幾つかご質問させて下さい

[新任理事長]

私は今年度築６年になる小規模マンション（東京都心近くの２ＬＤＫ主体）の理事長になった者です。この度は管理組合役員経験者の皆様にいくつかご質問させて頂きたいと思っております。

１．管理組合名義の口座の印鑑・通帳の保管・運用について
　私どものマンションでは、管理費会計の口座については、印鑑・通帳とも管理会社の保管、修繕積立金会計の口座については印鑑は理事長の保管、通帳については管理会社の保管となっています。実際の運用においては、管理費会計口座は理事長の決済なしに管理会社が入出金可能となっており、修繕積立金会計口座は総会の決議を経なければ入出金出来ないようになっています。

　そのため、理事長であっても日常の口座の入出金の状況が分からない状況となっていますが、これは「普通」なことなのでしょうか？正直、今の状況だと本当に報告に上がってきている通りの金額が口座の中にあるのかどうか、また金がどのように動いているのかが分らない状況となっており、大変不安に思っております。

　皆様のマンションにおかれましては、通帳・印鑑についてどのような管理・運用方式を取られているのか、またこのような管理・運用方式にしたらよい、といったご意見をお聞かせ頂ければ幸いに思います。


２．管理員室の鍵保管について

　私どものマンションではこれまでの５年間、管理員室の鍵は管理会社の保管になっていて、歴代理事長にも手渡されていなかったようです。やはりこれは「普通」なことなのでしょうか？これでは理事会なども開きにくいですし、管理人の勤務実態なども把握出来ず、住民には要らぬ団結などしてもらいたくない、また余計なことなど知らなくていいという管理会社の姿勢の表れのように思えてなりません。

　皆様のマンションにおかれましては、管理員室の鍵は管理組合役員が保管されているものなのでしょうか？また、管理組合役員が管理員室の鍵を持っていないことの問題点やデメリットなどについてもお聞かせ頂ければと思います。


３．理事会・総会の開催間隔について
　
　私どものマンションでは、これまで理事会の開催間隔は２〜３ヶ月おきくらいだったようです。ネットなどで情報拾ってみたところ、ひと月に一回くらいはやるのが普通だと書かれていましたが、私どものマンションの開催間隔は長いと言えるのでしょうか？これまではほとんど管理会社の主導で理事会が開催されてきており、管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情だと思われます。

　また、総会についても年一回のみの開催で、だんだん参加者が減ってきており、参加するのは決まった顔ぶれのみとなってきつつあります。こちらも同様、管理会社主導という空気が色濃いものとなっております。

　こうした空気を一変させ、管理会社主導から住民主体の管理組合に変え、管理組合の活動を活発にさせるにはどうしたら良いと思われますでしょうか？何も住民同士ベタベタ仲良しの関係になる必要はないと思いますが、将来に待ち受ける大規模修繕などを問題なく乗り切って資産価値を守っていく程度の団結は必要だと思っています。何かよい知恵などがあれば是非お聞かせい頂ければと思います。

[2: 匿名さん]

うちでは、管理費、修繕積立金ともに、印鑑は理事長があずかり、通帳は管理会社です。
これは分けないと危険です。理事長だって魔がさすかもしれません。逆に、管理会社の
やりたい放題も困ります。理事長の中には、面倒なので、印鑑も渡してしまう人は、
少なくないと聞いています。管理規約書か、あるいは管理会社との契約書に、
分けるべしと書いてあります。どっちだったか、今確認できません。

今の理事長が、分けたいと思って分けても、次の理事長のときには元に戻ってしまう
可能性はあります。

管理員室の鍵は、理事長と副理事長が持っています。夜は警備員しかいないので、
緊急事態のときに困るので、理事長と副理事長があずかるように、管理会社から
要請されました。もっとも、中に入ったことがないので、緊急のときにどれくらい
役にたつのかわかりません。

理事会は、1ヶ月に1回です。必要がないのに、頻度を増やす必要はないと思います。
うちは新しいので、1ヶ月に1回では足りないと思っていますが、理事の負担を考える
とこれ以上増やせそうもないです。その代わり、理事会でメーリングリストを使って
補完しています。

6年くらいだと、かなり落ち着いていると思います。住民の希望しだいですが、なにか
コミュニティの親睦的なことを考えてもいいのかもしれません。ただし、最近の若い人
には、親睦的なことは好まれない印象はあります。フリーマーケットなんかは、実益も
あって好ましいように思います。

