クレームの受け方

[新米理事]

クレームの受け方に悩んでいます。

まだ入居間もないマンションです。管理人に言えばいいのに、
顔を見られたくないのか、匿名掲示板に書いてくれます。管理人は、
クレームのことをほとんど口にしません。なので、管理組合としては、
どんなクレームがでているのかよくわかっていません。

メールでクレームを書きたいということはわからないでもないですが、
管理組合ではどのようにしてクレームを受けるべきなのでしょうか?
対処できるかどうかは別として、クレーム内容は全部見ておきたいと
いう気持ちがあります。

１．紙でクレームだしてもらい、それを理事間で回覧する。
２．メールでクレームを受ける。メール出せない人は、紙で
　　だしてもらう。

口頭で管理人に言われたクレームは、修飾されてしまう可能性も
あるし(悪意ではないとしても)、これではまずいのではないでしょうか?

[22: 匿名さん]

>>21
複数の賛同者が得られる内容であるのが前提ですから、高齢者ばかり多数が要望する場合があったとして、その場合は、総務担当理事が、依頼があれば「書き方」をアドバイスする、等の運用の問題かと思います。
「費用」については概算でも分かれば御の字ですが、あくまで参考であって、必須にするのは馴染まないのではないでしょうか。
本来は適切な仕様の検討や比較見積は理事会の仕事であって、いずれにしろ検討し直さないといけない事項を必須にする意味はないと思います。それこそ理事会の仕事減らしと言われかねない。

[23: 19]

仕事を減らしたいのはあると思うよ。

口頭の「言った者勝ち系クレーム」を真面目に審議してたら時間幾らあっても足りない。

・個人のワガママなのか、組合員全体にインパクトあることなのか？
・規約（細則）を知った上での要望か？
・費用が掛かるのかどうか？（目安として数千円なのか、数百万円なのか位は想像して）
・他人（理事）まかせではなく、自分主導でやる気あるのか？

このあたりまで踏み込んでクレーム・要望あげて欲しいということです。

20氏じゃないけど　1台/戸と判っていて購入したハズなのに「駐輪スペース増やせ」だけの
要望あげて、他人（理事）にお任せってどうなの？　って思うわけです。特に、理事は別に
プロでなくボランティアの素人です。「理事の動きが悪い」とか言わせない為にも、「ご自身で
理事および組合員を納得させて下さい」位のこと言って、先手をうつ必要あるのですよ。

[24: 匿名さん]

>「理事の動きが悪い」とか言わせない為にも、

ま、いろんな人がいるから、こういう人がでてきてもしょうがないでしょう。割り切るしか
ない。全員に素晴らしい理事だと思われるなんてことはあまりないような気がする。たぶん、
中にはスーパーマンはいるのだろうと思いますけど。

しかし、切実な内容をくみ上げられないほど、おろかな管理組合は少ないと思われるので、
そんな例外的なlことをとりあげてもしょうがないように思う。わがままなだけの住民が
対象の方針なんだろうと思います。

駐輪場の少なさはわかって購入したとしても、後からやっぱり増やしたいという要望は
仕方ないような気がする。総合的に気にいって買うのが普通で、駐輪場の多さだけで
判断してマンション買う人はまれでしょう。さすがに駐車場のほうは、購入の目安に
する人は多いと思うけど。自転車のほうは、絶対に必要だと言い切れないところが、
微妙。

[25: 業界関係者]

管理組合に匿名不可で意見やクレームを上げるシステムなんて止めた方が良いです。
理事が当事者の場合は直接クレームをつけるのと変わりません。

窓口は「管理会社」にして「実名」での意見を上げるようにしましょう。
「管理会社」が「理事会」に実名で伝えるかどうかを判断するのです。

「グチ」や「クレーム」「無理難題な要望」をある程度精査して防波堤になるのも
「管理会社」の仕事です。

そうしないと「グチ」で済む話が、我慢に我慢を重ねてから爆発することもあります。

[26: 理事経験者]

