総会議案に記載すべきこと

[匿名さん]

新築マンションに入居して３年目になります。現在理事会役員ではなく、一区分所有者として総会に参加していて、３回目の総会を迎えます。総会議案の記載について、他のマンションの事例を伺いたく、書き込ませていただきます。

役員選任や会計の議案以外のMSの運営方法を提案するような議案について、どの程度細かく議案に記載しますか？
というのは、ウチのMSの議案が大雑把すぎるように感じています。例えば、この掲示板でも話題になる役員の輪番制についての議案だと、「役員を輪番制とすることを承認する」程度しか議案に記載されていません。スレの中では、順番の決め方や就任できない場合の取り扱いなど議論になりますが、実際議案書にはどの程度記載するのでしょうか。

[27: 20]

>>26=01
＞元々「総会議案に記載すべきこと」のタイトルではじめさせていただきましたが、どうも話は
＞「個々の質問者の納得感」に行きがちですね。それはそれで問題だと思っています。
スレタイに沿って総会議案の資料に関する理想論で始まったものが、スレ主さんとこの現実的な内容や対応方法に脱線しましたね。

スレ主が感じられてることは、新築マンションではありがちなことです。
解決には、竣工時直後こそ、意欲や能力や経験のある組合員が理事会へ積極的に参画することだと思います。
他のスレの「理事の嘆き」もぜひご覧くださいね？(笑

[28: 近所をよく知る人]

＞元々「総会議案に記載すべきこと」のタイトルで
＞はじめさせていただきましたが、どうも話は
＞「個々の質問者の納得感」に行きがちですね。
＞それはそれで問題だと思っています。
総会議案に記載「すべき」ことは、採決をとる必要最低限の簡潔な１文です。最低ラインは、驚くほどシンプルなものでしょう。

しかし、通常は議案作成者の裁量で説明文を肉付けされて上程議案となります。01も法的な最低ラインはクリアしているものの、納得感の最低ラインをクリアしていないのだと思います。

どの程度肉付けするかの匙加減は「区分所有者の納得感」を念頭に入れて書き込むので、「納得感」が引き合いに出てくるのは、それほどおかしくはないでしょう。

[29: 近所をよく知る人]

すみません補足です。
「納得感」を得るためにどの程度肉付けするかは「可決の難易度」により左右されます。
可決間違いなしの議案は、簡素になりがち。難しい議案は、書き込みにも熱が入ります。言葉尻一つで賛否の分かれ道になる場合もありますからね。

また、信じられないような話ですが、一生懸命分かりやすく書き込んだために、「議案読むヒマがないから無回答」とか「話が長いから×」とか「で、結局なんなの？」言う人も実際にはいますし、熱弁（熱筆？）を振るったためにみなさん「ドン引き...」という事もあります。
ＰＴＡ会長さんが熱弁する程に、みんなが距離を置くのに似てますね（ＰＴＡ会長さん失礼！）

ですから、全体としての納得感を優先したために、一部の反感を買ってしまうことは多かれ少なかれあると思います。

[30: 01]

お久しぶりです。当マンションの総会がありました。
結果論としては、理事会と管理会社の突っ走りぶりがよくわかりました。
簡単に言えば、議案にも書かれていない、説明もしていない「ルール」ができたと
理事会が考えていたことです（理事の暴走ネタかもしれませんね）。

今期の総会では全く別の、理事会からの提案の議案がありましたが、
そちらは質問が集中した上で、採決そのものを止めることに(^^;;;。

どちらも、皆さん総論賛成なのですが、プロセスに問題があるという認識です。

[31: ビギナーさん]

ちょっとスレ違いかもしれませんが・・・

区分所有法１７条、１８条は共用部分の変更、共用部分の管理について述べられていますが、
これは管理規約の共用部の変更、管理行為の基となっている条文と思います。
そこで１７条の変更行為はさておき、１８条の管理行為についてご意見をお聞かせ下さい。

