理事会会合不成立時に話し合われた内容を後日追認

[入居済み住民さん]

判りにくい題名で申し訳ありません。皆様の見解をお聞かせください。

マンション内の機械式立体駐車場内にでかでかと駐停車禁止のペイントが施されました。理事会の一存でおこなわれ、居住者のほとんどは何も知らないうちに実施されました。
先日、定期総会の議案でこのペイントの事が出まして、理事会側は、事後報告だが承認をいただきたい。というスタンスでした。
反対派側からペイントを行う根拠が無く、決定までのプロセスに重大な欠陥がある、住民への説明が不足しているとして、定期総会での決議を見送り、しかるべき資料をを作成し、臨時総会を開催し決議を得るべきである。と提案しました。
結果は、反対派の提案どおりになり、後日、臨時総会の開催で決議を行うこととなりました。



参考になるように少し細かいことを書いておきます。

ペイント場所は駐車場内の車路部分。転回部分ではない。機械式立体駐車場のため、該当部分に停車させて駐車待ちをする事がある場所。
管理規約内には駐車禁止の文言があり、停車禁止の文言は載っていない。管理規約に抵触していることは理事会も管理会社も認めている。
総会の承認は得ていない。
有志によるアンケート調査の結果、住民のほぼ１００％が工事自体知らず、７０％以上が反対という結果が出ている。

理事会の言い分
決定過程に不適切な部分があったが、後日、理事会内で追認しているので手続き上の問題は無い。
ペイント部分は緊急時の避難路となる場所である為、安全を確保する為にも必要なペイント。
外部者の違法駐車が多く、クレームも出ていた為、対外部者向けにペイントをした。
停車場所は転回部分とし、１５分いないであれば認める。

ペイント反対派の言い分
理事会会合不成立で流会になるはずなのに、その会合で話し合われた内容が効力をもつわけがない。後日、理事会内で追認したとしても、そもそも流会しているはずの会合での決定事項なのだから無効である。
仮に（理事会内の）追認が有効であったとしても、総会の決議が無い。
アンケート調査の結果、民意を全く反映していない。居住者は緊急性より生活の利便性を求めている。
駐車場内の停車禁止は、過去に一度もアナウンスがされたことがなく（駐車禁止は度々アナウンス有）、管理規約の定めにも無い。共用部分の利用方法の変更にあたり、規約の改定が必要な事項である。理事会単独で決定できる事ではない。
理事会が指定した利用方法（転回部分に停車させる等）で、かえって日々の危険性が増した。
理事会単独で実施できるほどの緊急性が有ったという根拠が示されていない。
などなど



最大の問題は以下の部分であると思うのですが、皆様、どうおもわれますか？メインの質問は以下になります。

理事会の会合が役員の出席数不足で、開催要件を満たさなかった為、本来であれば不成立(流会）であった。その会合で、駐車場内に駐停車禁止のペイント工事を行う決定がなされ、実施された。
後日、会合が不成立である事を住民から指摘され、指摘後に開催要件を満たした理事会会合を開催し、理事会内で追認という形で承認を取った。

この方法を使えば、何でも出来てしまう事になると思うのですが、いかがなもんでしょう？

わかりにくい文章で申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

なお、私自身は反対派の急先鋒・特攻隊長状態です。が、公平に意見を聞く耳は持ち合わせているつもりで居りますので、忌憚無きご意見をお聞かせください。

[141: 匿名]

ある程度理事会にまかせないとうまくいかないよ。

潜在的文句言いはかなり多い

[142: 匿名さん]

小規模だと理事会といっても２～３人の個人の判断になりそうだけど、
一定の住戸数なら、理事は４～１０（大規模だとそれ以上）いるでしょ。
定例理事会の中で、それらの人達の意見や賛否をとるんだから、その人達の常識と良識に委ねるしかないね。
このスレタイのように、稀に事後承認できない事案もあると思うが、それは「事故」(笑

ま、ガイドラインは無いより有ったほうがいいし、
アンケートも無いよりは有ったほうがいい。＜コストはかかるが。

[143: 匿.名さん]

