定例理事会の議事録は、委託管理会社の業務範囲？？

[理事さん]

定例理事会の議事録の作成作業は、管理会社？管理組合（役員）？

私のところでは、総合管理業務として管理会社に委託契約しているのですが、委託業務契約の中に「定例理事会の議事録」については明記していません。（その他にも細かい作業までは記載されてません）
とても小さな話しなのですが、定例理事会の議事録の作成は、どうされてますか？
できれば、管理会社名も一緒に教えて頂けると参考になります。

当方のところは、
　　東京建物アメニティサポートで、当初は議事録作成してくれてましたが、最近は理事の作業だと主張されてます。
なお、月１回理事会ニュースとして、居住者配布用資料は書記担当理事を中心に理事会で作成し発行しています（配布は管理会社）

[22: 匿名さん]

自分で議事録を書けない人は、理事著になるべきではない。資質の問題です。

[23: 理事経験者]

理事長が議事録作成するなんて聞いたことがないよｗ
21氏のおっしゃるとおり、管理会社担当者が作ってそれを
たたき台にして、理事達が修正・加筆するのはなんら問題ないと思うよ。
（委託業務内容の入っていれば当たり前だし、そうでなければ担当の意気込み次第）

[24: フロントマン]

すみません。昨日は簡単に書きすぎました。
私は１０年ほどフロントをやっておりますが、私が勤めていた管理会社は２社とも国交省の標準管理規約とほぼ同内容の管理規約を使っていました。（>>23さん　理事長が作成するなんて聞いたことないとありますが、自主管理でもそうですし、標準管理規約では議長（理事長）が作成することが記載されておりますよ。）
管理規約では、議事録の作成は議長が行うこととなっています。
なので、対管理組合には議長が作成したものとするのが原則としています。
ただし、実際は我々管理会社のフロントが作成しています。しかし、これはあくまでも議事録案であって、議事録そのものではありません。
あくまでも理事長が作成したものとするために、そのつもりでチェックや訂正をしてもらいます。
もちろん、組合員から直接管理会社へ議事録の内容がおかしいという類のクレームは、筋違いとなります。
ちなみに、私が勤めていた２社は管理委託契約書には、議事録作成は記載しておりません。
しかし、総会運営の補助ということで実際はほぼ全ての管理組合で議事録案を作成しています。
by現役フロント

[25: 元理事長]

私の過去経験ですと、揉めているところは議事録の分量が多くなり、揉めていないところは議事録の分量が少ない傾向があります。
　議事録の作成に関してですが、揉めているところは管理会社が作成した方がよいという意見が多く。揉めていないところは理事会が作成するかどっちでもよいということが多いです。

[26: サラリーマンさん]

>>24
意気込みは買いますし、今後も楽しい発言を期待していますが・・

＞標準管理規約では議長（理事長）が作成することが記載されておりますよ。
これは根本的に食い違う問題だと思います。
各種法令法規にて定めれる「作成者」などは、その責任の所在を明らかにするだけで、実務で作業しろっていうわけではないはずです。
有責任者ほど実務作業が増えてたら、誰もやりきれません。
そこんとこ、よろしくお願いします。

それと総会議事録と定例理事会議事録の作成は、明確に区別願いますよ。

[27: 匿名さん]

>>各種法令法規にて定めれる「作成者」などは、その責任の所在を明らかにするだけで、実務で作業しろっていうわけではないはずです。

標準管理規約49条1
「総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない」となっています。
ここは考え方次第でどうにでも受け取ることが出来るんだろうけど、何が何でも他者（管理会社含む）が作らなくてはいけないというわけでもないのでは…。
たとえ理事だろうと管理会社だろうと議事録を作成しながら会の話し合いに参加するのは負担がありますし、あとから「こんなことは言ってない」とか「そういう意味で発言したんじゃない」なんてトラブルが発生して揉めるよりも自分でささっと作るという選択肢もあると思います。

