総会議長が心得るべき事は？

[新人理事長]

今期の理事長になりました
理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり
総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず）

先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした

気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています
理事会の運営も同様です

経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？

[42: 入居済み住民]

理事会の義務ですが、専権事項なのでしょうか。
サボらずちゃんとやれよという規定であって、他の人に権利がないとは書かれていないのです。
これに対し、「総会の議長は、理事長が務める。」という規定では他人の権利を制限ます。議長は１人だからです。

[43: 近所をよく知る人]

一人で決めてよかったら、理事会で決議する必要はないと思います。

[44: 後期若年者]

>>42
＞理事会の義務ですが、専権事項なのでしょうか。
理事長（管理者）の専権事項で、理事会はそれをチェックする機関です。

[45: 近所をよく知る人]

>>44
そんな事どこにも書いてないでしょう？

[46: 後期若年者]

>>45
管理者の総会招集権とその議案提案権が規定されています。

[47: 29]

話を戻させてください。
専権事項の話などの解釈はおいておいて、私達の管理組合のように、あきらかに問題のある一区分所有者が、総会前の現在、かなり用意周到に、総会議案をまとめあげていて、書面で提出されています。

そのまま議案書になる体裁はありますが、内容は、管理組合全体の利益になるものと思えないので、
理事会としては却下の方針です。

しかし、その区分所有者は総会議案としてあげることを一歩も引かない状況なのです。

この場合の1人の区分所有者の提案議案の取り扱いについて、アドバイスください。

（蛇足ですが、むげに拒絶すれば、この区分所有者から提訴などのリスクは本当にあります。それくらいの問題人物です）

[48: 後期若年者]

>>47
＞私達の管理組合のように、あきらかに問題のある一区分所有者が、総会前の現在、かなり用意周到に、総会議案をまとめあげていて、書面で提出されています。そのまま議案書になる体裁はありますが、内容は、管理組合全体の利益になるものと思えないので、理事会としては却下の方針です。しかし、その区分所有者は総会議案としてあげることを一歩も引かない状況なのです。この場合の1人の区分所有者の提案議案の取り扱いについて、アドバイスください。

失礼しました。私見としては、
前にも書きましたが、標準管理規約と同じ規約であるならば、５４条に基づく総会提出議案の審議の理事会の議事録を見せるか、要すれば関係箇所のコーピーを添付し、否決の理由を議事録に書くのは当然だが、書面でも回答する。
この理事会の決議に基づく議案を添付して総会招集通知を作成する。
以上です。

[49: スレ主です]

>>29さん

お宅は大変のようですね　うちでは　そこまでの心配事案は起きない？はずですが
見ているかもしれないとの理由で、全体の利益になるとの思えない「内容」が知らされなければ
話の戻しようが無い（アドバイスのしようが無い）と思います

今参加されている方も、見物している方も

[50: 近所をよく知る人]

>>46
ですから何のどこで規定されていますか？
管理者の議案提案権？、管理者の専権？、理事会はそれをチェックする機関？？

>>47
>>49さんに同じくです。

[51: 元理事]

あれ？ 対処案を投稿したつもりでしたが、勘違いしてたかな＞＞自分

>>47=29
①対応が面倒なので、「組合員上程議案」と明示して、理事も個別に賛否投票するものとして追加する。
②事前に予備審査代わりに一定期間掲示を行い、20％の組合員賛同が得られたら正式に議案に加える。

現実の理事会運営では、①の方法を選択しても「負け」と思う必要はありません。

[52: 後期若年者]

>>50
区分所有法より
第三十四条 集会は、管理者が招集する。
第三十五条 集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。
標準管理規約より
第５４条理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。
一収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
三長期修繕計画の作成又は変更に関する案
四その他の総会提出議案
五第１７条に定める承認又は不承認
六第６７条に定める勧告又は指示等
七総会から付託された事項
（組合員の総会招集権）
第４４条組合員が組合員総数の５分の１以上及び第４６条第１項に定める議決権総数の５分の１以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、２週間以内にその請求があった日から４週間以内の日（会議の目的が建替え決議であるときは、２か月と２週間以内の日）を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。
２ 理事長が前項の通知を発しない場合には、前項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。

[53: 入居済み住民]

「入居済み住民」になっているのは全部私だと思います。
総会で粛々と否決に１票。

内容については、込み入った事情がお有りのようですので、ここでの開示は無理のようです。

>>47
総会議案にしないということですか？
わかりにくかったので確認させてください。

[54: 元管理会社社員]

