総会議案に記載すべきこと

[匿名さん]

新築マンションに入居して３年目になります。現在理事会役員ではなく、一区分所有者として総会に参加していて、３回目の総会を迎えます。総会議案の記載について、他のマンションの事例を伺いたく、書き込ませていただきます。

役員選任や会計の議案以外のMSの運営方法を提案するような議案について、どの程度細かく議案に記載しますか？
というのは、ウチのMSの議案が大雑把すぎるように感じています。例えば、この掲示板でも話題になる役員の輪番制についての議案だと、「役員を輪番制とすることを承認する」程度しか議案に記載されていません。スレの中では、順番の決め方や就任できない場合の取り扱いなど議論になりますが、実際議案書にはどの程度記載するのでしょうか。

[2: 匿名さん]

輪番制を例に出していますが、
結局は規約あるいは細則として制定しないと、それは運用に足りません。
つまり規約(案)を総会に提出して、決議を取ることになります。
ウチのマンションはそういったやり方をしています。

[3: 新米理事長]

>ウチのMSの議案が大雑把すぎるように感じています。

たぶんに私的な意見になりますが、ひとによってとらえ方がそれぞれなので一概には言えないとおもいます。
もしあなたが不足とおもわれるなら、具体的にどの部分について説明がほしいのか理事会に質疑してあげるとよいのではないでしょうか。
理事も素人なので案外、協議に参加した当事者にしかわからないような文面になっていることは多々あることです。（きっと今の理事さんたちはそういうことを文書にするのが不得手なのでしょう。）

ただし最初から「こういう風に詳細に説明すべき」みたいな意見は理事たちの反感を買うので、「いかがでしょうか」とか「ご検討ください」とかみたいな感じで伺うのがいいのではないでしょうか。
「もの足りない部分を理事に押し付けるのではなく住民みんなで補っていく」という考え方が理解されればクレーマー扱いではなく、オブザーバー的な意見として取り扱われるとおもいますがいかがでしょう。

（あまり参考にならないレスですみません。）

[4: 近所をよく知る人]

理事会の成熟度、住民の関心、これまでの説明会など、諸々によって変わるので、これといった基準はないと思います。私の場合、総会で１０分で話す内容を、議案書にしたら、書き直しや校正を含めて３時間はかかります。

その他に簡素な議案になる例をあげると、
あまり詳しく記載してしまうと、「総論賛成、各論反対の場合は？」みたいになってしまい、話がまとまらない。
方向性として承認を諮り、詳細は追って詰めていく。
長いとだれも読まないので、要点だけを最低限記載している（詳しい説明は総会にて）。
既に、合意形成がなされている。

私は、上程に至った背景や説明をすべて上程議案書に記載しては、議案書が膨大になりすぎると思います。ですから、上程議案書の議案説明は論点の説明で十分だと思います。それは、議案の詳細は「総会で」きちんと説明・討議されるべきものです。つまり、総会で「そんな話が審議されるとは知らなかった」とならないためにあるのです。長い文章を書いても、総会で膝をついて話し合わないと何も伝わらないと思います。

それを、総会に出席参加できない人のための議決権行使書制度があるために、あたかも上程議案書ですべてを網羅しなければならないように誤解をしている方が多いと思います。

（この文章だって、顔を合わせて相手の反応を見ながら喋れば５分とかからずにもっと多くを伝えられるのに、書いていると３０分以上かかってるし.....。）

追伸：輪番の件は、たとえ規約や細則で定められてなくても、違反でない限りは運用しないと、理事会自体が破綻してしまいます。
この上程議案は議論の余地はないと解釈してもいいと思います。
実施要領について意見があるのなら、総会で意見としてあげればよいです。

[5: 01]

01です。皆様のご意見ありがとうございます。やはりMSごと、そのときの理事会によって違うということでしょうか。。。

私の感覚としては、02さんの感覚に近いものがあります。例として輪番制を上げたのは、比較的多くのマンションで議案として挙げられるものと思ってです。ウチのMSの輪番制ですが、前回の総会で、上述の通り「輪番制を承認する」ことが議案として上程され、資料として年度ごとの割り振りを記載した輪番表が添付されました。

>>03さん、04さん
クレーマーにはなりたくないのですが、議案に記載以上の説明は理事会側からはないため、質疑応答の部分で、時間的制限もありますが参加者が説明を求めました。輪番の取り扱いについての質問が多かったのですが、結局は理事長より「提出した輪番表は決議事項じゃないし、臨機応変に」と説明され承認されました。でも、今年の理事承認議案は「輪番表に基づいて、〜なりました」となります。