共用部分の変更行為と保存行為を除いた管理行為は全て、総会の普通決議に計り承認を得なければならないようです。
（１）この管理行為は工事の大小、金額の高低額に関わらず議案化して普通決議で承認を得なければならないのか？。（２）個々の工事の議案化をしないで予算案に工事項目と金額をのせて、そこで工事説明をして予算案の承認とを兼ねての工事承認をしてもいいものか？
（自分としては金額の大小にかかわらず個々の工事項目ごとに議案化して承認を受けるのと、同時に予算案にも工事項目と金額を乗せておくのがいいと思います・・・議案数が多くなり煩雑に成るとは思いますが・・）みなさんの総会での管理行為の工事議案についての参考ご意見をいただけれ・・・

[32: ビギナーさん]

３１です
具体的には修繕費を使っての共用部の工事です。
駐輪場の修理５０万円、建物修繕３００万
ポンプ交換修繕費１５０万などです。

総会で工事の必要性や工事仕様など説明する個々の議案書は
必要だと思いますが・・

[33: 匿名さん]

>>32
その項目と金額が、ただの予算計上なのか、実行計画込みの承認決議なのかによっても異なるでしょう。
一定の年数が経ったマンションでは長期修繕計画に基づき、先に予算承認、後日影響ある工事については事前説明会の流れかと思います。
また一定の金額や規模の修繕については、事前にそれらの内容を協議する組合員主体の活動があるはずです。

[34: ビギナーさん]

３１です

３３さん有り難う御座います。

＞その項目と金額が、ただの予算計上なのか、実行計画込みの承認決議なのかによっても異なるでし　ょう

まさに３３さんの言われるような「ただの予算計上なのか、実行計画込みの承認決議なのか・・」　この点が自分が知りたかった事でした。

実は恥ずかしいことですが、当マンションはノー天気管理組合で管理会社にほとんど依存しています。役員は全員が１年交代です。管理会社の言われるままに１年間何事もなく過ぎて役員が終わればそれでいいとの考えです。管理会社は長期修繕計画や保守業者の情報を根拠に理事会に対して見積書を提出してきます。理事会では設備保守や工事関係は解らない、自分たちでは責任はもてないとの理由で、管理会社の言われるまま予算案に計上して総会の承認を得ています。

今回の総会の資料にも４００万の修繕工事が予算案に計上されてます。自分の考えでは来年度に実施する必要があるのか疑問に思い、管理会社と理事の両方に確認しましたら全く協議検討されてない状態でした。どうも管理会社は総会でこの件が問われた時は予算計上しただけと逃げて、何事もなく総会承認をえられれば、実行計画込みの承認として工事実施を時期理事会に迫るものと思われます。
そんな管理会社の管理テクニックを感じますね。ｗ

今総会では３１でも書きました区分所有法の１８条の共用部の管理行為はすべて総会の普通決議で承認を得る、即ち個々の議案の承認をえること。予算計上の意味合いのものは時期理事会に申継ぎをしてその後、必ず議案書を作り総会にかけるようにする。これらのことを提案しようと考えています。
築１３年ですので修理箇所が毎年増えていくようです。

３３さんのご意見でポイントが見つかった思いです。有り難う御座いました。

まだまだ至らない事ばかりです。みなさんの管理組合の状況や丸秘テクニックなどがあれば教えて下さい。

[35: 入居済み住民]

保存行為だと思うのですが…
保存行為であったとしても、予算がないので総会を開催するでしょう。
うちが使っている管理会社は別議案として案内を作ってきます。
ただし、議案としては１つでも可能だと思います。
当然予算案の根拠を説明しますので、工事内容の承認を得たと言えるでしょう。

[36: 入居済み住民]

あ、35です。
リロードしないで書いちゃいました。

それだと管理会社に随意契約で丸投げですね。
うちではあり得ない。

ところで建物修繕300万円って、すごく中途半端ですね。
いわゆる大規模修繕工事にしては滅茶苦茶安いし。
ノー天気管理組合ということから規模の大きな物件ではなさそうだと思ったのですが、いったい何を指しているのでしょう。
理事会でじっくり検討してください。

