管理会社の変更を検討してます

[moai]

27戸の小規模マンションの理事長をしております。
今年で理事長を引き受けて２年目になります。
１年目は初めてという事もあって手探りで管理会社の指導のもと組合の運営を
行っておりました。
しかし、１年目の後半から管理会社への疑問及び不満が・・・
理事会等で打ち合わせした案件事項が尽く放置される状態。
特に、月次収支報告書及び滞納者リストの提出は依頼しても中々提出がありませんでした。
そんな状態でも、何とか総会は乗り切りました。
　私自身、１年目で解決出来なかった案件がどうしても納得出来なかったので組合運営及び理事会がある程度機能させたく２年目を引き受けました。
それから、半年が過ぎでも管理会社の対応は変わらず・・・
おまけに、他の理事のメンバーが仕事を理由に理事会を欠席するありさま。
このままでは、管理会社の思う壺なので各理事と電話で連絡をとり管理会社の見直しを検討する事になりました。
　今のままでは、中期・大規模修繕などで将来が不安なので誰がやっても組合運営が正常に運営のサポートが出来る管理会社と考えております。
　大きな問題は、下記の通りです。
　　■月次収支報告書及び滞納者リストが依頼しないと提出されない。(今現在、7、8月提出無し)
　　　提出されても時期が非常に遅い。(例えば、６月末締が7/28に提出)
　　■設備点検等の報告書の提出がない。
　　■打ち合わせで、要望及び確認を依頼したことに対して回答がない。
他にも多々あり、書くのが嫌になる位です。
　皆様の管理会社は如何ですか？
また、管理会社の見直しを行った組合の理事さんがおりましたらご教授お願い致します。　

[42: 匿名さん]

問題は新しい管理会社に変更された後なんじゃ？
なんだ、ちっとも良くなっていないじゃないか。
あの時の説明は、あくまでも話だけにすぎなかったの？

そう、ならないようにね！

[43: 自主管理理事長]

＞４１様

ご質問の順に回答致します。

　管理に関する全てのルールは、管理規約に従って行います。先ず現行規約の内容の確認をお勧めし　ます。特に理事長の責任は重いので、これを踏まえて公私混同が起きないようご注意を。
　モラルの高さも求められますよ。

　①役員が行います。（管理組合名、理事長名併記）
　　** ご参考
　　当管理組合（以下、当方と表記します）の実行方法をお知らせいたします。
　　　毎月の納入締切日直後に滞納のチェックをする。
　　　未納者にその旨口頭で連絡をする。（残金不足に気付かないこともあるので）
　　　未納が継続して３ヶ月に達した場合は内容証明付郵便で督促を行います。
　　　　これは時効の中断が可能です。督促状を継続される案件が発生した場合は時効に対して
　　　　有効です。督促状の内容には、回答期限を定めた上で、入金予定日の回答を求める。
　　　　回答がない場合には法的手段（少額訴訟を熟知されると、安心です）を取ると明記します。
　　　　滞納者からの回答は文書で必ず貰います。後に論争にならないようにです。

　②業者からの報告はありませんでした。
　　　故に過去の会計報告（修繕に関して支出の履歴）からリスト化しました。
　　　その後、順次追加し文書化しています。

　③管理組合が作成します。
　　　作成根拠は専門業者による劣化診断（これに準じたものでも可：管理会社に丸投げは危険で　　　　す。客観性の高いところに依頼してください。コストもかかりますが、管理会社の言うなりに　　　ならないように。）を元に大規模修繕の資金計画に繋がっていきます。
　　　これに関しては、定期的な見直しは必要です。建物は計画通りに劣化しませんからね。

　④規約に届出義務を課しています。
　　　賃借人についての入居、退出報告についてもその区分所有者から取り付けを実施しています。　　　国交省の標準管理規約にモデルがあります。届出書についてフォームもあります。
　　
　⑤当方にはその該当はありません。
　　　マンションに関する全ては、理事会が対応しますので、担当理事を決められるとと良いですね

　⑥原則は文書で配布または回覧をしています。
　　　その内容によって、区分所有者と賃借人（全てに共通の場合は＜居住者＞として）
　　　宛名を分けています。
　　　遠隔地の不在区分所有者については、郵送します。（急ぎではＦＡＸ、e-mail）