>>29・47さん

今回のケースには当てはまらない事例（規約改正の要望以外）も含めて、一区分所有者から要望が
あった時に実際にとった対処方法です。参考になれば・・

①完全に無視する。ただし、匿名の場合に限ります。
　皆さんも会社に勤めていると思います。訴訟を起こすことチラつかせるような投書が、匿名で
　会社に届いたら対処しますか？普通はしないですよね？

②理事会で審議し、その結果を文書などで回答する。
　否決した場合は、審議経過や否決理由をしっかりと明記することが大事です。
　良識的な方なら、これで要望を取り下げるでしょう。

③②の延長上として、言い出しっぺ自身が同志を募って、総会を開催してもらう。
　ある意味、相手の本気度が分かると思います。

④まだ時間的な余裕があるならば、同様の意見が潜在的にあるか否か、アンケートを実施し、そ
　の結果により議案として上程するか判断する。

⑤次年度の事業計画に含める。
　かつて1800戸のマンションを担当していた時にとった方法ですが、住民意識が高く、有識者が
　多く居住されていたからできた方法かもしれませんが・・
　⇒まず、次年度事業計画および予算案を審議する議案に、区分所有者から規約変更の提案があ
　　ったので、次年度に専門部会を設置して検討する旨を記載する。
　⇒総会終了後、専門部員を募集する案内を掲示するとともに、歴代の理事長などに参加を打診
　　する。もちろん、言い出しっぺの方も。
　　このマンションの場合は、現理事長・副理事長、歴代理事長２名、弁護士・マンション管理
　　士（いずれも区分所有者）、言い出しっぺの８名で構成しました。
　⇒専門部会で協議し、次年度の総会に規約改正の議案を上程するか否かを、最終決定する。
　　実例では、同様の意見が潜在的にあるか確認する必要があると判断（実際には言い出しっぺ
　　の方を諦めさせるため）し、アンケートを実施した結果、ごくごく少数の意見であったため、
　　規約改正を止めました。

管理組合の事情や要望内容によって対処方法が変わってくると思いますが、透明性や公平性、将
来に禍根を残さない対処方法をとることが望ましいと思います。
また、規約改正は管理組合にとって一大イベントであり、重要な案件ですから、慎重に進めるべ
きだと思います。
もし、本当に規約改正をするのであれば、理事会or専門部会で素案作成→アンケートや公聴会を
開催し、広く意見を聞く→理事会or専門部会で再調整→説明会を開催し、広く浸透させる→総会
ぐらいの手順は踏むべきです。
今回の言い出しっぺの方も本当に規約改正を議決・承認したいのであれば、手順を踏んで自身の
意見を広く浸透させるべきです。
総会で４分の３を取ることはそんなに甘くはないですよ。

[55: スレ主です]

>>５４さんへ

大いに参考になりました　又投稿して下さい
あなたのようなフロントさんばかりなら、管理組合も信頼するのですが‥

[56: 近所をよく知る人]

>>52
その部分ですか。
私には、管理者の議案提案権、管理者の専権、理事会はそれをチェックする機関という風には読めませんでした。
お手数をお掛けしました。ありがとうございます。

[57: 後期若年者]

>>56
そうですか。それは残念でした。
管理規約に、理事長＝区分所有法の管理者との規定がある場合、
管理者の代表者且つ代理人としての区分所有法上の権限を、独走させぬよう且つ有効活用するために、管理規約（区分所有者、組合による管理者チェック、管理者の適格性の確保、管理者に対する行為規制など）があることを認識して下さい。
貴方でしかた記憶が確かではありませんが、一区分所有者の議案提案権に、国会法を引き合い出された人がいましたが、これに該当するのが理事会の理事であって、一区分所有者は、理事を選ぶ権利は保証されてますが、議案提案権はこれら理事に付託しているのが一般の管理規約であることを理解して下さい。勿論、一区分所有者が理事長に議案を提案することは可能ですが、一般の規約ではその提案を理事会に諮ってその総会提案の議題にするか否かを決議することになっています。
いつかはご理解下さることを念じつつこれに関するコメントは終了致します。

[58: 近所をよく知る人]

残念ながらご期待には添えそうにありません。
また、国会法は私ではありません。
私もこの件についてのコメントは終了いたします。

[59: 入居済み住民]

国会法は私です。
特定の者についての義務規定が、他者の権利を制限しないことを、
いつかはご理解いただけるものと思っております。

[60: 47]