>>136 >>139　購入検討中さん

素朴な質問です。よろしければお答えください。
イ　マンションの規模（住戸の数）は？
ロ　理事長を含めて理事の員数は？
ハ　管理規約との関係におけるこの取扱い（ガイドライン）の位置付けは？
ニ　レスの中に「理事承認」という言葉（>>127 >>132 の「契約済みさん」や、
　　>>130 >>134 の「ご近所さん」も使用）が出てきますが、
　　「理事会の承認」の意味でしょうか？　また、一般的な言葉でしょうか？

[144: 購入検討中さん]

139ですが

> イ　マンションの規模（住戸の数）は？
１００戸です

> ロ　理事長を含めて理事の員数は？
５人です（理事含めてです）

> ハ　管理規約との関係におけるこの取扱い（ガイドライン）の位置付けは？
ガイドラインは、強制力はありませんが、一つの基準として作成しました。

> ニ　理事会の承認」の意味でしょうか？　また、一般的な言葉でしょうか？
一般的かどうかはわかりませんが、よくつかわれていますよ。

>　しょっちゅうアンケートきそうだなｗ
年２回ぐらいですかね。
修繕計画や消耗品などはその前の総会で承認とれていますし、それ以外で１万以上の購入物や工事はそんなにありませんよ。総会まで待てる内容は総会まで待ちますし。

[145: 入居済み住民さん]

＞理事会の会合が役員の出席数不足で、開催要件を満たさなかった為、本来であれば不成立(流会）であった。その会合で、駐車場内に駐停車禁止のペイント工事を行う決定がなされ、実施された。
＞後日、会合が不成立である事を住民から指摘され、指摘後に開催要件を満たした理事会会合を開催し、理事会内で追認という形で承認を取った。

駐車場のペイント工事等、修繕・補修等に関する事項が管理規約の理事会決議事項に規定されているかどうかだ。
もし規定されてない、理事会運営内規もないなら理事会決議は不要。懇談会でも飲み会でも、好きな会合で決めればよい。
当然、総会での追認の必要もない。

[146: 匿.名さん]

>>144　購入検討中さん

お答えくださり、ありがとうございました。
イ・ロ については、理事会の開催（招集 ⇒ 開催）が迅速に
行われるのかな？
という素朴な疑問から質問をさせていただきました。
ハ については、管理組合においてオーソライズされたものではないと
理解しました。
総会決議を経た理事会運営細則であるとのお答えであれば、理事長の
専決事項である保存行為を一部制限しているような内容も含まれていると
感じていましたので、つぎの質問を予定していました。

たとえば、
居住者から階段の手摺りが一部ぐらついているとの連絡があり、理事長は
業者を呼んだ。
業者から、「ぐらつきの直接の原因はボルトの緩みです。締め直せば、
取り敢えずこのぐらつきは止まります。しかし、アンカー部分の
コンクリートに僅かなクラックがあり、手摺りに強い力が加われば、
アンカーと共に抜ける可能性がないとは言えません。この補修工事を
すると３万円掛かりますが、どうしますか？」と言われた。
この場合、理事長はガイドラインに従うとすれば、
どのような対応をすればよいのか？

[147: 購入検討中さん]

> イ・ロ については、理事会の開催（招集 ⇒ 開催）が迅速に行われるのかな？
まぁ少なくとも月１回は開催されています。

> ハ については、管理組合においてオーソライズされたものではないと 理解しました。
総会での通知および承認はもちろんしていますが、管理規約には記載せず、理事会運営ガイドラインとして別途あります

> 業者から、「ぐらつきの直接の原因はボルトの緩みです。締め直せば、

少なくとも、ボルトは締めます。次に程度の問題を確認します。あとその階段の利用状況。
総会がすぐあるなら、その階段の手すりにもたれれないように何かガードを置くなどの応急処置をするかもしれませんが、おそらくこの場合は、安全上の問題として、理事会承認で修理すると思います。
ただし、掲示板などでの工事実施の通知は、すぐに行います。
保全行為に関しても、急ぎではないと判断された場合、すぐに行いません。ついでに違う設備交換などができれば検討したいためです。

このポイントとして、
①すでにある設備の修理であり、何かを修正する工事ではない。
②抜けた場合、大事故になる可能性がある

[148: 匿.名さん]

>>147
購入検討中さん

フィクション劇場の続きです。

真面目な理事長は、ガイドラインに従って補修工事の理事会承認を得るべく、
理事会の招集をし、理事会の日を待っていた。
しかし、理事会の日が来る前に運悪く人身事故が発生した。
理事長に対して、被害者はつぎのように主張してきた。

