定例理事会の議事録は、委託管理会社の業務範囲？？

[理事さん]

定例理事会の議事録の作成作業は、管理会社？管理組合（役員）？

私のところでは、総合管理業務として管理会社に委託契約しているのですが、委託業務契約の中に「定例理事会の議事録」については明記していません。（その他にも細かい作業までは記載されてません）
とても小さな話しなのですが、定例理事会の議事録の作成は、どうされてますか？
できれば、管理会社名も一緒に教えて頂けると参考になります。

当方のところは、
　　東京建物アメニティサポートで、当初は議事録作成してくれてましたが、最近は理事の作業だと主張されてます。
なお、月１回理事会ニュースとして、居住者配布用資料は書記担当理事を中心に理事会で作成し発行しています（配布は管理会社）

[2: 駐タン理事]

（うちのところはこれから定例理事会なので興味があるスレです）

個人的には”書記担当理事”がいるのならば、その方が”書記として議事録を作成するのがお仕事なのでは？”と思いますが．．．

[3: 01]

>02さん
最初は、たぶん管理会社で作ってくれると思います。
管理会社の中でも社内報告の際に必要だからです。＜その担当者が必要。
確かに書記担当が居るのですが、なかなか「公式な文」を書くのは大変なようです。

[4: ？？]

契約になければ管理組合が作るべきでしょう。
社内報告はメモでなんでも出来ますし。
「公式な文」ってなんですか？
法的に決まりがあるんですか？？

[5: 01]

>>04さん
「公式な」の言葉使うの迷ったのですが、別に法律がどうのではなく、おおやけの書式や言葉使いとしてっという意味です。

契約上では「総会及び理事会の開催に際し、必要となる資料の作成、案内の通知、会場の準備等の総会及び理事会の運営の補助を行うこと。」っという極一般的な文章になっているわけです。
「補助」の範囲（詳細）は明記されていません。

書記担当が居るのだから議事録の作成は役員作業では？っと言われるのも当然だと思うのですが、当組合では議事録作成を管理会社の補助業務ではないのか？と思っているわけです。
（他にもさまざまな食い違いや役割分担の混乱が生じているのですが、ここでは省きます。）

例えば、管理員の派遣を管理会社経由で行っている際、契約内容に「掲示板へ掲示物を貼ったり下げたりする作業」とは書かれていませんよね？　「通知事項の伝達」っという運営業務の一環と考えられるからですよね？
総会の議事録は、管理会社が自分の仕事といって作りますが、定例理事会に関する議事録は理事会の作業と投げ出されました。（っと私は受け止めている）

そこで話し（疑問）は最初の01に戻るのです。

[6: 理事さん]

　当方の管理委託規約には、理事会議事の記録は管理会社の仕事として明記されています。
また、実際に管理会社の担当者は毎回議事録をとっており、理事長と理事２名の確認を要求されます。

　然しながら、毎月全戸配布する議事録は、理事会独自でまとめを行っております。
書記も当日の議事を記録しており、管理会社の議事録も参考にしながら議事録をまとめ、それを理事長（私）が確認、過不足の改訂を行い、管理会社にコピー配布（有料）させます。

　理由は、管理会社任せにすると、都合の悪いことを省いたりすることが発生するからです。
当方では、理事会が叩かれそうなミス等も、議事に上がれば議事録に記載し入居者に知らせております。管理会社や売主責任になるような事態は、発覚時点で掲載しております。（当然、処理方法についてウルサイ方から理事会に突っ込みが入る）
これは、情報共有と区分所有者の合意形成が、理事会の最大の使命であるとの考えからです。

　現在私は、自治会内に広報担当をして頂ける方を募っております。
理事会にも監査はおりますが、一番良い監査役は、入居者であり、その方へ情報を提供するマスコミ役＝広報部があることが、管理組合に公正明大な活動を行わせる一番良い方法と考えております。

　理事会と管理会社の関係は、馴れ合いにしようと思えばいくらでも出来てしまいます。理事会独自の議事録を作成することは、そうならない為の第一歩と思います。

[7: 01]

