幾つかご質問させて下さい

[新任理事長]

私は今年度築６年になる小規模マンション（東京都心近くの２ＬＤＫ主体）の理事長になった者です。この度は管理組合役員経験者の皆様にいくつかご質問させて頂きたいと思っております。

１．管理組合名義の口座の印鑑・通帳の保管・運用について
　私どものマンションでは、管理費会計の口座については、印鑑・通帳とも管理会社の保管、修繕積立金会計の口座については印鑑は理事長の保管、通帳については管理会社の保管となっています。実際の運用においては、管理費会計口座は理事長の決済なしに管理会社が入出金可能となっており、修繕積立金会計口座は総会の決議を経なければ入出金出来ないようになっています。

　そのため、理事長であっても日常の口座の入出金の状況が分からない状況となっていますが、これは「普通」なことなのでしょうか？正直、今の状況だと本当に報告に上がってきている通りの金額が口座の中にあるのかどうか、また金がどのように動いているのかが分らない状況となっており、大変不安に思っております。

　皆様のマンションにおかれましては、通帳・印鑑についてどのような管理・運用方式を取られているのか、またこのような管理・運用方式にしたらよい、といったご意見をお聞かせ頂ければ幸いに思います。


２．管理員室の鍵保管について

　私どものマンションではこれまでの５年間、管理員室の鍵は管理会社の保管になっていて、歴代理事長にも手渡されていなかったようです。やはりこれは「普通」なことなのでしょうか？これでは理事会なども開きにくいですし、管理人の勤務実態なども把握出来ず、住民には要らぬ団結などしてもらいたくない、また余計なことなど知らなくていいという管理会社の姿勢の表れのように思えてなりません。

　皆様のマンションにおかれましては、管理員室の鍵は管理組合役員が保管されているものなのでしょうか？また、管理組合役員が管理員室の鍵を持っていないことの問題点やデメリットなどについてもお聞かせ頂ければと思います。


３．理事会・総会の開催間隔について
　
　私どものマンションでは、これまで理事会の開催間隔は２〜３ヶ月おきくらいだったようです。ネットなどで情報拾ってみたところ、ひと月に一回くらいはやるのが普通だと書かれていましたが、私どものマンションの開催間隔は長いと言えるのでしょうか？これまではほとんど管理会社の主導で理事会が開催されてきており、管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情だと思われます。

　また、総会についても年一回のみの開催で、だんだん参加者が減ってきており、参加するのは決まった顔ぶれのみとなってきつつあります。こちらも同様、管理会社主導という空気が色濃いものとなっております。

　こうした空気を一変させ、管理会社主導から住民主体の管理組合に変え、管理組合の活動を活発にさせるにはどうしたら良いと思われますでしょうか？何も住民同士ベタベタ仲良しの関係になる必要はないと思いますが、将来に待ち受ける大規模修繕などを問題なく乗り切って資産価値を守っていく程度の団結は必要だと思っています。何かよい知恵などがあれば是非お聞かせい頂ければと思います。