　　＞管理費・修繕積立金・使用料の増減があった時。
　　　振り込み金額等の変更手続きは区分所有者各々が対応します。
　　
　　＞管理規約の改定
　　　規約の改正は区分所有者の２/３以上の賛成を得られれば可能です。
　　　ただし、複数所有者のついての票数がどう定められているかご確認を。
　　　規約原本は理事長保管が基本です。大事にお取扱下さい。

マンションはいわば共同生活の形態です。自主管理、委託管理にかかわらず管理組合の責任と役割は大きいものなのです。結局全体で責任を負っているのですね。
標準管理規約は国交省のＨＰから入手可能です。運営自体マンションの規約が優先しますので並行して現行規約の精査が必要です。

お問い合わせに添った返事になっているでしょうか？追加があればいつでもどうぞ。
可能でしたら戸数のみお知らせ頂ければと思いますが・・
当方も素人から始めた事なので、経験した事を元にレスいたしました。

　　＊ご専門の方からは稚拙な面があることをを重々承知しています。
　　＊ご指摘頂ければ、学んで行きたいと考えておりますので、宜しくお願いいたします。

　　

[44: ４１]

＞４３　自主管理理事長様

ご回答有難うございました。

今後我々も勉強して自主管理が可能な組合を構築できればと思います。

[45: 匿名さん]

管理会社の選定は理事会がよく調査して選定のうえ、総会議案とすることが大事です。
管理会社の選定を組合員に委ねることは、理事会としての責任回避にほかなりません。
この点だけは、注意して進められたほうが、よろしいと思います。

[46: 匿名さん]

管理会社の選択は理事会主導でしないとダメですよ。
一般の組合委員は、興味も少なく事情をしりません、しかし議決権だけは理事と同等にあります
やり方を間違えると、あらぬ方向に話が進みそうです。

[47: moai]

小規模(27戸)のため、見積もり依頼しましたが２社は大手という事もあり今より管理委託費が増加します。これでは、理事会及び総会は通りません。いろいろ検索して、ようやく１社見つけました。
　現在の管理委託費も決して高くないようで大幅な削減とまではいきませんが、これなら何とか理事会及び総会は通ると思い早速理事会を開催しました。
　個別に電話では説明していたのですが、改めて説明したら「ひどい・・・一言言ってやりたい」という理事もおりました。私は、怒りを通り越してますが・・・
ここは我慢して、管理会社変更手続きが完了するまでは最低限度の対応をして、変更が総会で可決されたら事務的に処理を進め担当者がどうでるか楽しみにしております。
　管理会社変更は、私の案通り理事会にて満場一致で可決しました。
お次は、いよいよ臨時総会です。
　　〜つづく

[48: 匿名さん]

>>47
お疲れ様です<(_ _)>
私も３社ほど合い見積もりをとる作業中です。
うちは、400戸なうえ設備が複雑なため、１社の簡単な視察でも２時間。（を３回）
現在の業務仕様やモロモロの資料をかき集めるだけでも、かなり時間を要してます(^^ゝ
しかも、この行程は第一歩であり、内容の精査＆統合及び設備などは組合直接契約などによる管理費軽減（トータルでは現在と同等で良し）を目指してます。

．．．最後の砦は、総会ですが、早くて来期、私は理事でないかも(笑

[49: moai]

匿名さん400戸の大規模は大変ですよねぇ。
各理事の協力が不可欠ですが、やはり理事長が中心になって動かないと進まないですよね。
当方で、探し当てた管理会社は元々もコンサルティングからスタートした会社であらゆる費用に関して相見積をして組合に提案してくれるそうです。
ただし、提案及びアドバイスはするけど管理会社側で積極的に進めるような事はないそうです。
また、契約自体も組合と直接契約出来るものについては契約し、その仲介もしてくれるそうです。
直契約になったからと言って、知らないよとは言わずに対応してくれるそうです。
直契約のメリットは、中間マージンが無くなるので出費が軽減でき仮に管理会社変更した場合も継続出来るので安心感があります。

[50: 匿名]

>>48
もし48さんが理事ではないとしたら管理組合員に対して、開かれた理事会のような好印象ですね。
理事会が案件を今、何をどのように進めているのか、考え方、方向性など、情報はどのように公開されているのでしょうか？私は都心１００戸のマンションの理事長です。管理会社の評判も良さそうで結果的に正解なら、批判はないと思いますが、管理会社の選定は責任重大で頭を悩ませています。