>>25
的確なアドバイス、ありがとうございましたm(_ _)m

[27: 匿名さん]

＞「管理会社」が「理事会」に実名で伝えるかどうかを判断するのです。

管理会社で、適当に選別されてしまった情報でいいんですか？　管理会社に
不都合な情報は、管理組合にまわされにくくなってしまいますよ。

それこそ、管理組合が知らない間に、憤懣が鬱積して、ある日爆発するんじゃ
ないですか。

[28: 匿名さん]

>>27
小規模なら管理会社を多用せず、理事で何でも対応すればよい。
大規模になると管理会社をいかに使うかが、理事の仕事だよ。

[29: 匿名さん]

＞大規模になると管理会社をいかに使うかが、理事の仕事だよ。

もちろん、小規模だろうと、そうに決まってますけど、このスレッドでは、そんな
大雑把な議論をしているのではなく、管理組合がいかに住民の希望をうまくすい
あげるか、という話をしているんですよ。

[30: 匿名さん]

＞クレームの受け方に悩んでいます。
＞まだ入居間もないマンションです。管理人に言えばいいのに、顔を見られたくないのか、匿名掲示板に書いてくれます。

クレーム（＝損害賠償、苦情の類）を掲示板に書くことが、管理規約に規定されていることなのですか、もし規定されているなら、珍しい管理規約ですね。
しかし、一般には規定されていませんが、役員の組合員に対する誠実な職務遂行の義務規定はありましょうから、どんな機会でも、どんな手段であっても、出来うる限り質問には答えるべきです。
一方、クレームの受付も、それに対する対処も必要ありません。
管理規約にないことはすべきではなく、その職務権限もありません。
その為に、管理規約があり、総会、臨時総会の規定があるのです。

[31: 匿名さん]

xyz...
そもそも管理規約に理事の職務権限などの詳細は書いてありません。

クレーム(意見）のたびに臨時総会ですか．．．はぁ．．．

[32: 業界関係者]

>>27
もちろんそういった懸念もあります。
でもその矛先は「管理会社」に向けられるだけましです。

「理事」は住民の代表者として意見の取りまとめを行いますが、
政治家などのように選挙で選ばれるわけでもなく、報酬もありません。

少しでも「理事」の負担を減らし、持ち回りの抵抗感をなくすようにしないと、
後々自分たちの首を絞めることになりかねません。

[33: 匿名さん]

>でもその矛先は「管理会社」に向けられるだけましです。

よくわからんけど、責任回避姿勢が明瞭ですね。理事の間、大過なく過ごしたいという
ことですかね。

少しでも暮らしよくしたいというお考えはないのですか?　たとえ積極的ではないにして
も・・・。

新築のうちの十年くらいで引っ越してしまうという考えの人は少なくないでしょうが、
そんな先のことはわかりませんよ。人生いろいろあります。会社がつぶれたり、転勤
したり、病気したり・・・。ずっと住むつもりで、きちんとやっておかないと、後で
後悔することになる可能性があります。

[34: 匿名さん]

＞xyz...
＞そもそも管理規約に理事の職務権限などの詳細は書いてありません。
変わったマンションにお住まいなのですね。
でも、最低条件の標準管理規約でも、
第37条(役員の誠実義務等)
第38条(理事長) 2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
で十分でしょう。
＞クレーム(意見）のたびに臨時総会ですか．．．はぁ．．
そうです。クレームする側は、２０パーセント以上の賛同者を得てクレームの議題を引っさげて、臨時総会を要求するか、2週間以内に受け付けない場合は。自ら議長になって臨時総会を招集する以外にクレームを解決する術はありません。
クレームする側も、受ける側も、区分所有法にも勿論、標準管理規約にもありません。もし、クレームを受け付ける管理規約があるとしたら、集会決議原則を逸脱しないとの保証のない規定は無効です。

[35: 匿名さん]