>>06さん
差し支えなければ、管理会社名を教えて頂けませんか？

馴れ合いは危険ですね．．負い目があると、どうしても正当な要求も躊躇いがちになります。
管理会社の担当者は良くやってくれてましたが、当人が複数の物件を担当するようになってから、通常の管理業務にも支障や疑問残る言動が増えてきています。

[8: 理事さん]

06です。
管理会社は管理物件が一番多いところです。
　彼等は、3枚複写の議事録用紙を使い議事録をまとめています。
理事会終了後、理事長の署名捺印、理事2名の署名を行い、1枚は理事会、1枚は管理会社、もう1枚は恐らく管理人室保管用だと思います。（実は、確認したことは無いのですが、規約にそう書かれていた）
　配布用議事録も、言えば清書してコピー配布してくれるはずですが、当方では最初から独自にまとめを行っていたので、利用したことはありません。

[9: 悩める理事]

私どもの場合、契約には明記されていません。
初回理事会の後に、「議事録はこんな感じで作ります。次回からのご参考にして下さい。」
と、管理会社から議事録の例を渡されました。

現在は理事が自分で作成しています。
その理由は>>06さんと同様、自分たちの問題は理事が自ら正しく記録することです。

というよりも、管理会社の担当者の作った議事録例がひどかったんですよね。
悪意の有無はわかりませんが、議事の流れを全く理解できていないのか、
記録する言葉の表現力が足りないのか、単なるウマシカなのか、
とにかくお粗末なものでした。
「こりゃいかん」ということで、現在は副理事長が書記として議事録を作成し、
理事長及び監事が署名捺印しております。

[10: 理事さん]

ウチは、業務委託契約に「理事会議事録作成の補助」って書いてあります。
書記担当理事がいて、その原稿を元に管理会社が作ってくれます。
理事長と任意の理事２名、合計３名の署名で確定・保存です。

管理委託契約されている方へアドバイス。
「事務管理業務費」を払っているのなら、最低ここまではさせるべきです。
必要であれば、契約内容改定も視野にいれてみましょう。

[11: 01]

01です。
書記理事が居るならっというのも一理有りなので、理事も口を閉じていますが、
本音のところは「総合管理委託」として、かな〜〜りの額をお支払いしています。
具体性があったほうがいいのであれば、月間500万です。（設備点検は別に150万/月）
もちろんマンションの規模や派遣スタッフ数やサービス内容で高い安いはあるかと思いますけど、一般的な組合運営の内、手間のかかる部分は全て補ってほしいと思うわけです。
自分らでやったほうが早い・正しい場足もありますが、それでは自主管理の方向に向いてしまいます。
理事らは組合員の代表として、管理会社のチェックと意思決定機関であればイイと思うのですが・・・

[12: 理事さん]

三井管理サービスの物件に住んでますが、議事録は管理会社に素案作って頂いています。
毎回新しい期の理事会の初回議事で
- 理事会議事録は特に書記を設けず、管理会社にて理事会開催後○日以内に素案作成し、
　議事録署名者のチェックをもって発行するものとする。
とか、そんな感じで...

管理会社が作成することに異議なく、最終的に理事のメンバ（全員である必要はない）が
チェックした上で発行であれば何ら問題ないと思いますが...

[13: 理事さん]

>>11
月間５００万で設備が１５０万？
残りの３５０万が事務管理業務費・清掃業務費・管理人業務費・一般管理費ですか？
すっごいなそれｗ５００世帯くらいですか？
楽に７０〜８０万くらい削減できそうな気もしますねｗ

参考ですけど、こういう細かい仕事をやる項目が「事務管理業務費」で、一般的に１戸あたりの単価で計上されてます。平均、１２００円〜１５００円／くらいかな？
まぁ、１０００円／戸・円を超えていたら、ぜ〜〜んぶやらせるべきですね。

[14: 01]