[37: ビギナーさん]

31です

>>35
＞保存行為だと思うのですが…

この保存行為の言葉ですが変化している様です。
区分所有法では変更、管理行為、保存行為が分けて使われています。
国交省の標準管理規約では管理行為はありますが、保存行為は使われていないようです。
当マンション規約は古いので管理行為を保存行為と書かれています。
自分は上記のように認識しています。違ってたらスミマセン。

管理会社の担当者に総会での予算案の取り扱いについて問い合わせてみました。
１．予算案の修正は可能か？（担当者）可能です。
２．修繕項目及び金額の削除は可能か？（担当者）修繕項目及び金額の削除は予算案の否決扱いとなり修正とはならない。削除するのであれば再度総会が必要である。
３．それでは修正とは何なのか？（担当者）条件を付けることならいい。例えば今総会で承認はするが工事実施は様子をみて２〜３年後に行うようにする。

理事会が協議も検討もせず議案書も作らず、予算案に数百万の工事予算をのせる。総会で承認出来る訳がないですよね。

この工事項目だけ削除すれば問題ないのですが・・・
削除することが修正にはならないのか、困ったものです。グチになりました。

[38: 匿名さん（1）]

＞37理事会が協議も検討もせず議案書も作らず、予算案に数百万の工事予算をのせる。総会で承認出来る訳がないですよね。この工事項目だけ削除すれば問題ないのですが・・・
削除することが修正にはならないのか、困ったものです。グチになりました。

総会出席者の多数が必要ないと云うのであれば、その部分の削除は実務的に可能だと考えます。
うちの総会でも削除して承認された事がありました。

理事会長への白紙委任状が圧倒的に多いの普通の管理組合では、総会の場で理事会（白紙委任された理事長）が委任状を盾にとって採決に踏み切れず次年度の理事会への再検討事項として、（実質議案の取り下げ）自分達の責任を回避図ることで決着するはずですが。

理事会で検討もせずに管理会社の案をまるのみした理事会が、白紙委任者の権利行使は現実として出来ないでしょうから。（丸投げが自分達の恥と自覚する理事も居ないに等しい現実ですから）

[39: 匿名さん（1）]

38です。
日本語になっていない所が多い文章で申し訳ございません。今後チェックを徹底します。
（丸投げが自分達の恥と自覚する理事も居ないに等しい現実ですから、総会で少しは身に浸みて貰う様、また、次期理事の人達への戒めのためにも37さんの意見が通るよう願っています）も、とぎれていました。

[40: 入居済み住民さん]

大変初歩的な質問をして恐縮ですが、みなさまどうぞよろしくご教示くださいませ。

私くしの住むマンション（１棟５階建て・５０戸・築１０年）の「総会」は、
毎年６月中旬に「定期総会」をもうけております。（事務手続き等は全て管理会社が主導）

そこで事前に配布される案内書や総会資料のタイトルは、例えば今年（今月）の場合、
「平成１９年度　定期総会」という標題で統一されておりますが、
平成２０年６月○○日現在に於いて、この表記はおかしいのではないでしょうか？

もちろんその主たる内容が前年度（１９年度）決算の承認と今年度（２０年度）も
委託管理会社を変更せず、そのまま継続して今現在に至っているから．．．という
意味（主旨？）はよく分かるのですが、どうしても「前年度　総会」を今日現在で
開催する表現は何かそぐわない気がするのです。

以前「旧公団住宅」にいたときは年次回数で標記されていました。
例えば築１５年ならば原則「第１５回総会〜２０年６月○日　開催」で議事録等も全て
統一されていました。皆様のマンション〜集合住宅ではどのようになっているでしょうか？

また質問②として．．．今年６月総会の場合、管理会社との前年度議決の委託契約の期間
【１９．４．１〜２０．３．３１】過ぎてから今現在４、５月、６月までの法的解釈！？は
どのようになるのでしょうか？

