記名式アンケートを本人の同意を得ずに第三者に開示する理事会

[あっちゃん]

私のマンションでは、理事会が住民の意識調査と題する記名式のアンケート調査を利用目的を明らかにせずに行われました。
理事会に確認したところ、アンケート集計発表後に、住民からの要求で記名式アンケートを開示することに決定したということ。
名前が記入されたアンケートそのものが、開示を要求した住民の目にふれるというのです。
アンケート調査開始時点において、その事を住民に説明せず、アンケート調査終了後に、本人に無断で第三者の要求で開示することは、住民のプライバシー上、問題があると思うのですが、理事会にそのような権限はあるのでしょうか？

[22: あっちゃん]

タイプミスありましたので、訂正します。

よって、組合員の多くは管理組合からの変更を望んでいるという結論に達しました。

→　よって、組合員の多くは管理会社の変更を望んでいるという結論に達しました。

[23: 匿名さん]

＞２１，２２
　別のスレをたてれば？
　主旨が変わっています。

[24: 匿名さん]

21&22さんがスレ主さんであることを前提でコメントしますが、

アンケートの結果に拘束力はない、議決ではないと思いますが、アンケート形式の
投票だった、なんてことはないですよね。

アンケートの結果で、理事会が管理会社の変更を総会で提案し決議にかけると言う
のはありそうですが、総会で決議もしないで管理会社を変更されようとしているの
ですか？

[25: 匿名さん]

もっとサービスが良くなってコストが下がる・・っていう前提ならば
それに票をいれるのが常識的な考えですよね。
ただあくまで、理想論なのでは？

具体的に、「これこれこういう管理会社があって、ここはこういうコストで
こういうサービスをします。だからこっちに替えませんか？」
っていうのなら納得なんですけどね。

[26: 理事さん]

話を戻してよいですか？

個人情報とは「個人の氏名、住所、生年月日、電話番号ほか本人を識別できるもの」
保護法では5000件以上を取り扱う企業（拡大解釈で団体）が対象。
よって、利用目的を記載しなくても集計結果程度の開示は想定の範囲ではないでしょうか？
（というか「アンケートとったなら集計結果位だせよ」と普通は思う。）

個々のアンケートを希望者に開示するのは微妙ですが、「プライバシー保護」とかそういう類
ではないでしょうか？名前や部屋番号を記載しないで、集計に、意見を記載するのはあり
だと思います。

どちらにしろ「個宅のアンケート原紙を開示する」のは、どうも管理組合に配慮たりないような
気がします。

[27: 匿名さん]

それで「常識では考えられない決定」って、なんだったんですか？

[28: 匿名さん]

名前を明記して提出するアンケートには、回答内容に責任が伴うのが当然です。
事前に「公開しませんよ」とか言っていない限りは、目的に沿った公開（＝ここでは組合内での公開）にあたると思います。＜マナー的な問題は当然あるけど。
まぁ、個人情報の保護法とは関係無い話しだと思いますけどね？
刑事と民事では内容が異なるとは思いますけど、民事の場合なにを根拠に訴えられるのか？今後のこともあるので、ぜひご教授頂きたいと思ってます。
プライバシー侵害による損害賠償？？（プライバシーとは私事のことですよね？）
精神的慰謝料？？＜開示されて傷ついたっという設定ならありうるかも）

注）開示に賛成するわけではありませんが、このケースで組合（理事会）側が訴訟の対象になるのか？を知っておきたいのです。

[29: 匿名さん]

個人情報保護法は、以下のサイトが参考になるんじゃない？
あっちゃんさんの理事会は、理事会できちんと議論してやっているのですか？
普通では考えられないやり方してるね。（たしかに、マナーが欠如している）

http://allabout.co.jp/living/mansionlife/closeup/CU20050315A/

[30: 匿名さん]

個人情報保護法は、以下のサイトが参考になるんじゃない？
理事会できちんと議論してやっているのですか？
普通では考えられないやり方してるね。（たしかに、マナーが欠如している）

http://allabout.co.jp/living/mansionlife/closeup/CU20050315A/

[31: 匿名さん]

この問題は、理事会の立場で考えるのではなく、住民の立場になって考えればいいと思う。
自分の名前が入ったアンケート用紙が開示されることを喜ぶ人は少ないと思う。
だったら、そんなこと、やめるべきですよ。

インターネット検索すると、アンケートは第三者には開示しませんと宣言している会社が多い。
管理組合は法的制約を受けないと思うけど、そのような会社を真似てみたらどうかな。

[32: 匿名さん]

開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど。

[33: 匿名さん]

>>11

>個人情報保護審査会は開示が適当と判断した。
>が、大切なのは、その理由。
>「開示しても回答者が特定される恐れはない」とある。

マンションの記名式アンケートの場合、回答者が特定されるので、この場合、開示は不適当と
いうことか。なるほど、至極当然。もっともだ。

[34: 匿名さん]

あのぉ、一般（＝部外者）への開示と当事者（＝01さんのケースでは理事会と組合員）への開示では全然別の判断となりますけど？？

[35: 匿名さん]

俺の考えは開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど、キミは、全然別の判断になると言う。詳しく聞かせてほしいな。

[36: 匿名さん]

>>34

>全然別の判断となりますけど？？

私も34の方の主張がよくわかりません。
全然別の判断って、何ですか？

[37: 匿名さん]