>>13さん
えっと．．．設備点検及び委託費は「別途」なのですが・・
いろんな規模や附帯サービスのあるので、金額自体はびっくりしていません。
単純な削減は可能でしょうね。組合が直に実作業業者さんを選定し直契約するだけでもかなり削減可能だと思われます。
ただし、居住者へのサービス品質を維持しつつ、理事個々人の作業負担は増やさずってとこがポイントなのです。＜当マンションでは。

>参考ですけど、こういう細かい仕事をやる項目が「事務管理業務費」で、一般的に１戸
>あたりの単価で計上されてます。平均、１２００円〜１５００円／くらいかな？
↑この情報は大変貴重で参考にしたいと思います。
どちらかに統計データをご存知ならご提示願います。

[15: 13]

>>14
あ、ホントだ、別途って書いてある。失礼ｗ

直契約にしても負担が増えないものって、結構あります。
エレベーター・機械式駐車場・セキュリティ・・・。
増える手間とすれば、せいぜい、契約切り替え時の交渉と、管理口座から自動振り替えの手続きをする程度
ですね、ウチのマンションでは。
いや、そもそも、現行の委託契約金額が竣工当時からのものであれば、黙って全体の１割は削減可能です。これは間違いないですね。
大きなマンション、そこそこの管理会社だったら尚更です。
ただし、「理事個々人の負担は増やさず」なら難しいです。契約改定までの期間とはいえ、かなりのパワーを使いますからね。

単価の統計データって、ないですね、ネットでは。
仕事柄、そんなのに携わっていますので、実体験値です（笑）
参考までに、ウチのマンションでは1,500円弱のものを1,000円に下げさせました。
もちろん、業務内容は減らさず、逆に強化して。

現状の委託金額にあまり不満がないのなら、せめて中身をもっと濃いものにしてみましょうよ。
大概、言うこと聞いてくれますから（笑）

[16: 匿名さん]

うちのマンションの場合は、管理会社の担当者は毎月の定例会に
オブザーバーとして出席はするけれども、議事録はとりません。
議事録は理事のうちの一人（特に書記という役職ではない）が作成して
たたき台を各理事に回してチェックを受けた後に配布してます。

築年の古いマンションに最近引っ越してきて、数年で理事になったので
いつからこういうシステムになったのか判りません。
でも全て理事主導でやっていて、結構大変だけど問題はなくスムースなので
契約がどうなってるかというのも全然気にもしませんでした。
何しろ管理内容の割にはすごーーく管理費安いから。
管理会社は某大手です。

[17: 匿名さん]

うちは書記担当理事がメモ作成、管理会社もメモ作成、
両者をとりまとめて管理会社が原案作成、理事がチェック、
管理会社が修正、理事が再チェックおよび捺印、
全戸配布、という形です。契約にも「議事録作成」を明記
しています。理事が手を抜こうと思えば抜けるシステムです。
長い目で見た場合、管理会社を再選定する際のポイントにも
なると考えています。（あまり頼り過ぎると値下げ交渉
しづらく、バランスが難しいです。）

[18: フロントマン]

自分とこの議事録くらい自分でつくろうよ。
by現役フロント

[19: 元理事]

２年前のスレ拾い上げて、それだけのレスですか・・・ちょっと寂しい。

書記の担当理事が議事録に専念すると、議案への参加もおろそかになるし、録音からおこすのも大変なんですよね。
管理委託費に比例して優秀なプロのフロントマンがほしいです。

[20: 匿名さん]

議事録は自分達(管理組合)で作ったほうが良いです。

私のところは、契約書に議事録は、管理会社が作ると書いてあります。ところがどうも
理事会の話題がきちんと書かれていない印象です。わざと抜かれているんじゃないかと
疑うこともあります。

昔住んでいたマンションでは、理事が作っていました。私は字が下手だったので、議事録
作るのが嫌でしたが、今はワープロになって、”せっかく作ってくれたけど読めないとこ
ろがある。”と言われなくなったので、誰が作っても良いと思います。