今までの議論を整理すると

１　総会議案は、理事会に決議権あり、一組合員の自分勝手な議案提案を、理事会が
審議の上、却下しても、なんら問題がない。

２　規約で、一組合員が議案提案をする権利が制限されているわけでないので、理事会は認めなくとも、一組合員の提案は尊重されなければならない。

の2派に分かれてしまっていて、結論が出ていません。

うちの場合は、一組合員は２の立場で強硬な姿勢を崩していないので、１の方式で却下すると、理事会に猛抗議すると思われます。

やはり、理事会審議では却下したが、一組合員が独自に出した議案として注意書きして、総会決議するしかないと判断しました。最悪の事態として、その議案が可決されても、それを選んだ組合員の意思ですからあきらめます。

[61: 近所をよく知る人]

>結論が出ていません。
そちらの件は>>41-43で結論が出ています。
１．です。

[62: 匿名さん]

>>60さん
「猛抗議」だけなら、理事会が正当な証しでは？(笑
一度、却下してみて、その知識ありそうな組合員がどのような論拠で抗議してくるのか？報告ください。

[63: 47]

1の結論なら、簡単ですが、そうじゃない人の意見２もありましたね。
２ではないと簡単に結論づけられるのでしょうか？

他の人の意見も待ちます。

[64: 47]

「猛抗議」だけですめばいいですが、もっと先がある可能性があるので苦慮しています。
あなたは他人事でいいかもしれませんが、こちらは笑い事ではないのです。
かなり悪質なクレーマーで、このこと以外にも、色々と苦労をさせられているので、慎重に対応したいのです。（具体的な悪行の数々は都合によりかけません）

[65: 匿名さん]

煽り過ぎ。質問の形をとって理事会の出方を研究してるね。
合法的にクレーマー提案が受け入れられる方法が見つかるまで蒸し返すのかな？

[66: 匿名さん]

>>64
「組合員の議案提案」と「クレーマー対策」は別次元の問題でしょう？
そのクレーマーさん以外なら「組合員の議案提案」への対応は理事会内でコンセンサスとれているのでしょうか？
なら、その要領に基づいて淡々と進めるべき。

個人的な思惑が入りすぎて、問題解決が遅れているだけでは？

[67: 47]

皆さんのコメントで決心つきました。

クレーマーさんの議案要求は、理事会で粛々と却下します。

[68: 入居済み住民]

訴訟提起しかねない人だったら面倒ですので、
心配だったら理論武装をお勧めします。
ここではなく管理会社や弁護士の意見を求められてはいかがですか？

[69: 匿名さん]

なんだ、結局60の結論はいらないのか。

[70: 匿名さん]

>>68
訴訟好きな人、確かにいますね。
でも、そういう人はどんな対応したって訴訟してきます。
また、そのために特別扱い？や宥めながらの対応こそ、理事会は自滅すると思います。

めげそうになっても理路整然に毅然とした態度が望ましい・・・望ましいだけです(笑

[71: 47]

クレーマーの議案提案は理事会で粛々と却下しますが、却下の理由が肝心だと思っています。
却下理由の理論武装を管理会社の法務室に依頼しているのですが、なかなかこれといった話がでてきていません。最終的には、うまい断り方を探ってもらいます。
理事会は、自分達の議案審議に集中したいので、こんなくだらんことは管理会社に投げて、理事会で討議したような形をとるつもりです。

[72: 匿名さん]

お話を読む限りでは、組合員が「クレーマー」だとは思えなくなりました。

まず却下して理由を後付けとは、とてつもなく信頼できない理事会ですね。
物事の順序が根本的に間違っています。
感情だけで運営された上にクレーマー呼ばわりされては、さぞ組合員も困っている事でしょう。
提訴するぞ、と言う気持ちも分かるような気がします。

いま一度、ご自分がしている事をよく考えてみた方がいいと思います。

[73: 匿名さん]

↑↑↑
煽り目的ですかね。理事会役員メールリスト間でクレーマーの提案の検討は進んでますし組合全体の利益にならない提案という認識です。

[74: 入居済み住民さん]

>>73
＞組合全体の利益にならない提案

・・というからには利益にならない、という明確な説明根拠があるのでしょう。

なぜ

＞却下理由の理論武装を管理会社の法務室に依頼してるのですが、なかなかこれといった話が出てきていません。(71)

といったいい加減な話になるのですか。
具体的に説明して頂けませんか。

[75: 入居済み住民]

理事長が管理会社の営業所に行ったら、優先順位上げてもらえますよ。
課長やら支店長やら出てきてくれて、そこでお願いしちゃうの。

組合の利益になりっこない要求をしてくる人もいますよ。
言うだけタダというより、言わなきゃ損って信じちゃっている人も。

[76: 73]