理事の方々にも、他の人がやらないことをやってあげているというある種の優越感があるのは否めず、これまでの背景や詳細は説明する必要がない、あるいは今後理事会が決めればいいことと考えているのかもしれません。

個人的には議案の中に「誰が何をするのか？」という部分は入れて欲しいなぁと思うのです。

[6: 匿名さん]

>>05

あなたのマンション理事会が提案している、輪番制のどの部分が、どういう風に問題で、
どういうことが懸念されるかを説明するのは、あなたの方に、説明責任があるのであって、
理事会が、あなたが理解しやすいように、懇切丁寧に議案文をつくることまで要求するのは、
あなたの甘えです。

何が問題点や不明点があれば、あなたから質問すべきです。
総会議案なら、総会前に議案書があなたの手元にくるのだから、総会前に、質問書を提出すればいい。

うちのマンションでは意識の高い住民の方からは、総会前に質問状が来ますよ。理事会としても
問題点を事前に教えてもらえると、議案事項の運用方法とかを適切に修正できるし、役立っています。

[7: 元理事]

>>05=01
スレのテーマは私も非常に興味あるものでしたが、
「理事輪番制」は根深い課題を多数抱えるテーマなので別の議論になっちゃいそうですね？(笑

総会の行い方や総会議案の内容などは、画一的なものはないでしょう。
使用細則が一緒に上程されるほうが理想的だと思いますが、理事の役割分担など「運用」の詳細まで準備できる余裕はない理事会が多いと思います。
また、運用まで詳細に決めてかかっても、そのとおりに運用できなければ「絵に描いた餅」以上に足かせになる場合も多い気がします。＜現実的な理事会運営の現場では。

上程する理事会が、決議する一般組合員の理解し易い資料や注意事項など、用意すべきまたはしたほうが良い資料を考えるととてつもない量になる気がします。

どこで妥協点を見出すべきか？は、私にとってもテーマです。
なにしろ、管理組合や組合員の意味すら、充分に理解していない人も多いので・・

[8: 近所をよく知る人]

04です。

1.意見を聞く（意見が出る）
2.方向性を決める
3.詳細、運用方法を決める
4.実施する

大まかに分けると以上の４段階があると思う。
これを内容や総会時期（もしくは臨時を開くか）によって進め方が変わる。

定期総会が迫っていたら、とりあえず2.を上程しないと、役員交代でうやむやになる。
輪番の例でスレ主は、1.2.3.を詳細設計したうえで、総会に懸けるべきだと考えている。
私は、1.2で総会を開き、3.4.は方向が決まった上で取りかかった方が良いと考えている。（先に詳細を詰めると、良案ではなく詳細案が上程議案として採用される恐れがあるため）
輪番の件では、役員がいないと組合自体が成り立たないので、1.2.(3).4で実施し、総会で事後承認というのもありだと思ってます。

[9: 理事経験者]

同じコメントの繰返しかもしれませんが、議案の内容によって違うと思います。

「高額な支出」や「大幅な規約改正」がある場合は
1)改善内容の概要（概算金額）を提示して、組合・理事会として継続検討をすすめるか決議
　長期に検討することを前提に方向性を組合員に問う。アンケートで済ます場合もありますが、
　丁寧なのはこっち。

2)詳細仕様確定後に決議
　1)が予算承認なら、これが実施承認にあたる。
　1)の承認後、同総会上で「詳細については、理事会に一任」といった決議まで取り付ければ
　不用ですが...

また、理事会のスタイルによるところもあるのでは？
1)＋詳細理事会に一任　は非理事の参加可のオープンな理事会であれば難しくないですね。
密室っぽい場合は、2)のステップをふむ方が妥当なのでは？

私見としては、総会は「議論する場」ではないと思っています。あくまでも「議論してきた
ことについて賛否を確認する場」だと思っています。よって、理事会の議事録などで検討の
プロセスを開示することも大事ではないかと思っています。

[10: ご近所さん]

輪番制はおいといて。
＞０９さんの仰るとおり
総会は、議案に対する賛否を決する場なので
議案書には「承認を求める事項」として、『賛否を問う事柄』を端的に書いてます。

賛否を問うからには『判断材料』がいるので「参考資料」を別添してます。
総会で説明すべき内容は網羅します。
　・議案に関するもろもろの資料類
　・上程するに至ったまでのプロセス・手続き

総会は審議する場でもありますが、少なくとも事前に伝えた情報は理解し、
各自で意見なりを持った上で審議していただく（賛否を決定していただく）場で、
一から説明したり、話し合いをしたりする場ではないと思います。
書面による議決権行使の方もいますし。