>>それと総会議事録と定例理事会議事録の作成は、明確に区別願いますよ。

厳密に理事会議事録と総会議事録に明確な区別は無いんじゃなかったと記憶していたのですが…。
私はこの49条に記載されている「総会」を「理事会」に読み直せば良い、とマンション管理に関するセミナーで教わったんですけど、実際どうなんですか？

[28: 匿名さん]

私どものマンションでも、書記に対しての問題が指摘されています。
書記の役割は、理事会・総会で書記をとり、議事録案を作成し、理事長に提出
までするのが書記の役割となっています。
ただ、議事録の作成案までつくるには、管理組合総体の動きを把握しておく必要があります。
それがなければ、議事録の作成はむずかしく、理事会等でメモをとるのが精一杯という
ところではないでしょうか。一般の理事では、内容の把握はされてないと思います。
そこで、私どものマンションでは、管理会社が書記を担当し、議事録の案を作成して、理事長に
提出するという方法に変えました。
管理委託費の変更はありません、今までも管理会社はダブッて書記をしてましたので。
それに、書記は単なる書記だけで、そのまとめはしてませんでしたので。
議事録案も管理会社が作成して、理事長に提出していました。
今までは、書記は単なるお飾りで、理事会とかで、メモをとっていた程度の役割でした。
そこで、書記の役職を廃止しました。

[29: 匿名さん]

管理会社に議事録を作成させるのも良し悪しだよ。手の内が筒抜けになるし。

[30: 匿名さん]

管理会社が議事録かいてるのは運営補助業務の一環でしょ。
最終的には理事長が書いているような形で、チェックするし、必要なら加筆修正すればよい。
別に理事長が自分で書けるなら書いたらいいじゃんってことで終了でしょ。

[31: 退任済の理事長さん]

こんな感じでしょ：

法的には：
・理事長が承認すれば法的には誰が書こうと問題ない（さすがに不参加者が書いたという経緯が残ると、後で法的に問題が出る可能性はある）

理想的には：
・理事会開催中にメモを各自が取り、閉会前につき合わせてヌケモレ・解釈の違いを粗く潰す
・さらに、管理会社は自社に不都合なことは割愛してくるので、書記担当理事が担当して下書きを書く
・その上で、管理会社に「これで間違いないな？」と相手に不都合な内容コミで確認した記録を取る

現実は：
・管理会社フロントに書かせて、盲印を押す理事長以下の理事でトイレットペーパー以下の議事録が量産

[32: 匿名さん]

現実は：
・管理会社フロントに書かせて、盲印を押す理事長以下の理事でトイレットペーパー以下の議事録が量産

素人が書くよりよっぽどましじゃない？
要は事実が書いてればいいんでしょ？

[33: 初心者マンカン]

理事会の議事録は、作成しも、しなくてもよいです。

[34: 匿名]

うちは管理会社が議事録素案を書いたものをベースに
管理会社目線になっているところや抜け漏れチェック、文面見直しを含めて
理事長である私が全面的に直してから各理事にまわしてますね。

書記担当理事はいますけど、出席率が悪いので役に立ちません。

[35: 匿名]

理事が順番に書いているが、よそは違うのか。

[36: 匿名さん]

第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
(理事会の会議及び議事) 第53条
2 議事録については、第49条(第4項を除く。)の規定を準用する 。
ただし、第49条第2項中「総会に出席した組合員」とあるのは「 理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

輪番制では無理な話？

[37: 匿名]

指名を輪番にすれば

[38: 匿名さん]

議長＝理事長が分からないの？

[39: 理事会役員]

理事会役員を３期ほど勤めています。

１－２期は、議事録は全文を理事会側で作成していましたが、素案を起こすための負担が
非常に大きいために、書記２名は交互で担当してももっともハードな仕事になって、一番
熱心な人のリソースをそこに割くしかありませんでした。　別途広報にも２名程度を割くと
理事会に来て単に座っているのでない人員のすべてが食われるイメージです。