[3: 匿名さん]

＞１．管理組合名義の口座の印鑑・通帳の保管・運用につい
マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準 より
9.財産の分別管理義務違反
(1)次のいずれかに該当する場合 業務停止処分30日
1 収納代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第2項及び第3項の規定に違反して、マンションの区分所有者等からの修繕積立金等の徴収日から起算して1月を経過する日(以下「移替期限日」という )までに、管理事務に要した費用を当該修繕積立。 金等金銭から控除した残額(マンション管理業者を名義人とする口座から管理事務に要した費用を控除しない場合には、マンションの区分所有者等から徴収した修繕積立金等金銭の全額)を、管理組合等を名義人とする口座に移し替えていないとき。
2 支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項及び第5項の規定に違反して、移替期限日までに、修繕積立金を、管理組合等を名義人とする修繕積立金を管理するための口座に移し替えていないとき。
(2)収納代行方式又は支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理している場合において、法第76条並びに規則第87条第3項及び第5項の規定に違反して、必要な保証契約を締結しなかったとき。 業務停止処分30日
(3)次のいずれかに該当する場合 業務停止処分30日
1 支払一任代行方式以外の方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項の規定に違反して、当該修繕積立金等金銭を管理するための管理組合等を名義人とする預貯金通帳及び当該預貯金通帳に係る印鑑を同時に保管したとき。
2 支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項及び第5項の規定に違反して、管理組合等を名義人とする預貯金通帳(修繕積立金を管理するための口座に係るものに限る )及び当該預貯金通帳に係る印鑑を同時に保管したとき。
3法第76条及び規則第87条第6項の規定に違反して、受託有価証券の預り証を保管した場合
(4） (1)から(3)に該当する場合において、当該管理組合の財産に係る損害が発生している場合 業務停止処分60日
5 1 から 4 までに該当する場合を除き 法第76条の規定に違反して、管理組合から委託を受けて管理する修繕積立金等(管理組合の預貯金通帳及び当該預貯金通帳に係る印鑑の保管方法を含む )の分別管理について、自己の固有財産及び他の管理組合の財産と分別して管理するための必要な措置を講じなかった場合 指示処分
＞２．管理員室の鍵保管について
管理委託契約で、管理員室は無償提供と同時に、規約、議事録等の区分所有者等関係人に閲覧を要する書類の保管場所として委託しているのが一般です。これらの書類は理事長＝管理者に保管義務、閲覧義務がありますので管理員室の鍵を管理員、理事長＝管理者の双方が保持する契約になっているのが一般です。

３．理事会・総会の開催間隔について
＞　私どものマンションでは、これまで理事会の開催間隔は２〜３ヶ月おきくらいだったようです。ネットなどで情報拾ってみたところ、ひと月に一回くらいはやるのが普通だと書かれていましたが、私どものマンションの開催間隔は長いと言えるのでしょうか？これまではほとんど管理会社の主導で理事会が開催されてきており、管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情だと思われます。

「管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情」は論外ですが、法人でない場合は理事会については法律に規定はありませんので、貴方のマンションの管理規約の理事会規定にしたがうべきで、回数の問題ではありません。必要な場合は毎週の土日のいずれか開催に便利な日もあり得ます。

＞また、総会についても年一回のみの開催で、だんだん参加者が減ってきており、参加するのは決まった顔ぶれのみとなってきつつあります。こちらも同様、管理会社主導という空気が色濃いものとなっております。

年一回は区分所有法の規定するところで、後は管理規約に従って総会決議事項を理事会が、緊急に提案を要する場合の臨時総会規定も管理規約にある筈です。
「だんだん参加者が減ってきており」は、物珍しさが薄れたことで、気にすることはありません。ただ総会開催に支障が出ないように、委任状のみに頼ることなく、議決権行使書を宣伝、活用し、欠席者でも賛否の意思表示が出来る機会を作ることが肝要です。この為には普通議決案件でも、議題のみではなくこれに対する理事会の具体的な議案も必ず総会、臨時総会の通知書に添付することが必要です。

＞　こうした空気を一変させ、管理会社主導から住民主体の管理組合に変え、管理組合の活動を活発にさせるにはどうしたら良いと思われますでしょうか？

管理委託契約の契約期間を１、２年として、その都度、総会で理事会の管理会社の継続又は変更の議案を総会に諮ることから始めることです。
理事会としては、否決されることも考慮しなければなりませんし、管理会社も一般組合員の意向を無視できなくなりましょう。