[11: 理事長]

３期目理事長やっています。

多少話しがそれますが
我がＭＳも輪番制導入に向けて調整中です。
事前アンケートの結果、基本的に導入反対意見は無く
最終的に、総会議案として載せる予定です。
免除項目も詳細に取り決める案もありましたが
ケースバイケースが多々あると思われるので
免除判断に関しては、理事会に一任する予定です。
なので、議案書には詳細に関して省く予定でいます。

スレ主さんの様に、疑問点があるのであれば総会前に質問状を出し
総会内で回答を求めれば良いのではないでしょうか？

又、理事に立候補し総会議案書の取り決めなどを決めるのも一つの方法ではないでしょうか？

[12: 理事経験者]

>>4
非常に同意

4さんは、理事経験者でありご苦労経験もあるようにお見受けしました。
熱が入る議案ほど、長文になりがちですが、完結に重要ポイントのみを記載するのが
総会を流会させない秘訣だと思います。
高額な費用が発生する物に関しては、事前の説明会や資料は配布は必要になるとは思いますが・・

スレ主さんのように疑問に思いの方は、是非総会で質疑して欲しいと思います。
その為の、組合員出席可能な会なのですから！
総会をスムーズに進める為に、質問事項は事前に提出すると
時間の節約と、回答準備も出来ると思います。

[13: ご近所さん]

論点は「議案」に簡潔に。
　詳細は「説明資料」で丁寧に。

　これを混同すると、「冗長な議案文」にして「不十分な詳細説明」と、
　中途半端なものになると思う。

[14: 01]

コメントが遅くなりました、01です。

まず「問題があれば説明を求めればいい」「運用の詳細を議案とするのは大変」というご意見に関して。お忙しい中理事をされていることも理解できますし、実際に最初の運用は理事が試行錯誤して、良案を作成したいという考えも理解できます。

誤解のないように書かせていただくと、>>05で、>>02さんの意見に近いものがあると書いたのは、
「運用に足りるのか？」という視点からです。理事の方々が試行錯誤して今後良案を決めてくれる・・・と考えるのは性善説で、性悪説の見方をすれば、理事はこの部分はグレーにして自分たちの好き勝手にしたいのだろうとなります。また、何期にも渡って継続的に行われるような事柄であれば、その時の理事会によって、運用や判断が変わることもあります。

「問題点、不明点があれば質問して欲しい」というご意見がありますが、私は総会で質問している立場です。総会議案が上程されれば、それを読み、管理規約で準拠規約を確認し、必要であれば法律、判例、他のマンションでの状況を調べて、読み込むことからスタートです。さらに、総会で簡潔に回答いただくための効率的な質問を準備し質問するようにしています。他の質問者も、「規約に〜と記載があるが、どうなのか？」と、下調べされているであろう方も多いです。

質問状の事前提出ですが、これは使い分けですね。。。回答を事前に準備していただきたくない質問もありますし。
また、質問状を含め、総会での質疑応答は「議案」ではなく、「資料」の部分に当たるのではないでしょうか。
「議案」＝賛否を問う事。承認を受ける事柄。あらかじめ通知が必要。
「資料」＝背景、根拠、理由、詳細などを説明する。参考となるべきもの。総会直前まで変更可能、当然総会での説明も可。

金額の多寡とか実務的な面もありますが、どちらかというと管理規約と比較してどうなのかという面も見ています。

[15: 07]

スレ主がマンション管理に関して有能なことはわかりました。
現理事や他の組合員の方も、マンション管理に意識が高い方が多いのでしょうか？

このスレは総会の議案の有り方についてですが、もしスレ主が特定の議案に反対の立場で、理事会側の上提について考えるところがあるなら、１つお願いが・・・

「議案の主旨がマンションに必要なことなら、より正しい方向へ進むよう提案を！」

です。

＞回答を事前に準備していただきたくない質問もありますし。
↑これでは、総会当日に理事会を凹ませたいだけで、けっしてマンション全体のために良いとは思いません。何か管理組合にとってメリットあるでしょうか？
理事会を性悪説でしか見れないのは、自分を含めた組合員が信じられないということになります。

[16: 近所をよく知る人]

スレ主は、ご自分の事も客観的に性善説と性悪説に見立てて考えたことはおありかな？

＞総会議案が上程されれば、それを読み、管理規約で準拠規約を確認し、
＞必要であれば法律、判例、他のマンションでの状況を調べて、
＞読み込むことからスタートです
スレ主はその努力を「上程された議案書」に対してではなく「これから作成する議案書」に向けようとは思わないのかな？