自分達のことなんだから、自分たちで書くことが絶対におすすめです。費用の
問題ではないです。あとから何か問題が起きた時、助けてくれるのはその議事録
だけですよ。大事なことが抜けていたら大変なことになりますよ。管理会社に
クレームつけたことだって、残っていなければ、再度、催促することも難しいで
しょう。

[21: 匿名さん]

ん？管理会社に議事録作ってもらっても、ちゃんと理事が内容確認すればいいだけでは？

[22: 匿名さん]

自分で議事録を書けない人は、理事著になるべきではない。資質の問題です。

[23: 理事経験者]

理事長が議事録作成するなんて聞いたことがないよｗ
21氏のおっしゃるとおり、管理会社担当者が作ってそれを
たたき台にして、理事達が修正・加筆するのはなんら問題ないと思うよ。
（委託業務内容の入っていれば当たり前だし、そうでなければ担当の意気込み次第）

[24: フロントマン]

すみません。昨日は簡単に書きすぎました。
私は１０年ほどフロントをやっておりますが、私が勤めていた管理会社は２社とも国交省の標準管理規約とほぼ同内容の管理規約を使っていました。（>>23さん　理事長が作成するなんて聞いたことないとありますが、自主管理でもそうですし、標準管理規約では議長（理事長）が作成することが記載されておりますよ。）
管理規約では、議事録の作成は議長が行うこととなっています。
なので、対管理組合には議長が作成したものとするのが原則としています。
ただし、実際は我々管理会社のフロントが作成しています。しかし、これはあくまでも議事録案であって、議事録そのものではありません。
あくまでも理事長が作成したものとするために、そのつもりでチェックや訂正をしてもらいます。
もちろん、組合員から直接管理会社へ議事録の内容がおかしいという類のクレームは、筋違いとなります。
ちなみに、私が勤めていた２社は管理委託契約書には、議事録作成は記載しておりません。
しかし、総会運営の補助ということで実際はほぼ全ての管理組合で議事録案を作成しています。
by現役フロント

[25: 元理事長]

私の過去経験ですと、揉めているところは議事録の分量が多くなり、揉めていないところは議事録の分量が少ない傾向があります。
　議事録の作成に関してですが、揉めているところは管理会社が作成した方がよいという意見が多く。揉めていないところは理事会が作成するかどっちでもよいということが多いです。

[26: サラリーマンさん]

>>24
意気込みは買いますし、今後も楽しい発言を期待していますが・・

＞標準管理規約では議長（理事長）が作成することが記載されておりますよ。
これは根本的に食い違う問題だと思います。
各種法令法規にて定めれる「作成者」などは、その責任の所在を明らかにするだけで、実務で作業しろっていうわけではないはずです。
有責任者ほど実務作業が増えてたら、誰もやりきれません。
そこんとこ、よろしくお願いします。

それと総会議事録と定例理事会議事録の作成は、明確に区別願いますよ。

[27: 匿名さん]

>>各種法令法規にて定めれる「作成者」などは、その責任の所在を明らかにするだけで、実務で作業しろっていうわけではないはずです。

標準管理規約49条1
「総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない」となっています。
ここは考え方次第でどうにでも受け取ることが出来るんだろうけど、何が何でも他者（管理会社含む）が作らなくてはいけないというわけでもないのでは…。
たとえ理事だろうと管理会社だろうと議事録を作成しながら会の話し合いに参加するのは負担がありますし、あとから「こんなことは言ってない」とか「そういう意味で発言したんじゃない」なんてトラブルが発生して揉めるよりも自分でささっと作るという選択肢もあると思います。

>>それと総会議事録と定例理事会議事録の作成は、明確に区別願いますよ。

厳密に理事会議事録と総会議事録に明確な区別は無いんじゃなかったと記憶していたのですが…。
私はこの49条に記載されている「総会」を「理事会」に読み直せば良い、とマンション管理に関するセミナーで教わったんですけど、実際どうなんですか？

[28: 匿名さん]