申し訳ないですが、具体的には説明できません。クレーマー本人がこの掲示板を読んでいるかもしれないからです。組合全体の利益にならないことは明らかですが、むこうが出している提案もそれなりに巧妙なのですよ。

[77: 73]

だいたい論点は出尽くしたと思うので、クレーマー住民が議案提案している件の私の質問はお終わりにしたいと思います。みなさんありがとうございました。

[78: 匿名さん]

終了したようなのでまとめます。
みなさんも理事会運営の参考にして下さい。

まとめ
　一組合員が、「巧妙な」議案を提案
　議案は、提案者がクレーマー（理事会判断）なので却下
　このままでは負けてしまう総会で討ち勝つために理論武装すべし！
　理事会のメーリングリスト内では、どうやって「勝つ」かが活発に議論換されている。
　法務部にもっともらしい理由の後付けをお願い
　法務部は返答に窮す
　掲示板でも味方が現れずクローズ

ポイント
　クレーマーが口に出す事は全てクレームなのか？
　理事会の対応を見ていると本当にクレーマーなのか怪しい
　単なる反対意見者なのではないか？
　却下したあと理由を考えているのは本末転倒。
　役員が雁首揃ってこの有様で大丈夫か？
　一部の役員が個人的感情で煽動しているのではないか？
　正しい事を追及すべきなのに、相手も見てるかもしれないから...とコソコソしている。

双方から話しを聞かないと判断できませんね。

[79: 匿名さん]

78みたいのがいるから理事会は大変だということです。

[80: 73]

78さんがまとめてくれたようですね。実に面白いですが、誰の役にも立たそうもないでしょうけど（笑）
私のほうは終わりですので、78を除く皆さんありがとうございました・

[81: 通りすがり]

すごい妄想だな。
双方の意見を聞かないとよくわからないと書きながら、
すげー決め付けてる。笑える。

クレーマーじゃないの？

[82: 匿名さん]

77みたいな理事会があるから組合員は大変だということです。

[83: 74]

>>76=73さん

私がきいたのは懸案の詳細ではなく、
「全体の利益にならない、という明確な説明根拠」があるにも関わらず、
「組合員の提案が巧妙で却下が困難である」ことの異常さです。

終わるということですので別に一向に構いませんが、まともな組合員なら
ば「全体の利益にならないという明確な根拠があれば、総会で説明があれ
ば、法務の詳細論以前に組合員の大方の支持を得て、堂々と議決に持ちこ
めるはず。それが困難ということは、つまりは根拠を説明できないんだろ
う」と思いますよ、普通。

[84: 匿名さん]

掲示版でさえ説明に窮しているから、総会ではいわずもがなだな。

↓のスレと見比べると裏と表のようだ。
http://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/46150/

[85: スレ主です]

一組合員の総会事案要求に関する活発な議論は興味深く見ていました
私の所ではイメージできませんが、もしも同様な事例が発生すれば
議案提案権は理事会にあると思いますが、先ずはよく話（真意）を聞き対応案を考えます。

ところで、当ＭＳの規約では「通常総会は新会計年度開始後（4月1日〜）3ヶ月以内」となってます
2月の理事会で、ある理事から「標準管理規約では2ヶ月以内となっているので5月にとの意見が
出されましたが、フロントマンの都合（先約あり）で6月15日となりました

管理会社の都合と云うのが引っかかります（3月決算が大多数のはず）
皆様のところの規約と実際の開催日どうですか？

[86: 元管理会社社員]

>>85
スレ主さんのマンションの管理会社は、大手Ｈコミュニティでしたっけ？
（もしかしたら、他の方だったかな・・）
まずは管理委託契約を確認してはどうですか？

大手管理会社（実情は良く分かりませんが中小も）では、標準管理規約が２ヶ月以内となった
際に、管理委託契約の事務管理業務の「決算素案作成業務」（＝総会開催補助業務）を３ヶ月
から２ヶ月に、こぞって改正しました。
スレ主さんのマンションの理事のように、標準管理規約を持ち出し、２ヶ月に以内に総会を開催
しろという要求を、管理会社としてはある程度予測できていたからです。
具体的には、会計システムの改良、管理委託契約の改正、人員配置など、管理組合から要望があ
ればいつでも対応できる体制を整えました。

ただ、管理規約の改正というのは、あくまでも管理組合側の問題です。
もちろん、管理会社としては標準管理規約が改正されたことを管理組合に説明し、規約の改正を
勧めても、最終的に判断するのは管理組合ですから。