あなたの言う通り、あなたが作った方が、いい議案書ができると思うよ。

[17: 匿名はん]

上程された議案の趣旨（内容そのもの）より、
議案や理事会運営が法令規約に抵触しているかどうかをチェックしているという感じでしょうか。

[18: 01]

>>07=15さん
>現理事や他の組合員の方も、マンション管理に意識が高い方が多いのでしょうか？
正直、多くはないと思っています。総会への出席率もそれ程高くはありません。
総会に出席され質問する方は、それぞれ意見があったり、下調べしているなと思わせる
質問が多いです。ただ、質問に対して理事が回答せず、管理会社の担当者が説明する
場面も多く、気になっています。

>「議案の主旨がマンションに必要なことなら、より正しい方向へ進むよう提案を！」
同意です。特定の議案に反対で、議案をつぶすために重箱の隅をつつきたいわけではありません。

>↑これでは、総会当日に理事会を凹ませたいだけで、けっしてマンション全体のために良いとは思いません。
>何か管理組合にとってメリットあるでしょうか？
「回答を事前に準備できない質問」＝「管理組合にメリットがない」ですか？
このスレの中で、議案を詳細にしない理由、多くの資料を添付しない理由は、準備する量が膨大、各論部分で意見が違う、口頭で説明した方がよいといったものでした。基本的に理事会が議案について調べ、論議した結果の議案が上程されているという認識です。ウチの理事会もそうだと思いたいので、それを確認するための質問をします。なので、議案提出後に取ってつけた説明を準備されても、管理組合のためにはなりません。

>>16さん
>スレ主はその努力を「上程された議案書」に対してではなく「これから作成する議案書」に向けようとは思わないのかな？
他の方も自分が提案する立場になることを勧める方がいらっしゃいますね。
私見ですが、議案の作成は、提案・改善を行いたいと思った人が行うのが一番良いと思います。マンション内には、さまざまな経験をもった方がいるはずなので、、それぞれの方が得意とする分野で理事会活動を行っていただき、期を重ねて行くにつれ、多方面から改善がなされていく…というのが私の考える理想です（なので、輪番制は総論レベルでは賛成なのです）。

このスレの話題からは外れますが、ウチのマンションは監査報告書も数行程度という状態なので、そのうちに役員の仕事をするのであれば、監事になって手を入れたいと考えています。

[19: 15]

＞ウチのマンションは監査報告書も数行程度という状態なので、そのうちに役員の仕事をするのであれば、
＞監事になって手を入れたいと考えています。
スレ主さんの管理組合も輪番制が議案化されるのですから、理事のなり手がいない＝理事会はそれほど意欲が高くない のだと推測します。
当方も、竣工後２年ほど監事を経験しましたが、結論から言うと
「議論の相手になるほど理事会のパワーはなかった！」
です。
今総会の輪番制の議案化についても、特定の個人が頑張ったのか、理事会が沈没しそうだから管理会社が踏ん張ったのかわかりませんけど、スレ主が正論で突っ込んでも充分な回答はなされないことが予想できるのでは？
そのような状態で、輪番制が否決されたら・・・老婆心ながら、ますます理事会の非常に限られたパワーを消耗し、翌期の理事会が成立しないように思えるのですが。

[20: 19]

追申、
いえ、だから「突っ込むな！」と言うつもりはないのですが、スレ主が気付いた問題点を指摘するなら、それとともに具体的な改善方法まで提示し、総会前に理事会が咀嚼できる時間も与えてほしいと言いたいのです。

[21: 近所をよく知る人]

なんか、相手の資料は開示しろ、こっちの資料は開示しない。で、腹の探り合いみたいな話になってきましたね。資料も経緯も、理事会なり委員会を傍聴していれば全て手に入ってたでしょうに。

理事会崩壊にならないように気をつけて下さいね。

事前質問について一言。
事前に質問書が届いていれば、その部分を重点的に説明したり、配布用の資料を準備したり出来ます。
また、見落している点があれば、臨時理事会等を開いたり、話を詰めたり、ギリギリまで作業できます。

突発的な質問も可能な限り回答しますが、正確な数値が手元になかったり、そもそもどこかへの問い合わせが必要だったり、閲覧用の資料が無い場合もある事をご了解下さい。
また、（余程ひどい議案でない限りは）相手がその気なら突発質問を回避して議事進行する方法はいくらでもあります。

しかし、正式に書面で出された質問からは逃げられません。
うまく逃げられて不完全燃焼にならないように気をつけて下さい。