各世帯の個人情報の管理

[入居済み住民さん]

一部の区分所有者が震災があった場合を考えて救護班を形成しました。そして居住者の個人情報（氏名・年齢・家族構成・家族の勤務先・学校名・家族それぞれの電話番号・何か連絡がつかない時の親族への連絡先、等）を集めたのですが管理を含めて疑問を感じています。名簿が10年以上古くなっていた事もあり、それもかねて理事会も承認し実施したのですが、
1.個人情報の管理が、理事長ではなく一人の自主的に活動している救護班の一人。
2.最初の説明で書類を厳重に管理すると伝えていたのに、金庫もなく現状はただその人の部屋に置いてあるだけ。
3.後から勝手にパソコンにDB化していた事が発覚・そのファイルの管理も理事会ではない別の居住者。
個人情報に敏感な人もいるなか、こういう事は理事長が管理すべき案件ではないかと私は思います。勝手にしたDB化は流出の危険があります。「DB化されるのを知っていたら提出なんてしなかった」という人が出てくるのではないかと思います。私は後からDB化され理事でもない人が長年管理すると聞き、ざわざわした気持ちになりました。
こういう名簿は「管理は理事会にゆだねる」が良いと思うのですが、一般的に他のマンションの人達はどういう風にしているのでしょうか？長文失礼しました。