[51: 48]

>>50
今は理事です(^^ゝ．．．
理事会は開かれているとはいえません。おそらく多くの大規模ＭＳを同じです。
情報の開示も基本的に議事録の閲覧(配布無し)と理事会ニュース程度です。
正直言ってあまりにも期待はずれの理事会だったので、外部のマン管理士を採用しました。
（最初は無駄な費用と抵抗してた理事達も採用後は非常に期待できる方にめぐり合ったので）
その方と私１名で格闘中です。
今の作業で、管理会社をすぐ変えることはできないと思いますが、今の管理会社を刺激することと、他の管理会社と現実的な比較材料を今後の理事会に提供することが直近の目的です。
管理業務に関しては多くの問題・課題をもっていますが、全てを一気に解決できるわけはなく、また管理会社の意識改革が不可欠です。
管理会社を育てる（鍛える？）努力をして、それでダメなら交代です。

[52: 50]

>>by48さん
私はマン管理士の勉強中です。資格を取ることが目的ではありませんが、必要な知識はあったほうがいろいろな場面で判断を要求される際、役に立つようです。管理会社の変更を期に組合直接契約出来るものは切り替えたい、と考えていますが、施工管理などまで組合では出来ませんので、リスクがあるのではと躊躇しています。業者の選定も含めて管理会社に任せた場合は、問題が生じたら管理会社にも責任を問うことが出来ますよね。

[53: 48]

>>50=52
き・き・奇遇ですね？
当方もマン管受験します。昨年は受験申込み忘れ・・・
今年は参考書たくさん買いましたが、ぜんぜん進んでいません(笑
このマンションコミュニティにも、受験者やマン管理士の掲示板があるといいですね？

[54: 50]

by48さん
マン管試験の今年の申込み者は前年１７％減とか。人気が無くなるのも納得出来ますね。私は受験はしません。勉強は必要な時に必要に応じてするようにしていますので詰め込むより、理解度が上がるようです。

[55: 48]

私は資格とって、それらのコネ（士会）の情報源を期待してます。
どちらにしても管理会社と対等にやりあうには正しく広範囲の知識と理解があったほうが便利ですね！

[56: 48]

＞施工管理などまで組合では出来ませんので
この件ですが、うちのＭＳでも、元々の建設会社やその子会社である現設備管理会社とは切り離すことは考えていません。（充分な修繕コストの試算の後、検討します）
今は、その設備管理会社をも管理できる総合管理会社＝管理の「頭」部分の比較検討段階です。

[57: 50]

by48さんのところは、見積もりを出すための作業中でしたね。うちのＭＳは５社の見積もりが出揃ってこれからプレゼンを行います。プレゼンに参加出来ない管理組合員から投書が寄せられていますが数字で比較すれば、一番安い管理会社に人気が集まるのは当然のようです。管理会社の評判も聞いてみたいのですが、掲示板の書き込みも信用出来るのかどうか、難しいですね。悩んでいます。

[58: moai]

昨日、現管理会社が来ました。
要件は、担当者の体制についてでした。
具体的には、地区担当なる者を決めて+事務担当もつくようだ。
基本的には、現担当者が対応するが月次等の事務は別の方が担当。
この事務担当も同行してきたが、第一印象はイマイチ。
　こちらは、管理会社変更で腹は決まっているので事務的な対応。
これまでみたいに、改善要求はしていない。
最低限度、月次と滞納者への対応をお願いしたのみ。
　このような、対応に疑問に思わない担当者。
来月の臨時総会後が楽しみだ。

[59: 56]

>>58(moai)さん
５社へ見積もり要請したら、設備の孫受け会社などから、リークしていると思いますよ。
現管理会社には伝わっていると思います。
当ＭＳでは、リークによって現管理会社が業務改善に本腰入れることも期待しています。
注）管理会社の担当者は非常に優秀なのですが、そのフォローをすべき「会社」がぬるいというか官僚的というか上司はみな「天下り」なのが当ＭＳでの問題なのです。
会社の体質的に改善は期待できないので、やっぱ管理会社（＝頭）を変える方向ではありますが。

[60: 匿名さん]

管理会社変えました。
専門家の言われてるとおり、当初のデベ系列の管理会社は委託料１０％〜１５％は乗っけてるから高かったです。早く気づいて良かったと思います。

[61: 50]

>>48さん、マン管試験がんばってくださいね。