どのように反論しますか？

１．補修工事は明らかに緊急性を要する保存行為であり、管理者の専決事項である。
　　したがって、理事長は業者に補修工事を直ちに依頼すべきであった。
２．補修工事を実施するにあたって、理事会の承認が必要であるとする合理的な
　　理由はない。
３．理事長の過失（手摺りが外れて事故が発生する可能性を十分予見できたにも
　　かかわらず、結果を回避する義務を怠った）により発生した事故であり、
　　理事長には不法行為責任がある。
４．この見解に異議があるのであれば、根拠を明確にした納得のいく説明を
　　もって反論せよ。

[149: 購入検討中さん]

> ２．補修工事を実施するにあたって、理事会の承認が必要であるとする合理的な理由はない。

合理的理由というか。必須事項だと思いますけど。費用に関して理事長単独で決裁できる案件はないはずです。

まず、緊急性がたかければ、できるかぎり早急（その日）に理事会を招集しますが、不可能な場合は、私達は場合は電話で確認だけして、それをもって理事会承認とするので、最悪数時間で終わります。このあたりは臨機応変にしますよ。

また、それが無理な場合は、危険であることを知らせる張り紙などによる対策もできます。
少なくとも、工事などはその場（正式見積もりもなし）ではできないので、結局この対策は必要になると思いますけどね。

[150: 匿名さん]

法律と言うのが解ってないのが出てきたな！No.148の様な。

[151: 匿.名さん]

>>149
>合理的理由というか。必須事項だと思いますけど。
>費用に関して理事長単独で決裁できる案件はないはずです。

区分所有法２６条に規定する管理者の保存行為について
「保存」とは、共用部分等を維持すること（共用部分等の滅失・毀損を防止して現状の維持を図ること）である。１８条１項但し書の保存行為と同様に、理事長の成し得る保存行為は緊急を要するか、または比較的軽度の維持行為であると解される。たとえば、エレベータの点検や階段室等の破損箇所の小修繕等（具体的には、業者との必要な契約の締結や費用の支払い等）は保存行為に属する。
（コンメンタール　マンション区分所有法より抜粋）

[152: 青カン理事長]

全ては管理規約に従うことだろう。
管理規約には理事長の専決処分がれている。
それ以外の修繕関係は特に別途決裁規定とか理事会細則が無い限り理事会決議は必要ない。
後は社会常識的な判断と個々の管理組合の事情により決めればいい。
消しゴム1コを買うにも理事会決議が必要か？それを決めるのが決裁規定である。
一番分りやすいのは金額により決裁規定を作ることだ。

[153: マンカン理事長]

わかってないですね。そもそも専決なんて用語は地方自治法の用語で民法、区分所有法、管理規約には出てきません。

[154: マンカン理事長]

たぶちゃん、おひさ。

[155: マンカン理事長]

専決という用語は地方自治法で使われるときと
自治体の決裁基準とかで使われるときで意味が違うことがあるよ。
だから冒頭で用語の定義から入ってるんだが、
管理組合における理事長の専決事項ってなんなんだい？
規約は管理組合で少しずつちがうだろうから、標準管理規約と区分所有法前提で
お宅さんらの言う「専決」とは何を意味してるんだ？

[156: 匿名]

自治体で言う専決処分とは議会を通さない首長の決裁。
管理組合に当てはめると理事会を通さない理事長の決裁のことだろう。

[157: 匿名]

もっと素人に分かるように説明出来ないの？
どっかからの引用ばっかりなら猿でも出来るわ。

[158: マンカン理事長]

決裁とは何を意味してる？注文書への署名捺印かい？そもそも決裁という言葉も管理規約に出てこないよｗ

[159: マンカン理事長]

＞＞費用に関して理事長単独で決裁できる案件はないはずです。
支払い指示書に理事長だけハンコ押しても管理会社が支払いしないから。
そもそも理事長が銀行印持ってないと思うよ。支払い指示書に基づいて
銀行印もってる理事が銀行印押す。

「匿.名さん」を名乗る高齢マンカン士は理事長やったことないからわからないんだよ。
実務上、理事長単独ではむりなんだよね。

[160: 匿名]

>>158
それは当然だろう。
決裁・決済は管理規約には規定されてない。
運用で決めるもの。