私どものマンションでも、書記に対しての問題が指摘されています。
書記の役割は、理事会・総会で書記をとり、議事録案を作成し、理事長に提出
までするのが書記の役割となっています。
ただ、議事録の作成案までつくるには、管理組合総体の動きを把握しておく必要があります。
それがなければ、議事録の作成はむずかしく、理事会等でメモをとるのが精一杯という
ところではないでしょうか。一般の理事では、内容の把握はされてないと思います。
そこで、私どものマンションでは、管理会社が書記を担当し、議事録の案を作成して、理事長に
提出するという方法に変えました。
管理委託費の変更はありません、今までも管理会社はダブッて書記をしてましたので。
それに、書記は単なる書記だけで、そのまとめはしてませんでしたので。
議事録案も管理会社が作成して、理事長に提出していました。
今までは、書記は単なるお飾りで、理事会とかで、メモをとっていた程度の役割でした。
そこで、書記の役職を廃止しました。

[29: 匿名さん]

管理会社に議事録を作成させるのも良し悪しだよ。手の内が筒抜けになるし。

[30: 匿名さん]

管理会社が議事録かいてるのは運営補助業務の一環でしょ。
最終的には理事長が書いているような形で、チェックするし、必要なら加筆修正すればよい。
別に理事長が自分で書けるなら書いたらいいじゃんってことで終了でしょ。

[31: 退任済の理事長さん]

こんな感じでしょ：

法的には：
・理事長が承認すれば法的には誰が書こうと問題ない（さすがに不参加者が書いたという経緯が残ると、後で法的に問題が出る可能性はある）

理想的には：
・理事会開催中にメモを各自が取り、閉会前につき合わせてヌケモレ・解釈の違いを粗く潰す
・さらに、管理会社は自社に不都合なことは割愛してくるので、書記担当理事が担当して下書きを書く
・その上で、管理会社に「これで間違いないな？」と相手に不都合な内容コミで確認した記録を取る

現実は：
・管理会社フロントに書かせて、盲印を押す理事長以下の理事でトイレットペーパー以下の議事録が量産

[32: 匿名さん]

現実は：
・管理会社フロントに書かせて、盲印を押す理事長以下の理事でトイレットペーパー以下の議事録が量産

素人が書くよりよっぽどましじゃない？
要は事実が書いてればいいんでしょ？

[33: 初心者マンカン]

理事会の議事録は、作成しも、しなくてもよいです。

[34: 匿名]

うちは管理会社が議事録素案を書いたものをベースに
管理会社目線になっているところや抜け漏れチェック、文面見直しを含めて
理事長である私が全面的に直してから各理事にまわしてますね。

書記担当理事はいますけど、出席率が悪いので役に立ちません。

[35: 匿名]

理事が順番に書いているが、よそは違うのか。

[36: 匿名さん]

第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
(理事会の会議及び議事) 第53条
2 議事録については、第49条(第4項を除く。)の規定を準用する 。
ただし、第49条第2項中「総会に出席した組合員」とあるのは「 理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

輪番制では無理な話？

[37: 匿名]

指名を輪番にすれば

[38: 匿名さん]

議長＝理事長が分からないの？

[39: 理事会役員]

理事会役員を３期ほど勤めています。

１－２期は、議事録は全文を理事会側で作成していましたが、素案を起こすための負担が
非常に大きいために、書記２名は交互で担当してももっともハードな仕事になって、一番
熱心な人のリソースをそこに割くしかありませんでした。　別途広報にも２名程度を割くと
理事会に来て単に座っているのでない人員のすべてが食われるイメージです。

この問題を解消するために、２期の終わりに委託経費を管理会社との交渉で削減した際に、
管理会社側の委託契約書内に、定例理事会および総会の議事録の素案の作成業務は管理会社側
で行うことを明記しています。
細かいところですが、理事会関連の会議のための会場の設営（机といすをだしておく）
なども管理会社側の仕事として明記しました。

そのまま議事録とするものではなく、あくまでも”素案”ですが、もともとＩＣレコーダー
から起こしての完全に、誰がどう発言して、どう賛否に参加したかを書いている議事録
でしたので、もともと全部書いてありますから、取捨選択が問題になることはありません。

