管理費滞納者への違反金

[悩み中]

住居数１８棟の小さな分譲マンションです。
３月末に定期総会があり、なんの問題もなく無事役員を終了しました。
（自主管理で役員は輪番制、私は副理事でした）
その役員をしている間、管理費の滞納が２件ほどあり、２月末に
会計から連絡を受けて、定期総会までに滞納全額入金していただきました。
総会時の収支明細には現役員と次期役員のこれでよいですと言うような
署名と判を押し、総会時に全員にくばりました。

ところが今になってきてある住民から
「会計が合っていない。
　管理費を延滞していたなら月１万円の違反金をもらわなければいけない」と
言いだした方がいらっしゃいました。
そしてその遅れた理由を回覧版で全住民に知らせなさいと・・・
滞納した一人の方では、１年分が落ちるようにボーナスで入れておいたのに
旦那さんが仕事を辞め自分の小遣い欲しさに奥さまに内緒で引き出して
しまったらしく、連絡が来て初めて落ちていないことに気がつかれたとのこと。
違反金を全額払うとしたら１６万ほどになってしまいます。
（８月から４回分滞納でした。）
理事の方も問題があり、偶数月で徴収する管理費を会計が毎回チェックを
怠っていたようで、このような問題になってしまいました。

現理事、次期理事とも１年間の収支はあっており、問題はないと判を押しました。
この場合引き落としができてないとの報告を怠った理事会の責任はありますか？
そしてプライバシーの問題ともなりかねない内容を回覧版で回しても
良いものなんでしょうか？
あと、理事会の権限で違反金を一括ではなく分割支払いにしてもよいのでしょうか？
分かりづらい話で申し訳ありませんが、板挟みで困っています。
どなたかよいアドバイスをお願い致します。