私くしのマンションの総会記事録や管理規約を読んでも、そのような規定（みなし規定等）は
ないのですが、．．．以上、２点につきましてどのようなことでもお教えくだされば幸いです。

[41: 匿名さん]

>>40
年度で表しているなら、別に問題ないと思いますけど、気になるなら組合で変更すればよいだけだと思います。

管理会社の契約以外も全ての契約が年度に合わせているんでしょ？
無効を主張すれば通るかもしれないけど、その間「管理業務は全て停止」となるだけです。
管理会社との契約において契約解除に関する条項があるはずなので、期限までにその手続きをしなければ自動的に更新され、予算は総会時に事後承認ってことですね。

[42: No.40の 入居済み住民]

No.41 の 匿名様、

ご教示くださり、ほんとうにありがとうございました。

やはり「平成２０年６月２０日に平成１９年度　定期総会」を開く．．．、
というのは表現的にもおかしいということで、来年度からは印刷物のタイトル等の
表記につきましては、例えば「第１１回　定期総会（平成２１年６月２０日　開催）」
の表現にすることになりそうです。

また質問②のことにつきましても、41様が書かれていらっしゃる、
【期限までにその（委託契約解除）手続きをしなければ自動的に更新され、
　現年度の４〜６月までの（執行済み）予算は総会時に事後承認のかたちで可．．．】
の意を何か明文化できないか、検討してみることにしました。

以上、今回は大変にありがとうございました。

[43: 41]

あらまっ！びっくり。
あんな乱暴なレスで、ご丁寧にお礼ばかりか参考にされちゃったようで、かしこまり〜です。

レスした後、考えたのですが、継続性のある定額の管理委託費などは、水道光熱費と違いはないのでは？と自問自答しながら、うまい説明文は思いつきませんでした。

42の後半の明文を毎年の管理業務の更新議案に追記するほうが良いと思いますが、他の毎年更新される契約類や支出について法的にどうなるんだ？？と考え込んだとこでオチてしまいました。

次回は、もっとましなレスするよう努めます<(_ _)>

[44: 近所をよく知る人]

一般には、自動更新は止めるように推奨されています。

それで、うちの場合ですが、会計と管理委託契約は別にしています。
1.決算は、４月〜翌３月。
2.予算も、４月〜翌３月。管理会社が変わっても予算は変わりません。
3.役員の任期は、７月〜翌６月。定期総会〜翌定期総会まで。決算総会まで責任を持って行う。
4.管理委託契約も、７月〜翌６月。同上

以上の４つを分けて議案としています。
理事会は、終わりの定期総会で、決算を報告します。
それと同時に、次期の予算、役員、管理会社の承認を受けます。
（もちろん総会に上程する以上、管理会社の仕事っぷりは理事会では及第点でなくてはなりません。問題があるのならバトンタッチ前にどうにかする。）

すべて承認されれば、総会後に新役員で（その期の）初回理事会を開き新理事長を決めます。
そして、（旧役員によるサポートの下で）新理事長（理事会）の初仕事が、総会承認に基づく管理委託契約の締結です。
これで晴れて「また一年よろしくお願いします」となります。

期間のズレですが、役員は管理規約で、「次の役員が決まるまで」となっているので問題なし。
管理会社の、契約と予算もその管理会社への管理委託の承認を受けた時点で「期間と金額」が明示されているので問題ありません。

少し手間かもしれませんが、理事会、組合員、管理会社の３者間で、管理の目的と主体を明確にし、管理組合のあり方を意識付けするには、毎年このようにやるべきだと思っています。

[45: No.40の 入居済み住民]

↑　No.44 の近所をよく知る人　様、

詳細なご教示をくださり、ほんとうにありがとうございました。

それぞれ独立した（別個の重要なる）流れとして、明確に（意識して）決めて行くこと、
必ず参考にさせていただきます。

また、No.41 様も引き続きのお教え、大変にお世話さまでした。


以上、今回のご親切．．．心から感謝しております。

[47: 坪単価比較中さん]

議案説明書に、改造の費用や工事業者を記載しなくても良いでしょうか