この問題を解消するために、２期の終わりに委託経費を管理会社との交渉で削減した際に、
管理会社側の委託契約書内に、定例理事会および総会の議事録の素案の作成業務は管理会社側
で行うことを明記しています。
細かいところですが、理事会関連の会議のための会場の設営（机といすをだしておく）
なども管理会社側の仕事として明記しました。

そのまま議事録とするものではなく、あくまでも”素案”ですが、もともとＩＣレコーダー
から起こしての完全に、誰がどう発言して、どう賛否に参加したかを書いている議事録
でしたので、もともと全部書いてありますから、取捨選択が問題になることはありません。

自分で議事録をＩＣレコーダーから起こすのでなければ、完全な書き取り実施していただいて
も別に問題ないわけですし、これはそのまま議事録記載ねと管理会社フロントに電子ファいるで
渡して理事会の場での読み上げを省略するなども可能になります。
後日記を追記したり、議決事項を確認したりという詳細チェックを行うために、議事録素案は、
理事長・書記・書記担当の副理事長・監事の範囲（７名になります）だけで回覧して修正を書記を
中心におこなったのち、役員全員（２０人を超えます）に回覧して承認をとります。　
素案の段階で、管理会社のフロントの手は離れているので、その先の書き換えとその責任は
理事会側で担当しますので、理事会側が議事録作成という規約規定に反するものではないかと。

完成までには２－３週間ほどかかっていて、なんとか次の月の理事会までに
広報可能なタイミングでは仕上げています。

議事録は毎月１５－２０ページ近くになることもあるので、そのままでの広報には
むかないので、住民用のＷｅｂ掲示板に載せるだけとして、別途
表裏２ページくらいにまとめた広報誌は作成して全戸に投函しています。
広報用の議事録では、理事会役員以外の名前や部屋番号が特定されうる情報や、
防犯カメラの性能など、全戸広報が望ましくない情報は取り去っています。

[40: 匿名さん]

そういうことは、どこの組合でもやっていることで、全然珍しくもないよ。

[41: 匿名さん]

　どこの管理会社が相手なのかが重要なのではないですね。
やった欲しいなら、やってくれと依頼し、必要なら委託契約書に明記すればいいだけ。
断られたら、それだけが理由ではありえないでしょうが、
管理会社を選ぶ自由は管理組合側にあるわけですしね。　やれといえばやると思いますよ。

[42: 匿名]

ICレコーダーで発言全部記録とかって
あとで見てもすごいわかりにくい議事録になりそう。
全部書くとなると発言も慎重になるしね。

ある程度要点をまとめて書く必要もあるんじゃない。

あとは微妙な案件でこれから対策を検討しましょうなんてケースで
理事会側も意見がまとまってないときにクレーマーからそんなの検討するなとか
理不尽な抗議が来るケースがある。

ある程度理事会側で意見を集約して何か対策するのか何もしないのか方針が決まってないと
抗議に対して明確に返答出来ず余計に揉めることがある。

検討するのかしないのか微妙な案件なんかはとりあえず濁しておいて、
何もしない場合は流して、検討しましょうってなってから議事録に
載せるなんてのも運用としてはありと思うね。

どっちに転ぶかわからないけど不都合なことを検討されてるってだけで
抗議にくるやついるから。これマジで。

[43: マンション住民さん]

議事録って全戸投函とかするわけでもないわけで、
議論したことはかいておいてよいのでは？
無論閲覧要求のくる可能性はあるけど、ここ三年間
一度もないな

[44: 匿名]

うちは掲示板に貼ってますよ

[45: 匿名さん]

2 基幹事務以外の事務管理業務
(1) 理事会支援業務
1 組合員等の名簿の整備
甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃 借人等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む。)を記載した名簿を整備する。
2 理事会の開催、運営支援
一 甲の理事会の開催日程等の調整
二 甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三 甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
四 理事会議事録案の作成

(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

[46: マンション住民さん]

そう標準的な委託契約書では、議事録の素案の作成業務は管理会社にある。

[47: 匿名さん]

（議事録）
第四十二条 　集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 　議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 　前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 　第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 　第三十三条の規定は、議事録について準用する。