別の見方になるのかもしれませんが、
アンケートが記名式である点を注意していないのも問題のように感じます。
なぜ、記名である必要があるのか確認しないまま、記名し回答してしまったというのも
まずかったですね。
アンケートの目的を理解し、アンケートの内容に不適切なものがあれば回答しないって
ことも大切。
アンケートを記載する際にも注意が必要だと思いますよ。

スレ主さんの
>アンケート調査を利用目的を明らかにせずに
という内容に対して、アンケートを開示するしない以前に、
利用目的を明らかにしないアンケートを行うことも問題だし、
利用目的も分からないアンケートに記名＆回答するのも問題
だと思いますけど。

スレ主さんの主張(調査を利用目的を明らかにせず)を信じれば、アンケート
結果そのものの信憑性がない。

開示する／しない以前の話として
私なら、今回のアンケートを無効(目的が回答者に理解されていない)にし、
目的を明確にした上で、再度、アンケートを行う。目的によっては、結果を
住民に開示する。
理事会に、これを提案します。

書き込みタイミングが悪いようなので、念のために、34さんではありませんので。

[38: 不良債権]

私のマンションでも、敷地内の解散した大手企業の美術館購入の記名式アンケートが、法務部会長のゴリ押しで実施されました。
法務部会長が不動産屋らしいので、そもそも胡散臭のですが。
さらに名簿も作成していそうで恐い。

[39: ビギナーさん]

新米理事です。
参考にしたいのでお伺いです。

将来的な取扱いについて
回収したアンケート用紙はどうするのがよいでしょう。
・目的を達成したら廃棄する
　　案件用の参考資料ということで、理事会・総会で結論がでたら廃棄（していい）
・その後も保存する（引継ぐ）
　　恣意的な利用がなかったかなど、あとあとの検証材料として保存
　　　→役員交代したら、新しい役員も閲覧できる
アンケート用紙に記載しておいたほうがいいでしょうか。

[40: マンション住民]

職業柄、マーケティングリサーチを実施することがあるので、調査業界には詳しいです。アドバイスできるかと思います。

最近の個人情報の扱いはとてもナーバスです。正直言って、素人の理事会の皆さんに個人情報の厳密な管理をまかせるのは無理だと思います。
餅屋は餅屋ですので、プライバシーマークを取得した専門の調査会社さんにアンケート集計を依頼するべきです。費用はかかりますが、集計だけなら管理費からの経費でカバーできる金額です。
ＯＡは一字残らずテキスト打ちしてエクセルにキレイにまとめてもらいますし、棟別とか、階数別とか、居住年別とか様々な角度での分析も簡単にやってもらえます。（クロス集計といいます）

住民からの要求で、アンケートを開示とありますが、ビジネスの世界でも調査費用を出している依頼主企業の要求があっても、調査票原本を開示することはまれです。また原本を要求する依頼企業は、
実質上いません。理由は意味がないからです。アンケートというものは、たとえ10サンプルでも、しきちんと集計しないとまるで結果は読み取れません。原アンケート票を一枚一枚を人間の目でみたところで、ぼんやりとしか結果はわかりませんし、内容が正しく集計できたかを人間が手作業で確認したら、人間業を超えてします。アンケート数量が多ければコンピューターなしで集計するのは不可能です。それと依頼企業も、個人プライバシー情報漏えいの恐ろしさを身にしみて認識しているので、
そんなオソロシイものを自分の手元におきません。プラバシーマークを取得した調査会社に一元管理してもらいます。
調査会社の方では、アンケート原票は、厳重に保管されますが、通常は3年以上経てば現票は処分されると思います。集計した結果が、データとして残るので、それを保存すればいいだけですから。

繰り返しますが、アンケート原票の閲覧を要求した住民は非常にナンセンスなことを要求しています。アンケート結果内容が改竄されていることを危惧するなら、プライバシーマークを取得した調査会社に、アンケート分析を依頼したということで、分析内容は信頼できるものだと言えばすむのではないでしょうか？専門調査会社は、職業倫理規定上、自分達の分析結果に責任を持ちます。内容の改竄などは、彼らにとって命とりなのでないです。
素人が数え間違いすることがあっても、調査会社ならくだらないミスは防げるし、個人情報保護も完璧です。ご参考になりましたでしょうか？
調査会社は日本マーケティングリサーチ協会という団体を検索すれば、適当な会社が見つかると思いますし、管理会社さんがふだん使っている会社を紹介してもらうといいでしょう。

[41: 匿名さん]

>>39
それは面白いテーマだと思います。
うちの場合は、アンケートも総会議決書と同等に今のところ無期限保管です。
地下フロアに結構な置場があるからです。＜各種設備室

マンション内レベルのアンケートだと、
　・アンケート素案の作成と文書化
　・コピー代
　・配布／回収の手間（未回収の督促が必要なとき）
　・データ入力と単純集計
　・結果の配布
　・原紙の保管
などなど、結構な負担なのですよね。
解決の１案としては、電子投票（WEBアンケート）が効果的だと思います。
うちのマンションにはその機能があります。
でも使っていません(笑
理由は、まだまだ全戸がインターネットを得意としないという意見からです。
個人的には、全館ネット化されてるマンションなので、WEBアンケート進めたいのですが・・
（館内サービス用に２台のタッチパネル型ＰＣも設置されてますし）

>>40
外部の会社使っては、とてもコストが見合いません。