、噂程度か管理業務内で一時的に知りえた情報だけです。
もちろん居住者名簿は管理員でも防災センター要員でも見れるようになってますよ。

また守秘義務は大抵の職業にはありますよ。
無論、職業ではない「理事」にも暗黙の守秘義務はありますしね？＜文書化されていませんが。
要は民事以外のペナルティ＝専門業としての社会的資格剥奪が法整備されてるか？などの違いを言いたかったのですが・・・

[34: 匿名さん]

>31 >33
by32
すみません。32＝28です。

[35: 匿名]

随分　間隔のあいたスレですが
ここかな？と思って書きました。

公開理事会ってあり？

理事は通常立候補された方、輪番で仕方なくの方、留任の方等で構成され
ＭＳ内の諸問題、中には名指しあるいは記名にての投書、苦情に対処することも多く
プライバシーに関わる心配もあります。
誰でも参加可能な公開理事会なんか経験あります？

[36: 匿名はん]

うちでは、役員以外でもオブザーバーとして参加自由です。発言権あり、議決権なしです。

意見のある人はどんどん参加して意見を述べて下さいと言っています。ほとんど来ないですけどね。
来ない人が、なぜか総会などで「演説」をすることもありますが、「参加自由」を表明しているのでブツブツ言っても却下です。

[37: ウチの場合]

うちのマンション（築４年）の場合、
１年目から役員以外でもオブザーバーとして参加自由となっています。
発言権なし（ただし、理事長の許可を受ければ可）、議決権なしです。
管理費等の滞納者についての検討等、個人のプライバシーに抵触する議題に入る前に
退席いただくルールとなっています。
毎回、理事会開催前には「オブザーブ可」と掲示していますが、ウチもほとんど来たことありません。

[38: 理事経験]

うちのマンション築33年、理事会にオブザーバーとしての参加を認めています
オブザバーの発言に関する規定は特にありませんでしたので、
当初からの住人で会社を定年退職したご主人がオブザバーとして来て、
まるで理事のように発言するようになりました。
2年ほど経って理事に立候補して、理事長になると改革と称して細かい管理規約を作りました。
駐車場使用料も、場所の利便性ではなく単純に面積割りにするものだからエントランス正面の
特等席が、不便な裏庭の駐車場より安くなったのには驚きました（本人はもちろん特等席です）
4年ほど理事長をして退任すると、今度は「今度オブザバーとして理事会に参加するから」と
圧力を掛ける始末です。

[39: 匿名はん]

管理規約の変更については、正式に総会の承認がとれていれば問題ないのでは？
特等席も抽選など正式に手続きを経ていればＯＫです。
オブザーバーは発言権はあっても議決権が無いのが通常でしょうから、１個ずつ議案の締めくくりに理事の多数決をとればいいと思います。（にらみを聞かせているのであれば、回答書を理事に配布して後日回収するとか.....。議長、監事の裁量次第だと思います）

オブザーバーの欠点は、継続審議している案件の途中で、これまでの経緯を知らない者がやってきて、最初から全部説明を求める時。それと、自分の関心事にだけ熱心な人。理事会の案件はひとつだけないし、後から出た案件でも優先順位が高いものもありますからね。
毎回出席してくれるオブザーバーは、結構いいオブザーバーじゃないですか。

[40: 匿名]

理事会にオブザーバーの必要性があります？

暇な人が暇つぶしに参加する、回答書を配布する、にらみを利かす
何にも良いこと無しのような気がするんですが・・・

議決権が無いのは勿論ですが、その発言に理事が左右されたり、恐れたりするようでは議事進行の妨げ以外なんでも無い。
やはり理事会は、理事のみの審議場で重要事項は総会に諮るのが筋だと思います。

[41: 匿名はん]

>>40
で？あなたのところはどうなの？