[48: 匿名]

>>47
それは議事録作成を義務づけているだけであって
議長が誰かにつくらせても内容を承認して押印すれば合法になる。

[49: マンコミュファンさん]

そのあたりの基本がわかってない人条文をまるまる
引く人に多いんですよね。
誰が素案を作文したかではなく、最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

[50: 匿名さん]

＞最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

二人だよ。理事長署名印があれば十分で理事のは捺印無くても有効だよ。

[51: 匿名さん]

＞最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。
＞二人だよ。理事長署名印があれば十分で理事のは捺印無くても有効だよ。
10年古いね。理事長と出席組合員2名の署名捺印だ。

[52: マンション住民さん]

>>51
正確には議長と議事録署名人２名。
うちは副理事長が２名いるので、議長（理事長）と議事録署名人（副理事長２名）だ。

[53: 匿名さん]

＞うちは副理事長が２名いるので、議長（理事長）と議事録署名人（副理事長２名）だ。
それは昔の標準規約で10年古いよ。余りにもなあなあだから今は総会出席の組合員2名に署名捺印をお願いするのが常識で標準もそうなっている。

[54: 匿名さん]

(議事録の作成、保管等)
第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

[55: マンション住民さん]

管理会社に素案を作成させ、理事長が添削校正して議事録を完成させればいい。

[56: マンション住民さん]

>>53
ほんとにそうしてるのですか？

[57: 匿名]

理事長は、忙しいので書記担当理事に任せます。

[58: 匿名さん]

＞管理会社に素案を作成させ、理事長が添削校正して議事録を完成させればいい。
＞理事長は、忙しいので書記担当理事に任せます。
議案を自分で書いていない理事長が議事録は書ける筈が無い。
議案を自分で書いて御覧なさい、それで議事録案の７割は出来た様なものです。

[59: マンション住民さん]

文才がいると思う。

[60: 匿名さん]

普段から文章書く人じゃないと中々かけないと思う。

[61: 匿名さん]

簡潔明瞭にしかも組合員に理解できるように書くのは結構難しいよ。
それに理事会審議をすべて理解してないとかけない。
専門用語は注釈をつけるような配慮も必要。
だから素案は管理会社に書かせている。

[62: 匿名さん]

管理会社の素案は専門用語だらけ。注釈なんかつけないよ。
だから理事が添削校正する時に自分で注釈つけることになる。
どこまで注釈つけるかが悩みどころ。

[63: 匿名さん]

>簡潔明瞭にしかも組合員に理解できるように書くのは結構難しいよ。 それに理事会審議をすべて理解してないとかけない。 専門用語は注釈をつけるような配慮も必要。 だから素案は管理会社に書かせている。

貴方は理事、特に理事長には不適格者に過ぎない。

[64: 匿名さん]

うちは理事会に理事長がパソコン持ちこんで打ってるよ。だから議事録できるの早い。
テキストだけならよ翌日に配信。画像がある場合は土日に理事長が撮影するから翌週配信。

[65: 匿名さん]

>>64
紙に印刷してポスト投函ではないのですか？

[66: マンション住民さん]

>>65
住民専用のマンションポータルサイトにＰＤＦで見れるようにしてる。
だからほとんどの住民はパソコンでしかもカラーで見れる。
一部の住民は諸般の事情で見れないから、フロントに申し出て印刷して渡してる。
ただしコストがかかるからカラー印刷じゃなくモノクロ印刷で。
まったく興味のない住民はパソコンでも見ないしフロントで印刷ももらわない。

[67: 匿名さん]

>>64
他の理事のチェックは？

[68: 匿名さん]

理事のチェックなんてないです。理事長に一任です。
下手に口だすと「だったらお前やれ！」といわれそうだから。

[69: 匿名さん]

そうだよな。みんな議事録書きたくないからね。

[70: 匿名]

自分の発言が変に書かれていなければそれでいいよ。

ワシの発言？

『異議なし！』

[71: 匿名さん]

すべて「御意」でいいと思う。