>>34
それをいうなら第５４条だよ。
あと後半は話広げすぎ。

[36: 匿名さん]

＞それをいうなら第５４条だよ。
５４条は下記だけですが・・・。
議案がなければ開催不要なだけが分かるのみですよ。
第54条 理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。
一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
三 長期修繕計画の作成又は変更に関する案
四 その他の総会提出議案
五 第17条に定める承認又は不承認
六 第67条に定める勧告又は指示等
七 総会から付託された事項

[37: 匿名さん]

>>35
気にしないでスルーで。
この調子で、いくつのスレがスレ違いのまま大荒れになったか。。。。

[38: 匿名さん]

xyzはスルーしかありません。今までさんざん、相手の反論に関係なく自説に固執してきた経緯があるので、相手にするのは時間の無駄です。

[39: 匿名さん]

昔は、匿名で発言するなんて卑怯者って言ってのに、
最近はすっかり「匿名さん」としてしか発言しませんね、xyzくん。

それでもすぐに見破らてしまうのは、xyzくんの考え方がおかしいからですよ。

ところでxyzくんはマンション買えましたか？

[40: 匿名さん]

ごめんなさい。
話それました。
39はスルーして下さい。

[41: 匿名さん]

＞昔は、匿名で発言するなんて卑怯者って言ってのに、最近はすっかり「匿名さん」としてしか発言しませんね、xyzくん。
どこかのスレッドで説明済み。「固定匿名」で、別のマシンから書き込んだら、他人になりすまし投稿と判断されて削除されて以来、無難な「匿名」としたとね。
＞それでもすぐに見破らてしまうのは、xyzくんの考え方がおかしいからですよ。
反論出来ないもどかしさが滲んでいますね。ヤジの類と評価します。

[42: 匿名さん]

＞気にしないでスルーで。この調子で、いくつのスレがスレ違いのまま大荒れになったか。。。。

反論に行き詰まると、いつも出るセリフですね。勉強しましょう。

[43: 匿名さん]

なんでもいいよ。話をまぜかえすようなコメントは、スルーしよう。

[44: 業界関係者]

>>34
わかり難かったですね。「自分たち」というのは「住民全体」のことです。

理事になったら「大過なく過ごしたい」というのは大半の住民が思うことです。
それは「理事」に過度な負担や責任がかかるシステムがそうさせていると思います。
「理事」は持ち回りですから、いずれは「自分たち」にそのツケが回ってきます。

世間話感覚で要望を持ち込まれたり、ご主人が「理事」だという理由で、
奥さんがクレームを持ち帰ったり・・・

昔の「村の長老」のような時間も余裕もみんなないはずです。

ＰＴＡの役員なんて誰もやりたがらないでしょう？

そうならないようにする為の「システム」を作り上げ、「理事」になることの抵抗感を
なくすことが、結果的には住民意識を高めることになるのではないでしょうか。

[45: 匿名さん]

ＰＴＡ役員にも色々いるように、
理事にも色々いますよ。

権力の塊みたいに、理事会で決めた方針を住民に押しつけてくる理事会もね。

[46: 匿名さん]

>理事になったら「大過なく過ごしたい」というのは大半の住民が思うことです。
＞それは「理事」に過度な負担や責任がかかるシステムがそうさせていると思います。
過度な責任や負担がシステムにはあるとのお説ですが、果たしてそうでしょうか。
理事長とは違い、理事会を構成する理事には、理事長が委託した業務に限られますので、そんな大袈裟なものではありません。
しかし、理事長の場合は、不適任者がいることは確かですから、選任する側、同意する側、双方共に慎重にすべきでしょう。
＞「理事」は持ち回りですから、いずれは「自分たち」にそのツケが回ってきます。
通常総会は年一度ですので、区分所有者を代表して理事長のチェックをするのが理事ですから当然のことです。

[47: 匿名さん]