[87: スレ主です]

>>86さんへ

御意見・情報有難うございます。ご記憶の通り管理会社はＨです
委託契約上の決算素案作成も2ヶ月以内です（総会開催期限には触れていません）

私は標準管理規約には拘っていません。当方の規約も急いで変える必要も感じません
尤も、企業がそうである様に開催日を早める事はよい事とは思います
私の疑問（不満）は、5月末に出来る体制のはずなのに彼らの都合（怠慢？）でしない事です

私なりの考えでは、4月末又は決算理事会前日までに：決算素案作成（理事会へ提示）
　　　　　　　　　5月第一日曜日：決算理事会（他の議案も承認）→　印刷
　　　　　　　　　　第二日曜日までに総会通知発送　
　　　　　　　　　　第四日曜日：総会開催
余談ですが、
担当者は管理業務主任者ではありませんが開催日以前に重要事項説明を理事長にできるはず

[88: 元管理会社社員]

>>87さん
なるほど。そうなると管理会社の怠慢・・というか甘えですかね。

フロント担当１人で、１０〜１５物件を担当していて、うち６割が３月決算と思われます。
６〜９物件を２ヶ月以内に捌くのは、日程的にもかなり厳しい（他物件と総会前理事会・総会開
催日時がバッティングする）ことが考えられます。
２ヶ月以内で開催することに拘っていない組合や、規約で２ヶ月以内になっていない組合を後回
しした感じかもしれませんね。

ホントはそんなことではダメですが、２ヶ月以内の開催に拘るなら、規約を改正し、管理会社に
プレッシャーを掛けることを考えた方が良いかもしれませんね。

[89: スレ主です]

管理会社の怠慢をあげつらえば、自ら「スレ違い」となりますが
前任理事長がよく抗議していましたが、月次（決算）報告の提出が慢性的に遅いのです
先任者は、「会社アンケートに書けば首脳の目にとまり、担当部署が困るだろうから書かないが、自分たちで努力せよ」と云われていましたが相変わらずです

私は、管理組合役員の重要な役目は①管理費・修繕積立金を護る事②それを適正に使用する事と考えています
支払一任代行です。保証契約は一ヶ月分にも係わらず月次報告が一ヶ月以内に出ない事を問題視
しています
締後２０日位で提出されなければ、万一の不正をチェック出来ない
万一の時、何時も指摘していたと言って「善管注意義務」を逃れられるものでもなさそうだし

[90: 後期若年者]

>>89
管理委託契約書では２ヶ月以内の条項は、保証制度を行なっている管理業協会の保証機構細則に則っております。
管理規約で３ヶ月以内であろうと、総会を招集するのは理事長ですから２ヶ月以内に開催することも可能です。
管理会社との契約で入手できる予算書、決算書などの案を受け取り次第、理事会を開催し決議し、監事の監査を受け、総会開催を理事長主導でやるべきでしょう。総会全てを管理会社に頼る管理組合の方が問題で、その理由を規約の３ヶ月以内を悪用している様に見えます。
管理会社の総会支援業務に開催日程等の調整があるが、２ヶ月以内の規定は無いのが普通でしょう。第三者が見ると、管理会社に委託しても、総会準備に１ヶ月も掛かる管理組合を不思議に思うでしょう。
それより疑問に思うのは、３ヶ月もの間の暫定予算細則でもあるのだろうか、理事長引継書にこの間のことの詳細の記載無しに、次回の総会で前任の理事長の３ヶ月間の業務の説明責任を果たせるのだろうか、この間に不明朗な支出をする理事長が出ないだろうか、など考えてしまいます。

[91: スレ主です]

>>90さんへ

>>管理会社に委託しても、総会準備に１ヶ月も掛かる管理組合〜
どの部分のことでしょうか？
　・決算確定まで１ヶ月は容認しています
　・総会議案の検討、決算理事会開催・決議・印刷・発送・総会のプロセスに１ヶ月は妥当です
　　（外部居住者も結構居ますので２週間前通知は妥当）
>>３ヶ月もの間の暫定予算細則でもあるのだろうか〜
　次期の暫定予算を理事会に一任する事は、予算案に入れています
>>次回の総会で前任の理事長の３ヶ月間の業務の説明責任を果たせるのだろうか〜
　ご疑問の意味が解りません　役員交代は総会終了時点ですが‥
　確かに実務引き継ぎ時点で暫定期間の執行内容をチェックする必要はありますね
　もうすぐ引継ぎですので覚えて起きます