＞何も住民同士ベタベタ仲良しの関係になる必要はないと思いますが、将来に待ち受ける大規模修繕などを問題なく乗り切って資産価値を守っていく程度の団結は必要だと思っています。何かよい知恵などがあれば是非お聞かせい頂ければと思います。

区分所有者は、共有とは言え自分の所有権の保存、管理行為ですから仲良しどころか、利害対立するのが一般で、それを特別決議、普通決議、規約等で調整するのが資産価値を守る原点です。その為には理事長＝管理者の自覚と理事会メンバーへの統括とそのメンバーの協力が不可欠です。

[4: 元理事長]

何も問題がなければ、理事会も総会も少ないに越したことはありません。
現在なにか、問題とか不正の懸念があるのでしょうか？

また、管理費口座が勝手に出金される恐れがあるのは困ったものですが、現在でも徴収された管理費は何らかの名目で消化されていて大して残ってないのでしょう。

月１の理事会に、年２の総会、会計担当に理事長と監事の決裁印、すべて相見積もり必須などと、ガチガチに管理してギチギチに切り詰めたところで、各戸毎月３千円程度の節約が関の山ではないでしょうか。そのあたりを考えると、「全部お任せコース」のオプション料金が３千円だと思えば安いのかもしれません。

おまけに「理事会が活動するほど金がかかる」と言われる事もあります。

一人ではなにも出来ませんし、近所の方と話してみて、手応えがあるようだったら会計監査などから活動してみるというのもいいかもしれませんね。

[5: 契約済みさん＠]

>>03

せっかくのアドバイスですが、大変辛いです。

改行とか、ページを変えるなどいただけたらとても嬉しいのですが。
図々しい申しでお許しください。

[6: 現理事長]

私のところもそうですが、支払一任代行方式であれば、スレ主様のマンションの印鑑の扱い方は致し方ないとおもいます。

標準管理規約などは、ご自分でお調べください。

ただ、状況確認をするのには、月次報告書、通帳のコピー、適時通帳現物、適時残高証明をおとりください。


管理室等の鍵についてですが、理事長の鍵の保持は当然だと思うのでを理事会決議を以て鍵の保持をなさったほうがよいと思います。

管理会社が、拒める理由はありませんし、あくまでも管理会社は受託してるだけなので管理組合が無償で貸してあげてるだけです。


メリットとしては、管理員日誌や管理員業務、各種報告書の閲覧、などなどがあります。

デメリットはないと思います。

総会・理事会についてですが、総会は、乱発は良くありませんね。

ただ、いつでも開ける様にしないといけないです。 管理会社任せではいけません。

理事会についてですが、井戸端で月1はいただけません。

スレ主様のマンションは、管理委託見直しはされていらっしゃらなかったら、検討してみてください。

月1の、定期理事会、問題がある時の臨時理事会など開く様にお勧めします。

[7: 新任理事長]

皆様、いろいろとご回答頂きありがとうございます。

私どものマンションでは「支払い一任代行方式」での契約になっています。先日、管理会社の担当者より支払い一任代行方式だから管理費の口座の管理会社での印鑑・通帳の保管・入出金、修繕積立金の口座の管理会社での通帳保管は妥当だと説明を受けました。それを受けて私は「それなら、通帳の原本かコピーを見せてほしい」と伝えたところ、「今度の理事会の時に持ってきます」という言葉を引き出したものの、かなり渋々といった感じで、これまでは年一回の決算報告の時に通帳のコピーを添付して監事に提出していたのだからそれでいったい何が悪い？とでも言いたげ感じの対応でした。通帳も印鑑も渡す以上はきちんとこまめに情報の開示をやってもらわなくてはならないはずなのに、管理会社担当者の対応には大いに疑問なところです。多分、今度の理事会の時にもなんだかんだと難癖つけて渋々という態度を全面に押し出して渡すのではないでしょうか。

管理員室の鍵についても同様です。最初はやれ室内にセキュリティのシステムが入っているから、などと言って最初は渋っていましたが、こちらも「持ってくる」旨、言質を取りました。よって、これまでの歴代理事長は、管理員日誌や管理員業務、各種報告書の閲覧などはやっていなかったはずです。当マンションでは、仕様書と業務実態には開きがあるように思えるので、管理人の仕事ぶりや管理会社が管理人をどれだけ監督出来ているのかをよくチェックしようかと思っています。