＞ＰＴＡ役員にも色々いるように、理事にも色々いますよ。

理事にもいろいろいるように、住民にも色々いますよ。
明かに規約違反、常識はずれなのに、注意しても平然としていたり・・・。
規約なんて、おおむね常識の範囲じゃないですか・・・

[48: 匿名さん]

>>44

>理事になったら「大過なく過ごしたい」というのは大半の住民が思うことです。

大過なくやりたいのは管理会社も同じですよ。
管理会社のフロント担当者はまだしも、普通の管理人であればなおさら。

規約違反を注意するより、規約違反は黙認して住民からの切実な要望として
理事会に検討事項として投げてしまった方が楽ですよね。

[49: 匿名さん]

業界や立場に関係なく、
　９割は無関心か楽したい人
　１割は自ら進んであるべき姿にしたい人
でしょう？
このスレに来るような人は後者だと思うので、なるべく前向きな意見交換にしたいですね。

[50: 19]

大規模に住んでいるんだけど、入居当初は「自分が不自由だからなんとかしてくれ」と原始契約を
無視して、理事会を賃貸の大家かなんかと勘違いして「わがまま」いう住人多かったです。
　
「当事者意識をもってください」「理事会のメンバはあなたと同じ区分所有者です」といった
メッセージを、機会（総会や理事会議事録）を発信した上で、要望書フォーマットを作成しています。よって、要望者は
・規約・細則を読み込む。（理解する）
・自分の要望が通るためには、どんなプロセスを踏むのか理解する。
・発案者自身がどうすればよいのかを考える。
・理事会の検討に参加する
こうあるべきだというのが、うちのマンションの現在の方向です。
　
例えば「駐輪台数が少ない」という要望・クレームに取組にあたり、「どのように増設するのか」
「それにはいくら掛かるのか（ザックリ）」「何台増設する必要があるのか？」「どうすれば
他の区分所有者の納得がえられるのか？」「細則・運用の変更は？」などなど詰めるべきことは
沢山あります。

当然、管理会社や理事会も要望書を完成させるためのサポートが必要に応じてするべきかとは
思いますが、当事者が旗振る気持ちは必要だと思います。

民度によるとは思いますが、うちではうまく回ってますよ。

[51: 匿名さん]

逆に、理事会は偉いんだって感じで
幾つかの選択肢から勝手に決めて押し付けてくる理事会もあります。

[52: 匿名さん]

50さんの意見は入居から数年の理事にもいえる。
最初のうちは、管理会社に言われるがままだった理事が
自分のわがままも含めてわがままを叶えることが理事の仕事と勘違い。
要望書フォーマットにあるような検討プロセスを無視して理事会決議や議案を作成する。

中身のない議案だから、寝耳に水な区分所有者から指摘や質問を
受けても答えられず、総会が荒れる。

[53: 匿名さん]

50さんの意見には、すばらしいと思ったが、52さんの意見って、なんど読み直しても
理解できない。

理事のわがまま、というのは具体的にはどういうものなんですか?

好きな植物を植えるとかいうことですかね?　特定の一人のわがままが通る
理事会なんて考えられない。

[54: 匿名さん]

＞要望者は
＞・規約・細則を読み込む。（理解する）
＞・自分の要望が通るためには、どんなプロセスを踏むのか理解する。
＞・発案者自身がどうすればよいのかを考える。
＞・理事会の検討に参加する
＞こうあるべきだというのが、うちのマンションの現在の方向です。

これは区分所有者による任意の提案制度ですね。
区分所有者は、総会の議案を審議する予定の理事会に間に合わせるように、個人或いはグループで任意の総会議案を理事会に提案することは、普段から行われております。これを理事会で審議し総会に提案するかしないか或いは理事会に呼んで説明を受けるか否かは理事会の職務です。
従って、「＞・理事会の検討に参加する」は、提案者（達）は当然に参加して説明する意志はありますので、参加させるか、させないかは、理事会の審議結果によるべきです。

[55: 匿名さん]