自分で議事録をＩＣレコーダーから起こすのでなければ、完全な書き取り実施していただいて
も別に問題ないわけですし、これはそのまま議事録記載ねと管理会社フロントに電子ファいるで
渡して理事会の場での読み上げを省略するなども可能になります。
後日記を追記したり、議決事項を確認したりという詳細チェックを行うために、議事録素案は、
理事長・書記・書記担当の副理事長・監事の範囲（７名になります）だけで回覧して修正を書記を
中心におこなったのち、役員全員（２０人を超えます）に回覧して承認をとります。　
素案の段階で、管理会社のフロントの手は離れているので、その先の書き換えとその責任は
理事会側で担当しますので、理事会側が議事録作成という規約規定に反するものではないかと。

完成までには２－３週間ほどかかっていて、なんとか次の月の理事会までに
広報可能なタイミングでは仕上げています。

議事録は毎月１５－２０ページ近くになることもあるので、そのままでの広報には
むかないので、住民用のＷｅｂ掲示板に載せるだけとして、別途
表裏２ページくらいにまとめた広報誌は作成して全戸に投函しています。
広報用の議事録では、理事会役員以外の名前や部屋番号が特定されうる情報や、
防犯カメラの性能など、全戸広報が望ましくない情報は取り去っています。

[40: 匿名さん]

そういうことは、どこの組合でもやっていることで、全然珍しくもないよ。

[41: 匿名さん]

　どこの管理会社が相手なのかが重要なのではないですね。
やった欲しいなら、やってくれと依頼し、必要なら委託契約書に明記すればいいだけ。
断られたら、それだけが理由ではありえないでしょうが、
管理会社を選ぶ自由は管理組合側にあるわけですしね。　やれといえばやると思いますよ。

[42: 匿名]

ICレコーダーで発言全部記録とかって
あとで見てもすごいわかりにくい議事録になりそう。
全部書くとなると発言も慎重になるしね。

ある程度要点をまとめて書く必要もあるんじゃない。

あとは微妙な案件でこれから対策を検討しましょうなんてケースで
理事会側も意見がまとまってないときにクレーマーからそんなの検討するなとか
理不尽な抗議が来るケースがある。

ある程度理事会側で意見を集約して何か対策するのか何もしないのか方針が決まってないと
抗議に対して明確に返答出来ず余計に揉めることがある。

検討するのかしないのか微妙な案件なんかはとりあえず濁しておいて、
何もしない場合は流して、検討しましょうってなってから議事録に
載せるなんてのも運用としてはありと思うね。

どっちに転ぶかわからないけど不都合なことを検討されてるってだけで
抗議にくるやついるから。これマジで。

[43: マンション住民さん]

議事録って全戸投函とかするわけでもないわけで、
議論したことはかいておいてよいのでは？
無論閲覧要求のくる可能性はあるけど、ここ三年間
一度もないな

[44: 匿名]

うちは掲示板に貼ってますよ

[45: 匿名さん]

2 基幹事務以外の事務管理業務
(1) 理事会支援業務
1 組合員等の名簿の整備
甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃 借人等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む。)を記載した名簿を整備する。
2 理事会の開催、運営支援
一 甲の理事会の開催日程等の調整
二 甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三 甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
四 理事会議事録案の作成

(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

[46: マンション住民さん]

そう標準的な委託契約書では、議事録の素案の作成業務は管理会社にある。

[47: 匿名さん]

（議事録）
第四十二条 　集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 　議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 　前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 　第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 　第三十三条の規定は、議事録について準用する。

[48: 匿名]

>>47
それは議事録作成を義務づけているだけであって
議長が誰かにつくらせても内容を承認して押印すれば合法になる。

[49: マンコミュファンさん]

そのあたりの基本がわかってない人条文をまるまる
引く人に多いんですよね。
誰が素案を作文したかではなく、最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

[50: 匿名さん]

＞最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

二人だよ。理事長署名印があれば十分で理事のは捺印無くても有効だよ。