月１回も理事会が開かれておらず、２〜３ヶ月に１回程度（年四回程度）というのはやはり問題があるようですね。管理会社が開催を提案し、管理会社が議題を設定して、管理会社の思惑通りの提案を追認するだけのやり方にならないようがんばっていく所存ですが、今までの流れを大きく変えるのは、自らに都合のいいように運んできた管理会社はもとより、住民の中からも抵抗が起こることを心配しております。ともすると、管理会社に任せてけば安心なのだから、あまり余計に事を荒立てたり波風を立てたりしないで欲しいとか、自分が理事になったときに面倒になるようなことはしないで欲しい、といった後ろ向きな保守的発想をマンション管理に関心のない住民が抱きがちなのではないかということです。そして、自分たちにとって不利な形勢の逆転を目論む管理会社がそうした住民の意識におもねる形で、理事長を孤立化させるように誘導・工作したりする可能性についても懸念しています。管理組合役員に前向きに関わってこられた皆様におかれましても、こうした問題に直面された経験があることと思われますが、管理会社主導から住民主体にうまく転換させるために、立ちはだかる困難を突破し、成功に導いてこられた経験談なども結構ですので、お聞かせいただければ幸いに思います。

[8: 匿名さん]

大丈夫！
そんなに細かいこと気にしてたら、大改革なんてできないよ。なるたけ味方を増やしていくしか方法はないね。

[9: 現理事長]

08さんに同意します。

大鉈振うには、まず理事会を開くのに、過半数とれるよう仲間を増やす事が大前提ですよ。

スレ主さんのマンションが標準管理規約を前提としますが、過半数が求めれば、理事長は開かなければなりませんから。(開かないで無視するようなら総会開いて解任してしまいましょう)

[10: 現理事長]

09です。具体的行動です

通帳に関しては、管理会社のフロントマンは、会計から預かり証、良い顔されない、めんどくさい、などが上がると思います。(うちのマンションもそうでした。)

フロントマンが通帳を持って来なかったら、上司に抗議文や高層住宅管理業協会、相談して見てください。

鍵について、竣工時のデベロッパーからの引き渡し書類を確認してみてください。
鍵の数がわかります、預かり証の確認も忘れずにした方がいいです。(うちのマンションも、預かり証紛失や鍵を誰が持ってるか確認手間取りました。)

お役に立つかわかりませんが。

[11: 匿名さん]

コメントされる方は勇ましい方が多いようですが、
会計上とくに問題もなく、区分所有者の方々も不満に思ってないのに、
総会だの解任だの騒ぎ出す人がいたらみなさんドン引きですよ。

今のスレ主さんの状況では、問題提起する問題が小さすぎます。
その状態で騒いだら、スレ主さんの言動の方が問題視されかねません。

まずは、スレ主の「なんかおかしい気がする」の部分を具体化する事が先だと思います。

[12: 現理事長]

すいませんm(_ _)m

理事長さんでしたね。

誰かがやらないと輪番制ですから具体化は出来ないと思います。

理事長さんですから、なにをするにも理事会の合意が必要ですから、とにかく理事会の意向として、何ごとも進めると言う事が大切ですね。

議事録の素案チェック(都合の良い風に書かれているか)、依頼した事項は期日までに実行されてるか、やる事は沢山ありますね。

本気で改革しようとしたら、精神的な負担、家族との時間を削ったり、睡眠不足になるかもしれませんね。

焦らず、ゆっくりと合意を得てやって行くことをお勧めします。(そのためには再任しないと出来ないですが)

[13: 匿名さん]

＞それを受けて私は「それなら、通帳の原本かコピーを見せてほしい」と伝えたところ、「今度の理事会の時に持ってきます」という言葉を引き出したものの、かなり渋々といった感じで、これまでは年一回の決算報告の時に通帳のコピーを添付して監事に提出していたのだからそれでいったい何が悪い？とでも言いたげ感じの対応でした。通帳も印鑑も渡す以上はきちんとこまめに情報の開示をやってもらわなくてはならないはずなのに、

あれ？？
１ヶ月ごとに組合の修繕積立金口座への入金の確認、一ヶ月間の保証契約書のチェックなど理事長としてやるべきことはあるんじゃないの？？