なんだか、もっと理解できない書き込みがでてきたな。

理解できるのだけ読むことにしよう。
最後まで読んでしまって損した。時間の無駄。

[56: 匿名さん]

理事会だけじゃなくて、個人でも「こうして欲しい」という提案を上げることができる。
そしてその方法があらかじめ決められている。
んで、内容によっては定例の理事会に参加してもらうこともある。

これだけの内容をわざわざ難しく書く理由がわからない。

[57: 匿名さん]

１．＞・理事会の検討に参加する
　　＞こうあるべきだというのが、うちのマンションの現在の方向です。
２．＞そしてその方法があらかじめ決められている。
　　＞んで、内容によっては定例の理事会に参加してもらうこともある。
＞これだけの内容をわざわざ難しく書く理由がわからない。

１，と２．は同一のライターとすれば、「わざわざ難しく書く理由」が分かったから、書き方を変えたことを証明しています。

[58: 19=50]

>>57

56は私の書き込みではございません^^

[59: 匿名さん]

＞56は私の書き込みではございません^^

５６は常識的です。

＞・理事会の検討に参加する
＞こうあるべきだというのが、うちのマンションの現在の方向です。

これでは「提案者は理事会に出てこい」となり、理事会のメンバーの職務放棄です。

[60: 19]

職務放棄って....

無償（ボランティア）でやるのだから、そこまで言われたら「では、あなたが理事になって
あなたの理想とされる理事の職務実施してください」って言い残して、私は理事を辞任するよ。

限られたリソース（時間・金・人材など）のなかで、優先順位をつけてこなしていくのが
普通だと思うだけど...　当事者がプラン立案しないで、他人まかせで良い理由がわかりません。
一般社会だって、役員会で細かいプランを立案するなんてないでしょう？

まぁ　リアリティではなく理想を追うなら別だけど...

[61: 購入検討中さん]

>>60さん
まぁまぁまぁ、文章・文体みればわかるように、議論すべき相手ではありませんので落ち着いて(^^;

[62: 匿名さん]

どういう人なんだろうね。

現役の理事、元理事かな・・・。浮いているよね。浮いていたかもしれない。

それで理想の理事をこのスレッドで実現しているのです。

モンスターと屁理屈屋がいると、理事会は大変だ。まあ、やりやすい人ばかりという
のもあぶないような気もするが・・・。

[63: 匿名さん]

逆に言うと、一年交代・輪番制なんかでハズレに当たると
情報公開せず報告義務を果たさない不透明な理事会運営をし
たいした事をしていなくても感謝や称賛を強要するような理事会もあるわけで
そういう理事会だと組合員も大変なのですよ。

[64: 匿名さん]

＞無償（ボランティア）でやるのだから、そこまで言われたら「では、あなたが理事になってあなたの理想とされる理事の職務実施してください」って言い残して、私は理事を辞任するよ。

役員報酬の有無は規約で規定できます。管理規約がありましょうから、理事就任に同意したのですから、理事及び理事会の規定を守るべきでしょう。それがいやなら、辞退、辞任、拒否の権利はあります。

＞限られたリソース（時間・金・人材など）のなかで、優先順位をつけてこなしていくのが　普通だと思うだけど...　当事者がプラン立案しないで、他人まかせで良い理由がわかりません。

提案がずさんな場合は、理事長は再提出させるか、理事会に提案しないことも、理事会で否決することも出来ます。

＞一般社会だって、役員会で細かいプランを立案するなんてないでしょう？

繰り返しますが、貴方のマンションの管理規約に従うべきで、一般社会とは関係ありません。
それが出来ない人は、選任されても応じるべきではありません。

[65: 匿名さん]

ここは理事会のありかたを論ずる場ではない。

愚痴を聞いても仕方ない。意味のないメッセージはスルーで・・・・

[70: 評判気になるさん]

三上美代子
萩、岩崎酒造

[71: 名無し]

理事会や管理会社に丸投げの
区分所有者が多いところは、
ほんとにどうなることやらね…